문서번호	총무과-9250
결재일자	2018.4.3.
공개여부	대시민공개
방침번호

			시 민
주무관		통신관리팀장	총무과장
조윤현		임승철	04/03 신종우
협조
	별관운영팀장		배창호

행정전화서비스 이용신청 개선계획(안)

추진근거	대내(외) 협력 현황			사 업 비
	부서(단체)명	협의내용	협의결과

2018. 4.

행 정 국

(총무과)

행정전화서비스 이용신청 개선계획(안)

국제전화, 행정전화 녹음기능 등 각종 행정전화서비스의 이용 신청시 신청공문을 통일하여 서비스를 이용하고자 하는 직원이 쉽게 신청할 수 있도록 개선하고자 함

□ 운영현황

❍ 주요 행정전화서비스

- 대    상 : 전화기 녹음, 국제전화, 통화연결음, 전화기 설치, 전화회선 설치

- 신청주기 : 녹음(월3~4회), 국제전화(월1~2회), 통화연결음(월 1회), 전화기 및 전화회선(사무실재배치 관련 수시 설치)

❍ 담당 팀별 관리청사 현황

구 분	통신관리팀	별관운영팀
관리청사	· 본관, 임차청사(무교, 청계), 남산별관, 교통정보센터 · 서울로운영단 사무실 등 외부 사무실	· 서소문청사 · 송월동 차고지 등

□ 필요성

❍ 행정전화서비스 신청시 내용 누락 및 신청방법에 대한 직원 문의 증가

❍ 행정전화서비스별 본관 및 서소문청사 관리팀간 신청접수 안내 필요

- 전화회선 및 전화기 설치	⇒ 통신관리팀, 별관운영팀 접수

- 전화녹음, 국제전화, 통화연결음	⇒ 통신관리팀 접수

□ 개선사항

< 현 재 >		< 개 선 >
- 행정전화서비스 신청내용 미통일 (서비스 누락 발생) - 행정전화서비스 신청방법, 관리팀 등을 모르는 부서 많음		- 행정전화서비스 신청절차 통일로 정확한 서비스 설정 및 제공 - 행정전화서비스 신청방법 등을 주기적인 공지 및 안내 실시

□ 행정전화서비스별 이용신청(안)

① 전화회선 설치 신청

○ 신청방법 : 공문 요청(전화회선 설치 최소 1주일 전 공문 요청)

○ 신청접수 : 통신관리팀(본관 등), 별관운영팀(서소문청사)

○ 공문내용 : 요청사항, 설치요청 기간, 설치장소, 설치내용 등

○ 처리절차 : 설치요청(신청부서)→ 현장 조사(총무과) → 재배치 공사(총무과)

○ 신청공문(예시)

◇ 문서제목 : ○○○에 따른 전화회선 설치 요청

◇ 문서내용

▷ 요청사항

▷ 요청기간 : ‘18.3.28~30

▷ 설치장소 : 총무과(본관 7층)

▷ 설치내용 : 조직개편에 따른 사무실 재배치로 전화회선 이전 및 신규 설치 요청

◇ 붙    임 : 좌석배치도 붙임 첨부(배치도 전·후)

② 행정전화기(IP Phone) 설치 신청

○ 신청방법 : 공문 신청(행정전화기 사용 3일전 신청)

○ 신청접수 : 통신관리팀(본관 등), 별관운영팀(서소문청사)

○ 공문내용 : 요청사항, 신청내역(부서명, 설치장소, 설치대수, 사용자, 요청 사유 등)

○ 신청공문(예시)

◇ 문서제목 : 행정전화기 설치 요청

◇ 문서내용 : 요청사항, 신청내용 등

▷ 신청내용

부서명	설치장소	설치대수	사용자	요청 사유
총무과	본관 7층	2대	홍길동, 이순신	신규 전입자 사용

③ 행정전화기 녹음기능 사용 신청

○ 신청방법 : 공문 신청(녹음기능 사용 3일전 신청)

○ 신청접수 : 통신관리팀

○ 공문내용 : 요청사항, 신청내역(직급, 성명, 전화번호, 신청사유 등)

○ 처리절차 : 신청(신청부서) → 해당 전화번호 녹음기능 설정(총무과)→ 해당 전화번호 이용자에게 사용법 등 메일 전송

○ 신청공문(예시)

◇ 문서제목 : 행정전화기 녹음기능 사용 신청

◇ 문서내용 : 요청사항, 신청내용 등

▷ 신청내용

직 급	성 명	전화번호	신청 사유
방송통신6	홍길동	5660	대화상대자의 폭언 사용, 중요 통화내용 녹취용으로 이용

※ 통신비밀보호법에 의거 통화 당사자 이외에 녹음 내용 청취 불가하며, 녹음파일도 제공 안됨

④ 행정전화기 국제전화 사용 신청

○ 신청방법 : 공문 신청(국제전화 사용 3일전 신청)

○ 신청접수 : 통신관리팀

○ 공문내용 : 요청사항, 신청내용(직급, 성명, 전화번호, 신청사유 등)

○ 신청공문(예시)

◇ 문서제목 : 행정전화기 국제전화 사용 신청

◇ 문서내용 : 요청사항, 신청내용 등

▷ 신청내용

직 급	성 명	전화번호	사용기간	신청 사유
방송통신6	이순신	5661	2018.4.1.~6.31	IoT관련 해외기관전화업무 처리

⑤ 통화연결음 설정 신청

○ 신청방법 : 공문 신청(통화연결음 설정 3일전까지 신청)

※ 시민소통담당관 및 기존 통화연결음 사용부서 협의 후 공문 신청

※ 통화연결음 음원은 신청부서에서 제작 후 제공(메일 송부)

○ 신청접수 : 통신관리팀

○ 공문내용 : 요청사항, 신청내용(음원명, 설정기간, 담당자 등)

○ 처리절차 : 현재 사용부서와 사전 협의 및 공문 신청(신청부서) → 관련시스템 등록(총무과) → 통화연결음 서비스 제공

○ 신청공문(예시)

◇ 문서제목 : 통화연결음 설정 요청

◇ 문서내용 : 요청사항, 신청내용 등

▷ 신청내용

음원명	설정기간	담당자	비고
잘생겼다 서울	2018.4.1. ~ 6.30.	○○○	사전협의 완료

□ 행정사항

❍ 본청 전부서 대상 인터넷전화서비스별 이용신청 안내 공문 발송

- 연 2회 서비스 이용신청 안내 문서 발송