문서번호	정보공개정책과-26562
결재일자	2017.12.6.
공개여부	대시민공개
방침번호

		시 민
주무관	기록관리팀장	정보공개정책과장
김진성	김종필	12/06 조영삼

2017 특수유형 기록물 전수조사 사업 최종보고

2017 특수유형 기록물 전수조사

사업 최종보고

각 부서에서 보유하고 있는 특수유형 기록물에 대한 현황을 파악하고, 이에 대한 체계적인 관리방안과 장기보존 및 활용전략을 마련하기 위한 조사 사업을 완료하고 그 결과를 보고드림

1		추진개요

□ 추진근거 및 배경

○ 공공기록물법 제22조~제25조(간행물·시청각기록물·행정박물의 관리)

○ 서울시 각 부서에서 보유하고 있는 특수유형기록물에 대한 정확한 보유현황 파악이 미비

□ 사업개요

○ 사 업 명 : 서울시 특수유형 기록물 전수조사

○ 사업기간 : 2017.7.11.~2017.11.30.(5개월)

○ 사 업 자 : (주)한국문헌정보기술 / 900,000천원(VAT포함)

○ 사업대상 : 서울시 본청·본부·사업소(시의회 사무처 포함)

시청각기록 : 매체유형과 상관없이 사진·필름류 및 녹음·동영상류

행정박물 : 공공기록물법 시행령 [별표4]에 따른 관리대상

간행물 : 서울시에서 발간한 간행물

○ 사업내용

서울시 본청·본부·사업소 전 부서를 대상으로 조사 추진

특수유형 기록물 현황 통계작성 및 분석

특수유형 기록물 관리체계 개선안 제시

○ 추진경과

기 간(월) 구 분		2017년
		7월		8월		9월		10월		11월
사업 관리	착수보고/중간보고/완료보고
				★				★			★
과업 내용	세부 조사방안 기획
	부서별 조사
	통계작성 및 분석
	관리체계 개선안 제시
	완료보고서 작성 및 보완

2		추진내용

□ 부서별 조사수행

○ 사전준비 및 시범조사

조사대상 기록물 세부 유형 및 목록, 질문지, 접촉대상 등 구체화

○ 중점조사 대상 식별 및 조사방법 상세정립

시범조사 결과를 바탕으로 조사대상 및 수행방법 보완

생산업무, 시청각기록시스템 및 홈페이지 등 조사대상 구체화

○ 부서별 조사 실행

서울시 본청·본부·사업소 전 부서에 대한 방문/서면조사 실시

시청각기록시스템 및 홈페이지에는 개별적으로 접근하여 조사

□ 조사결과 및 분석

○ 주요 유형별 결과

시청각기록물 : 최근 들어 대부분 디지털 파일 형식으로 생산되며, 부서별 구축·운영 시청각기록시스템 및 홈페이지, 외장하드에 주로 저장

(전자)간 행 물 : 간행물발간등록번호 신청 절차를 거치지 않은 전자간행물 증가 추세

행정박물(후보) : 부서 보관분 대부분은 상·상패류, 기념품류에 해당

○ 부서별 결과

모든 부서(사업소)가 아닌 특정 부서(사업소) 중심*으로 시청각기록물이 생산되며 보유량도 후자에 집중

*언론담당관, 뉴미디어담당관, 문화정책과, 서울역사박물관, 교통방송 등

서울역사박물관, 관할 소방서, 교통방송 등에 과거에 생산된 시청각기록 별도 매체가 일부 존재(현재는 전량 디지털 형식으로 생산중)

간행물, 행정박물(후보)는 대부분 부서에서 소량씩 생산·보관 중

□ 개선안 제시

○ 사례분석

벤치마킹을 위해 타기관* 사례 분석과 시사점 도출

*국가기록원, 국립중앙도서관, 국립중앙박물관, 국회기록보존소 등

○ 종합 제안 내용

처리과 관련 사항

▪생산의무대상 및 관리 단위 변형 적용

▪등록 메타데이터 및 입력화면 개선

▪처리과 생산·보관 시 유의사항

=> 처리과 대상 지침화 이전에 내부 논의 필요

기록관리기관(부서) 관련 사항

▪주기적 현황 파악(모니터링)

▪문서류와 구분되는 별도 분류체계 운영 여부 검토

▪장기보존대상 선별 기준 상세화 검토

시스템 구성 및 이관 관련 사항

▪등록 기능 강화

▪디지털 파일 및 메타데이터 별도 운영방안 검토

▪특수유형 기록물 관리용 시스템 별도 구축·운영 검토

=> 필요한 세부업무와 요구사항 명확화를 위해 내부 논의 필요

장기적인 서비스 및 보존 관련 사항

▪이용권 확보 및 명확화

▪장기보존용 별도 매체 필요 여부 검토

기타 사항

▪특수유형 기록물 목록과 관련 정보 공개(제공)* 단계적 강화 검토

*개별 디지털 파일을 직접 제공하기보다, 맥락정보 위주의 정보와 접근점의 제공을 통해 각 부서에서 운영 중인 시청각기록시스템 및 홈페이지의 이용활성화를 유도

3		향후 추진

○ 별도의 심화 논의과정을 통해 특수유형 기록물 관리 개선 방안화 검토

서울기록원과의 업무 연관관계 고려 필요

붙임 : 서울시 특수유형 기록물 전수조사 사업 완료보고서 1부.  끝.