문서번호	정보공개담당관-21036
결재일자	2023. 10. 6.
공개여부	부분공개(5)
방침번호

				시 민
주무관	업무혁신팀장	정보공개담당관		디지털정책관
정기화	이희옥	김순희		10/06
				김진만
협 조
	주무관		김영완
	주무관		윤선아
	주무관		정인신
	주무관		하준혁

2024년 업무관리시스템 통합 유지관리 추진계획

2023.  10.

디 지 털 정 책 관

(정보공개담당관)

☞ 해당사항이 있는 부분에 ‘ ■ ’ 표시하시기 바랍니다. (※ 비고 : 필요시 검토내용 기재)
구 분	사전 검토항목 점검 사항	검토완료	해당없음	비 고
일반사항
정책일반	◆ 제반 법규와 실태, 실제 현장의 의견 등을 검토하였습니까? (법령, 규칙, 통계·빅데이터, 시민의견 등)	■	□
	◆ 정책(사업) 집행의 직·간접적 영향 및 효과성을 분석하였습니까?(갈등, 약자, 일자리, 안전, 탄소 감축 등) ※ 약자 : 하단 세부 검토항목 점검	□	■
	◆ 정책·계획·전시물·홍보물 등이 역사적 사실에 부합하는지 검토하였습니까?	□	■
	◆ 불필요한 외국어·외래어 표현 대신 바른 우리말을 사용하였습니까?	■	□
	◆ 정책·계획 등의 지속가능성을 검토하였습니까?(경제·사회·환경 등)	■	□
약자와의 동행
목적	◆ 경제적으로 취약한 약자를 지원하기 위한 사업인가?	□	■
	◆ 주거, 생계, 의료, 교육, 기타 분야 중 어느 것에 해당하는가?	□	■	주거/생계/의료/교육/기타
	◆ 단순지원 사업과 사다리지원 사업 중 어느 것에 해당하는가? (단순 : 어려움 즉시 개선 / 사다리 : 계층 상향 또는 안정 유도)	□	■	단순지원/ 사다리지원
	◆ 경제적으로 취약한 약자가 아니라 하더라도, 다양한 분야의 사회적 약자를 배려할 수 있는 수단을 포함하였는가?	□	■
계획수립	◆ 사업 대상자가 쉽고 편리하게 서비스를 활용할 수 있도록 사업을 구성하였는가?	□	■
집행·홍보	◆ 집행과정에서 발생할 수 있는 역효과를 최소화하기 위한 대안을 고려하였는가?(‘약자’ 낙인효과, 역차별 등)	□	■
	◆ 사업 대상자에게 적절한 홍보 수단을 채택하였는가?	□	■
평가·환류	◆ 사업효과를 측정할 수 있는 지표(산출, 과정, 성과 등)는 마련하였는가? 아닐 경우, 성과를 평가할 수 있는 대체·보완 수단이 존재하는가?	□	■

2024년 업무관리시스템 통합 유지관리 추진계획

정보공개담당관 :김순희☎2133-5698 업무혁신팀장 :이희옥☎5670 담당 :정기화☎5697

공문서를 생산하고 전자적으로 관리하는 차세대 업무관리시스템 및   (구)업무관리시스템 유지관리를 통합발주하여 행정 효율성을 제고하고 편의기능을 강화하여 안정적으로 시스템을 운영하고자 함

Ⅰ		개 요

□ 사업개요

ㅇ 사 업 명 : 2024년 차세대‧(구)업무관리시스템 통합 유지관리 용역

차세대업무관리시스템: 서울시, 15개 자치구(광진,동작,강남,관악,성동,강동,종로,중구,서초,서대문,강북,

중랑,용산,동대문), (구)업무관리시스템: 문서조회용, 서울시,중구,서대문,강북

ㅇ 사업기간 : 2024. 1. 1. ~ 12. 31. (12개월)

ㅇ 소요예산 : *********************

ㅇ 주요 사업내용

구분	주요 사업내용
차세대 업무관리시스템 기능개선	- 사용자 편의기능 및 관리기능 개발 - 차세대 업무관리시스템 생산 전자기록물의 기록관리시스템으로 이관기능 개발 - 모바일 업무관리, 클라우드 저장소(S드라이브) 기능개선 - 시스템의 안정적 운영을 위한 상용 SW 구매(3종)
시·구 통합 운영 및 유지관리 (모바일 업무관리 포함)	- 시·15개 자치구 차세대 업무관리시스템 운영 및 유지관리 - 시· 3개 자치구 (구)업무관리시스템 운영 및 유지관리 - 상용SW 33종 유지관리
전자기록물 이관	- 서울시, ’18년~’22년 (구)업무관리 일지문서 - 중구․서대문․강북구, ’23년 (구)업무관리 전자문서

□ 추진경과

ㅇ (구)업무관리시스템 구축 (서울시 오픈, ’11. 3. 2.)	: ’10. 7. ~ ’11. 3.

ㅇ (구)업무관리시스템 시 및 8개 자치구 통합 유지관리	: ’14. 3. ~ ’23. 12.

ㅇ 차세대 업무관리 구축 및 고도화 (서울시 오픈, ’22. 3. 21.)	: ’20. 5. ~ ’22. 6.

ㅇ 차세대 업무관리시스템 시 및 자치구 통합 유지관리	: ’22. 7. ~ ’23. 12.

Ⅱ		세부 추진계획

□ 사업내용

①		차세대 업무관리시스템 기능개선

ㅇ 사용자 요구사항 적용 및 편의성 향상을 위한 기능개선 (별첨)

- (전자문서) 결재 팝업창 간소화, 결재시 다음 결재자 부재 설정 확인 후 반영 등

- (과제관리) 과제카드관리함에서‘이관반려’카드를 ‘진행중’으로 변경기능

- (통합검색) 조직도에서 검색 부서 다중 선택, 검색결과 파일 저장 기능 등

- (관리기능) 공용서식 순서 변경 기능, 행정포털에 행정정보연계 건수 제공 등

ㅇ 차세대업무관리시스템과 기록관리시스템(RMS)간 전자기록물 이관기능 개발

- 차세대업무관리시스템 ↔ 기록관리시스템간 폴더공유 방식으로 이관처리

□ (기존) (구)업무관리 문서는 대용량 송수신 SW를 이용하여 송수신 처리

□ (개선) 데이터센터내 서버간 이관데이터 폴더 공유방식으로 솔루션없이 이관처리

- 전자문서, 메모보고, 일지문서 이관 기능 개발

- 공통·고유과제카드 기록물 이관 확정 및 반려, 집계현황 조회 기능추가

- 기록물 이관대상 조회, 이관 준비 진행현황 및 이관 결과 모니터링 기능개발

ㅇ 모바일 업무관리시스템 기능개선

- 모바일 업무관리시스템에서 접수문서 결재 및 메모보고 작성시 과제카드 연계 기능을 추가하여 사용자 불편사항 해소

- 전자문서 본문 및 첨부파일 음영 생기는 문제 개선을 위하여 Hwpx 파일 변환기능을 지원할 수 있도록 문서변환 솔루션 개선

- 전자회의 진행중 S드라이브와 연계하여 자료를 추가할 수 있도록 기능 개선

- S드라이브 문서에 메모 및 저장 기능을 추가하여 모바일 업무관리 활성화 지원

ㅇ S드라이브 부서문서함 기능개선

- 조직개편시 부서문서함 인계인수 가능하도록 부서문서함 기능개선

- 업무관리 부서관리자와 S드라이브 부서문서함 관리자 동기화 기능 개발

- S드라이브 기관별 사용량(자치구당 20TB) 제한 기능 구현

- 사용자 검색에서 기관명이 포함되도록 개선(부서명이 동일할 경우 기관 구분이 어려움)

②		시스템의 안정적 운영을 위한 SW 구매

ㅇ 문서보안 클라이언트 자동배포(DRM Client Liveupdate) 모듈 도입

- 서울시 문서보안 클라이언트 패치시 직원이 직접 개별 설치하는 번거로움을 해소하기 위해 DRM 클라이언트 자동배포 기능을 지원하는 솔루션 도입

- 2025년 종료예정인 (구)업무관리의 보안문서에 대한 차세대 업무관리시스템 제품으로의 문서변환 지원 기능 추가

ㅇ (종로구) 모바일 업무관리용 단말기관리, 전자회의 라이선스 구매

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③		업무관리시스템 시·구 통합운영 유지관리

ㅇ 차세대업무관리, (구)업무관리시스템 운영 및 유지관리

- 업무관리시스템 기능 오류 및 사용자 편의기능 개선

- 법령개정 등 환경 변화에 따른 프로그램 수정 및 보완

- 차세대 업무관리시스템과 타 시스템(66종)과의 연계관리

- DB 성능개선을 위한 튜닝 등 시스템 환경 최적화 실시

ㅇ 모바일 업무관리시스템 운영 및 유지관리

- 모바일 업무관리시스템 앱의 사전 예방 점검으로 최적의 상태 유지

□ 모바일 앱 : 업무관리, MDM, PUSH, VPN, OTP, 전자회의

- 로그·가동상태 상시 모니터링을 통한 운영 환경 분석 및 기능개선

- 모바일 로그관리 통합관제시스템을 통한 사용자 및 자원 현황 등 통계관리

- 자치구 확산을 위한 인사정보 및 도메인등록 등 환경구성

ㅇ 상용SW의 안정적 유지관리

- 상용S/W 33종의 정기점검 및 수시점검을 통한 장애 예방·관리

- 장애 시 신속한 복구를 위한 24시간 비상연락체계 유지

- 오류 패치, 마이너 업그레이드 제품 제공 및 설치지원

ㅇ 헬프데스크 운영을 통한 사용자 지원

- 시·구 통합 서비스 데스크 및 전문 상담인력 운영(4명)

- 유지관리사이트 사용자 문의 답변 처리 및 운영 관리

④		전자기록물 이관

ㅇ (구)업무관리시스템 전자기록물을 기록관리시스템으로 이관

ㅇ 이관대상 : 총 285만건

- (서울시) ’18년 이후 일지관리 문서 : 175만건

- (3개 자치구) `23년 생산 및 접수된 전자문서 : 110만건

□중구(’23.1~2월), 서대문(’23.1~4월), 강북(’23.1~5월)

ㅇ 이관내용

- 기록관리시스템과 연계 및 기록관으로 전자문서 파일 이관

- 데이터의 정합성 검증, 이관 시 오류 원인 확인 및 조치

- 기록물관리 표준 변경에 따른 기록물 이관 모듈 갱신 및 반영

- (구)업무관리시스템과 기록관리시스템의 데이터연계 기술규격 준수

□ 추진방법

ㅇ 입찰방식 : 제한경쟁입찰(협상에 의한 계약)

ㅇ 입찰공고 : 긴급발주

- 2023년 차세대 업무관리시스템 운영 및 유지관리 사업이 종료(2023.12.31.)됨에 따라 사업 공백없이 안정적 시스템 운영을 위해 긴급발주 추진

□ 성과지표

성과지표명	설명	측정산식	목표치(%)
업무관리시스템 정상가동률	장애로 인한 서비스 중단을 제외한 정상 가동된 비율	(측정기간 일수 * 24시간 - 시스템 장애로 인한 중단시간) / (측정기간 일수 *24시간) *100	99.0% 이상
업무관리시스템 문서생산	차세대 업무관리시스템 문서 생산량	년간 부서별 문서등록대장에 등록된 문서 총 합계	700만건 이상

□ 소요예산 : ***********

(단위 : 천원)

구분		산출금액 합계	서울시	구 부담금	산출근거
**		*********	*********	*********
*********** *******		*********	*********	*******
	***************	*******	*******	*******	투입공수
	********************	*********	*******	*******	등급별 요율, 견적
	*****************	*******	******	******	기능점수, 투입공수
	********** *********	******	******	*	견적
**********		*******	*******	*	기능점수, 투입공수
*********		******	******	*****	투입공수
********		******	******	******	시장가격 조사, 단가

※ 서울시 세출예산에 통합편성 후 자치구별 부담금액은 세외수입(자치단체간 부담금) 조치

Ⅲ		향후계획

□ 향후일정

ㅇ 계약심의위원회 심의 요청	: ’23. 10.

ㅇ 입찰공고, 제안서 평가 및 계약	: ’23. 11. ~ 12.

ㅇ 업무관리시스템 운영 및 유지관리 사업 수행	: ’24. 01. ~ 12.

□ 행정사항

ㅇ 정보화사업 제안요청서 검토	: 정보시스템담당관

ㅇ 일상 감사	: 공공감사담당관

ㅇ 계약심의, 입찰공고 및 계약체결 등	: 재무과

붙임  1. 상용SW 유지보수 대상 목록 1부.

2. 제안요청서(안) 1부.

3. 산출내역서 각 1부.  끝.

별첨		업무관리시스템 기능개선 목록

메뉴	기능개선 내용
전자문서	- 결재시 다음 결재자의 부재설정을 확인하여 반영되도록 개선 - 결재대기에서 일괄접수시 결재경로 일괄지정 기능 추가 - 접수문서 결재대기중, 결재진행중 에서 공람지정 가능하도록 개선 - 접수시 문서배부현황(배부문서 여부 및 배부부서 등) 이력보기 추가 - 결재자(검토자)가 결재(검토)전에 수정한 문서를 인쇄, PC저장할 경우 수정내용이 반영되도록 개선 - 임시저장에 저장된 (안)추가문서의 (안)추가, (안)삭제 기능 추가 - 문서결재시 안내, 확인 팝업창(2~5개)을 1~2개로 간소화 개선 - 문서등록대장, 발송현황 등 문서목록의 문건별 상태 아이콘 클릭시 활성화 되는 ‘발송정보’탭에 대내ㆍ대외문서 발송정보를 한 화면에 표시 되게 개선 (예) 문서관리카드의 ‘발송현황’와 동일하게 구현 - 부서 검색시 폐지된 부서가 조회되지 않게 개선 (예) 배부대기, 접수대기, 문서배부대장 등에서 수신부서 지정 등
업무협업	- 협업방 참여자 설정된 그룹을 등록할 수 있게 기능 개선
과제관리	- 과제카드관리함,‘이관반려’카드를‘진행중’으로 변경할수 있게 개선
인수인계	- 인수인계마법사에서 ‘인수자’ 없이 ‘검토자’만으로 인계할 수 있게 하고 ‘인수자’ 추후 입력 기능
통합검색	- 통합검색 검색결과 제공기능 개선 · 주민등록번호 키워드 입력 제한 기능 · 개인정보/민간이슈 포함된 검색결과 권한별 제공 기능 (예) 비공개, 결재선열람문서는 검색결과 화면에서 사용자 권한 체크 후 표시 - 다중 부서선택 기능 제공 - 검색어 입력 없이 문서검색 가능하도록 개선 - 검색 결과 파일 저장기능 제공
개인설정	- 협업방 참여자 그룹 설정관리(등록, 삭제, 수정) 기능 추가 - 모바일신청시 기관별 라이선스 수량으로 신청자 수 제한 기능 추가
기타	- (부서관리자-외부사용자 신청/확인) 외부사용자 계정의 유효기간이 종료되면 계정을 자동 해지 처리되게 개선 - (관리자-모바일신청관리) 전체 승인건수, 미승인처리 건수 등 표시, 요청사항, 승인상태 등 검색 기능 추가, 기관별(시, 15개 자치구) 모바일 라이선스 수량관리 기능 추가 - (관리자-시스템접속로그) 행정포털 자동로그인 사용자 로그가 조회되게 개선 - (관리자-문서관리카드관리) 공용 서식 순서 변경 기능 추가 - 행정포털 ‘해야할일’에 행정정보연계문서 대기건수 제공 연계API 개발