문서번호	정보공개정책과-15101
결재일자	2018.7.20.
공개여부	대시민공개
방침번호

			시 민
주무관	기록관리팀장	정보공개정책과장	행정국장
이세진	김종필	임진희	07/20 황인식

2019 기록물 및 행정정보데이터세트

현장방문조사 추진계획

2018. 7

행 정 국

(정보공개정책과)

☞ 해당사항이 있는 부분에 ‘ ■ ’ 표시하시기 바랍니다. (※ 비고 : 필요시 검토내용 기재)
구 분	사전 검토항목 점검 사항	검토완료	해당없음	비 고
정책의제 형성	◆ 정책현안에 대해 현황과 실태를 검토하였습니까? - 현황자료(통계자료 등) 및 실태조사서 검토 타지자체 유사정책 및 국내외 사례 분석 등	□	■
	◆ 시민 및 관련전문가 의견을 반영하였습니까? - (시민참여) 청책토론회, 시민공모, 설문조사 등 - (전문가 자문) 자문위원회, TF운영, 타당성 검토조사 등	□	■
정책수립	◆ 정책화를 위한 제반 법규(근거법령 및 규칙, 지침 등)는 검토하였습니까? - (선거법) 공직선거법 등 각종 법률 저촉여부 - (성별분리통계) 성별분리통계 분석 등	□	■
	◆ 정책(사업) 집행의 직·간접적 영향 및 효과성을 분석 하였습니까? - (갈등) 이해관계 당사자 간 갈등 및 대책 마련 - (사회적 약자) 사회적 약자에 대한 배려 등 - (일자리) 일자리 창출, 직·간접 채용, 전문인력 양성, 창업지원 - (안전) 시민 안전 위험요인 및 대책, 안전 관리 등	□	■
정책집행	◆ 타기관, 민간단체 등과의 협의·협력 및 이견 조정 등을 검토하였습니까? - (타기관) 타기관(중앙정부, 지자체), 민간(단체) 등의 자원 활용 방안 - (자치구 영향) 자치구 행정·인사·재정 부담 및 적정성, 파급효과 분석 등	□	■
	◆ 정책·계획 등의 지속가능성을 검토하였습니까? - (지속가능성) 지역경제 발전, 사회적 형평성, 환경보전 등	□	■
정책홍보	◆ 국내외 정책(사업)홍보방안을 검토하였습니까? - (홍보) 국내보도자료, 기자설명회, 현장설명회 - (정책영문화) 영문제목·요약, 해외언론보도, 외국어 홈페이지 게시 등	□	■
기타사항	◆ 불필요한 외국어·외래어 표현 대신 바른 우리말을 사용하였습니까?	■	□
	◆ 공개 여부를 "비공개"로 설정했다면 법적근거를 명확히 검토하였습니까? (정보공개법 제9조 제1항 제1호~제8호)	□	■

2019 기록물 및 행정정보데이터세트

현장방문조사 추진계획

본청부서에서 보유하고 있는 비전자기록과 각 부서의 행정정보시스템의 데이터세트에 대한 조사를 실시하여 이에 대한 체계적인 관리방안 및 보존·활용전략을 마련하고자 함

1		추진근거 및 방향

□ 추진근거

○ 공공기록물 관리에 관한 법률 제13조(기록관)

- 관할 공공기관의 기록물 관리에 대한 지도·감독 및 지원

○ 공공기록물 관리에 관한 법률 제3조 및 시행령 제2조(정의)

- “전자기록물”은 전자문서, 웹기록물, 행정정보 데이터세트 등을 포함

※ 웹기록물 : 웹사이트에 포함된 모든 형태의 기록정보자료, 웹사이트 운영 및 구축과 관련된 관리정보

※ 행정정보 데이터세트 : 행정정보시스템에서 생산되는 문자, 숫자, 도형, 이미지 및 그 밖의 데이터

□ 추진배경

○ 업무관리시스템 외 각 부서에서 개별운영하는 행정정보시스템을 통해 생산되는 기록(행정정보 데이터세트)에 대한 실태 조사 시급

- 과거 종이대장의 형태로 관리되던 기록이 효율적인 업무추진과 정보이용 활성화를 위해 행정정보시스템으로 구축·운영되고 있음

※ 예시 : 공무원 인사기록카드 → 인사전산(인사과), 국외훈련보고서 → 학습성과공유시스템

○ 시민의 신분 및 자격증명, 재산관리 등 주요 정보가 행정정보시스템의 데이터세트로 관리되어 전자문서로 포착되지 않는 기록정보가 처리과에 산재

- 시민이나 기관·단체·조직의 권리, 신분 증명 및 의무부과 등의 행정정보 데이터셋(dataset)의 준영구 이상의 주요기록물로 관리하여야 함

※ 공공기록물법 시행령 별표1 [보존기간 책정기준]

○ 처리과 비전자 기록물 관리 미비 및 인식부족으로 중요기록의 훼손·망실, 임의폐기 등이 우려됨

- 업무관리시스템 중심의 기록관리체계로 인해 비전자기록 관리의 상대적으로 관리가 소홀해지고 있으며, 개인 캐비닛 보관과 잦은 인사이동으로 기록물 관리가 미흡

○ 서울기록원으로의 기록물 이관 후 서울기록관 문서고 보관공간이 확대

- ’19년 상반기 서울기록원 개관에 따라, 약 18만권이 서울기록원으로 이관됨에 따라 서울기록관 문서고의 보존공간이 확대되어 적극적인 수집이관이 가능

□ 추진방향

○ 행정정보데이터세트 관리체계 수립을 위한 정확한 실태조사 실시

- 부서에서 관리되는 각종 행정정보데이터세트 및 웹기록물에 대한 조사를 실시

- 관리대상 행정정보 데이터세트 선별하고 유형별 관리방안 설계를 위한 기초작업

○ 부서 보유기록물 조사와 문서고 이관을 연계추진하여 체계적인 기록관리

- 보존가치가 높은 기록을 문서고로 이관하여 체계적이고 안전한 관리 도모

- 활용도 높은 기록물에 대한 원문DB화하여 기록관리시스템에서 편리하게 검색

2		사업개요

○ 사 업 명 : 2019 기록물 전수조사 용역

○ 사업대상 : 부서 보유 비전자기록물 및 행정정보데이터세트 등

○ 사업범위 : 서울시 본청 154개 부서

○ 추진기간 : 계약일로부터 4개월

○ 소요예산 : 106,000천원

- 행정국 정보공개정책과, 정보관리강화, 기록관리체계 구축, 기록물 시설관리, 기록정보관리, 사무관리비(100-201-01)

○ 사업내용

- 서울시 본청 전 부서를 대상으로 방문 기록물 전수조사 추진

- 비전자기록물(일반기록, 시청각, 행정박물 등)에 대한 부서별 보유목록 작성

- 조사결과를 토대로 한 다양한 통계작성 및 분석

- 행정정보시스템 및 홈페이지의 데이터세트 및 웹기록물 조사

3		세부추진계획

□ 사업대상

○ 조사범위 : 서울시 본청 154개 부서

○ 조사대상 : 2018.12.31. 기준 생산·보유기록

- 비전자기록 : 부서 보유 종이기록물(문서, 도면, 카드 등), 행정박물 등

- 전자기록물 : 행정정보시스템 데이터세트, 홈페이지 웹 기록물

○ 조사방법 : 본청부서 대상 현장 방문조사

□ 세부추진내용

○ 서울시 본청 전 부서를 대상으로 방문 기록물 전수조사 추진

- 부서 캐비닛 및 개별서고에 보관하고 있는 비전자기록물에 대한 조사실시

○ 비전자기록물(일반기록, 시청각, 행정박물 등)에 대한 부서별 보유목록 작성

- 기록물 촬영 또는 직접 목록화 등을 통해 부서별 기록물철 목록 작성

○ 조사결과를 토대로 한 다양한 통계작성 및 분석

- 기록물 유형별·생산년도별·보존기간별 등 다양한 기준의 통계도출 및 분석

○ 행정정보시스템 및 홈페이지의 데이터세트 및 웹 기록물 조사

- 부서 개별운영 행정정보시스템의 주요기능, 주요 행정데이터세트 포착·확인

※ 효율적인 조사를 위해 「2018 공공데이터 전수조사(통계데이터담당관)」의 조사결과를 활용

□ 계약방법

○ 계약방법 : 협상에 의한 계약(기술평가 90점, 가격평가 10점)

-「지방자치단체를 당사자로 하는 계약에 관한 법률 시행령」제43조

(계약이행의 전문성․창의성․긴급성 등에 따른 협상에 의한 계약)

- 기록물을 식별하고, 행정정보 데이터세트에 대한 이해를 필요로 하는 등 고도의 전문지식이 요구되는 사업이므로 협상에 의한 계약을 추진함

○ 입찰자격 : 제한경쟁입찰

- 지방자치단체를 당사자로 하는 계약에 관한 법률 시행령 제20조 제1항 제5호에 의거하여 3천만원 이상 유사사업 수행실적을 갖춘 업체

※ ｢사회변화 유도를 위한 계약제도 혁신방안(2012)｣에 따라 사업금액의 1/3배 금액으로 실적제한

※ 유사사업의 범위 : 기록물 전수조사, 기록물 정리, 기록물 DB구축 사업

- 일관성 있는 사업수행과 산출물의 통일성을 확보하기 위해 하도급 및 공동수급을 불허함

○ 협상적격자 선정 및 협상

-「지방자치단체 입찰 시 낙찰자 결정기준」에 따라 제안서 평가결과 기술능력과 가격평가 총점이 70점 이상인 참가업체를 선정

- 종합평가점수의 고득점순에 의해 협상실시

4		소요예산

(단위 : 천원)
구분	2019 예산안	세부내역	총 계
인건비(A)	106,000	사업PM(1), 사업PL(2), 조사원(8)	87,721
직접경비(B)		작업용PC, 유인물비	2,340
일반관리비(C)		(A+B)×6%적용	5,403
이윤(D)		(A+C)×10%	931
소계		A+B+C+D	96,396
부가가치세		소계×10%	9,639
합계		소계+부가가치세	106,000

※ 합계금액 만원미만 절사

5		추진일정

○ 계약심사 의뢰 및 입찰공고(20일간) : 2019.1월

○ 제안서 접수 및 제안서평가위원회   : 2019.2월

○ 협상 및 계약                      : 2019.3월

○ 사업추진                          : 2019.3월~7월

붙임 : 산출내역서.  끝.