문서번호	기록정책과-104
결재일자	2019.3.21.
공개여부	대시민공개
방침번호

		시 민
주무관	기록정책과장	서울기록원장
김은아	김은실	03/21 조영삼

’19년 서울기록원 기록관리 연간 업무 설명회

결과 보고

2019. 03.

서울기록원

(기록정책과)

서울기록원 기록관리 연간업무 설명회

결 과 보 고

서울기록원 관할공공기관을 대상으로 ’19년 서울기록원 기록관리 연간업무 운영 계획 및 논의 사항을 공유하고 그 결과를 보고함

Ⅰ		설명회 개요

1. 일   시  : 2019. 3.13.(수) 14:00~17:00

2. 장   소  : 서울기록원 컨퍼런스룸(5층)

3. 참 석 자 : 총26명

- 서울기록원(6명), 서울시 기록관(2명), 자치구 기록관(18명)

4. 주요내용

- 서울기록원 ’19년 기록관리 연간 업무 운영 계획 공유

- 주요 업무별 현안사항 공유 및 토론

5. 진행 순서

시간	내용	비고
14:00~14:15(15’)	착석 안내 및 참석부 등록
14:15~14:20 (5’)	인사말	조영삼 (서울기록원장)
14:20~14:30(10’)	서울기록원 연간 업무 계획 안내	김은실 (기록정책과장)
14:30~16:00(90’)	업무별 현안사항 공유 및 토론 (기록관리기준표, 간행물 관리 업무, 생산현황 통보)
16:00~16:10(10’)	휴식
16:10~17:00(50’)	업무별 현안사항 공유 및 토론 (기록물 이관, 지도․감독․지원)

Ⅱ		세부업무별 주요 의견

1. 기록물 생산현황 관리

서울 기록원	‣ 국가기록원-서울기록원 간 ‘생산현황 통보 관련 시행령’ 개정에 관한 협의 진행(연중) - 생산현황통보자료가 수집․이관으로 연계될 수 있는 체계 마련 ‣ ’19년 생산현황 통보 : 기존 서식 그대로 서울기록원에 공문으로 제출 (’19년 3월중 별도 계획 수립․시행) ‣ 서울기록원 관할공공기관에서 국가기록원으로 기 제출한 생산현황 통보 자료 인계인수 예정 (국가기록원→서울기록원) ‣ 기록물 이관대상 선정을 위하여 ’20년 생산현황통보 시 기록관별 기록물 보유현황(목록) 제출 요청 고려
서울시 기록관	‣ 기관별 관리대상 기록물 기본데이터 확보를 위해 생산현황 통보 업무는 유지되어야 함 ‣ 전자기록의 생산현황은 시스템에서 추출하고, 비전자기록의 생산현황은 기록관의 보유 기록물을 통보 대상으로 정할 수 있음 ‣ 처리과→기록관, 기록관→서울기록원으로 통보하는 서식의 항목을 별도로 설정(필수값 설정) ‣ 생산목록파일 제출 시 서울시 웹하드 활용 고려(첨부파일 용량 문제) ‣ 시스템을 통한 생산현황 통보가 가능하도록 바람(아날로그 방식의 공문 제출 방식은 지양)
자치구 기록관	‣ 생산현황통보 제도는「공공기록물 관리에 관한 법률」등에 법정 제출일자가 정해져 있으므로, 처리과의 기록물 생산현황을 확보할 수 있는 수단이 됨 ‣ 비밀기록 생산현황 통보 방식과 같이 처리과를 대상으로 기록물 유형별 생산현황을 모두 조사하고, 서울기록원에는 보존기간 30년 이상만 통보하는 방식도 고려 ‣ 전자문서시스템을 사용하는 기록관은 생산목록파일 추출이 가능하므로 ’19년 생산현황통보 시 생산목록파일 제출 가능 (업무관리시스템 사용기관은 이관이 불가한 상태이므로 목록 제출 불가능)

2. 기록물 이관

서울 기록원	‣ 서울기록원 건립 및 운영 인력․예산 등의 인프라 산출 시 자치구 기록물의 이관(보존)에 대한 사항은 제외되었음 ‣ 따라서 ’20년 기록물 이관을 추진함에 앞서 보존 분담금 및 활용권(재가공) 등에 대한 법적 해석 및 업무 협의가 필요함 - 기록관별 이관희망 수요조사(대상량, 이관시기 등)와 관련 기관에 법리적 해석 요청을 동시에 진행할 예정임 ‣ 교육청도 자치구와 같은 서울기록원의 관할공공기관 범위에 포함되므로, 자치구와 교육청의 형평성에 대한 고민도 필요함
서울시 기록관	‣ 자치구는 지방기록물관리기관 설치 의무가 없으므로 영구기록물관리기관으로 기록물을 이관하여야하는 의무가 법상 명확하게 부과되어 있음 - 서울시 법률지원담당관 등에 법률 해석 요청이 필요함 ‣ 자치구에 분담금을 요청하면, 기록 서비스에 대한 이행도 요구될 것임 ‣ 기록물의 보존공간에만 초점을 맞추지 말고,「공공기록법」에서 정하는 대로 기록물 이관을 추진해야 할 것임 ‣ 이관은 기록물에 대한 모든 권한을 넘기는 것으로 열람청구 시 민원대응은 서울기록원에서 제공해야 함 ‣ 공공기록물은 저작권이 없으므로 자치구와 기록물 활용권에 대한 협의가 불필요함 ‣ 서울기록원에 서울의 기록을 모두 모아 시민들에게 서비스해야 한다는 관점에서 기록물 이관을 추진해야 함 ‣ 이관대상 기록물의 특성, 활용에 대한 시너지 효과를 기대하며 이관을 준비해야함 ‣ ’19년은 서울시기록관 기록물(1차), ’20년 이후 자치구의 기록(2차)을 이관 받아야 함
자치구 기록관	‣ 국가기록원도 이관받은 기록물은 열람서비스 제공의 의무를 가짐 ‣ 기록관은 이관형 기록관이므로 저작권을 따질 필요가 없음 ‣ 기록물이 이관되면 공개 기록의 경우 서울기록원이 열람서비스를 제공하고, 비공개나 예민한 정보의 기록인 경우 이해관계가 상충될 수 있으므로 생산기관(부서)에 의견 조회할 수 있음

3. 기록관리기준표/기록물분류기준표 관리

서울 기록원	‣ 국가기록원과 기록관리기준표 관련 업무 인계인수 예정임 - 국가기록원에 기제출된 관할공공기관의 신청(처리) 목록 인계 인수 예정 ‣ ’19년에는 기록관별 기록관리기준표 관리 및 단위과제 정비 현황 조사 예정임
서울시 기록관	‣ 기록관리기준표 업무프로세스를 정리하고 서울기록원 디지털아카이브 시스템 기능에 따라 RMS에서의 신청․관리 기능을 변경해야 할 가능성이 존재함 ‣ 기록관 간에 단위과제 보존기간 신청․승인 여부를 공유할 수 있는 기능이 필요함 ‣ 서울시기록관 주관 사업으로 공통단위과제 정비 및 탑재를 완료하였으나, 개별법령에서 보존기간이 정해진 기록의 보존기간에 대한 현행화와 고도화 작업이 필요함 ‣ 조례 제정 시 기록물의 보존기간이 포함되는 경우, 보존기간의 적절성에 대한 검토절차가 필요함 ‣ 기록물분류기준표를 사용하는 기록관은 관리 권한이 기록관에 있어 업무 부담이 큼 - 기록물분류기준표 사용 기록관 : 50%, 기록관리기준표 사용 기록관 : 50% ‣ 기록물분류기준표도 기록관리기준표와 마찬가지로 처리 절차에 대한 조정이 필요함
자치구기록관	‣ 현재 국가기록원에 기록관리기준표 단위과제 변경신청을 하면 진행과정 확인이 불가함 ‣ (단위과제 정비사업을 한 기록관의 경우) 유사 단위과제가 굉장히 많이 존재함 ‣ 자치구 기록관 대부분은 BRM권한이 조직담당 부서에 있어 컨트롤하기 어려움 - 자치구 기록관 1/3정도만 BRM권한을 가지고 있음 ‣ BRM관리를 기록관에서 담당하는 경우에도 BRM이 인사분야와 관련되어 삭제나 수정이 불가한 경우가 많음 - 단위과제 카드에 등록된 기록물을 모두 새 단위과제 카드에 옮기는 조치가 필요함 ‣ 기록물 평가․폐기 시 단위과제별 보존기간이 오책정된 사례가 많음

4. 간행물 관리

서울 기록원	‣ 서울기록원 디지털아카이브 시스템에 간행물발간등록번호 신청․처리 기능 개발 예정 ‣ 국가기록원-서울기록원 간 간행물관리에 관한 업무 인계인수 예정임
서울시 기록관	‣ 간행물 발간등록번호 신청 시 기록관에서 신청을 받아 등록번호를 받는 경우와 처리과에서 직접 번호를 신청하는 경우가 있으므로 계획 수립 시 고려해야 함 ‣ 간행물발간등록번호 신청을 위한 작성 항목은 처리과에서 입력하고 서울기록원으로 신청하기 전, 각 기록관이 최종확인을 거칠 수 있는 기능 개발이 필요함 ‣ 현재는 간행물 정보의 수정이력을 확인할 수 있는 기능 개발이 필요함 ‣ 국가기록원은 CAMS 개발 당시 실무에 앞서 시스템을 개발하였으나, 서울기록원은 실무를 충분히 분석하여 시스템 개발이 필요함(간행물 관리에 국한된 언급은 아님)
자치구기록관	‣ 특히 연간간행물은 발간등록번호 중복 부여, 납본 여부를 확인할 수 있는 관리체계가 필요함

5. 감독 및 지원

서울 기록원	‣ ’19년은 기록관별 기록관리 현황 및 지원 요구사항 조사 예정 - 설문조사, 기록관별 방문점검 등 - 형식적인 방문이 아닌 심도 있는 현황조사 및 공유가 목적임 ‣ 기록관에 대한 다양한 지원방법 모색 - 교육대상 맞춤별 교육 및 견학프로그램 개발, 업무지침 개발 공유, 사업공동 수행(전시, 수집 등)
서울시 기록관	‣ 기록관별 기록관리 업무처리 현황을 공유하는 자리 마련이 필요함 ‣ 기록관 담당자들을 대상으로 한 기록관리 실무 교육보다는 기록관리부서장을 위한 정기적인 교육(견학) 프로그램이 필요함
자치구 기록관	‣ 일방적인 실무교육보다는 업무내용을 공유할 수 있는 협의회가 필요함

Ⅲ		향후 계획

□ 기록물 생산현황 관리 계획 수립 및 시행       : ’19.3월

□ 기록관 대상 견학프로그램 운영                : ’19.5월

- 기록관리부서장/기록관담당자 대상

□ 기록물 이관대상 수요조사                     : ’19.5월~6월

□ 기록관리 현황 조사(기록관별                  : ’19.8월~10월

- 설문조사, 방문점검 등

□ 업무별 시스템 기능 개발                      : 연중

- 생산현황통보, 기록관리기준표, 간행물관리 시스템 기능 개발에 따른 기록관담당자 대상 기능 시연회 및 의견수렴 추진(예정)

붙임  1. 회의자료 1부.

2. 참석자 명부 1부.  끝.