문서번호	정보공개정책과-1990
결재일자	2019.1.22.
공개여부	대시민공개
방침번호

				시 민
주무관	기록관리팀장	정보공개정책과장		행정국장
이세진	김종필	임진희		01/22 황인식
협 조
	주무관		진종권

서울시 청도문서고-서울기록원 기록물 이관계획

2019. 1

행 정 국

(정보공개정책과)

☞ 해당사항이 있는 부분에 ‘ ■ ’ 표시하시기 바랍니다. (※ 비고 : 필요시 검토내용 기재)
구 분	사전 검토항목 점검 사항	검토완료	해당없음	비 고
정책의제 형성	◆ 정책현안에 대해 현황과 실태를 검토하였습니까? - 현황자료(통계자료 등) 및 실태조사서 검토 타지자체 유사정책 및 국내외 사례 분석 등	□	■
	◆ 시민 및 관련전문가 의견을 반영하였습니까? - (시민참여) 청책토론회, 시민공모, 설문조사 등 - (전문가 자문) 자문위원회, TF운영, 타당성 검토조사 등	□	■
정책수립	◆ 정책화를 위한 제반 법규(근거법령 및 규칙, 지침 등)는 검토하였습니까? - (선거법) 공직선거법 등 각종 법률 저촉여부 - (성별분리통계) 성별분리통계 분석 등	□	■
	◆ 정책(사업) 집행의 직·간접적 영향 및 효과성을 분석 하였습니까? - (갈등) 이해관계 당사자 간 갈등 및 대책 마련 - (사회적 약자) 사회적 약자에 대한 배려 등 - (일자리) 일자리 창출, 직·간접 채용, 전문인력 양성, 창업지원 - (안전) 시민 안전 위험요인 및 대책, 안전 관리 등	□	■
정책집행	◆ 타기관, 민간단체 등과의 협의·협력 및 이견 조정 등을 검토하였습니까? - (타기관) 타기관(중앙정부, 지자체), 민간(단체) 등의 자원 활용 방안 - (자치구 영향) 자치구 행정·인사·재정 부담 및 적정성, 파급효과 분석 등	□	■
	◆ 정책·계획 등의 지속가능성을 검토하였습니까? - (지속가능성) 지역경제 발전, 사회적 형평성, 환경보전 등	□	■
정책홍보	◆ 국내외 정책(사업)홍보방안을 검토하였습니까? - (홍보) 국내보도자료, 기자설명회, 현장설명회 - (정책영문화) 영문제목·요약, 해외언론보도, 외국어 홈페이지 게시 등	□	■
기타사항	◆ 불필요한 외국어·외래어 표현 대신 바른 우리말을 사용하였습니까?	■	□
	◆ 공개 여부를 "비공개"로 설정했다면 법적근거를 명확히 검토하였습니까? (정보공개법 제9조 제1항 제1호~제8호)	□	■

서울시 청도문서고-서울기록원 기록물 이관계획

2019년 서울기록원 개관에 따라 우리시 청도문서고(경북 청도군)의 기록물을 서울기록원(서울 은평구 녹번동)으로 안전하고 정확하게 이관하고자 함

1		추진근거 및 방향

□ 추진근거

○ 공공기록물 관리에 관한 법률 제19조(기록물의 관리 등)

- 기록관(정보공개정책과)은 보존기간 30년이상으로 분류된 기록물을 영구기록물관리기관(서울기록원)으로 이관

□ 추진방향

○ 이관기록물 색인목록(건 목록)과 실물기록 대조검증을 통한 정확한 이관

- 기록물철-기록물건의 정확한 대조실사를 통해, 서울기록원으로 이관된 기록물의 상세내역을 확인 후 이관 실시

○ 서울기록원의 조속한 기록정보서비스 안정화를 위한 관리이력 제공

- 기록관에서의 관리이력(DB화, M/F화 여부 등)을 함께 인계인수하여, 서울기록원이 개관 후 빠른 기간 내에 안정적인 기록정보서비스 제공할 수 있도록 사업 추진

○ 원거리 이동(경북 청도→서울)과정에서의 기록물 손상없이 안전한 이관

- 기록물 이동경로가 장거리이며, 마이크로필름 등은 온습도에 민감한 점을 고려하여 이동과정에서 기록물 손상시키지 않는 포장·이송계획 수립이 중요

2		사업개요

○ 사 업 명 : 서울시 청도문서고-서울기록원 기록물 이관사업

○ 사업기간 : 계약일로부터 5개월

○ 소요예산 : 356,200천원 ※ [붙임2]산출내역서

- 행정국 정보공개정책과, 정보관리강화, 기록물 시설관리, 기록정보관리, 사무관리비(100-201-01)

○ 사업내용 : [붙임1]제안요청서

- 이관대상 기록물 식별 및 정수점검(기록물철, 기록물건목록)

- 서울기록원 이관대상 기록물 유형별 목록작성

- 마이크로필름별 수록된 기록물철 대조 및 상태확인

- 기록물 매체별 특성에 맞는 기록물 포장 및 이송계획 수립

- 기록물 반출, 적재, 이송, 서울기록원 지정서고 입고 등

3		세부추진계획

□ 사업대상

○ 청도문서고 보유현황(총괄)

생산기관	일반문서(권)				M/F필름(롤)	시청각(점)
	계	영구	준영구	30년
계	101,439	42,703	58,704	32	8,003	234
서울시	84,792	30,874	53,886	32	8,003	234
자치구	16,647	11,829	4,818	-	-	-

○ 매체화현황

- 보존기간 준영구 이상 서울시 기록은 매체화(DB구축 또는 MF수록)완료

대상	구분	DB화			마이크로필름 수록
		계	영구	준영구	계	영구	준영구
84,760권	수량(권)	61,662 (72.7%)	20,139	41,523	23,098 (27.3%)	10,735	12,363

□ 세부추진내용

○ 이관대상 기록물 식별 및 정수점검(기록물철, 기록물건 정보)

- 이관대상 기록물철을 서가에서 식별하여 위치정보 확인

- 서울시(정보공개정책과)의 청도문서고 기록물철/건목록과 실물기록물 대조

○ 서울기록원 이관대상 기록물 유형별 목록 작성

- 기록물철 단위 이관목록 작성, 상자번호 등 위치식별번호 정리

- 일반기록(문서,카드,도면), 마이크로필름, 시청각 등 매체별 이관목록 작성

○ 마이크로필름별 수록된 기록물철 대조 및 상태확인

- 마이크로필름을 재생하여 수록된 기록물철의 정합성 확인

- 마이크로필름 상태확인 및 보완이 필요한 사항에 대한 기록화

○ 기록물 매체별 특성에 맞는 기록물 포장 및 이송계획 수립

- 기록물 형태 및 크기에 맞는 이관상자 제작, 포장재 선택하여 포장

- 장거리 이송과정 중 기록물의 훼손 및 멸실을 방지하기 위한 이송계획 수립

○ 기록물 반출, 적재, 이송, 서울기록원 지정서고 입고 등

- 문서고 반출, 적재, 상차 및 이송까지의 일정계획 및 작업계획 수립

- 서울기록원(은평구 녹번동)에서 지정하는 서고에 입고 및 최종확인 검수 등

□ 계약방법

○ 계약방법 : 협상에 의한 계약(기술평가 90점, 가격평가 10점)

-「지방자치단체를 당사자로 하는 계약에 관한 법률 시행령」제43조

(계약이행의 전문성․창의성․긴급성 등에 따른 협상에 의한 계약)

- 기록물의 유형별 메타데이터 항목에 대한 이해와 기록관리시스템에 대한 정보처리기술 등 고도의 전문지식이 요구되는 사업이므로 협상에 의한 계약을 추진함

○ 입찰자격 : 제한경쟁입찰

- 지방자치단체를 당사자로 하는 계약에 관한 법률 시행령 제20조 제1항 제5호에 의거하여 최근 10년이내 공공기관의 5천만원 이상 기록관리 용역 준공실적을 갖춘 업체

※ 공공기관 : 「공공기록물 관리에 관한 법률」 시행령 제3조에 해당하는 공공기관

※ 기록관리 용역범위 : 기록물 정리 및 DB구축, 기록물 공개재분류, 기록관리시스템 구축 및 유지보수

- 주사업자는 공공기록물법에 따른 기록관리 용역 수행경험을 보유한 업체로 한정하며, 과업 중 포장 및 이송작업에 대해서는 하도급 또는 공동수급이 가능함

○ 협상적격자 선정 및 협상

-「지방자치단체 입찰 시 낙찰자 결정기준」에 따라 제안서 평가결과 기술능력과 가격평가 총점이 70점 이상인 참가업체를 선정

- 종합평가점수의 고득점순에 의해 협상실시

○ 특이사항

- 실효성 있는 제안을 위해 제안서 접수 전일까지 청도문서고 현장방문 가능

※ 방문자와 방문일자 사전협의

□ 추진일정

○ 계약심사 의뢰 및 입찰공고(20일간) : 2019.2월

○ 제안서 접수 및 제안서평가위원회   : 2019.2월(예정)

○ 협상 및 계약                      : 2019.3월(예정)

붙임 : 1. 제안요청서 1부.

2. 산출내역서 1부.  끝.