등록번호

민원여권과-4148

주무관

민원행정팀장

민원여권과장

시민친화국장

부구청장

등록일자

2019.4.4.

최성렬

강정구

조덕진

송인상

전결 04/04

신상철

결재일자

2019.4.4.

공개구분

대시민공개

협조

2019년도 기록물관리 기본계획

시민친화국

민원여권과

						목 차

Ⅰ. 기록관 운영현황	1

1. 목표	1

2. 주요임무	1

3. 일반현황	2

4. 2018년 추진실적	3

5. 2019년 변경사항	4

Ⅱ. 목표 및 전략	5

Ⅲ. 세부추진계획	6

1. BRM 분류체계 정비 및 기록관리기준표 작성·고시	6

2. 통합기록관리시스템 유지보수	7

3. 기록물 정리 및 생산현황통보	7

4. 기록관 항온항습기 정기점검	8

5. 기록관 항균 소독	9

6. 이관대상 비밀기록물 기록관 이관	10

7. 기록관리시스템 문서보존포맷 변환	10

8. 기록물 평가 및 폐기	11

9. 기록물 공개재분류	12

10. 기록관 보존물품 구입	13

Ⅳ. 추진일정	14

2019년도 기록물관리 기본계획

「공공기록물 관리에 관한 법률」에 따라 투명하고 책임 있는 행정 구현과 공공기록물의 안전한 보존 및 효율적 활용을 도모하기 위해 2019년도 기록물관리 기본계획을 수립하고 체계적인 기록물 관리 업무에 만전을 기하고자 함

14 -

Ⅰ		기록관 운영현황

1.		목 표

□ 공공기록물의 안전한 보존 및 효율적 활용 도모

□ 체계적인 기록물관리를 통한 투명하고 책임 있는 행정 구현

2.		주 요 임 무

□ 기록물관리에 관한 기본 계획 수립·시행

□ 기록관리기준표의 체계적 관리

□ 기록관리시스템 구축 및 효율적 운용

□ 기록물 생산·이관·평가·폐기 등 기록물관리 프로세스 이행

□ 비공개기록물의 공개재분류 등 기록물 최대 공개 실현

□ 기록물관리 업무에 대한 지도․감독 및 지원

□ 비전자기록물의 전자화 등 기록정보서비스 활성화

3.		일 반 현 황

구    분

현    황

법 령 기 준

서고

환경

서고형태

기록관 전용서고 (본관 지하1층)

운영형태

폐가제

보존량(권)

14,410권

1만권당 99㎡

서고면적(㎡)

100.4㎡(약30평)

업무작업실

×

근무인원 1명당 7㎡

열람실

×

열람좌석 1명당 7㎡

서고

시설

장비

공기조화설비

(보존환경유지기준)

항온항습기 1대

보존기간 30년 이상 기록물

(온도18~22℃, 습도40~55%)

온습도계

온습도계 1대

항온항습설비 설치 서고당 1대

보안장비

-

이중잠금장치 설치

소화설비

필수설비

분말소화기 1개

가스식 휴대형 소화기

선택설비

자동소화시설(가스식소화시설)

서고소독

정기소독

기록관 및 보존기록물 집중소독(연1회)

상시소독

자동분사식 소독장비 운영

기록관

운영

종이기록물 보유 현황

구분	계	영구	준영구	30년	10년	5년	3년	1년	비고
수량(철)	14,410	1,980	11,517	913	-	-	-	-

전자기록물 보유 현황

구분	계	영구	준영구	30년	10년	5년	3년	1년	비고
총계(철)	237,855	6,520	47,301	1,885	10,688	69,199	62,973	39,289
전자문서	223,106	3,751	35,321	1,885	10,688	69,199	62,973	39,289
전산화문서	14,749	2,769	11,980	-	-	-	-	-

주요 추진성과

□ 중요기록물(종이기록물) 전산화 사업 추진 (2007~2011)

□ 기록관리시스템 구축 및 전자기록물 이관 (2010~2012)

□ 「서울특별시 중구 기록관 운영 규칙」 제정 (2012)

□ 서울특별시 중구 기록관리 실무매뉴얼 발간 (2013)

□ 처리과 보유기록물 전수조사 (2016)

□ 처리과 변경이력 조사 및 기록관리시스템 탑재 · 활용 (2017)

4.		2018년 추진실적

단위목표	업 무 명	추 진 실 적
기록물 수집·관리 및 활용	기록물 정리 및 생산현황통보	◦ 2018년 기록물 정리 및 생산현황 국가기록원 통보 - 추진기간 : 2018. 6. 25. ~ 2018. 8. 31. - 추진결과 : 전자 5,192권, 비전자 8,322권 등 통보
	이관대상 비밀기록물 이관	◦ 2018년 이관대상 비밀기록물 기록관 이관 - 추진기간 : 2018. 9. 20. ~ 2018. 10. 17. - 추진결과 : 12개부서 17권 이관
	시청각기록물 수집·등록	◦ 2018년 시청각기록물 수집·등록 관리 - 추진기간 : 2018. 8. 22. ~ 2018. 11. 26. - 추진결과 : 73건 485매 등록
	행정박물 수집·등록	◦ 2018년 행정박물(관인류) 수집·등록 관리 - 추진일시 : 2018. 11. 21. - 추진결과 : 폐기 공인(청인) 1점 등록 (중구 재해대책본부장인)
기록물 평가 및 폐기	기록물평가심의회 신규위원 위촉	◦ 기록물평가심의회 신규위원 위촉 - 추진일시 : 2018. 4. 2. - 추진결과 : 여성위원 1인 위촉 (문헌정보학과 교수)
	기록물 평가	◦ 기록물 보존가치 평가를 위한 기록물평가심의회 개최 - 추진일시 : 2018. 4. 12. - 추진결과 : 폐기 13,129권, 보류 683권, 보존기간 재책정 4,788권
	기록물 폐기	◦ 폐기확정 기록물 파쇄 처리 - 추진일시 : 2018. 4. 23. ~ 2018. 4. 24. - 추진결과 : 입고파쇄 (33,000kg)
기록물 장기보존체계 확립	문서보존포맷 변환	◦ 2018년 전자기록물 문서보존포맷 변환 - 추진기간 : 2018. 7. 18. ~ 2018. 11. 22. - 추진결과 : 157,995건
	기록관 및 보존기록물 항균 소독	◦ 2018년 기록관(종합문서고) 항균 소독 - 추진일시 : 2018. 5. 17. ~ 2018. 5. 18. - 추진결과 : 분진제거, 항균작업, 공간소독, 부유세균 표집 및 분석
	기록관 항온항습기 유지보수	◦ 2018년 기록관 항온항습기 점검 - 추진기간 : 연중 상시 - 추진결과 : 냉매 보충 (1회), 가습장치 교체 (1회), 점검 (4회)

단위목표	업 무 명	추 진 실 적
기록물관리 지도·감독 및 지원	BRM 단위과제 정비	◦ 조직개편에 따른 신규부서 단위과제 정비 지원 - 추진기간 : 2018. 12. 28. ~ 2018. 12. 31. - 추진결과 : 31개부서(신규부서) 3,051개 단위과제 등록·연계
	자치법규공포문 원본관리	◦ 자치법규 공포문 원본관리 - 추진기간 : 연중 상시 - 추진결과 : 조례 44건, 규칙 8건, 훈령 2건 정리 및 서가배치
기록관리시스템 운용	기록관리시스템 유지보수	◦ 2018년 기록관리시스템 유지보수 - 사업기간 : 2018. 1. 1. ~ 2018. 12. 31. - 사업내용 : 기록관리시스템 상용 S/W 정기점검 등
	기록관리시스템 열람 지원	◦ 기록관리시스템 기록물 열람 지원 - 추진기간 : 연중 상시 - 추진결과 : 검색지원 22,266회, 열람승인 1,437회, 접근권한부여 2회

5.		2019년 변경사항

업 무 명	주 요 내 용	기존 관리기관	2019년 관리기관	2020년 관리기관
기록물 생산현황 관리	◦ 생산현황 통보 서식 작성 및 제출 (2019. 8. 31.까지 통보)	국가기록원	서울기록원
영구기록물관리기관 기록물 이관	◦ 보존기간 30년 이상 기록물 단계별 이관 (자치구 기록물 2021년 이후 이관 예정)
관할 공공기관 지도·감독 및 지원	◦ 기록물관리 현황 조사 ◦ 기록물관리 지도·감독·지원
간행물 관리	◦ 간행물발간등록번호 신청 ◦ 발간등록번호 부여된 간행물 송부	국가기록원	국가기록원	서울기록원
기록관리기준표 관리	◦ 단위과제 변경 및 보존기간 변경 신청 ◦ 기록관리기준표 보존기간 협의

Ⅱ		목표 및 전략

목표		투명하고 책임 있는 행정구현 공공기록물의 안전한 보존 및 효율적 활용

추진 전략		◈ 기록관리 프로세스에 따른 체계적 업무 추진 ◈ 기록물 보존환경 최적화 및 적극적 기록정보서비스 제공

중점 추진 과제		체계적 기록물관리 프로세스 이행	ㅇ BRM 분류체계 정비 및 기록관리기준표 작성·고시 ㅇ 기록물 정리 및 생산현황 서울기록원 통보 ㅇ 보존기간 경과 기록물 보존가치 평가 및 폐기 수행 ㅇ 이관대상 비밀기록물 기록관 이관
		기록물 보존환경 최적화	ㅇ 기록관 온·습도 상시 유지를 위한 항온항습기 정기점검 실시 ㅇ 기록관 항균 소독으로 보존기록물 위해요소 제거 ㅇ 기록물의 안전한 보존관리를 위한 기록관 보존물품 구입
		적극적 기록정보서비스 제공	ㅇ 통합기록관리시스템 안정적 운영 및 업무담당자 활용 지원 ㅇ 비(부분)공개기록물 공개재분류로 기록물 최대 공개 실현 ㅇ 전자기록물의 장기보존체계 마련을 위한 문서보존포맷 변환

Ⅲ		세부추진계획

1.		BRM 분류체계 정비 및 기록관리기준표 작성·고시

▶ 기록물의 생산부터 활용까지 체계적 기록물관리를 위한 기반 마련

□ 추진근거

○「공공기록물 관리에 관한 법률」 제19조

○「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」 제25조

○「공공기록물 관리에 관한 법률 시행규칙」 제16조

□ 추진개요

○ 추진기간 : 2019. 4. ~ 12.

○ 추진대상 : 전 부서(동) 단위과제 4,730개

○ 추진내용

- BRM 분류체계 단위과제 분석·정비

- 단위관제별 업무설명, 보존기간, 보존기간 책정사유, 비치기록물 해당여부, 공개여부 등 기록관련 기준정보 부여

- 국가기록원 협의 완료 후 구보 또는 홈페이지 고시

□ 추진계획

○ 업무기능분류체계(BRM) 분석·정비	: 2019. 4월
○ 단위과제별 기록관련 기준정보 처리과 의견조회	: 2019. 4월~ 5월
○ 기록물관리전문요원 검토 및 국가기록원 협의 요청	: 2019. 5월~10월
○ 국가기록원 기록관리기준표 협의결과 통보	: 2019. 12월
○ 기록관리기준표 고시(구보 또는 홈페이지)	: 2019. 12월

2.		통합기록관리시스템 유지보수

▶ 기록관리시스템 안정적 운영 및 장애발생 시 신속한 복구체계 마련

□ 추진개요

○ 추진기간 : 2019. 1. ~ 12.

○ 추진대상 : 통합기록관리시스템 서버 및 응용S/W, 상용S/W 등

○ 추진방법 : 서울시·자치구 통합 유지보수 용역 계약–자치단체간부담금 납부

○ 납부금액 : 12,154,250원

○ 추진내용

- 보존포맷, 문서보안, 검색엔진, 대용량송수신 등 기록관리시스템 S/W 유지보수

- 기능추가개발 및 커스터마이징을 통한 기록관리시스템 사용환경 개선

- 기록관리시스템 사용자 지원을 위한 헬프데스크 운영

□ 추진계획

○ 통합기록관리시스템 유지보수 계약	: 2019. 1월 (완료)
○ 자치단체간부담금 납부	: 2019. 2월 (완료)
○ 통합기록관리시스템 유지보수 시행	: 2019. 1월~12월

3.		기록물 정리 및 생산현황통보

▶ 기록물 유형별 현황 파악 및 서울기록원 이관을 위한 기초자료로 활용

□ 추진근거

○「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」 제24조, 제33조, 제42조

○「공공기록물 관리에 관한 법률 시행규칙」 제14조, 제21조

□ 추진개요

○ 추진기간 : 2019. 4. ~ 8.

○ 추진대상 : 2018년도 생산․접수한 기록물

○ 추진방법 : 국가기록원, 2019년 기록물 관리지침에 의거

○ 추진내용

- 기록물 관리지침에 따라 기록물 등록, 편철 등 정리

- 기록물 생산현황 취합 및 서울기록원 통보

□ 추진계획

○ 전 부서(동)별 기록물 정리 시행	: 2019. 4월
○ 기록물 생산현황 취합 (처리과 → 기록관)	: 2019. 4월~5월
○ 생산현황 취합자료 검토·보완	: 2019. 5월~8월
○ 생산현황 취합자료 제출 (기록관 → 서울기록원)	: 2019. 8월

4.		기록관 항온항습기 정기점검

▶ 기록관 온·습도 상시 유지로 기록물 보존환경 최적화

□ 추진근거

○「공공기록물 관리에 관한 법률」 제28조

○「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」 제60조

□ 추진개요

○ 추진기간 : 2019. 3. ~ 12.

○ 추진대상 : 구청 지하1층 기록관(종합문서고) 항온항습기 1대

○ 소요예산 : 1,100천원

○ 추진내용

- 전원전압, 냉매, 실외기, 증발기, 콘트롤러, 배관상태 등 분기별 1회 정기 점검

- 항온항습기 점검 리스트 제출 및 이상유무에 따른 응급처치 및 기술지원

□ 추진계획

○ 기록관 항온항습기 정기 점검	: 2019. 3월, 6월, 9월, 12월

5.		기록관 항균 소독

▶ 기록물 위해요소(세균, 곰팡이, 해충 등) 제거를 통한 기록물 보존환경 최적화

□ 추진근거

○「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」 제38조

□ 사업개요

○ 추진기간 : 2019. 5월 중

○ 추진대상 : 기록관(종합문서고) 및 보존기록물

○ 소요예산 : 3,700천원

○ 추진내용

- 중요기록물 미세먼지 분진제거 및 초미립 분사를 통한 직접소독 실시

- 기록관(종합문서고) 공간 및 서가에 천연항균약품 집중소독 실시

- 해충발생가능 장소, 이동경로, 모빌렉 바닥 등 기록관 전반에 겔주사 투여

- 곰팡이 및 공중부유세균 방지를 위한 상시소독제품 구매

□ 추진계획

○ 기록관 및 보존기록물 항균소독 용역 계약 및 시행	: 2019. 5월

6.		이관대상 비밀기록물 기록관 이관

▶ 비밀기록물의 훼손 및 무단폐기 방지 등 체계적인 비밀기록물관리 도모

□ 추진근거

○「공공기록물 관리에 관한 법률」 제33조

○「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」 제68조, 제70조

□ 추진개요

○ 추진기간 : 2019. 6월 중

○ 추진대상 : 비밀기록물 생산부서

○ 이관장소 : 구청 지하 1층 기록관(종합문서고)

○ 추진내용

- 비밀기록물 이관 절차에 대한 교육 실시

- 비밀관리기록부 이력기재 → (비밀기록물 봉인) → 기록관 이관

- 이관 받은 비밀기록물 기록관(종합문서고) 이중캐비닛 관리

□ 추진계획

○ 이관대상 비밀기록물 목록조사	: 2019. 6월
○ 목록검토 및 이관대상 확정 통보	: 2019. 6월
○ 이관대상 비밀기록물 인계·인수	: 2019. 6월

7.		기록관리시스템 전자기록물 문서보존포맷 변환

▶ 기록관리시스템으로 이관된 전자기록물의 장기보존체계 마련

□ 추진근거

○「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」 제36조

□ 추진개요

○ 추진기간 : 2019. 6. ~ 7.

○ 추진대상 : 전자기록생산시스템으로부터 인수한 보존기간 10년 이상 기록물

○ 추진내용

- 전자기록물건에 포함된 전자파일(본문, 첨부)을 대상으로 변환

- 생산부서, 생산년도, 보존기간 단위로 변환대상 선택 후 포맷변환 요청

- 보존포맷 변환 시 변환 오류 파일 원인 파악 후 유형별 조치 후 재변환

- 변환 불가능한 파일 불가 사유 입력 후 변환 불가 처리

□ 추진계획

○ 문서보존포맷 대상선정 및 포맷변환	: 2019. 6월
○ 오류내역 유형별 조치 후 재변환	: 2019. 7월
○ 불가 사유 입력 및 변환불가 처리	: 2019. 7월

8.		기록물 평가 및 폐기

▶ 보존기간이 경과한 기록물의 보존가치 평가 및 폐기 실행

□ 추진근거

○「공공기록물 관리에 관한 법률」 제27조

○「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」 제43조

○「공공기록물 관리에 관한 법률 시행규칙」 제35조

□ 추진개요

○ 추진기간 : 2019. 8. ~ 11.

○ 추진대상 : 보존기간 10년 이하 기록물 중 2018년 보존기간 만료된 기록물

○ 소요예산 : 200천원

○ 추진내용

- 2018년 기준 보존기간이 만료된 폐기대상 기록물 선별

- 보존기간 만료 기록물 폐기여부 처리과 의견조회 및 기록물관리전문요원 심사

- 기록물평가심의회 심의 후 폐기확정기록물 폐기

□ 추진계획

○ 보존기간 만료 기록물 처리과 의견조회	: 2019. 8월
○ 기록물관리전문요원 심사	: 2019. 9월~10월
○ 기록물평가심의회 개최	: 2019. 11월
○ 기록물 폐기 대행업체 선정 및 폐기	: 2019. 11월

9.		기록물 공개재분류

▶ 비공개 기록물 공개재분류로 기록물 최대 공개 실현

□ 추진근거

○「공공기록물 관리에 관한 법률」 제35조

□ 추진개요

○ 추진기간 : 2019. 9. ~ 12.

○ 추진대상 : 기록관리시스템으로 이관된 보존기록물 중 5년이 경과된

비공개(부분공개) 전자기록물

○ 추진내용

- 업무단위별로 작성하는 것을 원칙으로 공개재분류 기준서 작성

- 기록물 건별 기록물 공개여부 검토서 작성 및 처리과 의견조회 실시

- 처리과 의견 검토·조정 후 공개여부 확정 및 결과 공표

□ 추진계획

○ 기록물 유형별 공개재분류 기준서 및 검토서 작성	: 2019. 7월~9월
○ 기록물 공개여부 처리과 의견조회 실시	: 2019. 10월
○ 열린정보공개시스템 결과 공표	: 2019. 11월

10.		기록관 보존물품 구입

▶ 기록물의 안전한 보존을 위한 기록관 필수 장비 구입

□ 추진근거

○「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」 제60조

□ 추진개요

○ 추진기간 : 2019. 4월 중

○ 추진대상 : 온·습도 데이터로거 및 가스식 휴대용 소화기

○ 소요예산 : 730천원

○ 추진내용

- 기록관 온·습도 측정값 관리를 위한 온·습도 데이터로거 구입

- 소화약제에 의한 기록물 2차 피해 방지를 위한 친환경 가스식 소화기 구입

□ 추진계획

○ 온·습도 데이터로거 및 가스식 소화기 구입	: 2019. 4월

Ⅳ		추진일정

주요업무	1월	2월	3월	4월	5월	6월	7월	8월	9월	10월	11월	12월
BRM 분류체계 정비 및 기록관리기준표 작성·고시
통합기록관리시스템 유지보수
기록물 정리 및 생산현황 통보
기록관 항온항습기 정기점검
기록관 항균 소독
이관대상 비밀기록물 기록관 이관
기록관리시스템 전자기록물 문서보존포맷 변환
기록물 평가 및 폐기
기록물 공개재분류
기록관 보존물품 구입