문서번호	스마트도시과-12319
결재일자	2023. 03. 17
공개여부	부분공개(5,7)
방침번호	부구청장 제201호

주무관		정보운영팀장		스마트도시과장		안전환경국장		부구청장
김신혜		전철상		서희숙		최중련		전결 03/17
								마채숙
협조	홍보과장		조용석
	민원여권과장		박숙경
	능력개발팀장		이수정

민원 구비서류 간소화서비스 이용 활성화 계획

안전환경국

스마트도시과

민원 구비서류 간소화서비스 이용 활성화 계획

민원 구비서류를 간소화하고자 도입된 ｢본인정보공동이용｣, ｢전자문서지갑｣ 서비스를 활성화하여 민원인의 시간적․경제적 부담은 줄이고 만족도는 향상시키고자 함.

※ 본인정보(행정정보) 공동이용 서비스란? 민원처리에 필요한 구비서류를 제출받지 않고 민원담당자가 전산으로 확인하여 업무처리하는 서비스

※ 전자문서지갑 서비스란? 정부24(www.gov.kr)에서 발급신청한 서류를 인쇄·제출하지 않고 수신자의 전자상 문서지갑으로 제출(송신)하여 업무처리하는 서비스

Ⅰ				추진근거

□ 민원처리법 제10조의2 및 전자정부법 제37조

▶민원처리법 제10조의2

민원인이 행정정보를 본인의 민원 처리에 이용되도록 제공할 것을 요구한 경우 <중략> 민원인에게 관련 증명서류 또는 구비서류의 제출을 요구할 수 없으며, 행정정보 보유기관의 장으로

부터 해당 정보를 제공받아 민원을 처리하여야 한다.

▶전자정정부법 제37조 2항

행정정보를 공동으로 이용하는 기관은 정당한 사유가 없으면 공동이용센터를 통하여

행정정보를 공동이용하여야 한다.

□ 행정정보공동이용 및 본인정보공동이용 지침 (행정안전부 예규)

□ 2023년 민원행정서비스 향상 추진 계획 (민원여권과, 2023.2.17.)

Ⅱ				일반현황

□ 민원처리 현황 (2022년)                                 [단위:건]

구 분	합 계	구 청	동주민센터	보건소
민원처리	42,203건	33,045건	5,131건	4,027건

※ 제증명, 진정, 상담민원 제외

□ 민원서류 간소화 서비스 현황

1. 행정정보 공동이용

「공무원이 구비서류를 전산 열람하여 민원처리하는 서비스」

❍ 보급․활용 : 행정안전부 / 2005.10 ~

❍ 전산열람 가능한 서류 : 주민등록등본 등 164종  ※세부내역 붙임1

❍ 이용사무 : 건축허가 등 1,351종

❍ 활용절차

민원인		접수담당		처리담당
민원신청	▶	민원접수·배부	▶	민원처리
신청서 및 공동이용동의서 제출		구·동 민원접수 창구		신청서 확인, 구비서류 전자열람

❍ 전년도 활용실적(감축서류) : 24,658건

[단위:건]

구 분	합계	1분기	2분기	3분기	4분기
①접수민원	******	******	******	*****	******
②감축서류	******	*****	*****	*****	*****
③활용비율	*****	*****	*****	*****	*****

2. 본인정보 공동이용

「민원인 요구에 의해 본인정보를 열람하여 민원처리하는 서비스」

❍ 보급․활용 : 행정안전부 / 2021.11 ~

❍ 전산열람 가능한 서류 : 가족관계부 등 19종  ※세부내역 붙임2

❍ 이용사무 : 사회보장급여 신청(변경) 등 47종 ※타기관 사무 제외

❍ 활용절차

민원인		접수담당			행정정보 보유기관		처리담당
민원신청	▶	민원접수 및 정보요청	▶	요청정보 전달		▶	민원처리
신청 및 본인정보 제공동의		각부서 접수담당		대법원, 국세청 등 외부기관			신청서 및 구비서류열람

❍ 활용실적 : 없 음

3. 전자증명서(전자문서지갑)

「민원처리에 필요한 증명서를 정부24 App을 통해 전자적으로 제출」

❍ 보급․활용 : 행정안전부 / 2021.11 ~

❍ 전자적 제출가능 서류 : 주민등록등본 등 387종  ※세부내역 붙임3

❍ 활용절차

민원인		민원인		접수담당		처리담당
‘정부24’ 로그인	▶	민원신청	▶	민원접수 및 정보요청	▶	민원처리
본인의 전자증명서 발급·보관		신청서와 필요한 전자증명서 제출		각부서 접수담당		신청서 및 전자증명서 열람

❍ 활용실적 : 없 음

Ⅲ				문제점 및 활성화 방안

□ 문제점

❍ 2005년 도입된「행정정보공동이용」은 오랜기간 사용으로 업무 전반에 활발하게 사용 되고 있으나,

❍ 최근 보급된「본인정보공동이용」과 「전자증명서비스」의 경우 부족한  정보로 업무 이해가 낮고 활용하는 직원 없음

❍ 시스템 접근과 이용 절차 복잡, 사전자료 입력과 절차 이행에도 시간과 노력 필요

❍ 행안부 표준 업무매뉴얼은 포괄적이고 모호하게 작성되어 담당자 스스로 숙지하여 활용하기 어려움

□ 활성화 추진 방안

❍ 쉬운 업무매뉴얼 제작·배포

→ 스스로 매뉴얼을 참고하여 업무에 빠르고 쉽게 활용할 수 있도록

우리구 업무화면을 기반으로 구체적이고 명확한 매뉴얼 제작·배포

❍ 업무공유 및 사용자교육

→ 간소화 서비스로 얻을 수 있는 긍정적 효과(종이문서 감축, 민원 편의

향상 등) 공유로 새로운 서비스에 대한 친숙도와 이용 활성화 제고

→ 민원담당자 근무상황과 시간여건, 소관 민원사무 특성 등을 고려하여 집합,

방문, 서면 등 개인·부서별 맞춤 교육으로 활용성 강화

❍ 사용방법, 오류해결 등 기술지원

→ 1:1 원격 기술지원으로 프로그램 오류, 이용절차 미숙지 등으로 불편을 격는

직원의 문제 해결

❍ 시스템 개선

→ 전자문서지갑 열람기능을 구 홈페이지와 연계하여 주민등록표등 증명서를

제출받을 수 있도록 기능개선

→ 구에서 직접 처리가 불가한 시스템 불편한 사항과 개선사항 등은 별도

수집하여 행안부에 전달, 개선·반영 될 수 있도록 처리

❍ 이용률 점검 등 관리감독 강화

→ 부서별 활용실적 집계·분석 및 이용 부진 부서에 대하여 실적공개 등

활성화 독려 및 지도 관리

❍ 서비스 홍보

→ 관내 소식지 및 홈페이지, SNS 등을 통한 민원서류간소화서비스 제도,

이용대상, 방법 등 홍보

Ⅳ				활성화 추진 계획

□ 업무매뉴얼 제작·배부

구 업무화면 기준으로 이용절차와 방법을 이해하기 쉽게 제작·제공

❍ 추진기간 : 2023. 3.

❍ 대상업무 : 행정정보공동이용, 본인정보공동이용, 전자증명서(전자문서지갑)

❍ 주요내용

- 적용 업무 및 활용 대상

- 시스템별 권한요청 및 접속방법

- 시스템별 업무절차 등

❍ 배포방법 : 공문시행 및 업무자료 게시판에 게시

□ 업무공유 및 사용자교육 실시

간소화서비스 개요, 주요기능, 활용방법 등 사용자 교육 실시

❍ 추진기간 : 2023. 3. ~ 9.

❍ 대상업무 : 본인정보공동이용, 전자증명서(전자문서지갑)

❍ 교육내용 : 민원서류 간소화서비스 소개와 이용·활용 절차, 협조 사항 등

❍ 교육대상 : 부서별 민원담당자

❍ 교육방법 : 집합, 방문, 서면

※ 부서별 민원담당자 근무 상황과 여건 등을 고려하여 적절한 별도 시행

	시 기	교육시간	장 소	비 고
집합교육	4월 / 9월	1시간	전산교육장 등	이용활성화 저조 부서 담당자
방문교육	4월 〜 6월	1시간	각 사무실
서면교육	3월	-	-	전 직 원 (업무매뉴얼 활용)

□ 프로그램 오류조치 등 기술지원

프로그램 오류로 인한 업무지연 및 각종 문제 해결 지원

❍ 추진기간 : 연 중

❍ 방    법

- 담당자PC에 원격접속하여 사용오류나 처리절차 등은 실시간 문제 해결 지원

- 자체처리 불가한 SW개선, 추가사항은 별도 수집 후 행안부에 개선 요청

□ 구비서류감축 민원사무 발굴

조례에서 근거하는 추진하는 업무 중 구비서류감축이 가능한 사무 발굴·시행

❍ 추진기간 : 2023. 2. ~ 8.

❍ 내    용 : 법정사무외 자체 조례로 정한 민원사무에서 구비서류 감축이                 가능한 업무 발굴·적용

❍ 방    법

- 구 조례에 규정하여 각종 제증명을 제출받는 민원사무는

행정정보공동이용 권한을 부여받아 처리

❍ 처리절차

사업부서	정보열람이 필요할 경우 ▶	사업부서		스마트도시과		사업부서
조례로 정한 민원업무 파악		행정정보공동이용 권한부여 신청	▶	시스템권한 부여	▶	정보열람

□ 이용률 점검 등 관리감독 강화

정기적인 이용률 점검과 독려 등 관리감독 수행으로 이용 활성화 제고

❍ 추진기간 : 매월 첫째주

❍ 대상업무 : 행정정보공동이용, 본인정보공동이용, 전자증명서

❍ 점검대상 : 전 부서

❍ 방    법 : 월단위 활용실적 집계 및 공개

→ 활용저조 부서 원인분석 및 해결방안 제시 등

□ 구청 홈페이지를 통한 “전자증명서 열람코드" 제출기능 개발

홈페이지 통합신청접수 메뉴를 통해 안전하게 서류제출 할 수 있게 지원

❍ 추진기간 : 2023. 3. ~ 4.

❍ 내    용 : 홈페이지에서 구민 대상으로 하는 각종 예약, 접수, 모집에서

주민등록등본 등 각종 증명을 받아 볼 수 있도록 개발

❍ 적용대상 : 대표홈페이지(www.jongno.go.kr) > 통합신청

□ 구비서류간소화서비스 홍보

서비스 홍보로 구비서류 제출을 줄이고 민원인 편의와 만족도 향상 도모

❍ 추진기간 : 2023. 3.

❍ 내    용 : 전자증명서를 통해 부서에서 진행하는 행사·사업시 제출해야                하는 서류를 간소화할 수 있는 방법 소개

❍ 홍보방법 : 종로사랑, 홈페이지, 블로그에 전자증명서에 대한 소개글 게재

Ⅴ				추진일정

□ 2023. 3. 20.	업무매뉴얼 제작·배포

□ 2023. 3. 30.	업무서비스 홍보

□ 2023. 3. ~ 4.     홈페이지를 통한 구비서류 제출 기능 개선

□ 2023. 4.	사용자 교육 (집합, 방문)

□ 2023. 4. ~ 6.	구비서류감축이 가능한 업무 발굴

□ 매월 첫째 주	부서별 활용실적 점검 및 공개

Ⅵ				기대효과

□ 구비서류 감축을 통한 시간적·경제적 편의 제공

❍ 전자증명서 등을 통한 구비서류 제출로 스마트한 행정서비스 제공

□ 개인정보 안전관리 비용 감소 및 개인정보보호 효과

❍ 전자적 문서처리로 종이서류 보관·관리 비용 절감

❍ 보안이 우수한 정부24 서비스를 연계·이용 함으로써 부주의로 발생할

수 있는 개인정보유출 사고 예방

Ⅶ				행정사항

□ (전 부서)

❍ 민원 구비서류 간소화서비스 업무매뉴얼 숙지 및 이용 활성화

❍ 구 조례에 근거하여 시행하는 업무 중 구비서류 감축이 가능한

민원사무 적극 발굴

□ (민원접수 부서)

❍ 본인정보공동이용서비스 신청양식 민원창구 내 비치 및 안내

□ (행정지원과)

❍ 교육 수료자에 대한 상시학습시간 인정

□ (홍보과)

❍ 민원 구비서류 간소화서비스 운영관련 소식지 및 SNS 홍보

붙임	1. 행정정보공동이용 열람가능한 행정정보 1부.

2. 본인정보공동이용으로 열람가능한 행정정보 1부.

3. 전자증명서(전자문서지갑)으로 제출가능한 제증명 1부.

4. 공동이용 지침 각 1부.  끝.