문서번호	정보공개담당관-23923
결재일자	2023. 11. 14.
공개여부	부분공개(5)
방침번호

			시 민
담당사무관		기록관리팀장	정보공개담당관
서수련		이세진	11/14
			김순희
협조

2023년 비전자기록물 평가 및 폐기 계획

2023. 11.

디지털정책관

(정보공개담당관)

2023년 비전자기록물 평가 및 폐기 계획

보존기간이 경과된 10년 이하 비전자기록물(17,687권)에 대한 전문적인 보존가치 평가를 통해 효율적인 기록물 관리를 도모하고자 함

※ 비전자기록물 : (종이)문서, 카드, 대장, 도면 등

1		추진근거 및 추진방향

□ 추진근거

ㅇ 공공기록물법 제27조(기록물의 폐기) 및 영 제43조(기록관 소관 기록물 평가 및 폐기)

ㅇ 2023년 서울시 기록관리 계획(정보공개담당관-3081, ’23.2.10.)

□ 추진방향

ㅇ 보존기간 경과기록물의 전문적 가치평가로 재분류 및 폐기 등 기록물 정비

ㅇ 문서고 수용공간 및 인수 예정량을 고려하여 평가대상 확정

2		추진개요

ㅇ 추진기간 : ’23. 11월 ~ ’24. 1월 (3개월)

ㅇ 추진대상 : 보존기간 10년 이하로 보존기간 경과된 문서고 보관 비전자기록물

ㅇ 추진내용 : 기록물 보존가치 평가를 통한 폐기 및 보존기간 재책정

ㅇ 추진수량 : 총 17,687권              ※ 보존기간 만료기록물 50,068권 중 35%

‣ 비전자기록물 폐기 현황

(단위 : 권)

구 분		2022	2021	2020	2019	2018	연평균
심의대상		24,040	18,968	32,089	30,996	18,316	24,882
심의 결과	폐 기	19,985 (83%)	17,387 (92%)	30,197 (94%)	26,337 (85%)	15,874 (87%)	21,956 (88%)
	보류 및 재책정	4,055 (17%)	1,581 (8%)	1,892 (6%)	4,659 (15%)	2,442 (13%)	2,926 (12%)

ㅇ 추진절차 : 업무부서, 기록물관리전문요원, 기록물평가심의회 심의를 통해 업무필요성, 역사적 가치 등 종합 평가

평가대상 선정	▶	생산부서 의견조회	▶	기록물관리 전문요원 심사	▶	기록물평가심의회 심의	▶	폐기 처리 및 심의결과 반영

ㅇ 평가기준 : 공공기록물법「기록물의 보존기간별 책정기준」(시행령 별표1)

지방자치단체 공통업무 보존기간표(국가기록원)

서울시 기록관리기준표(단위과제별 보존기간)

개별 법령(119구조구급법 등), 기존 평가이력 반영한 평가기준서 등

3		단계별 추진사항

➊ 보존기간 경과 기록물 추출 및 평가대상 선정

· 보존기간 평가기준 및 문서고 보유량을 고려하여 대상기록물 분류

‣ 평가대상 기록물 현황

- 지출증빙, 각종 보조금 정산, 민원서류, 의료기록, 공사용역관리 서류 등

보존기간별				생산시기별
10년	5년	3년	1년	30년 경과	10년~30년	10년 미만
3,448 (19%)	11,870 (67%)	2,358 (13%)	11 (1%)	27 (0%)	5,270 (30%)	12,390 (70%)

생산기관별				대상업무별
본청	본부	사업소	시의회	과공통업무	기관공통업무	고유업무
13,149 (66%)	2,711 (14%)	4,032 (20%)	40 (0%)	4,677 (26%)	1,513 (9%)	11,497 (65%)

❷ 생산부서 의견조회

· 평가대상 기록물에 대한 폐기 및 보존기간 연장여부 의견조회

- 소관 업무부서(현존부서)에서 기록물철별로 평가의견(폐기·보류·보존기간 재책정) 및 사유 제출

❸ 기록물관리전문요원 심사

· 생산부서 의견 및 법령 등 보존기간 평가기준 검토하여 보존가치 심사

- (예) 예산집행및회계(5년), 물품구매및관리(5년), 의료법상 진료기록 등

❹ 기록물평가심의회 심의

· 기록물 폐기 및 보존기간 연장여부 심의 결정 (민간전문가 3명)

- (사전검토) 대상 기록물 사전 검토 및 문의사항 제출, 실물기록 열람 요청

‣ 위원 질의사항에 대한 부서의견 취합 및 실물기록물 준비

- (심의회개최) 사전검토 내용 및 질의사항 논의, 실물기록물 내용 확인 등

❺ 폐기결정 기록물 폐기처리 및 심의결과 정리

· 폐기결정 기록물의 폐기처리

- 폐기결정 기록물 서가반출 및 전문업체를 통한 보안 파쇄처리(’24년도 연간단가 계약업체)

· 기록관 관리목록 및 기록물 실물에 심의결과(폐기·보류·보존기간 재책정) 반영

- 문서고 내 기록물 실물에 보존기간 재표기 및 서가정비 등

4		행정사항

□ 소요예산

구분	산출내역	금액
위원수당	ㅇ 참석수당 : 3명(민간위원) x 200천원(2시간 초과시) = 600천원 ㅇ 사전검토수당 : 3명민간위원) x 70천원 = 210천원 ※ 지급근거 :「서울특별시 위원회 수당 및 여비 지급 조례 시행규칙」제2조	810천원
속기료	***************************	*****
합계		*******

- 예산과목 : 디지털정책관 정보공개담당관, 정보관리강화, 기록물 시설관리, 기록정보관리, 사무관리비(기록물평가심의회 운영)

□ 추진일정

ㅇ 생산부서 의견조회 및 기록물관리전문요원 심사	: ’23. 11월

ㅇ 기록물평가심의회 개최	: ’23. 12월

ㅇ 평가심의 결과 반영	: ’24. 1월

붙임 : 2023년 평가대상 비전자기록물 목록 1부.  끝.