문서번호	보존서비스과-598
결재일자	2024. 3. 21.
공개여부	부분공개(5)
방침번호

		시 민
주무관	보존서비스과장	서울기록원장
허인석	유숙현	03/21
		고경희

『중요 멀티미디어 기록 정리 및 디지털화 사업』

제안서 평가계획

2024. 3.

서울기록원

(보존서비스과)

『중요 멀티미디어 기록 정리 및 디지털화 사업』

제안서 평가계획

중요 멀티미디어 기록 정리 및 디지털화 사업 입찰 참가업체의 사업수행 능력 및 제안내용의 적정성을 공정하게 평가하여 협상 적격업체를 선정하고자 함

Ⅰ		추진 근거

□ 지방자치단체를 당사자로 하는 계약에 관한 법률 시행령 제43조

□ 지방자치단체 입찰시 낙찰자 결정기준(행안부 예규 제253호)

□ 지방자치단체 입찰 및 계약집행기준(행안부 예규 제277호)

□ 서울특별시 제안서평가위원회 설치 및 운영에 관한 규칙

Ⅱ		사업 개요

□ 사 업 명: 중요 멀티미디어 기록 정리 및 디지털화 사업

□ 사업기간: 계약일로부터 6개월

□ 사 업 비: 금458,658천원(부가가치세 포함)

□ 사업대상

1. 서울시 중요 멀티미디어 기록 디지털화

대상	대상량	비고
비디오테이프	215점	’19년~’20년 TBS 교통방송과 본청 이관 기록
사진 ․ 필름	40,000컷
마이크로필름	20,000건	’19년 청도문서고 이관 스캔 분량 ’20년 본청‧서소문 이관 분량
	14,500롤

2. 시청각기록물 디지털 변환 시민참여 프로그램 운영

행사 구분	대상량	매체 종류
변환 의뢰	200명	비디오테이프(VHS, 6mm, 8mm), 카세트테이프 ※1인당 2개까지 가능(최대 480개)
시민 체험	40명

□ 계약방법: 제한경쟁입찰(협상에 의한 계약)

□ 사업내용(세부 내용은 [붙임4] 제안요청서 참고)

ㅇ 시청각기록물 상태검사, 정리 및 디지털화

ㅇ 마이크로필름 정리 및 보존 처리

ㅇ 서울기록원 디지털 아카이브(SDA) 시스템 업로드

ㅇ 시청각기록물 디지털 변환 시민참여 프로그램 운영

Ⅲ		평가 개요

□ ************************************

□ 장    소: 서울기록원 회의실(5층)

□ 평가방법: 제안서평가위원회를 구성하여 평가(8명)

□ 평가 및 배점

ㅇ 기술능력과 입찰가격을 종합하여 평가(100점)

- 기술능력 평가: 90점(정량적 평가 20점, 정성적 평가 70점)

- 입찰가격 평가: 10점

ㅇ 기술능력 평가주체

- 정량적 지표 평가: 사업담당자

- 정성적 지표 평가: 평가위원

□ 제안설명(PT)

ㅇ 발표순서: 제안서평가회 당일 추첨으로 순서 결정

ㅇ 설명시간: 30분 내외(제안설명 20분, 질의응답 10분)

ㅇ 발 표 자: 입찰 참가업체(주사업자)의 사업총괄책임자(PM)가 발표

ㅇ 준 비 물: 노트북, 발표자료

ㅇ 유의사항

- PM 출연 동영상 등을 이용한 간접 발표 불허함

- 발표내용이 제안서와 상이한 경우 별도로 명기하고 사유를 명확하게 설명

- 발표는 제안내용을 중심으로 하며, 제안사 홍보내용은 불허함

- 제안서평가는 서울시의 평가 기준에 따르고, 제안 업체는 평가 방법 및 평가 결과에 대하여 이의를 제기할 수 없음

Ⅳ		추진 계획

□ 평가위원회 구성: 총 8명(위원장 포함)

ㅇ 위원장: 위원장은 평가위원 중 호선하여 선출, 평가에 참여

ㅇ 평가위원

전문분야		위원수	비고
***	*************	*
****	********************	*
*****	************* **********	*
계		8

□ 평가위원 선정

ㅇ 후보자 추천

- 「서울특별시 제안서 평가위원회 설치 및 운영에 관한 규칙」제2조에 따름

- 우편, 인터넷과 그 밖의 방법을 통하여 평가위원 후보자별 등록신청서를 접수하여 이를 심사하여 평가위원 구성인원의 3배수 이상을 평가위원 후보자(예비평가위원)로 선정

- 평가위원 후보자별 고유번호를 부여하고, 안전감사담당관(일상감사팀장) ‘협조결재’하여「예비명부」확정 후 보안 유지

ㅇ 평가위원 선정

- 「서울특별시 제안서 평가위원회 설치 및 운영에 관한 규칙」제3조, 제4조에 따름

- 입찰참가자가 제안서 제출 시 전문 분야별 평가위원 번호 추첨

- 전문 분야별 다빈도순으로 결정(동일한 경우 연장자순)

- 제안서 제출업체와 관련 있는 후보자는 제외

- 추첨된 인원에 대한 참석 여부 확인 후 최종 평가위원 확정

※ 예외사항 처리: 심사위원 선정 중 전문분야별 결원 발생 시 전문분야의 순위를 ‘①정보화 ②기록관리 ③보존·복원’와 같이함

□ 평가위원회 운영

ㅇ 위원회 개최

- 위원장을 포함한 평가위원 8인 위원의 출석으로 개최.
다만, 위원의 경조사, 질병 등 불가피한 사유로 8인 미만의 위원이 참석하는 경우에는 참석위원 전원의 동의를 거쳐 위원장을 포함한 3분의 2 이상 출석으로 위원회를 개최할 수 있음

※ [붙임3]-[서식1] 제안서평가위원회 평가위원 동의서

ㅇ 운영방법: 평가위원회의 의사 및 의결 정족수는 과반수로 함

- 입찰참가업체의 제안 설명 및 평가위원 질의를 통해 평가

- 제안업체별 총 30분씩 시간배정(발표 20분, 질의응답 10분)

ㅇ 주요내용 및 유의사항

- 제안서 평가내용에 대한 평가위원별 보안서약서 제출

- 평가 결과는 개별 통보하며, 미 선정업체에 대한 통보는 생략

- 세부평가 방법에서 정하지 않은 사항은 ｢지방자치단체 입찰시 낙찰자 결정기준｣을 준용함

- 제안서평가회 불참업체는 사업제안서 제출 및 가격입찰 여부와 무관하게 기술능력 평가점수의 정성적 평가항목을 0점 처리함

- 평가점수의 공개는 지방자치단체 입찰 시 낙찰자 결정 기준에 따름

□ 진행순서

<제1부>		【사업개요 및 평가기준 설명】
개 회		․ 위원소개, 사업설명 및 평가방법 안내, 위원장 호선
⇩
사전검토사항 확인		․ 사전검토에 따른 보안각서 제출 확인 등【양식1,2】
⇩
사전 의결		․ 발표방법, 평가방법 등에 대한 사전 의결【양식3】
⇩
제안서 검토		․ 제안서 검토(15분)
⇩
<제2부>		【제 안 설 명】
제안업체별 PT		․ 제안설명 : 20분 ․ 질의응답 : 10분 내외 ※ 제안설명 미 참여 업체는 평가에서 제외
⇩
<제3부>		【평가 및 협상순위 결정】
정 성 적 평 가		․ 제안서 정성적 평가표에 의거 평가【양식5】
⇩
정성적평가집계		․ 최고 및 최저 위원의 점수 제외 (전산처리) ․ 소수점이하 다섯째자리에서 반올림【양식6,7】
⇩
제안가격평가		․ 입찰자 참석 하에 가격입찰서 개찰 ․ 가격평가 평점산식에 의거 평가 집계【양식8】
⇩
종합집계		․ 기술능력 평가점수(정량적 지표 평가점수와 정성적 평가점수)와 가격 평가점수 합산하여 종합평가서 작성 ․ 종합평가서의 평점이 평가표와 일치하는지 확인 ․ 평가위원장이 종합평가서의 평가결과 확인 및 서명【양식9】
⇩
평가의결		․ 협상적격자 선정 및 협상순위 결정【양식10】

□ 평가 세부내용

ㅇ 평가방법

- 정량적 평가는 심사기준에 따라 발주부서 담당자가 평가하되, 평가결과는 평가위원회에서 확인

- 정성적 평가는 평가위원회 심사위원이 평가함

- 정성적 평가는 평가항목별 최고점수의 위원과, 최저점수의 위원을 제외한 나머지 위원의 평가점수를 합산하여 산술평균한 점수로 하고 최고․최저점수가 둘 이상일 경우에는 하나만 제외함

- 평가점수에서 소수점 이하의 숫자가 있는 경우에는 소수점이하 다섯째자리에서 반올림하여 소수점 넷째자리까지 산출함

ㅇ 협상적격자 선정

- 제안서 평가결과 기술능력 평가점수가 기술능력 평가분야 배점한도(90점)의 85% 이상인 제안사를 협상적격자로 선정하며, 평가 결과 협상 적격자가 없는 경우에는 재공고 입찰에 부칠 수 있음

- 협상순서는 종합평가점수의 고득점 순에 의하여 결정하며, 1순위 협상적격자와 협상이 성립된 때에는 다른 협상적격자와의 협상은 실시하지 않음. 모든 협상적격자와 협상결렬 시 재공고 입찰에 부칠 수 있음

⦁ 종합합산점수가 동일한 경우 기술능력평가 점수가 높은 자를 우선 협상대상자로 선정하며 기술평가점수도 동일한 경우 평가위원장의 추첨에 의하여 우선협상대상자를 선정함

⦁ 협상 범위는 협상적격자로 선정된 모든 업체가 제안한 제안내용, 이행사항, 평가위원회에서 나온 권유 사항 등으로 하며, 협상을 통해 그 내용의 일부를 조정할 수 있음

⦁ 협상으로 사업자가 선정되면, 선정된 사업자는 보완요청 사항과 협상에 의한 조정 결과를 반영하여 계약을 체결함

⦁ 우선 협상 선정 결과는 서면으로 통보하며, 미선정 업체에 대한 통보는 생략함

ㅇ 평가항목, 배점표 및 평가방법

평가부문	항목	평가요소	배점
정량적평가 (담당자평가)	기술인력 보유 및 참여인력 경력	○ 사업 참여인력 현황	3
		○ 투입 전문인력 현황	3
	수행실적 건수	○ 최근 3년간 수행한 기록관리 용역 실적 건수	3
	수행실적 금액	○ 최근 3년간 수행한 기록관리 용역 실적 금액	3
	경영상태	○ 기업신용평가 등급확인서	6
	기업 및 품질 인증	○ 기술인증, 혁신형 중소기업	2
	정량적 평가 소계		20
정성적평가 (평가위원 평가)	전략 및 방법론	○ 제안요청 내용 이해 - 사업의 목적 및 추진전략 - 추진전략의 창의성, 타당성, 실현 가능성 - 사업내용의 이해도 - 제안서 작성의 성실성 및 현실성 - 제안요청서와의 부합성	15
	기술 및 기능	○ 전체 공정별 업무 연계성 - 업무 프로세스 기술 및 사업 전체 공정 기술 ○ 시청각(영상, 음성, 사진/필름) 기록의 특성에 대한 이해 ○ 마이크로필름(MF)에 대한 이해 ○ 기록의 철-건별 색인 작성 및 검증 절차에 대한 이해	20
		○ 사업수행방법론 - 사업수행 절차의 타당성, 산출물의 적정성 - 사업수행을 위한 도구, 시설 등 확보방안	5
	프로젝트 관리	○ 프로젝트관리 방법론 적용 방안 - 사업위험, 진도, 보안, 형상관리, 산출물 관리 방법 ○ 사업수행조직과 인력의 적절성 - 조직체계 및 관리의 적정성 - 상주 인력의 자질 및 본 사업과의 정합성 여부 ○ 사업수행 일정의 적정성 ○ 품질 및 위험관리 방안 ○ 행사 운영 및 민원 대응 계획	25
	프로젝트 지원	○ 하자보수 계획의 적정성 - 하자관리 조직 및 전략 - 장애 발생 시 비상 대응 체계 및 수행방안 ○ 교육 및 기술지원 방안 ○ 기밀보안 체계의 적정성 및 안전대책	5
	정성적 평가 소계		70
입찰가격평가	가격평가 평점산식에 의거 산출		10
총 계			100

① 정량적 평가(20점)

- 평가방법: 혼합제

⦁ 참여인력 기술상태	: 절대평가제

⦁ 유사사업 수행경험(실적)	: 절대평가제

⦁ 경영상태, 기업 및 품질 인증	: 절대평가제

- 평가배점 및 기준: [붙임1] 제안서평가 세부기준 참조

② 정성적 평가(70점)

- 평가방법: 상대평가제

⦁ 평가항목별 등급을 5등급(수, 우, 미, 양, 가)로 구분하여 평가하며, 항목별 배점에 따라 등급점수를 부여하고, 항목평가를 위한 자료 미제출시는 “하” 등급으로 처리함

등급	수	우	미	양	가	하 (자료미제출시)
점수(%)	100	90	80	70	60	0

※ 제안서평가위원이 자율적으로 평가하되, 평가의 변별력 확보를 위하여 불가피한 경우를 제외하고는 업체 간 동점부여를 지양(상대평가방식)

- 평가항목 및 배점: [붙임1] 제안서평가 세부기준 참조

③ 입찰가격 평가(10점)

- 평점산식: 입찰가격이 추정가격의 100분의 80 이상인 경우

평점 = 입찰가격평가 배점한도 × (최저 입찰가격 / 평가대상자 입찰가격)

= 10점 ×	최저 입찰가격
	평가대상자 입찰가격

- 최저입찰가격은 유효한 입찰자중 최저가격을 기준으로 함

- 입찰가격이 예정가격의 100분의 80미만일 경우에는 배점한도의 30%에 해당하는 평점을 부여한다.

- 가격 평가점수 결과 소수점 이하 숫자가 있을 경우에는 소수점 다섯째자리에서 반올림하여 소수점 넷째자리까지 표시함

Ⅴ		행정 사항

□ 평가위원 후보선정:*********************

□ 평가위원 위원회 참석수당 지급:***********

ㅇ 소요예산:*****************************

ㅇ 예산과목: *********************************************************************

□ 시민감사옴부즈만 입회요청

ㅇ 5억 원 미만의 용역사업이므로 해당 없음

Ⅵ		향후 일정

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붙임  1. 제안서평가 세부기준 1부.

2. 제안서평가 접수 서식 1부.

3. 제안서평가위원회 운영서식 1부.

4. 제안요청서 1부.  끝.