문서번호	정보공개정책과-23473
결재일자	2021. 11. 15.
공개여부	부분공개(2)
방침번호

		시 민
주무관	기록관리팀장	정보공개정책과장
김아름	김성민	11/15 김숙희

기록물 생산현황(2020년 생산분)완료보고

2021. 11.

행   정   국

(정보공개정책과)

기록물 생산현황(2020년 생산분) 완료보고

2020년도 생산한 시정기록물 현황을 조사(’21.5월 ~ 8월)하여 서울기록원으로 통보를 완료하고 그 결과를 보고드림.

□ 추진근거

ㅇ 공공기록물 관리에 관한 법률 제19조 제6항

- 기록물의 원활한 수집과 이관을 위하여 매년 기록물의 생산현황을 통보

ㅇ 공공기록물 관리에 관한 법률 시행령 제33조, 제42조

- 처리과 및 기록관은 생산의무대상 기록물 및 주요시정기록물의 생산·현황 파악

ㅇ 2021년 관할기관 기록물 생산현황 관리 계획 알림(서울기록원 기록정책과-350, ’21.4.3)

□ 추진내용

ㅇ 조사기간: 2021. 5. 6. ~ 8. 31. (3개월)

ㅇ 조사기관 : 서울시 본청, 본부 및 사업소, 시의회사무처 (서울시립대 제외)

ㅇ 조사대상 : 각 처리과의 2020년 생산 기록물

▸ 일반기록물 (전자・비전자) 생산현황               ▸ 비밀기록물 생산현황 및 목록

▸ 일반기록물(비전자)보유현황 및 목록               ▸ 행정박물 보유현황 및 보유목록

▸ 회의록 생산현황 및 목록                          ▸ 간행물 생산현황

▸ 시청각 기록물 생산현황 및 목록

ㅇ 조사방법 : 처리과 기록물 생산현황 취합(총12종) 및 서울기록원 제출

- 처리과 → 기록관 (5월限) , 기록관 → 서울기록원 (8월限)

ㅇ 추진내역

- 2021년 관할기관 기록물 생산현황 관리 계획 알림 ( 서울기록원 → ) : ‘21. 4. 30.

- 2021년도 기록물 생산현황통보 제출 요청 ( → 처리과 )    : ‘21. 5. 6.

- 처리과 취합된 생산현황 확인                            : ‘21. 5. ~ 7.

- 취합자료 확인 및 수정·보완                            : ‘21. 7. ~ 8.

- 2021년 서울시 생산현황 서울기록원 통보                : ‘21. 8. 31.

□ 조사결과

❶ 일반기록물 생산현황 :    99,663권 (비전자 56,298권, 전자 43,365권)

ㅇ 일반기록물의 생산량 전년대비 감소 : 108,643권 → 99,663권 (△8.3%)

- 비전자기록물과 전자기록물의 생산 비율은 1:0.7 정도이며, 비전자기록물의 감소세(△13.1%), 전자기록물은 전년과 비슷한 생산량 유지(△1.2%)

ㅇ 보존기간 10년 이하 기록물이 전체 생산량의 79% 차지

- 보존기간 10년 이하 기록물 : 78,683권 / 보존기간 30년 이상 중요기록물 : 20,980권

(단위: 기록물 철/권)

구 분				총계	보존기간
					영구	준영구	30년	10년	5년	3년	1년
2019년 생산분	총계			108,643	9,414 (9%)	11,986 (11%)	1,458 (1%)	8,294 (8%)	40,826 (37%)	36,545 (34%)	120 (0%)
	비전자기록			64,760	6,980	10,765	174	1,846	22,632	22,251	112
	전자기록			43,883	2,434	1,221	1,284	6,448	18,194	14,294	8
2020년 생산분	총계			99,663	4,448 (5%)	15,079 (15%)	1,453 (1%)	8,600 (9%)	34,135 (34%)	35,810 (36%)	138 (0%)
	비전자기록		소계	56,298	1,976	13,891	330	2,368	16,300	21,304	129
			문서 (대장포함)	54,505	1,362	12,996	327	2,161	16,231	21,299	129
			카드	16	6	-	-	1	6	3	-
			도면	1,777	608	895	3	206	63	2	-
	전자기록	문서	(권)	43,365	2,472	1,188	1,123	6,232	17,835	14,506	9
			(건)	8,554,014	200,118	253,688	118,666	1,064,175	2,226,336	4,690,388	643
			크기(MB)	7,572	213	195	97	1,036	1,858	4,172	-
		메모보고	단위과제 카드수 (개)	8,120	336	155	209	931	2,453	4,034	2
			메모보고 (건)	740,680	3,133	884	3,456	10,036	43,867	679,287	17
			크기(MB)	122,706	3,132	799	3,462	7,732	12,014	95,565	-

❷ 보존기간 30년 이상 비전자기록물 처리과 보유현황 :     195,665권

ㅇ 보존기간 30년 이상 기록물 보유량 대폭 감소 : 237,302권 → 195,665권 (△17.5%)

- 처리과 보유 기록물의 기록관으로의 이관 증가로 처리과 보유량 감소

※’19년: 26,213권 이관 / ’20년: 36,002권 이관

ㅇ 보존기간 준영구인 비전자기록물이 보유현황의 80% 이상 차지

- 특히 소방서의 경우 ‘소방안전관리자선임’, ‘화재증명원’ 등 대장 형태의 중요기록물 보유량이 큼

(단위: 기록물 철/권)

구 분		총계	보존기간
			영구	준영구	30년
2019년 보유분		237,302	106,341	129,822	1,138
2020년 보유분	총계	195,665	37,505	156,856	ㅣ1,304
	문 서 (대장포함)	168,305	21,300	145,704	1,301
	카 드	545	545	-	-
	도 면	26,815	15,660	11,152	3

❸ 회의록 작성현황 :                              1,389회

ㅇ 회의 개최횟수는 전년대비 증가 : 1,151회 → 1,389회 (20.7%)

- 특히 서면회의 증가는 사회적 거리두기 등 코로나 방역 지침에 따른 결과로 보여짐

※ ’20년 회의록을 작성한 회의체는 117개

ㅇ 속기록 작성횟수도 증가 : 755회 ⟶ 850회 (12.6%)

- 시의회와 도시계획 관련 위원회 속기록이 대부분을 차지

※ 서울기록원 장이 지정한 회의는 속기록 또는 녹음기록을 작성하도록 되어 있으나 ’20년 기준 속기록 작성 대상으로 지정된 회의는 없음

(단위: 회)

구 분	회의개최			회의록	속기록	녹음기록
	총계	대면회의	서면회의
2019년 생산분	1,151	1,085	66	1,086	755	498
2020년 생산분	1,389	1,163	226	1,133	850	471

❹ 시청각기록물 생산현황 :                        6,570건

ㅇ 대부분 사진류로 전년대비 생산량 증가 : 5,231건 ⟶ 6,570건 (25.6%)

- 언론담당관에서 생산한 브리핑이나 기자설명회, 기념식 등의 시 주요 행사 관련 사진

※ 공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」 제19조에 따라  지방자치단체장 등 주요 직위자의

업무관련 활동과 인물사진, 지방자치단체의 주요 행사 등의 시청각기록물 생산

(단위: 기록물 건/건)

구 분			총계	보존기간
				영구	준영구	30년	10년	5년
2019년 생산분			5,231	4,824	238	29	110	30
2020년 생산분	총계		6,570	6,570	-	-	-	-
	사진/필름류		6,130	6,130	-	-	-	-
	녹음/ 동영상류	오디오	-	-	-	-	-	-
		비디오	440	440	-	-	-	-

❺ 비밀기록물 생산현황 :                           212건

ㅇ 일반문서 형태로만 비밀기록물이 생산됨

※ 도면·카드류, 시청각류, 간행물 형태는 생산되지 않음

ㅇ 등급별 비밀기록물 중 대외비의 문서의 증가 : 99건 ⟶ 150건 (51.5%)

- 자체 ‘방호계획’ 등 대외비 문서가 증가하였으며, 주로 소방서, 수도사업소에서 생산

(단위: 기록물 건/건)

등급별		총계	문서류
			1급	2급	3급	대외비
2019년 생산분		4,486	4,304	9	74	99
2020년 생산분	총계	212	-	2	60	150
	전자	9	-	-	1	8
	비전자	203	-	2	59	142

❻ 행정박물 기록관 보유현황 :                     2,895점

ㅇ 전년대비 다양한 유형의 행정박물류의 증가 : 2,718점 ⟶ 2,895점 (6.5%)

- ’그 밖의 유형’은 국제교류담당관에서 이관된 선물류의 기념품, 장식품 및 협정서 등이 포함

- 조직개편 등으로 처리과에서 보관하던 행정박물의 기록관 인수 수량 증가

※ 2020년 보유분 = 2019년 보유분 + 처리과 인수 – 서울기록원 이관

(단위: 점)

구 분		총계	유형
			관인류	견본류	상징류	기념류	상장· 상패류	사무 집기류	그 밖의 유 형
2019년 보유분		2,718	2,599	-	-	-	8	-	111
2020년 보유분		2,895	2,599	37	6	-	7	-	246
	처리과 인수	275	-	37	6	-	11	-	221
	서울기록원 이관	98	-	-	-	-	12	-	86

❼ 간행물 생산현황 :                               356종

ㅇ 전년과 비슷한 생산량 유지 : 355종 → 356종

- 저작물 이용 동의 미해결, 인쇄 문제 등을 이유로 4종은 추후 납본 예정

※국가기록원에 납본한 수량은 생산부서의 미납본으로 수량 차이 있음

(단위: 종)

구 분	생 산				납 본
	총계	발간번호 부여대상	발간번호 생략		수량	비고
			신규	연속
2019년 생산분	355	345	6	4	355	·국가기록원 355종
2020년 생산분	356	349	-	7	352	·국가기록원 348종 ·서울기록원 352종

□ 향후계획

ㅇ 생산현황 목록 확정 및 결과 통보 (서울기록원 → 정보공개정책과) : ’21. 11. ~ 12.

ㅇ 기록물 유형별 후속조치 계획 수립 및 이행 (정보공개정책과 → 서울기록원) : ’21. 11. ~ 12.

붙임  서울시 2021년 기록물 생산현황(2020년 생산분) 1부.  끝.