문서번호	전산정보과-9417
결재일자	2021. 9. 27.
공개여부	부분공개(5)
방침번호

			시 민
주무관		전산정보과장	요금관리부장
이은진		문병기	09/27 안병희
협조
	주무관		허필성

고객지원시스템 전자문서(연계서식) 정비 계획

2021. 9.

전산정보과

고객지원시스템 전자문서(연계서식) 정비 계획

고객지원시스템 전자문서(연계서식)를 공문서 작성기준('17년 개정)과 공공언어 바로쓰기 등에 맞춰 정비하고 공통문안 관리기능으로 업무 편의 도모

□ 추진배경

○ 민원처리 결과보고 또는 시민안내를 위해 약 70종 전자문서 사용

― 민원 신청정보(주소, 고객번호 등)와 처리결과 보고문 등을 전자문서로 연계

(※「업무관리시스템 > 전자문서 > 기안 > 오픈민원연계」에 전자문서 생성)

○ 전자문서(연계서식)가 공문서 작성기준에 맞지 않고 어색한 문장이 많아 담당자가 일일이 수정하는 등 불편 ➡ 서식 및 내용 정비 필요

― '17년 11월 본문 시작 위치, 항목 표시 위치 등 개선 시항 미반영

개선 전		개선 후 (※ 행정업무운영편람)
∨∨∨∨1.∨○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○ ∨∨∨∨∨∨가.∨○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○ ∨∨∨∨∨∨∨∨1)∨○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○	➡	1.∨○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○ ∨∨가.∨○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○ ∨∨∨∨1)∨○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○

― 영어식 또는 권위적 표현, 표 내용 정렬 등 불필요한 문서 편집 시간 소요

□ 정비개요

○ 정비대상: 전자문서 연계서식 70종

○ 정비내용

― 공통으로 사용하는 전자문서의 결과보고, 민원안내 등 문안내용 정비

―「행정업무운영편람」 “문서의 작성 방법” 등에 맞게 한글양식 정비

― 상시적으로 문안내용 추가·수정이 용이하도록 관리기능 개발

➡ 민원처리 담당자가 같은 내용(기안문)을 매번 수정하는 불편 최소화

□ 정비내용

➊ 민원처리 보고 및 안내 문안내용 정비	(※붙임 1,2,3 참고)

― 본부 총괄부서 및 수도사업소 민원 담당부서에 의견수렴

▸ 보고문과 안내문 내용, 시스템 연계 항목(고객번호, 주소, 구경, 처리결과 등) 변경 등

<예시 - 전자문서 연계내용 >
	➊ 연계 문안내용(공통사용) - 민원 처리결과를 보고하기 위한 보고문안 - 시민에게 민원 처리결과를 안내하기 위한 안내문안 ➡ 문안 수정 의견 수렴 ➋ 민원 처리결과 연계항목 - 현장조사 결과 등 민원정보 연계 - 수용가명에 민원접수번호 연계 중 오류 수정 필요 ➡ 연계 항목 수정 또는 연계 항목 추가 의견 수렴

― 간결하고 명확한 표현 사용, 영어 또는 권위적 표현에 주의하여 정비

▸「공공언어 바로 쓰기」(국립국어원), 「공문서(보도자료) 감수 결과」(매월, 공문안내) 등 참고

【 주요 정비 사례(안) 】

▪ 통보	➞ 알림/안내	(권위적 표현 대체)

▪ 소관	➞ 담당, 맡은	(쉽게 표현)

▪ 동법/동조/동항	➞ 같은 법/같은 조/같은 항  (한글 사용)

▪ 10.25(금) 까지	➞ 10.25.(금)까지

▪「행정 효율과 협업 촉진에 관한 규정」 제7조 날짜와 시간 표기 준수

▪ “까지”는 조사, 붙여 쓰기

▪ 서울시 상수도행정에 협조해 주신데 대하여 감사를 드립니다.
➞ 서울시 상수도 행정에 관심을 가지고 협조해 주셔서 고맙습니다. (감수결과)

▪ 필요시 국립국어원 「공공언어 통합 지원」사이트(publang.korean.go.kr)에서 감수 수행

➋ 전자문서 연계 한글양식 정비

―「행정업무운영편람(행안부)」 “문서의 작성 방법”에 맞게 서식 수정

▸ 업무관리시스템 > [관리자] > 문서관리카드관리 > 부서서식 메뉴에서 수정

▪ 항목 표시, 표시위치와 띄우기 적용

구 분	항 목 기 호	비 고
첫째 항목 둘째 항목 셋째 항목 넷째 항목 다섯째 항목 여섯째 항목 일곱째 항목 여덟째 항목	1., 2., 3., 4., … 가., 나., 다., 라., … 1), 2), 3), 4), … 가), 나), 다), 라), … (1), (2), (3), (4), … (가), (나), (다), (라), … ①, ②, ③, ④, … ㉮, ㉯, ㉰, ㉱, …	둘째, 넷째, 여섯째, 여덟째 항목의 경우, 하., 하), (하), ㉻ 이상 계속되는 때에는 거., 거), (거), , 거 너., 너), (너), … 너 로 표시

수신∨∨○○○장관(○○○과장)

(경유)

제목∨∨○○○○○

1.∨○○○○○○○○○○○

∨∨가.∨○○○○○○○○○○○

∨∨∨∨1)∨○○○○○○○○○○○

∨∨∨∨ ∨∨가)∨○○○○○○○○○○○

∨∨∨∨ ∨∨∨∨(1)∨○○○○○○○○○○○

∨∨∨∨ ∨∨∨∨ ∨∨(가)∨○○○○○○○○○○○

2.∨○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○

※ 2타(∨∨ 표시)는 한글 1자, 영문·숫자 2자에 해당함

◽ 첫째 항목기호는 왼쪽 처음부터  띄어쓰기 없이 바로 시작

◽ 둘째 항목부터는 상위 항목 위치에서 오른쪽으로 2타씩 옮겨 시작

◽ 항목이 한줄 이상인 경우에는 항목 내용의 첫 글자에 맞추어 정렬(예시: Shift+Tab 키 사용)

◽ 항목기호와 그 항목의 내용 사이에는 1타를 띄운다.

◽ 하나의 항목만 있는 경우에는 항목기호를 부여하지 아니한다.

▪ 첨부물 표시, 문서의 “끝” 표시 적용

(본문) ………………………………………… 주시기 바랍니다.

붙임∨∨ㅇㅇㅇ 계획서 1부.∨∨끝.

◽ “본문”이 끝난 줄 다음에 “붙임”을 표시하고 첨부물 명칭과 수량 표시

◽ 붙임 옆에 “:” 표시하지 않음.

◽ “끝” 은 본문 내용 마지막 글자에 2타(∨∨) 띄우고 표시

➌ 전자문서 보고·안내 공통문안 관리 기능 개발

― 보고 및 안내 문안내용 DB화, 문안내용 관리기능 개발
프로그램(개발자) 수정 없이, 공통문안 추가·수정이 편리하도록 개선

□보고·안내 문안이 프로그램 소스에 고정되어 전자결재 연계문서에 자동 표출 중

<예시 - 전자문서 연계내용 >
	➊ 연계 문안내용 - 단순 오타 수정, 특히 관련 규정을 변경해야 하는 경우 프로그램 소스를 수정해야 하는 등 불편 ※ 참고 ➋ 민원 처리결과 - 처리결과(현장조사 등) 연계 - 서식은 업무관리시스템 전자문서 부서서식에서 변경 - 업종, 구경 등 개별 항목은 연계 프로그램에서 변경

□문안을 DB로 관리하지 않아 단순 오타, 어색한 문장, 규정 변경 등을 개발자가 일일이 프로그램 수정, 간단한 수정도 서비스 중단 후 반영으로 최소 2주 소요

➡ 수도사업소 담당자가 같은 내용을 매번 수정하는 불편 최소화

□ 추진일정

○ 전자문서 연계내용 수정 의견 수렴	: '21. 10.  8.

― 수도사업소 담당자 의견수렴 후 본부 총괄 담당부서와 협의하여 반영

○ 연계문서 한글양식 정비, 관리기능 개발·반영: '21. 11. 18.

붙임  1. 전자문서 연계목록 1부.

2. 전자문서 연계내용(민원별 결재문안 및 수정요청-양식) 각 1부.

3. 행정업무운영편람,「공공언어 바로 쓰기」등 참고자료 1부.  끝.