등록번호

민원여권과-7481

주무관

민원행정팀장

민원여권과장

행정관리국장

등록일자

2018.6.25.

최성렬

하지현

정옥미

전결 06/25

한수경

결재일자

2018.6.25.

공개구분

부분공개(5)

협  조

정보화관리팀장

代박치훈

2018년 기록물 정리 및 생산현황통보 계획

행정관리국

민원여권과

2018년 기록물 정리 및 생산현황통보 계획

2017년 생산·접수된 기록물 및 2017년 이전 생산·접수된 미정리 기록물에 대하여 관련 규정에 맞도록 정리를 실시하고 생산현황 통계자료를 작성하여 국가기록원으로 통보하는 등 체계적인 기록물 관리 프로세스를 이행하고자 함

Ⅰ		추진근거

□ 공공기록물관리에 관한 법률 시행령 제24조, 제33조, 제42조

□ 공공기록물관리에 관한 법률 시행규칙 제14조

□ 2018년 기록물 관리지침 (2017. 12.)

□ 2018년도 기록물 생산현황 통보 지침(개정판) (2018. 3.)

Ⅱ		추진개요

□ 추진기간 : 2018. 6. 25.(월) ~ 7. 31.(화)

□ 추진대상 : 2017년도 생산·접수된 기록물

(※ 2017년도 이전 생산·접수된 미정리 기록물 포함)

□ 추진방법 : 2018년 기록물 관리지침 및 2018년도 기록물 생산현황 통보 지침(개정판)에 의거

< 기록물 정리 및 생산현황통보 절차 >

국가기록원	-----	ㅇ기록물관리지침 수립·시행
↓
기 록 관	-----	ㅇ기록물 정리 및 생산현황통보 계획 수립·시행
↓
처 리 과	-----	ㅇ기록물 정리 및 생산현황통보 서식 작성 제출
↓		7월 6일(금)까지
기 록 관	-----	ㅇ생산현황 확인 및 취합 후 국가기록원 통보
↓		7월 31일(금)까지
국가기록원	-----	ㅇ생산현황통보 접수 및 취합

Ⅲ		세부추진계획

1.		기록물 정리

구 분	내 용
공통 (전자기록물) (비전자기록물)	ㅇ 업무관리시스템의 문서등록대장에 등록 되지 아니한 기록물이 있는지 여부를 확인하여 추가 등록 - 대면결재, 민원신청서, 회계기록 등 종이로 생산된 기록물 누락여부 확인 후 누락사항 추가 등록 - 별도로 첨부하여 내부결재를 받았거나 별송으로 접수한 종이문서 형태의 붙임자료도 빠짐없이 분리등록
	ㅇ 기록물 건별 공개/비공개 여부 및 접근권한 재분류

구 분	내 용
공통 (비전자기록물) (전자기록물)	ㅇ 업무관리시스템 문서등록대장의 등록사항과 실제 기록물이 일치하는지 여부를 확인한 후 미비사항 보완
	ㅇ 대통령관련기록물, 특수규격기록물, 비밀기록물, 개별관리기록물, 저작권보호대상기록물 등 해당여부 확인하여 문서등록대장의 특수기록물란에 해당항목 표시
비전자 기록물	ㅇ 업무관리시스템 문서등록대장상의 쪽수와 실제 기록물의 쪽수가 일치되는지 여부를 확인한 후 기록물철 단위의 면표시를 최종적으로 확정·표기
	ㅇ 기록물철 안에 남아있는 철침 등 이물질을 제거
	ㅇ 기록물철의 색인목록과 실제 편철상태가 일치하는지 여부를 확인
전자 기록물 (업무관리시스템)	ㅇ 업무관리시스템 기록물 정리 - 생산자(문서관리카드, 메모보고) : 본인 생산문서의 문서카드 관리정보 수정(열람범위 재조정·공개여부 재분류), 과제가 미분류된 메모보고에 대한 단위과제 지정 - 과제카드담당자(단위과제카드) : 내용 및 취지, 과제이력 보완, 열람범위 재조정 - 진행 중인 문서 유무 확인 및 처리(발송 및 담당자 확인)

2.		기록물 생산현황 통보

□ 통보대상

О 일반기록물(비전자문서, 전자문서) 생산현황

О 조사 ․ 연구 ․ 검토보고서 생산현황 [공공기록물법 시행령 제17조 관련]

О 회의록 생산현황 [공공기록물법 시행령 제18조 관련]

О 시청각기록물 생산현황 [공공기록물법 시행령 제19조 관련]

О 비밀기록물 생산현황 [공공기록물법 시행령 제71조 관련]

О 행정박물 보유목록 [공공기록물법 제24조 관련]

О 간행물 생산현황 [공공기록물법 제22조 관련]

□ 통보방법 및 내용

О 2018년 기록물 생산현황 통보 서식 작성 후 국가기록원 제출

구분	제출방법
서식 1. 비전자·전자기록물 생산현황
* 비전자기록물 항목	전 부 서 작성 → 기 록 관 제출
* 전자기록물 항목	전산정보과 작성 → 기 록 관 제출
서식 2. 비전자기록물 생산목록	전 부 서 작성 → 기 록 관 제출
서식 3. 조사·연구·검토서 생산현황
서식 4. 조사·연구·검토서 생산목록
서식 5. 회의록 생산현황
서식 6. 회의록 생산목록
서식 7. 시청각기록물 생산현황
서식 8. 시청각기록물 생산목록
서식 9. 비밀기록물 생산현황
서식10. 비밀기록물 생산목록
서식11. 행정박물 기록관 보유현황	기 록 관 작성
서식12. 행정박물 기록관 보유목록
서식13. 간행물 생산현황	전 부 서 작성 → 기 록 관 제출
서식14. 간행물 생산목록

- 서식변경 불가 및 해당사항이 없는 경우 “해당사항 없음” 표기 제출

- 서식1~14 목록 취합 후 국가기록원 기록물 생산현황 통보시스템 제출

(http://sora.archives.go.kr)

Ⅳ		추진일정

□ 2018. 7.  6. : 기록물 정리 및 각종 현황 제출 [전부서 → 기록관]

□ 2018. 7. 27. : 생산현황 취합 및 검수 [기록관]

□ 2018. 7. 31. : 기록물 생산현황통보 [기록관 → 국가기록원]

Ⅴ		행정사항

□ 전자기록물 생산현황통보 작업 협조 ------------------- 전산정보과

О [서식1] 업무관리시스템 전자문서 생산현황(2017. 1.~2017.12.) 작성·제출

붙임  1. 서울특별시 중구 처리과 기록물 정리 지침

2. 2018년 기록물 생산현황 통보서식