문서번호	정보공개담당관-1055
결재일자	2024. 1. 12.
공개여부	부분공개(5)
방침번호

			시 민
주무관		기록관리팀장	정보공개담당관
도선미		이세진	01/12
			김순희
협조

서울시 전자기록물 인수·검수 완료보고

2024. 1.

정보공개담당관

서울시 전자기록물 인수·검수 완료 보고

(구)업무관리시스템에서 기록관리시스템으로 인수된 전자기록물의 품질검사 및 열람 여부 등 육안검수를 완료하여 인수완료됨을 보고드림

□ 추진근거

ㅇ 공공기록물 관리에 관한 법률 제35조(처리과 기록물 인수)

[공공기록물 관리에 관한 법률 시행령 제35조(처리과 기록물 인수)]

① 기록관 또는 특수기록관의 장은 그 공공기관 및 소속기관의 이관 대상 기록물을 인수·관리하여야 한다.

ㅇ 2023년 시·구 통합 기록관리시스템 유지보수 및 전자기록물 인수·검수 용역 계획(정보공개담당관-5296, 2022.11.7)

□ 추진절차

ㅇ 인수절차 : 전자기록물 접수 → 검수 → 인수 → 인수통보

※ 업무관리시스템에서 기록관리시스템으로 온라인 인수 처리는 메타데이터 오류 검증, 첨부파일 건수 등만 확인하고 실제 전자파일에 대한 검증 절차가 없어 ’23년 전자기록물 검수 용역사업으로 추진

ㅇ 검수절차 : 품질검사(확장자검사, 파일오픈검사) → 육안검수

□ 추진현황

ㅇ 검수대상

생산년도	처리과	철	건	전자파일
2011	423	28,778	3,182,583	7,317,033
2012	735	53,767	7,153,750	15,331,935
2013	886	56,135	7,967,420	17,851,639
2014	931	70,363	8,044,038	18,298,514
2015	879	46,795	8,789,643	20,808,215
2016	785	44,061	9,141,276	22,986,344
2017	696	43,428	9,099,192	23,074,042
2018	710	42,438	8,442,269	22,535,663
2019	722	43,400	9,037,431	24,605,561
2020	719	42,774	8,887,298	23,997,835
2021	1,572	48,704	10,059,524	26,558,026
2022	717	32,412	1,853,519	5,127,335
합 계	9,775	553,055	91,657,943	228,492,142

ㅇ 검수결과

- 검수대상

·(확장자검사) 파일 확장자와 헤더정보 매칭하여 불일치된 파일

※ 확장자 없는 파일을 hwp, xls, ppt, doc, pdf 등 매칭하여 보정 성공률 증가

·(파일오픈검사) 많이 생산되는 전자파일 13종

※ 오픈대상 : hwp, hwpx, doc, docx, xls, xlsx, ppt, pptx, txt, gul, htm, html, hwn

·(육안검수) 확장자 검사(보정실패) 및 파일오픈검사(파일오류) 자료

작업명	검사대상		작업결과			육안검수
	건수	비율
확장자검사	33,172	1.5%	보정성공	보정 실패		2,091
			31,081 (93.7%)	2,091 (6.3%)
파일오픈검사	176,945,366	77.4%	오픈성공	오픈 실패		259,081
				암호설정	파일오류
			176,430,336 (99.7%)	255,949 (0.1%)	259,081 (0.2%)

- 육안검수 결과

·확장자검사(보정실패) : 2,091건

구분	오류내용	건수	조치결과
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· 파일오픈검사(파일오류) : 259,081건

구분	오류내용	건수	조치결과
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구분	오류내용	건수	조치결과
열람불가	***********************	*******
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□ 향후계획

ㅇ 기록물 인수완료 통보(정보공개담당관 업무혁신팀)

- (구)업무관리시스템 종료에 따른 전자기록 삭제 근거 마련

[공공기록물 관리에 관한 법률 시행령 제35조(처리과 기록물 인수)]

⑤ 기록관 또는 특수기록관의 장은 인수절차 종료시 그 결과를 해당 처리과에 통보하여야 하며 그 처리과는 인수완료 결과를 통보받기 전까지 이관한 전자기록물을 보존하여야 한다.

ㅇ 업무관리시스템 개선요청을 통해 시스템적으로 오류 예방

- 0byte 또는 확장자 없는 파일을 첨부파일 업로드시 오류 표출

- 파일명에 특수문자 사용시 오류 표출

ㅇ 문서기안 시 작성자 유의사항을 안내하여 생산단계 오류발생 제어

- DRM 또는 보안프로그램 설정된 기록물 해제 후 첨부

- 첨부파일에 암호설정 하지 않기

- 특정 S/W 생산된 파일은 가독성 있는 pdf 변환 후 첨부

ㅇ 전자기록 검수 확장자 검사단계 확장자 추가(현재 5종 → 10종)

- 확장자가 없는 파일을 자주 사용하는 확장자를 매칭하여 보정

※ 현재 5종(hwp, xls, ppt, doc, pdf)에서 5종 추가(xlsx, pptx, docx, jpg, zip)

붙임  서울시 검수현황 1부. 끝.