등록번호

민원여권과-4812

주무관

민원행정팀장

민원여권과장

시민친화국장

등록일자

2019.4.18.

최성렬

강정구

조덕진

전결 04/19

송인상

결재일자

2019.4.19.

공개구분

부분공개(2)

협조

후생교육팀장

정명화

정보화관리팀장

이대일

2019년 기록물 정리 및 생산현황 통보 계획

시민친화국

민원여권과

2019년 기록물 정리 및 생산현황 통보 계획

2018년 생산·접수된 기록물 및 2018년 이전 생산·접수된 미정리 기록물에 대하여 정리를 실시하고 생산현황 통계자료를 작성하여 서울기록원으로 통보하고자 함

Ⅰ		추진근거

□ 공공기록물관리에 관한 법률 시행령 제24조, 제33조 및 제42조

□ 공공기록물관리에 관한 법률 시행규칙 제14조, 제15조

□ 2019년 기록물 관리지침 (국가기록원, 2019. 3.)

□ `19년 서울기록원 기록관리 업무 운영 계획 (서울기록원, 2019. 3.)

□ 2019년도 기록물관리 기본계획 (민원여권과-4148, 2019. 4. 4.)

Ⅱ		추진개요

□ 추진기간 : 2019. 4. 19.(금) ~ 6. 14.(금)

□ 추진대상 : 2018년도 생산·접수된 기록물

(2018년도 이전 생산·접수된 미정리 기록물 포함)

□ 추진방법 : 국가기록원, 2019년 기록물 관리 지침에 따라 추진

구 분	추 진 내 용	비 고
국가기록원	ㅇ 기록물관리지침 수립·시행 (생산현황통보 서식 포함)
기 록 관	ㅇ 기록물 정리 및 생산현황통보 계획 수립·시행 ㅇ 기록물관리 실무 교육
처 리 과	ㅇ 처리과 기록물관리 책임자 지정·제출 ㅇ 기록물 정리 및 생산현황통보 서식 작성 제출
기 록 관	ㅇ 생산현황 취합·검수 후 서울기록원 통보
서울기록원	ㅇ 생산현황통보 접수 및 취합 ㅇ 이관 Data 활용 및 기록물 이관 중장기계획 반영

Ⅲ		세부추진계획

1.		처리과 기록물관리책임자 지정

□ 추진근거 : 공공기록물 관리에 관한 법률 시행규칙 제15조

□ 추진내용 : 전부서(동) 기록물관리책임자 지정 및 명단 제출

(업무관리시스템 단위과제카드 등록 담당자 중 1인으로 지정)

□ 제출일시 : 2019. 4. 22.(월)

※ 처리과 기록물관리책임자 역할

ㅇ 기록물 및 기록물철(단위과제카드)의 등록·관리에 관한 사항

ㅇ 처리과별 기록관리기준표 작성·관리에 관한 사항

ㅇ 단위과제별 기록물철(단위과제카드) 작성기준의 수립에 관한 사항

ㅇ 기록물의 정리·보관 및 이관에 관한 사항

ㅇ 간행물의 등록 및 관리에 관한 사항

ㅇ 그 밖에 처리과의 기록물관리에 관한 사항

2.		기록물관리 실무교육

□ 일    시 : 2019. 4. 24.(수) 14:00 ~ 15:00 [1시간]

□ 장    소 : 기획상황실 (3층)

□ 참석대상 : 전부서(동) 기록물관리책임자

□ 교육내용

○ 기록물관리프로세스의 이해

○ 기록물 유형별 관리

○ 기록물 정리 및 생산현황 통보

○ 자주 하는 질문 (FAQ)

□ 교육학습유형 : 기관주관교육, 직장교육, 직무

3.		기록물 정리

구 분	내 용
공통 (전자기록물) (비전자기록물)	ㅇ 업무관리시스템의 문서등록대장에 등록 되지 아니한 기록물이 있는지 여부를 확인하여 추가 등록 - 대면결재, 민원신청서, 회계기록 등 종이로 생산된 기록물 누락여부 확인 후 누락사항 추가 등록 - 별도로 첨부하여 내부결재를 받았거나 별송으로 접수한 종이문서 형태의 붙임자료도 빠짐없이 분리등록
	ㅇ 기록물 건별 공개/비공개 여부 및 접근권한 재분류
	ㅇ 업무관리시스템 문서등록대장의 등록사항과 실제 기록물이 일치하는지 여부를 확인한 후 미비사항 보완
	ㅇ 대통령관련기록물, 특수규격기록물, 비밀기록물, 개별관리기록물, 저작권보호대상기록물 등 해당여부 확인하여 문서등록대장의 특수기록물란에 해당항목 표시

구 분	내 용
비전자 기록물	ㅇ 업무관리시스템 문서등록대장상의 쪽수와 실제 기록물의 쪽수가 일치되는지 여부를 확인한 후 기록물철 단위의 면표시를 최종적으로 확정·표기
	ㅇ 기록물철 안에 남아있는 철침 등 이물질을 제거
	ㅇ 기록물철의 색인목록과 실제 편철상태가 일치하는지 여부를 확인
전자 기록물 (업무관리시스템)	ㅇ 업무관리시스템 기록물 정리 - 생산자(문서관리카드, 메모보고) : 본인 생산문서의 문서카드 관리정보 수정(열람범위 재조정·공개여부 재분류), 과제가 미분류된 메모보고에 대한 단위과제 지정 - 과제카드담당자(단위과제카드) : 내용 및 취지, 과제이력 보완, 열람범위 재조정 - 진행 중인 문서 유무 확인 및 처리(발송 및 담당자 확인)
	ㅇ 업무관리시스템 단위과제, 단위과제카드, 카드담당자 지정 상태 확인 및 현행화 - 단위과제카드 등록 시 적절한 단위과제가 없는 경우 기록관에 신설 요청 - 기록물 편철 시 적절한 단위과제카드가 없는 경우 처리과 기록물관리책임자가 적절한 단위과제 하위에 단위과제카드 등록 - 인사이동 등으로 업무담당자 변경 시 처리과 기록물관리책임자가 해당 단위과제카드 담당자 즉시 변경

4.		기록물 생산현황 통보

□ 통보대상

○ 일반기록물(비전자문서, 전자문서) 생산현황

○ 조사․연구․검토보고서 생산현황 [공공기록물법 시행령 제17조 관련]

○ 회의록 생산현황 [공공기록물법 시행령 제18조 관련]

○ 시청각기록물 생산현황 [공공기록물법 시행령 제19조 관련]

○ 비밀기록물 생산현황 [공공기록물법 시행령 제71조 관련]

○ 행정박물 보유목록 [공공기록물법 제24조 관련]

○ 간행물 생산현황 [공공기록물법 제22조 관련]

□ 통보방법 및 내용

○ 2019년 기록물 생산현황 통보 서식 작성·제출 (처리과 → 기록관)

- 서식변경 불가 및 해당사항이 없는 경우 “해당사항 없음” 표기 제출

구 분	제 출 방 법
서식 1. 비전자·전자기록물 생산현황
* 비전자기록물 항목	전 부 서 작성 → 기 록 관 제출
* 전자기록물 항목	홍보전산과 작성 → 기 록 관 제출
서식 2. 비전자기록물 생산목록	전 부 서 작성 → 기 록 관 제출
서식 3. 조사·연구·검토서 생산현황
서식 4. 조사·연구·검토서 생산목록
서식 5. 회의록 생산현황
서식 6. 회의록 생산목록
서식 7. 시청각기록물 생산현황
서식 8. 시청각기록물 생산목록
서식 9. 비밀기록물 생산현황
서식10. 비밀기록물 생산목록
서식11. 행정박물 기록관 보유현황	기 록 관 작성
서식12. 행정박물 기록관 보유목록
서식13. 간행물 생산현황	전 부 서 작성 → 기 록 관 제출
서식14. 간행물 생산목록

○ 생산현황 취합·검수 후 서울기록원 제출 (기록관 → 서울기록원)

Ⅳ		추진일정

□ 처리과 기록물관리책임자 지정·제출 -------------- 2019. 4. 22.

□ 기록물관리 실무 교육 -------------------------- 2019. 4. 24.

□ 기록물 정리 및 생산현황통보 서식 작성 제출 ------- 2019. 5. 10.

□ 생산현황 취합·검수 후 서울기록원 통보 ----------- 2019. 6. 14.

Ⅴ		행정사항

□ 기록물관리 실무 교육 결과에 따른 학습시간 인정(1시간) -- 행정지원과

□ 생산현황통보 작업 협조 ------------------------- 전부서(동)

○ 처리과 기록물관리책임자 지정·제출

○ 기록물관리책임자 기록물관리 실무교육 참석

○ 붙임1.(서식1. ~ 서식14.) 생산현황통보 서식 작성·제출

□ 전자기록물 생산현황통보 작업 협조 ---------------- 홍보전산과

○ 붙임1.(서식1.) 업무관리시스템 전자기록물 생산현황 작성․제출

붙임  1. 2019년 기록물 생산현황 통보서식

2. 서울특별시 중구 처리과 기록물 관리지침

3. 2019년 기록물관리 실무 교육 자료.  끝.