문서번호	정보공개정책과-5215
결재일자	2022. 3. 14.
공개여부	부분공개(5)
방침번호

				시 민
주무관	업무혁신팀장	정보공개정책과장		행정국장
김영완	이소영	김숙희		03/14 김상한
협 조
	주무관		김옥연
	주무관		방경남

차세대 업무관리시스템 오픈 및 안정화 변경계획

2022. 3.

서울특별시

(정보공개정책과)

☞ 해당사항이 있는 부분에 ‘ ■ ’ 표시하시기 바랍니다. (※ 비고 : 필요시 검토내용 기재)
구 분	사전 검토항목 점검 사항	검토완료	해당없음	비 고
정책의제 형성	◆ 정책현안에 대해 현황과 실태를 검토하였습니까? - 현황자료(통계자료 등) 및 실태조사서 검토 타지자체 유사정책 및 국내외 사례 분석 등	□	■
	◆ 시민 및 관련전문가 의견을 반영하였습니까? - (시민참여) 청책토론회, 시민공모, 설문조사 등 - (전문가 자문) 자문위원회, TF운영, 타당성 검토조사, 젠더 자문관 등	■	□
정책수립	◆ 정책화를 위한 제반 법규(근거법령 및 규칙, 지침 등)는 검토하였습니까? - (선거법) 공직선거법 등 각종 법률 저촉여부 - (성별분리통계) 성별분리통계 생산·제시·분석 등	□	■
	◆ 정책(사업) 집행의 직·간접적 영향 및 효과성을 분석 하였습니까? - (갈등) 이해관계 당사자 간 갈등 및 대책 마련 - (사회적 약자) 사회적 약자에 대한 배려 등 - (일자리) 일자리 창출, 직·간접 채용, 전문인력 양성, 창업지원 - (안전) 시민 안전 위험요인 및 대책, 안전 관리 등 - (온실가스 감축) 건물 및 수송 분야 에너지사용 절감방법, 폐기물 발생 억제 대책 등	□	■
정책집행	◆ 타기관, 민간단체 등과의 협의·협력 및 이견 조정 등을 검토하였습니까? - (타기관) 타기관(중앙정부, 지자체), 민간(단체) 등의 자원 활용 방안 - (자치구 영향) 자치구 행정·인사·재정 부담 및 적정성, 파급효과 분석 등	■	□
	◆ 정책·계획 등의 지속가능성을 검토하였습니까? - (지속가능성) 지역경제 발전, 사회적 형평성, 환경보전 등	□	■
정책홍보	◆ 국내외 정책(사업)홍보방안을 검토하였습니까? - (홍보) 국내보도자료, 기자설명회, 현장설명회 - (정책영문화) 영문제목·요약, 해외언론보도, 외국어 홈페이지 게시 등 - (성평등) 성별고정관념·성차별적 내용 포함 여부 검토	□	■
기타사항	◆ 불필요한 외국어·외래어 표현 대신 바른 우리말을 사용하였습니까?	■	□
	◆ 공개 여부를 "비공개"로 설정했다면 법적근거를 명확히 검토하였습니까? (정보공개법 제9조 제1항 제1호~제8호)	□	■

차세대 업무관리시스템 오픈 및 안정화 변경계획

차세대 업무관리시스템 구축이 완료됨에 따라 오픈 및 안정화계획을 수립하여 2022.3월 서비스 오픈 및 안정화 작업에 만전을 기하고자 함

1		사업개요

ㅇ 사업기간  : ’20. 5. 19.  ~ ’22. 6. 30.

ㅇ 오픈시기  : (당초) 2. 3.(목) → (변경) 3. 21.(월)

	< 오픈 연기 사유 >
□ 차세대 LDAP 문제점으로 인해 통합DB 방식으로 조직도 재구축 - 조직도 수동 생성, 장애발견 및 수정 어려움 등 LDAP 관리상의 문제 노출 - 조직도를 통합DB 연계(인사↔통합DB↔차세대) 방식으로 변경·재개발 필요 □ 표준(33종) 및 비표준(29종) 연계시스템간 충분한 테스트 실시 - ID 외에 대체키, 포털키 등의 다양한 Key값으로 연계된 시스템이 다수 - 표준서식 외에 다수의 추가서식 및 첨부파일 속성값 불일치 현상 발견

ㅇ 주요 사업내용

- 표준기술 도입으로 특정기업 종속탈피, 보안강화 및 효율성 제고

▸ 한글 웹기안기, 개방형 문서표준포맷 등 표준기술 도입

▸ 고품질·고효율의 SW개발을 위한 전자정부표준프레임워크 기반 구축

- 사용자 편의성 제고, 협업기능 강화

▸ 효율적인 문서생산, 접수, 공개를 위한 프로세스 개선 및 편의성 제고

▸ S드라이브, 웹오피스, 협업방 도입으로 협업혁신 기반 구축

▸ 공문서 음성변환 바코드, S드라이브 저장공간 확대 등 협력․공유 기능 강화

- 모바일 및 클라우드 기반 구축으로 업무 및 자원운영 효율성 증대

▸ 모바일 업무관리 스마트기반 구축으로 신속한 의사결정 지원

▸ 클라우드 시스템 구축으로 안정적 자원 활용 및 운영 효율성 제고

ㅇ 소요예산 : *****백만원

2		서비스 오픈 계획

□ 오픈전 준비작업

ㅇ 전직원 PC 한컴 오피스 2020 설치	: 3.10.(목)까지

- 한컴오피스2020, 한글2020용 문서유통 필터

- 한글2020용 문서보안(DRM) 5.0버전

ㅇ 기초자료 이관	: 3.10.(목)까지

- 데이터 이관 : 단위과제, 과제카드 기본정보, 과제카드 담당자 정보, 발신명의, 발신기관명, 캠페인문구, 사용자권한, 수신자그룹, 기록물 키워드

- 수기 등록 : 전자관인, 부서장 서명, 부서서식

ㅇ 조직도·사용자 정보 통합DB 동기화	: 3.11.(금)까지

- 통합DB 및 차세대 DB 초기데이터 구축

- 인사정보·소방인사 시스템 연계를 통한 사용자 변동분 통합DB 동기화

ㅇ 차세대 업무관리시스템 및 Helpdesk 정비	: 3.11.(금)까지

- 결재경로 프로세스 및 주요기능 개선 요청사항 정비

- 유지보수사이트 최신자료 업로드 및 FAQ 정리

- 사업단 Helpdesk 인력배치 및 원격접속확인

ㅇ 전부서 시범운영 및 부서관리자 사전점검	: 3.16.(수)까지

- 접속여부 및 사용자정보, 주요기능(결재) 테스트

- 부서관리자 사전점검 체크리스트에 따른 점검사항 체크

ㅇ 테스트 및 시범운영 데이터 클린징	: 3.17.(목)까지

- 결재문서, 메모보고, 자료취합, 일지관리 DB 초기화

- 통합검색결과 및 S드라이브, 문서파일 데이터 초기화

- 클린징 이후 주요기능(기안, 결재, 메모보고 등) 테스트실시

□ 현 업무관리시스템 조회용 서비스로 전환

ㅇ 결재 및 문서접수, 발송 마감처리	: 3.18.(금) 18시

- 결재대기, 연계기안, 발송대기 문서에 대한 결재 및 발송완료

- 배부대기, 접수대기 등 수신문서에 대한 배부 및 접수완료

- 미완료 처리 문서 및 과제카드 종료

- 연중계모듈 중단, 대외발송 불가

ㅇ 문서생산 중단 및 조회용 서비스로 전환	: 3.19.(토) 11시

- 문서 결재·접수·발송 기능 중단(3.19. 09시)

- 문서검색 및 조회용 서비스 개시(3.19. 11시)

- 내문서함 및 문서등록대장, 통합검색에서 문서검색 및 열람 가능

- 문서정보변경, 과제변경 및 과제카드 종료, 인계인수 기능은 가능

□ 차세대 업무관리시스템 서비스 오픈

ㅇ 내부 및 대외연계 설정변경	: 3.18.(금) 18시~20시

- LBRM SSO연계 및 송신IP변경, 정부문서유통센터 송신 IP변경

- 문서연계 대상 행정시스템 IP변경 및 배치프로세스 점검

ㅇ 기초데이터 확인 및 통합테스트 실시	: 3.19.(토) 09시~21시

- 시범운영시 발견된 오류개선 내역이 반영된 최신소스 배포 및 확인

- 관인등록 및 기초데이터 확인(조직, 사용자, 단위과제카드, 담당자, 부서장 서명 등)

- 실운영을 위한 인프라․솔루션 최종 점검 및 통합테스트 실시

- 문서 시작번호 20,000번 부여(3월 문서번호확인후 확정예정)

ㅇ 연계관련 테스트 및 주요기능 최종점검	: 3.19.(토) ~ 3.20.(일)

- 문서유통 연중계 모듈 구동 및 주요기능 최종 점검

- 연계대상 주요시스템 문서연계 테스트 및 정상동작 확인

ㅇ 오픈 직전 최종 점검 및 문서유통 실연계	: 3.20.(일) 19시까지

- 대외수신문서 실연계 및 유통센터 경유연계 점검

- 행정포털 SSO 및 결재건수 등 연계 및 오픈 전 최종점검

3		헬프데스크 운영계획

□ 추진방향

ㅇ 업체·정보공개정책과·소방·상수도가 협력하여 헬프데스크 운영

ㅇ 서무주임 사전교육·FAQ 게시 등으로 필요정보 사전 공유

ㅇ 시범운영 기간에 헬프데스크 운영으로 질문유형 분석, 오픈이후 대비

□ 운영개요

ㅇ 운영기간 : 3.14.(월) ~ 계속

- (1차) 시범운영 : 3.14.(월) ~ 3.16.(수)

- (2차) 오픈이후 : 3.21.(월) ~ 계속

ㅇ 운영인력(23명)  ※ 안정화 이후 전담인력 축소 6명 → 2명

- 헬프데스크 전담인력(6명) : 총괄 1, 사이트관리 1, 대응전담 4

- 지원인력(17명) : 정보공개정책과 13, 소방 2, 상수도 2

ㅇ 운영방법 : 전화응대, 원격지원, 유지관리사이트 운영

- 업체가 1개 전화번호로 5대 전화운영, 일부 전화가 통화중인 경우 순차 연결

- 5대 모두 통화중일 때 실·국·사업소 전담 직원에게 전화 문의하도록 자동안내

	세부 운영방안
□ 헬프데스크 전담인력 (6명) - 전화응대, 1:1 원격지원, 유지관리사이트 접수·처리, 콜유형 분석 및 FAQ 작성 게시 □ 정보공개정책과 (13명) - 실국별 전담직원 지정, 전화응대, 요구사항 접수·시스템 입력 - 유지관리사이트 관리·운영 전담직원 지정 □ 소방(2명), 상수도(2명) 자체 전담직원 지정 - 소속직원 요구사항 전화응대·접수·입력, 기관 특이사항 전달 (→정보공개정책과) ※ FAQ 및 교육자료 제공 : 유지관리사이트에 게시, 카드뉴스, 시업무공지 활용 홍보

□ 유지관리사이트 (http://helpdesk.cseoul.go.kr) 운영

ㅇ 운영기간 : 3.14.(월) ~ 오픈이후 계속

ㅇ 운영방안

- 파스-타 기반에서 운영, 차세대 업무관리시스템 우측 상단에 링크

- 직원이 직접 또는 요청 시 헬프데스크 인력·우리 시 직원이 대리 입력

- 사이트 접수 및 처리현황 관리 전담직원 지정 운영

- 요청사항별 처리단계 표출 :‘신청-처리중-처리불가-처리완료’

ㅇ 주요메뉴

- 서비스 요청 : 사용자 문의사항 게시

- 자료실 : 교육교재(PT), 사용자 메뉴얼, 홍보동영상

- 자주하는 질문(FAQ)

- 교육동영상

- 원격지원 프로그램

4		행정사항

□ 추진일정

ㅇ 기초데이터 이관 및 주요기능 정비	: ’22.3.11.

ㅇ 헬프데스크 구성 및 운영준비	: ’22.3.11.

ㅇ 전직원 시범운영 및 부서관리자 사전점검	: ’22.3.14. ~ 3.16.

ㅇ 현 업무관리시스템 마감 및 조회용 서비스 개시	: ’22.3.18. ~ 3.19.

ㅇ 차세대 업무관리시스템 서비스 오픈	: ’22.3.21.

□ 부서 협조사항

ㅇ 기존 업무관리시스템 미완료문서 및 마감처리 : 각부서 서무주임, 전직원

- 2021년 이전 미완료문서에 대한 문서처리 완료

- 시스템 전환 전 3.18.(금) 18:00까지 결재,접수,발송 문서마감처리

ㅇ 헬프데스크 운영인력 지원 (각 2명) : 소방재난본부, 상수도사업본부

- 소속부서 직원들의 문의접수 및 응대

- 소속기관 특이사항 통보 등

붙임  1. 보고서 표준서식 서체변경(안) 1부.

2. 현 업무관리시스템 서비스 중단 일정 및 처리내용 1부.

3. 차세대 업무관리시스템 오픈 시나리오 1부.  끝.