문서번호	정보공개담당관-14764
결재일자	2023. 7. 7.
공개여부	부분공개(5)
방침번호

			시 민
주무관	기록관리팀장	정보공개담당관	디지털정책관
최상미	이세진	오경희	07/07
			김진만

2024년 중요기록물 정리사업 추진계획

2023. 7.

디지털정책관

(정보공개담당관)

☞ 해당사항이 있는 부분에 ‘ ■ ’ 표시하시기 바랍니다. (※ 비고 : 필요시 검토내용 기재)
구 분	사전 검토항목 점검 사항	검토완료	해당없음	비 고
일반사항
정책일반	◆ 제반 법규와 실태, 실제 현장의 의견 등을 검토하였습니까? (법령, 규칙, 통계·빅데이터, 시민의견 등)	■	□
	◆ 정책(사업) 집행의 직·간접적 영향 및 효과성을 분석하였습니까?(갈등, 약자, 일자리, 안전, 탄소 감축 등) ※ 약자 : 하단 세부 검토항목 점검	□	■
	◆ 정책·계획·전시물·홍보물 등이 역사적 사실에 부합하는지 검토하였습니까?	■	□
	◆ 불필요한 외국어·외래어 표현 대신 바른 우리말을 사용하였습니까?	■	□
	◆ 정책·계획 등의 지속가능성을 검토하였습니까?(경제·사회·환경 등)	■	□
약자와의 동행
목적	◆ 경제적으로 취약한 약자를 지원하기 위한 사업인가?	□	■
	◆ 주거, 생계, 의료, 교육, 기타 분야 중 어느 것에 해당하는가?	□	■	주거/생계/의료/교육/기타
	◆ 단순지원 사업과 사다리지원 사업 중 어느 것에 해당하는가? (단순 : 어려움 즉시 개선 / 사다리 : 계층 상향 또는 안정 유도)	□	■	단순지원/ 사다리지원
	◆ 경제적으로 취약한 약자가 아니라 하더라도, 다양한 분야의 사회적 약자를 배려할 수 있는 수단을 포함하였는가?	□	■
계획수립	◆ 사업 대상자가 쉽고 편리하게 서비스를 활용할 수 있도록 사업을 구성하였는가?	□	■
집행·홍보	◆ 집행과정에서 발생할 수 있는 역효과를 최소화하기 위한 대안을 고려하였는가?(‘약자’ 낙인효과, 역차별 등)	□	■
	◆ 사업 대상자에게 적절한 홍보 수단을 채택하였는가?	□	■
평가·환류	◆ 사업효과를 측정할 수 있는 지표(산출, 과정, 성과 등)는 마련하였는가? 아닐 경우, 성과를 평가할 수 있는 대체·보완 수단이 존재하는가?	□	■

2024년 중요기록물 정리사업 추진계획

정보공개담당관 : 오경희☎2133-2910 기록관리팀장 : 이세진☎5692 담당 : 최상미☎5693

보존기간 30년 이상 종이기록물에 대한 전산화 및 시스템 등록으로 기록물의 체계적인 보존관리 기반 조성과 대시민 서비스 활용에 대비하고자 함

□ 추진근거

o 공공기록물 관리에 관한 법률 제6조(기록물의 전자적 생산·관리)

o 공공기록물 관리에 관한 법률 제21조(중요기록물의 이중보존)

□ 추진방향

ㅇ 중요한 종이 기록물의 적기 전산화를 통해 내부 직원의 실시간 기록물

업무 활용 체계 구축

- 조직개편, 사무공간 이동 등으로 이관된 기록물에 대한 열람환경 구축

- 서울기록원 이관대상 기록물(30년이상)에 대해 우선 정리

□ 사업개요

o 사업대상 : 보존기간 30년이상 기록관 보유 종이기록물 15,000권(200만면)

o 사업기간 : 2024.2. ~ 10.(9개월)

o 사업내용 : 종이기록물 정리, 색인작성, 공개분류, 원문스캐닝, 재편철, 광디스크 수록, 기록관리시스템 업로드

o 소요예산 : ********************

- 예산과목 : 정보관리강화, 기록관리체계 구축, 기록물 시설관리, 기록정보관리, 공공운영비

o 계약방식 : 제한경쟁입찰(협상에 의한 계약)

□ 중요기록물 정리사업 추진현황

o 연도별 추진실적

(2022.12.31기준)

구 분	합계	2022	2021	2020	2019	2018	'09~'17
기록물철(권)	196,492	21,670	16,900	20,179	20,849	14,514	102,380
기록물면(면)	26,864,582	2,043,357	1,700,904	2,063,202	2,015,761	2,720,041	16,321,317

【2023년 추진현황】

- 사업대상 : 보존기간 30년이상 기록관 보유 종이기록물 15,000권

- 사업기간 : 2023. 3. 15. ~ 12. 9. (9개월)

- 사업내용 : 정리, 색인작성, 공개분류, 원문스캐닝, 재편철, 기록관리시스템 업로드

- 사 업 비 : 939,400천원

- 기록물 유형

기록물 유형	생산부서	기록물 유형	생산부서
아동신상카드 등	아동복지센터	인사기록카드	인사과
행정심판위원회 기록	법무담당관	하천공원조성관련철	공원조성과
판매업체 등록 및 폐업	공정경제담담관	부동산개발업 등록 및 말소	토지관리과
환경분쟁조정 관련	생활환경과	건축심의도면 등	건축기획과
지방세소송수행 등	세제과	지하철건설관련 기록물	도시기반시설본부

□ 향후계획

o 정보화사업 예산타당성심사 의뢰(정보시스템담당관)    : ’23. 7.

o 계약심사 의뢰 및 입찰공고(20일간)                   : ’23. 12.

o 제안서 접수 및 제안서평가위원회                    : ’24. 1.

o 협상 및 계약                                       : ’24. 1.

붙임 : 산출내역서

참고 1	중요기록물 정리 사업 추진 절차

o 사전조사 및 기록물 반출

- 사업대상 선정 기준에 따라 정리 대상 기록물 확정

· 기록관 보유 미정리 기록물(보존기간 30년 이상) 중 역사적 중요성과

업무활용도가 높아 열람수요가 높은 기록물

· 생산된 지 오래되거나 부적절한 정리상태로 인해 훼손 우려가 있어

시급히 정리가 필요한 기록물

- 기본목록 미 작성된 기록물에 대해 기본 목록 작성

- 보안 지침 준수 및 반출서 작성 하여 사업장으로 기록물 반출

o 기록물 정리 및 색인 목록 작성

- 기록관리 관련법령 및 지침에 부합하는 기록물 물리적 정리

· 기록물 해철, 보수, 부착물 정리, 면표시, 건분류 등

- 검색‧활용에 대비한 기록물철 및 건별 중요 색인정보(제목, 생산년도, 부서명, 결재자, 공개구분 등) 작성

o 종이기록물 원문스캐닝

- 컬러 스캔을 기본으로 한 기록물 디지털화기준(국가기록원 표준) 적용하여 고품질 이미지 확보

- 원문 글씨농도 및 종이재질에 따른 스캐닝 농도 조절 등 최적의 스캐닝 시행

- 원본성 확보를 위해 이미지 보정 및 수정 최소화

o 기록관리시스템 업로드 및 매체 수록

- 색인 결과 및 PDF파일을 기록관리시스템 등록하여 전산적 관리‧활용

- 외장하드에 수록(원본 및 서비스용PDF파일)

참고 2	중요기록물 정리 사업 입찰 사항

□ 입찰방법 : 제한경쟁입찰

□ 낙찰자 결정방식 : 협상에 의한 계약(기술평가 90점, 가격평가 10점)

○ 지방자치단체를 당사자로 하는 계약에 관한 법률 시행령 제44조

(계약이행의 전문성․창의성․긴급성 등에 따른 협상에 의한 계약)

○ 지방자치단체 입찰 시 낙찰자 결정기준(행정안전부 예규)

□ 협상계약 사유 : 전문성이 요구되는 작업으로 역량있는 업체 선정 필요

○ 업무맥락 파악을 통한 미정리 기록물의 재정리와 공개분류 판단, 한자가 포함된 오래된 문서의 해독 및 색인작성 등 세부과업내용에 전문성 요구

○ 본 사업을 통해 구축된 자료는 우리시 역사자료로서 장기간 대내외적으로 활용되므로 정확하고 고품질의 산출물 확보가 필수적임

□ 입찰자격 : 제한경쟁입찰(중소기업자간 경쟁)

○ 지방자치단체를당사자로하는법률 시행령 제13조 및 동법 시행규칙 제14조에 의한 입찰 참가자격이 있는 업체

○ 소프트웨어산업진흥법 제24조에 따라 입찰 마감일까지 소프트웨어사업자(데이터베이스제작․검색서비스사업)로 신고를 필한 업체

○ 중소기업제품 구매촉진 및 판로지원에 관한 법률 제8조 및 동법 시행령 제9조에 의한 유자격자로서 중소벤처기업부 고시 「중소기업제품 공공구매제도 운영요령」 제28조 및 제29조에 의거 입찰 마감일의 전일까지 공공구매종합정보망(http://smpp.go.kr) “직접생산확인”[경쟁제품명 자료처리업무-데이터처리서비스]에 등재된 업체

○ 공고일 기준 최근 10년 이내 공공기관의 1억 이상 기록물 정리 및 전산화(DB구축) 사업의 준공 실적이 있는 업체

○ 일관성 있는 사업수행 및 산출물의 통일성 확보, 철저한 문서의 보안이 요구되는 사업특성을 감안하여 공동수급 불가

□ 협상적격자 선정 및 협상

○「지방자치단체 입찰시 낙찰자 결정기준」에 따라 제안서 평가결과 기술능력과 가격평가 합산 결과 70점 이상(기술능력 평가 점수가 기술능력 평가분야 배점한도의 85% 이상인 자를 협상적격자로 선정)인 참가업체를 선정

○ 종합평가점수의 고득점 순에 의해 협상실시