문서번호	기록정책과-1824
결재일자	2023. 12. 8.
공개여부	부분공개(5)
방침번호

		시 민
주무관	기록정책과장	서울기록원장
우혜린	윤정훈	12/08
		고경희

2023년 서울기록원 보유기록물 보존가치 재평가 계획

2023. 12.

서울기록원

(기록정책과)

2023년 서울기록원 보유기록물 보존가치 재평가 계획

서울기록원장 : 고경희☎350-5610 기록정책과장 : 윤정훈☎5611 담당 : 우혜린☎5614

서울기록원 보유기록물에 대한 전문적인 보존가치 재평가를 통하여 중요 기록물의 멸실을 방지하고 효율적인 기록물 관리를 도모하고자 함

Ⅰ		추진배경

□ 추진근거

ㅇ「공공기록물 관리에 관한 법률」제27조(기록물의 폐기) 및 동법 시행령 제53조(영구기록물관리기관의 기록물 평가 및 폐기), 제54조(기록물평가심의회)

□ 추진목적

ㅇ 보유기록물의 보존가치 재평가(재책정, 보류, 폐기)를 통해 중요 기록물 멸실 방지

ㅇ 보존기간 만료 기록물의 전문적 가치평가로 기록물 정비와 효율적 관리 도모

□ 추진경과

ㅇ (’21.~’23.) 서울기록원 보유기록물 평가 사업 진행

ㆍ(안건1) 서울기록원 평가·선별체계(안) 보고

ㆍ(안건2) 메타데이터 기반 평가·선별 지원도구(안) 검토 자문

ㆍ(안건3) 보존기간 외 기록 내용 및 상태 등의 평가 여부 자문

ㆍ(안건4) 평가과정에서 아키비스트와 전문가의 협력 논의 자문

ㅇ (’22.11.) 2022년 제1차 서울기록원 기록물평가심의회 개최

ㆍ(안건1) 서울기록원 기록물평가심의회 위원장 선출

ㆍ(안건2) 서울기록원 기록물평가심의회 운영 규정 심의

ㆍ(안건3) ’22년 메타데이터 기반 평가·선별 시범 적용 결과 보고

ㅇ (’22.12.) 2022년 제2차 서울기록원 기록물평가심의회 개최

ㆍ(안건1) 보존기간 만료 기록물의 보존가치 평가심의(29권/296건)

ㆍ(안건2) 보존기간 만료 MF기록물 평가심의 여부(813권)

ㅇ (’23.8.) 2023년 제1차 서울기록원 기록물평가심의회 개최

Ⅱ		추진개요

□ 추진기간 : 2023. 12.(1개월) ※ ’23년 보유기록물 평가 사업 기간 제외

□ 추진대상 : 보존기간 만료 기록물 24권(265건)*

* ’23년 보유기록물 평가사업 대상 중 보존기간(30년) 경과 기록물 일부

□ 추진절차

1단계	▶	2단계	▶	3단계	▶	4단계	▶	5단계	▶	6단계	▶	7단계
메타데이터 기반 평가		평가심의 대상 선정		생산부서(기관) 의견조회		실물평가 자문회의 (예비심사)		기록관리 전문요원 심사		기록물평가심의회 심의		심의결과 반영
(임의)		(필수)		(필수)		(임의)		(필수)		(필수)		(필수)

ㅇ 영구기록물관리기관의 평가절차를 진행하여 종합평가 추진

※ 1~4단계는 상황에 따라 추진 순서 변경 가능

□ 평가기준 : 공공기록물법, 서울시 기록관리기준표 등

Ⅲ		단계별 추진내용

□ 메타데이터(MD) 기반 평가

ㅇ ’23년 서울기록원 보유기록물 평가 사업으로 진행(기록정책과-1673, ’23.11.14.)

- MD를 활용한 법규기반, 업무기능 기반, 주제기반(1~3단계) 평가 진행

2023년 서울기록원 보유기록물 평가 사업

ㆍ(사업기간) 2023. 5. 12. ~ 11. 11.(6개월)

ㆍ********************************

ㆍ(사업결과)

평가 결과	장기보존	실물평가 권고	폐기 권고	합계
건수(비율)	198,558(54.8%)	81,702(22.5%)	82,414(22.7%)	362,674(100%)

① 서울기록원 보유기록물 평가·선별 진행 : 총 362,674건

- 평가·선별 지원도구 이용한 평가·선별 진행 및 MD항목 검수, 실물평가 체계 구축 지원, 로드맵 수립 등

② 서울기록원 디지털 아카이브시스템(SDA) 평가 기능 구축

- SDA 평가 기능 구축을 위한 기능요건 개발 및 템플릿 설계, 작성

□ 평가심의 대상 선정

ㅇ ’23년 보유기록물 평가사업 대상 중 보존기간(30년) 경과 기록물 일부 선정

생산부서별		평가분야별
건설국 치수과	건설기획국 하수계획과	도시계획	위원회	하수도정비
2권 (16건)	22권 (249건)	12권 (156건)	6권 (50건)	6권 (59건)

- 선정 대상 기록물 현황 : 총 24권 265건

□ 생산부서 의견조회

ㅇ 평가심의 대상 기록물에 대한 폐기 및 보존기간 연장 여부 의견조회

- 소관 업무부서(현존부서)에서 기록물 철별로 평가의견(폐기·보류·재책정) 및 사유 제출

□ 실물평가 자문회의(예비심사)

ㅇ 평가심의 대상 기록물을 고려한 관련 분야 전문가와 자문회의 진행

- 정량적 산출(□단계 결과)이 아닌 실물기록물 검토를 통한 정성적 평가 방식

※ 영구기록물관리기관 평가의 임의적 절차로 대상에 따라 진행여부 선택

□ 기록관리전문요원 심사

ㅇ □~□ 단계 결과 검토 및 평가 기준을 검토하여 보존가치 심사

- 평가검토서 및 심의회 안건 자료 등 작성

□ 기록물평가심의회 심의

ㅇ 기록물 폐기 및 보존기간 연장 여부 심의 결정

- (사전검토) 대상 기록물 사전 검토 및 문의사항 제출, 실물기록 열람

서울기록원 기록물평가심의회 위원 현황

ㆍ위원구성 : 총 7명(위촉직5명, 임명직2명)

ㆍ위원임기 : ’22.11.1.~ ’24.10.31.(2년) ※1회차 연임

구 분	성 명	소 속	직 위	분 야
위촉직	박 희 용 (위원장)	*******	*****	건축역사
	김 태 오	*******************	**	도시계획
	김 혜 영	************	***	문헌정보
	최 아 름	*********************	***	문화콘텐츠
	현 문 수	**************	**	기록관리
임명직	서 준 석	서울역사편찬원	전임연구원
	윤 정 훈	서울기록원 기록정책과	과장

ㆍ위원현황

- (심의회개최) 사전검토 내용 및 질의사항 논의, 대상 기록물 심의 진행

□ 심의결과 반영

ㅇ 최종 평가결과 SDA(서울기록원 디지털아카이브 시스템) 및 기록물 실물에 반영

- 시스템에 평가결과 입력, 서고 내 기록물 실물에 보존기간 재책정 및 서가재배치 등

- 기록물 폐기 결정 시, 차후 계획에 따른 기록물 서가반출 및 보안 파쇄처리

Ⅳ		추진일정

□ 생산부서 의견조회                 : '23. 12. 11.(월)~13.(수)

□ 기록관리전문요원 심사                                                                         : ~ 12. 15.(금)까지

□ 기록물평가심의회 개최                    : '23. 12. 21. (목)

□ 평가심의 결과 반영                       : '24. 1월 ~

붙임  2023년 제2차 서울기록원 기록물평가심의회 심의 대상 목록 1부.  끝.