문서번호	보행정책과-7066
결재일자	2020.5.18.
공개여부	부분공개(5)
방침번호

			시 민
주무관		보행정책팀장	보행정책과장
박미란		손형권	05/18 박태주
협조

「Walk21서울 국제 보행 컨퍼런스 용역」 우선협상자 협상결과 및 사업 추진계획

2020. 5.

도시교통실

(보행정책과)

「2020 Walk21 컨퍼런스 용역」

우선협상자 협상결과 및 사업추진 계획

「Walk21 서울 국제 보행 컨퍼런스」행사를 수행할 업체를 평가에 의해 선정, 협상을 완료하고 계약체결 및 사업을 추진하고자 함

1		추진경위

○ 2020 Walk21 서울 컨퍼런스 개최 계획(안)(’19.11.22.)

○ 2020 Walk21 서울 국제 보행컨퍼런스 개최 세부협약 체결(’19.12.)

※ 협약명: Agreement on the International Walk21 Conference 2020

○ Walk21서울 국제 보행컨퍼런스 기획 홍보 및 행사운영 용역 추진계획(’20.2.)

○ 입찰공고(3.2~3.23.) 및 6개사 제안서 접수(3.27.)

○ 제안서 평가위원회 개최(3.31) 및 우선협상자 통보(4.8)

2		협상개요

□ 협 상 자 : ㈜크리스앤파트너스

□ 협상방법 : 제안서 과업내용에 대한 기술협상 및 가격협상

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○ 코로나19와 관한 행사 변경, 취소, 축소시 처리방안 및 사업비 지급 협상 기준 추가

- 전 세계적인 코로나19 대유행이라는 초유의 사태가 지속될 경우 행사의 연기, 축소 또는 취소가 발생할 수 있으며 이로 인한 예산 및 과업이 조정 될 수 있음을 협의함

- 행사의 연기. 행사기간 축소 및 행사취소시 사전에 협의하며, 이에 제반되는 행사장소 취소/변경, 제작물 발주 취소/변경 등 모든 실무 과업들은 서울시의 승인 하에 진행

-  정부의 코로나19 선금집행 특례 한시적용 기준을 참고하여 선금 50%를 계약체결일로부터 7일 이내 지급하고 50%는 사업 준공 후 지급

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4		세부 사업내용(안)

□ 과업내용

가. Walk21서울 홈페이지 구축, 운영 및 관리

○ 행사 온라인 등록 및 초록 제출, 각종 행사 공지 게재를 위한 행사 홈페이지(국·영문) 구축 및  홈페이지 자료 관리를 위한 관리자 페이지 관리

○ 추진일정 : 2020. 5월 ~ 2020. 10월

○ 추진내용

- 홈페이지 주소 : www.walk21seoul.com

- 홈페이지 세부 콘텐츠

· Walk21 서울 : 행사 개요, 운영위원회 소개, 파트너사 소개

· 행사 프로그램 : 전체 프로그램, 일자별 프로그램 소개

· 초청 연사 : 전체회의 연사 바이오 소개

· 초록 : 초록 제출 가이드라인, 초록 제출

· 등록신청 : 등록 가이드라인, 행사 등록

· 인포메이션 : 서울 소개, 행사장 소개, 공지사항, 문의사항

- 관리자 페이지 세부 콘텐츠

· Sign-up(회원가입) : 홈페이지 가입자 DB 관리

· Registration(행사 등록) : 행사 등록자 및 등록비 결제 DB 관리

· Abstract(초록) : 제출 초록 DB 관리

나. 프로그램 구성 및 세션 발표자 선정□초청

○ 보행 선진도시 정책, 보행 도시의 성공사례 및 중요성을 토론하는 기조/분과세션, 보행정책 현장투어, 보행문화 이벤트를 통해 서울의 우수한 보행정책 및 추진성과를 국내/외로 알리기 위한 다양한 프로그램 컨텐츠 구성

○ 세계도시 보행 전문가와 네트워킹을 구축하고, 미래의 보행도시 모색 및 신 보행 정책 개발을 도울 국내/외 연사 선정 및 초청

○ 추진일정 : 2020. 5월 ~ 2020. 8월말

○ 추진내용

- 프로그램 구성: 개회식, 전체회의, 분과세션, 포스터세션, 사전 워크숍, 기획행사, 폐회식, 도보투어 등 전차대회 기반 및 서울시와 Walk21이 제안한 프로그램 컨텐츠로 세부 프로그램 수립 및 실행.

- 초청연사 선정: 보행 관련 전문가 외 대중적 인지도를 갖춘 국내/외 인사 초청대상 리스트업 진행 및 선정하고, 자사 스피커 에이전시를 활용하여 적합한 연사 추천 및 섭외

- 연사 공식 초청 서한 발송: 선정된 후보 연사들에게 공식 초청 서한 발송 및 행사안내, 제공사항 협의

- 연사등록 및 항공/숙박 예약 진행: 연사 등록 진행 및 항공/숙박/의전 등 세부 로지스틱 관리

- 개별 일정 관리: 언론 인터뷰, VIP 미팅 등 일정 관리

- 현장 아젠다 발송: 입/출국 최종정보 안내 및 세부 행사 내용(사전 리허설, 세션 발표 일정, 공항/숙박/교통정보 전달, 연사라운지 위치 안내 등) 발송

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아. (전문가, 시민, 주요외빈) 투어 프로그램 기획 운영

○ 참가자가 확대된 서울 대회의 특성을 고려해 참가자 카테고리별 맞춤형 투어 프로그램 기획 및 운영

○ 서울시의 보행에 대한 시각과 정책 방향을 잘 담아 낼 수 있는 프로그램으로 구성

○ 추진일정 : 2020. 5월 ~ 9월

○ 추진내용

1) 일반 참가자 대상 프로그램

- 운영일시 : 2020.09.23.(수)-25(금), 프로그램에 따라 운영시간 상이

- 운영방안

· 온라인 등록 시스템을 통해 투어 사전 등록 진행 및 선착순 마감 진행. 정원 마감되지 않은 코스에 한해 현장등록 진행

· 서울시 기존 시티투어 프로그램 및 도보해설관광 프로그램 등 무료 활용이 가능한 콘텐츠 최대한 활용하여 코스 기획

· 행사 기간 중 인근 도보 관광 코스 안내할 수 있도록 관련 기관과 사전 협의해 제작물 확보

2) 전문가 대상 보행정책 현장 투어 프로그램

- 운영일시 : 2020.09.25.(금) 13:30~17:30

- 운영방안

· 온라인 등록 시스템을 통해 투어 사전 등록 진행 및 선착순 마감 진행. 정원 마감되지 않은 코스에 한해 현장등록 진행

· 참가자 확정 후, 시설 해설이 가능한 전문 통역사와 외국어 가능한 운영요원 배치하여 참가자 편의 도모

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자. 홍보 등 참여확대 방안

○ 전문가/관련인 일반 시민, 국내/국외 등 대회 참가자 타겟의 그룹별 특징을 파악하고 다양한 매체를 활용하여 참가자 참여 확대를 위한 홍보 진행

○ 추진일정 : 2020. 5월 ~ 9월

○ 추진내용

1) 디지털 마케팅

- 공식 홈페이지 운영

· 행사 개요, 프로그램, 행사장, 연사 등 안내

· 각종 SNS, 디지털 광고, 유관기관 배너의 랜딩페이지로 활용

- 서울대회 공식 SNS채널 개설 및 서울시 보유 SNS 플랫폼 활용

· Walk21 Seoul 페이스북, 유튜브, 인스타그램, 카카오톡 채널 개설

· Visit Seoul, 서울시 기존 SNS 계정 활용

· 서울대회 카카오톡 채널 개설 및 걷자 이모티콘 개발

- CRM 마케팅(뉴스레터)

· 주최 측인 서울시와 Walk21재단 보유 DB와 행사 공식홈페이지 가입자를 대상으로 행사 뉴스레터 정기 발행

· 뉴스 레터 포함 내용 : 행사 기본 정보, 프로그램, 등록 방법, 각종 소식 및 부대 이벤트 소식

- 유관기관 배너 광고 게재

· 국내 정부 부처 및 관련 대학, 공공시설, 유관 협회 단체, Walk21 재단 관계 기관 홈페이지에 배너 광고 게재하여 행사 공식 홈페이지로 연동되게 함

2) 미디어홍보

- 보도자료 작성 및 배포

· 서울시 대변인실(언론담당관)과 협조하여 보도자료 사전/현장 배포 지원

· 시기별 단계적 보도로 지속적인 언론 노출 유도

- 현장 기자간담회 개최 및 참석 기자 관리

· 행사 전, 홈페이지를 통해 참석 기자 사전 등록 진행

· 행사 기간 내, 기자 간담회장 운영

· 메인 회의장 내 기자석 마련하여 미디어 보도 지원

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카. 사후 관리

○ 행사 종료 후, 결과보고서 및 각종 성과품 제출과 사업비 정산 진행

○ 추진일정 : 2020.9월 ~ 10월

○ 추진내용

- 결과보고서 작성 및 결과 보고회 실시: 수행한 모든 업무에 대한 진행사항과 현장 운영 내용을 정리해 결과 보고서 작성, 참가자 입국, 등록, 숙박 현황 분석이 포함된 참가자 리스트 작성

- 행사 기록물 보고: 행사 사진 및 영상 자료 제촐, 발표자료 최종본 취합 후 보고, 홈페이지 갤러리에 사진, 발표자료, 하이라이트 영상 업로드

- 감사서한 발송 : 참가자, 연사, 유관기관에 감사 서신 발송

- 운영요원 및 자원봉사자 참여증서 발급: 행사 참여 증명할 수 있는 참여 증서 발급(요청 시)

- 사업비 정산 : 사업수행에 소요된 비용 관련 최종 정산내역서 작성

□ 추진일정

○ 계약체결 및 선금지급	: ’20. 5월중

○ 사업추진 및 결과보고	: ’20. 5 ~ 10.

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