문서번호	정보공개정책과-10232
결재일자	2020.5.7.
공개여부	부분공개(5,6)
방침번호

		시 민
주무관	기록관리팀장	정보공개정책과장
최상미	이희옥	05/07 임진희

2020년 제2차 기록물 평가 및 폐기계획

2020. 5.

행  정  국

(정보공개정책과)

2020 제1차 비전자기록물 평가·폐기계획

기록관 문서고 보존 기록물 중 보존기간이 만료된 10년 이하 비전자기록물 16,416권에 대한 전문적인 보존가치 평가를 통해 효율적인 기록관리를 도모하고자 함

1		추진개요

□ 추진근거

○ 공공기록물법 제27조(기록물의 폐기) 및 영 제43조(기록관 소관 기록물 평가 및 폐기)

○ 2020년 서울시 기록관 운영계획(행정국장 방침, ’20.4.1)

○ 2020년 기록물 평가·폐기계획(정보공개정책과-9324, ’20.4.21)

□ 추진개요

○ 추진기간 : ’20.3월~7월(5개월)

○ 평가대상 : 기록관 문서고에 보관중인 보존기간 만료 기록물 총16,416권

(경과기록물 49,649권의 33%)

계	보존기간별				기관별
	10년	5년	3년	1년	본청	본부	사업소	시의회
16,416	2,765 (16.8%)	11,275 (68.7%)	2,343 (14.3%)	33 (0.2%)	10,786 (65.7%)	1,155 (7.0%)	4,228 (25.8%)	247 (1.5%)

○ 추진방법 및 절차

- 기록관리시스템 보존기간 만료기록물 추출 및 대상선정    : ’20.3월

- 생산부서 의견조회 및 기록연구사 심사                   : ’20.5월~6월

- 기록물 평가심의위원 사전검토 및 기록물평가심의회       : ’20.6월

- 폐기결정 기록물 처리 및 결과정리 등                    : ’20.7월

2		단계별 추진 사항

□ 생산부서 의견조회(’20.5월~6월)

○ 추진목적 : 평가대상 기록물에 대한 폐기 및 보존기간 연장여부 의견조회

○ 추진방법 : 기록물철별 부서의견(폐기, 보류, 보존기간 재책정)취합

- 추진주체 : 평가대상 기록물의 처리부서(현존부서)

- 제출방법 : 의견조회 엑셀 목록 작성 및 공문제출

① 부서별 대상 기록물철 목록 검토(엑셀)

② 평가대상 기록물철목록에 철별로 부서의견 기재하여 공문 제출

※ 보류 및 보존기간 재책정에 대한 근거 및 구체적 사유 기재

- 중점사항 : 의견제출 독려를 위한 부서담당자 교육실시(’20.6월초)

※ 코로나19 확산 방지 대응 방안에 따라 일정 변동 가능

□ 기록물관리전문요원 심사(’20.5월~6월)

○ 추진목적 : 부서의견 조회결과 및 보존기간 평가기준 적용하여 검토·심사

○ 추진방법 : 부서별-기록물철별 의견 등록

- 모든 기록물철에 처리부서 의견 확인 후 전문요원 의견 기재

□ 기록물평가심의회 운영(’20.6월)

○ 심의내용 : 기록물 폐기 및 보존기간 연장여부 심의 결정(민간전문가 4명)

○ 추진방향 : 평가심의회 운영 내실화로 기록물 폐기보류(판단보류) 감축

- [심의회 전] 민간심의위원 평가대상 기록물 목록에 대한 질의사항 수렴

· (심의위원)평가대상 기록물철-기록물건목록에 대한 문의사항 서면제출

· (기록연구사)위원 질의사항에 대한 부서의견 취합

- [심의회 당일] 심의위원의 검토 및 질의사항 논의, 실물기록물 확인 등

□ 폐기결정 기록물 처리 및 결과정리(’20.7월)

○ 폐기결정 기록물의 폐기처리

- 폐기결정 기록물의 안전한 폐기처리를 위해 전문업체를 통한 파쇄처리

- 폐기집행 전 과정 담당공무원 입회‧감독

○ 기록관 보존기록물 목록 보존기간 정보 수정

- 폐기, 보존기간 재책정 등의 평가결과를 보존기록물 목록에 현행화

- 기록물 실물에 변경된 보존기간 표기 및 서가정비 등

3		행정사항

○ 생산부서 의견 조회                                  : ’20.5월~6월

- 대 상 : 평가대상 기록물 처리부서

· 생산부서 의견조회 공문발송 및 의견제출           : 기록관↔해당부서

○ 기록물평가심의회 준비                                    : ’20.6월

- 평가대상 기록물 심의위원 사전검토를 위한 전자메일 발송

- 회의실 예약, 노트북 준비 등 : 기록관

○ 폐기결정 기록물 폐기처리 및 보존기간 정보 수정           : ’20.7월