문서번호	보존서비스과-727
결재일자	2021. 4. 5.
공개여부	부분공개(5)
방침번호

			시 민
주무관		보존서비스과장	서울기록원장
허인석		원종관	04/05 조영삼
협조

2021년 멀티미디어 기록물 디지털화 사업 제안서 평가계획

2021. 4.

서울기록원

(보존서비스과)

2021년 멀티미디어 기록물 디지털화 사업

제안서 평가계획

『2021년 멀티미디어 기록물 디지털화 사업』 입찰참가업체의 사업수행능력 및 제안내용의 적정성을 공정하게 평가하여 협상 적격업체를 선정하고자 함

1		추진 근거

▢ 지방자치단체를 당사자로 하는 계약에 관한 법률 시행령 제43조

▢ 지방자치단체 입찰시 낙찰자 결정기준(행정안전부 예규 제134호, ’21.1.1.)

▢ 지방자치단체 입찰 및 계약 집행기준(행정안전부 예규 제135호, ’21.4.1.)

▢ 서울특별시 제안서평가위원회 설치 및 운영에 관한 규칙

▢ 협상에 의한 계약제도 공정성 강화 대책(시장방침(제376호), ’15.12.13.)

▢ 행정기관 및 공공기관 정보시스템 구축․운영 지침(행정안전부 고시 제2021-3호, ’21.1.19.)

▢ 서울시 정보화사업 제안서 평가방법 세부기준(개정)(정보기획담당관-6784, ’16.5.2.)

2		사업 개요

▢ 사 업 명: 2021년 멀티미디어 기록물 디지털화 사업

▢ 사업기간: 계약일로부터 7개월

▢ 사 업 비: 금309,281천원(부가가치세 포함)

▢ 사업대상

유형		수량	비고
마이크로필름		약 2만 건	공개값 검증 및 재분류
시청각 기록물	비디오테이프	약 1,000 점	-
	사진/필름	약 25,000 컷	종합설계 및 디지털화

▢ 계약방법: 제한경쟁입찰(협상에 의한 계약)

▢ 사업내용(세부 내용은 제안요청서 참고)

❍ 시청각 기록물의 상태검사 및 보존처리

❍ 시청각 기록물의 디지털화

❍ 디지털화된 영상 및 이미지의 보정 및 검증

❍ 기록물 정리, 색인목록 작성 및 공개 값 검증

❍ 서가배치 및 RFID 보완·부착

❍ 서울기록원 디지털 아카이브시스템 등록

❍ 사진/필름 디지털화 및 기록물 정리를 위한 종합설계

3		제안서 평가개요

▢ 평가일시: 2021. 5. 11.(화) 14:00∼16:00

▢ 장    소: 서울기록원 5층 회의실

▢ 평가방법: 온라인 제안서 평가위원회를 개최하여 평가(8명)

▢ 평가 및 배점

❍ 기술능력과 입찰가격을 종합하여 평가(100점)

- 기술능력 평가: 90점(정량적 평가 20점, 정성적 평가 70점)

- 입찰가격 평가: 10점

❍ 기술능력 평가주체

- 정량적 지표 평가: 사업담당자

- 정성적 지표 평가: 평가위원

▢ 제안설명(PT)

❍ 발표순서: 제안서평가회 당일 추첨으로 순서 결정

❍ 설명시간: 30분 내외(제안설명 20분, 질의응답 10분)

❍ 발 표 자: 입찰 참가업체(주사업자)의 사업총괄책임자(PM)가 발표

❍ 준 비 물: 노트북, 발표자료

❍ 유의사항

- PM 출연 동영상 등을 이용한 간접발표 불허함

- 발표내용이 제안서와 상이한 경우 별도로 명기하고 사유를 명확하게 설명

- 발표는 제안내용을 중심으로 하며, 제안사 홍보내용은 불허함

- 제안서 평가는 서울시의 평가기준에 따르고, 제안업체는 평가방법 및 평가결과에 대하여 이의를 제기할 수 없음

4		세부 추진계획

▢ 평가위원회 구성: 총 8명(위원장 포함)

❍ 위원장: 위원장은 평가위원 중 호선하여 선출, 평가에 참여

❍ 평가위원

전문분야		위원수	비고
정보화	DB구축	2
기록관리	기록학, 역사학, 공공기록	4
보존·복원	전기, 전자 계열, 보존과학, 시청각매체 디지털화	2
계		8

▢ 평가위원 선정

❍ 후보자 추천

- 「서울특별시 제안서 평가위원회 설치 및 운영에 관한 규칙」제2조에 따름

- 우편, 인터넷과 그 밖의 방법을 통하여 평가위원 후보자별 등록신청서를 접수받아 이를 심사하여 평가위원 구성인원의 3배수 이상을 평가위원 후보자(예비평가위원)로 선정

- 평가위원 후보자별 고유번호를 부여하고, 안전감사담당관(일상감사팀장) ‘협조결재’하여 「예비명부」확정 후 보안 유지

❍ 평가위원 선정

- 「서울특별시 제안서 평가위원회 설치 및 운영에 관한 규칙」제3조, 제4조에 따름

- 입찰참가자가 제안서 제출 시 전문분야별 평가위원 번호 추첨

- 전문분야별 다빈도 순으로 결정(동일한 경우 연장자 순)

- 제안서 제출업체와 관련 있는 후보자는 제외

- 추첨된 인원에 대한 참석여부 확인 후 최종 평가위원 확정

※ 예외사항 처리: 심사위원 선정 중 전문분야별 결원 발생 시
전문분야의 순위를 아래와 같이함

① 기록관리  ② 정보화  ③ 보존·복원

▢ 평가위원회 운영

❍ 위원회 개최

- 위원장을 포함한 평가위원 8인 위원의 출석으로 개최.
다만, 위원의 경조사, 질병 등 불가피한 사유로 8인 미만의 위원이 참석하는 경우에는 참석위원 전원의 동의를 거쳐 위원장을 포함한 3분의 2 이상 출석으로 위원회를 개최할 수 있음

※ [양식2] 제안서평가위원회 평가위원 동의서

❍ 운영방법: 평가위원회의 의사 및 의결 정족수는 과반수로 함

- 입찰참가업체의 제안 설명 및 평가위원 질의를 통해 평가

- 제안업체별 총 30분씩 시간배정(발표 20분, 질의응답 10분)

❍ 주요내용 및 유의사항

- 제안서 평가내용에 대한 평가위원별 보안서약서 제출

- 평가결과는 개별 통보하며, 미 선정업체에 대한 통보는 생략

- 세부평가 방법에서 정하지 않은 사항은 ｢지방자치단체 입찰시 낙찰자 결정기준｣을 준용함

- 제안서평가회 불참업체는 사업제안서 제출 및 가격입찰 여부와 무관하게 기술능력 평가점수의 정성적 평가항목을 0점 처리함

- 평가점수의 공개는 지방자치단체 입찰시 낙찰자 결정기준에 따름

▢ 진행순서

<제1부>		【사업개요 및 평가기준 설명】
개 회		․위원소개, 사업설명 및 평가방법 안내, 위원장 호선
⇩
사전검토사항 확인		․사전검토에 따른 보안각서 제출 확인 등【양식1,2】
⇩
사전 의결		․발표방법, 평가방법 등에 대한 사전 의결【양식3】
⇩
제안서 검토		․제안서 검토(15분)
⇩
<제2부>		【제 안 설 명】
제안업체별 PT		․제안설명 : 20분 ․질의응답 : 10분 내외 ※ 제안설명 미 참여 업체는 평가에서 제외
⇩
<제3부>		【평가 및 협상순위 결정】
정 성 적 평 가		․제안서 정성적 평가표에 의거 평가【양식5】
⇩
정성적평가집계		․최고 및 최저 위원의 점수 제외 (전산처리) ․소수점이하 다섯째자리에서 반올림【양식6,7】
⇩
제안가격평가		․입찰자 참석 하에 가격입찰서 개찰 ․가격평가 평점산식에 의거 평가 집계【양식8】
⇩
종합집계		․기술능력 평가점수(정량적 지표 평가점수와 정성적 평가점수)와 가격 평가점수 합산하여 종합평가서 작성 ․종합평가서의 평점이 평가표와 일치하는지 확인 ․평가위원장이 종합평가서의 평가결과 확인 및 서명【양식9】
⇩
평가의결		․협상적격자 선정 및 협상순위 결정【양식10】

▢ 평가 세부내용

❍ 평가방법

- 정량적 평가는 심사기준에 따라 발주부서 담당자가 평가하되,
평가결과는 평가위원회에서 확인

- 정성적 평가는 평가위원회 심사위원이 평가함

- 정성적 평가는 평가항목별 최고점수의 위원과, 최저점수의 위원을 제외한 나머지 위원의 평가점수를 합산하여 산술평균한 점수로 하고 최고․최저점수가 둘 이상일 경우에는 하나만 제외함

- 평가점수에서 소수점 이하의 숫자가 있는 경우에는 소수점이하 다섯째자리에서 반올림하여 소수점 넷째자리까지 산출함

❍ 협상적격자 선정

- 제안서 평가결과 기술능력 평가점수가 기술능력 평가분야 배점한도(90점)의 85% 이상인 제안사를 협상적격자로 선정하며, 평가 결과 협상 적격자가 없는 경우에는 재공고 입찰에 부칠 수 있음

- 협상순서는 종합평가점수의 고득점 순에 의하여 결정하며, 1순위 협상적격자와 협상이 성립된 때에는 다른 협상적격자와의 협상은 실시하지 않음. 모든 협상적격자와 협상결렬 시 재공고 입찰에 부칠 수 있음

⦁ 종합합산점수가 동일한 경우 기술능력평가 점수가 높은 자를 우선 협상대상자로 선정하며 기술평가점수도 동일한 경우 평가위원장의 추첨에 의하여 우선협상대상자를 선정함

⦁ 협상범위는 협상적격자로 선정된 모든 업체가 제안한 제안내용, 이행사항, 평가위원회에서 나온 권유사항 등으로 하며, 협상을 통해 그 내용의 일부를 조정할 수 있음

⦁ 협상에 의하여 사업자가 선정되면, 선정된 사업자는 보완요청 사항과 협상에 의한 조정결과를 반영하여 계약을 체결함

⦁ 우선 협상 선정결과는 서면으로 통보하며, 미선정 업체에 대한 통보는 생략함

❍ 평가항목, 배점표 및 평가방법

평가부문	항목	평가요소	배 점
정량적평가 (담당자평가)	기술인력 보유 및 참여인력 경력	○ 사업 참여인력 현황	3
		○ 투입 전문인력 현황	3
	수행실적 건수	○ 최근 3년간 수행한 기록관리 용역 실적 건수	3
	수행실적 금액	○ 최근 3년간 수행한 기록관리 용역 실적 금액	3
	경영상태	○ 기업신용평가 등급확인서	6
	신 인 도	○ 기술인증, 계약이행 성실성 등	2
	가 점	○ 약자 및 우수기업, 일자리창출, 고용안정 근로 및 하도급 준수정도	가점
	정량적 평가 소계		20
정성적평가 (평가위원 평가)	사업에 대한 이해	○ 제안요청 내용 이해 - 사업의 목적 및 추진전략 - 추진전략의 창의성, 타당성, 실현가능성 - 사업내용의 이해도 - 제안서 작성의 성실성 및 현실성 - 제안요청서와의 부합성	10
	기술 및 기능	○ 전체 공정별 업무 연계성 - 업무 프로세스 기술 및 사업 전체 공정 기술 ○ 시청각(영상, 음성, 사진/필름) 매체 특성에 대한 이해 ○ 기록건별 ‘색인 및 공개값’에 대한 검증 절차	20
		○ 사업수행방법론 - 사업수행 절차의 타당성 - 사업수행 산출물의 적정성 - 사업수행을 위한 도구, 시설 등 확보방안	10
	프로젝트 관리	○ 프로젝트관리 방법론 적용 방안 - 사업위험, 진도, 보안, 형상관리, 산출물 관리 방법 ○ 사업수행조직과 인력의 적절성 - 조직체계 및 관리의 적정성 - 상주인력의 자질 및 본 사업과의 정합성 여부 ○ 사업수행일정의 적정성 ○ 품질 및 위험관리 방안	20
	프로젝트 지원	○ 하자보수 계획의 적정성 - 하자관리 조직 및 전략 - 장애발생시 비상대응 체계 및 수행 방안 ○ 교육 및 기술지원 방안 ○ 기밀보안 체계의 적정성 및 안전대책	5
	기타	○ 기타 제안내용의 타당성 및 우수성 ○ 추가 제안사항 등	5
	정성적 평가 소계		70
입찰가격평가	가격평가 평점산식에 의거 산출		10
총 계			100

① 정량적 평가(20점)

- 평가방법: 혼합제

⦁ 참여인력 기술상태	: 절대평가제

⦁ 유사사업 수행경험(실적)	: 절대평가제, 상대평가제

⦁ 경영상태, 신인도, 가산점항목	: 절대평가제

- 평가배점 및 기준: [붙임4] 정량적 평가 세부기준 참조

② 정성적 평가(70점)

- 평가방법: 상대평가제

⦁ 평가항목별 등급을 5등급(수, 우, 미, 양, 가)로 구분하여 평가하며, 항목별 배점에 따라 등급점수를 부여하고, 항목평가를 위한 자료 미제출시는 “하” 등급으로 처리함

등급	수	우	미	양	가	하 (자료미제출시)
점수(%)	100	90	80	70	60	0

※ 제안서평가위원이 자율적으로 평가하되, 평가의 변별력 확보를 위하여 불가피한 경우를 제외하고는 업체 간 동점부여를 지양(상대평가방식)

- 평가항목 및 배점: [붙임5] 정성적 평가항목 및 배점 참조

③ 입찰가격 평가(10점)

- 평점산식: 입찰가격이 추정가격의 100분의 80 이상인 경우

평점 = 입찰가격평가 배점한도 × (최저 입찰가격 / 평가대상자 입찰가격)

= 10점 ×	최저 입찰가격
	평가대상자 입찰가격

- 최저입찰가격은 유효한 입찰자중 최저가격을 기준으로 함

- 입찰가격이 예정가격의 100분의 80미만일 경우에는 배점한도의 30%에 해당하는 평점을 부여한다.

- 가격 평가점수 결과 소수점 이하 숫자가 있을 경우에는 소수점 다섯째자리에서 반올림하여 소수점 넷째자리까지 표시함

5		행 정 사 항

▢ 평가위원 후보선정: 안전감사담당관 일상감사팀장(협조결재)

▢ 평가위원 위원회 참석수당 지급: 560,000원

❍ 소요예산: 70,000원(위원회 2시간 초과 기준) × 8명

❍ 예산과목: 서울기록원 운영지원과, 기록관리강화, 기록관리 인프라구축, 서울기록원 디지털 아카이브 구축, 사무관리비(100-201-01)

▢ 시민감사옴부즈만 입회요청

❍ 5억 원 미만의 용역사업이므로 해당 없음

6		향 후 일 정

▢ 제안평가위원 추천요청	: ’21. 4. 5.~4. 14.

▢ 제안서평가위원 명부확정	: ’21. 4. 15.

▢ 제안서접수 및 평가위원 추첨	: ’21. 5. 6.

▢ 제안서평가 위원회 개최	: ’21. 5. 11.

붙임  1. 제안서평가 세부기준 1부.

2. 제안서평가관련 접수 서식 1부.

3. 제안서평가위원회 운영서식 1부.  끝.