문서번호	보존서비스과-2016
결재일자	2023. 8. 21.
공개여부	부분공개(5)
방침번호

			시 민
주무관		보존서비스과장	서울기록원장
임태원		유숙현	08/21
			고경희
협조
	기록정책과장		윤정훈

서울기록원 영구기록물관리 업무 프로세스 재설계 추진계획

2023. 08

서울기록원

(보존서비스과)

서울기록원 영구기록물관리

업무 프로세스 재설계 추진계획

서울기록원장:고경희☎350-5610 보존서비스과장: 유숙현☎5621 담당: 임태원☎5626

서울시 중요기록물의 안정적인 보존·활용과 영구기록관리시스템의 클라우드 전환에 따른 기능 개선을 위해 서울기록원의 업무 프로세스 재설계 추진계획을 보고드림

□ 추진 개요

ㅇ 목     적: 서울기록원의 기록 관리 및 보존·서비스 업무 프로세스 재설계

ㅇ 기     간: ’23. 8.~ ’24. 6.(10개월)

ㅇ 대     상: 서울기록원이 수행해야 하는 영구기록물관리 업무 ※기록정책과 협조

□ 추진 배경

ㅇ 서울기록원 개원 5주년을 앞두고 영구기록물관리 업무 정립 필요

ㅇ 개원 이후 공공기록물법 개정, 표준 제·개정 사항 반영 필요

ㅇ 서울시 시스템 클라우드 전환 추진 대비

ㅇ SDA를 통한 영구기록물관리 업무 수행기반 마련 필요

□ 추진 방안

ㅇ 추진 절차: 사전조사 → 담당자 인터뷰 → 업무정의서 작성 → 검토

1단계	▶	2단계	▶	3단계	▶	4단계
사전 조사		인터뷰		업무정의서 작성		결과 검토
ㆍ업무별 근거 법령, 표준, 지침 조사		ㆍ오리엔테이션 ㆍ담당자별 심층 인터뷰		ㆍ업무기능정의서 ㆍ업무 프로세스 맵		ㆍ담당자별 검토 ㆍ부서별 종합 검토

ㅇ 절차별 상세 내용

- 1단계 사전 조사(’23. 9. ~ 11.)

· 수행 방법: 업무별 근거 법령과 표준, 지침, 업무매뉴얼 등 조사·분석

※ 예시) [법  령]「공공기록물 관리에 관한 법률」및 시행령과 시행규칙

[표  준] 영구기록물관리기관 표준모델-기능 및 업무절차

[지  침] 2023년 기록물관리지침, 행정박물관리지침

[매뉴얼] 표준기록관리시스템 및 중앙영구기록물관리시스템 매뉴얼

- 2단계 내부 인터뷰(’23. 9. ~ ’24. 2.)

· 수행 방법: 서울기록원 업무 담당자별 심층 인터뷰 실시

· 수행 절차

구 분	대 상	내 용
1차	전체 대상 직원	오리엔테이션 실시 → 업무분석 및 재설계 계획 안내
2차	담당자별	심층 인터뷰 실시(2~3회) → 담당 업무의 근거, 절차, 산출물 확인 → 업무 프로세스 관련 요구사항 확인

- 3단계 업무정의서 작성(’23. 10. ~ ’24. 4.)

· 수행 방법: 인터뷰 결과를 바탕으로 업무기능 기술서, 업무 프로세스 맵 등 작성

※붙임 1~3 참조

- 4단계 결과 검토(’24. 4. ~ ’24. 6.)

· 수행 방법: 작성 완료한 업무기능정의서, 업무 프로세스맵을 검토

· 수행 절차

구 분	대 상	내 용
1차	해당 업무 담당자	업무기능 정의서, 업무프로세스 맵 등 작성 결과 검토
2차	관련 업무 담당자	업무 간 직·간접적으로 관련 있는 담당자 간 관련 업무 작성 결과 합동 검토
3차	전체 대상 직원	업무 재설계 대상 직원 전체의 검토 의견을 수렴
최종	수행 부서	업무수행부서 단위에서 업무재설계 결과를 검토 및 확정

□ 기대 효과

ㅇ 서울시 영구기록물관리기관으로서 서울기록원의 역할과 업무 명확화

ㅇ 내·외부 환경 변화를 반영한 업무 프로세스 정립으로 시스템 개선 근거 확보

□ 향후 계획

ㅇ 업무 프로세스 재설계 계획 설명회 개최	: ’23. 8.

※아래 일정은 업무 담당자별 순차적으로 실시

ㅇ 영구기록물관리 업무별 사전조사 실시	: ’23. 9. ~ ’23. 11.

ㅇ 담당자별 심층 인터뷰 실시	: ’23. 9. ~ ’24. 2.

ㅇ 업무정의서 작성	: ’23. 10. ~ ’24. 4.

ㅇ 업무 프로세스 재설계 결과 검토	: ’24. 4. ~ ’24. 6.

ㅇ 업무 프로세스 재설계 결과 보고	: ’24. 6.

붙임	1. 업무기능 기술서 양식 1부.

2. 업무 프로세스 정의서 1부.

3. 업무 프로세스 맵 양식 1부. 끝.