문서번호	정보공개정책과-24843
결재일자	2017.11.15.
공개여부	대시민공개
방침번호

		시 민
주무관	기록관리팀장	정보공개정책과장
이세진	김종필	11/15 조영삼

2017 기록물 공개재분류 완료보고

행 정 국

(정보공개정책과)

2017 기록물 공개재분류 완료보고

비공개기록물에 대한 공개재분류와 DB구축문서에 대한 공개여부 재검증을 통해 보존기록물에 대한 접근성을 확보하기 위한 기록물 공개재분류 사업을 완료하고 그 결과를 보고드림

1		추진개요

□ 추진근거 및 배경

○ 공공기록물법에 의한 보존중인 비공개기록물의 공개재분류 실시 필요

- 기록물관리기관은 비공개기록물에 대하여 재분류된 연도부터 5년마다 공개여부를 재분류하여야 함  ※ ’07년 공공기록물법 전면개정으로 공개재분류 규정 신설

- 우리시는 타 기관에 비해 기록물의 양이 방대하며, ’11.4월 기록관리시스템 도입에 따른 전자기록 이관량 급증하여 용역사업을 통한 업무적체 해소 필요

○ 서울기록원 이관 및 대시민서비스를 위한 기록물 공개여부 재검토

- 동법 제53조에 따라 서울기록원 이관 시 공개여부 구분 또는 재분류가 필요

- ’18년 서울기록원 개관에 따른 대시민 기록서비스를 위한 공개여부 재검증 실시

□ 사업개요

○ 사 업 명 : 2017년도 서울시 기록물 공개재분류 사업

○ 사업기간 : 2017.4.28.~2017.10.24.(6개월)

○ 사 업 자 : (주)매너티 / 200,200천원(VAT포함)

○ 사업대상 : 총 155,973건

- 비공개 전자문서 공개재분류 : 92,932건(전체 59.6%)

- DB구축문서 공개여부 재검증 : 63,041건(전체 40.4%)

○ 사업내용

-「서울특별시 기록물 공개재분류 기준」 수립

- 비공개 전자문서(92,932건) 내용확인 및 공개여부 검토

- DB구축문서(63,041건) 내용확인 공개여부 재검증

- 공개재분류 결과값의 기록관리시스템 반영

○ 추진경과

추진내용	추진일자	추진일정
		5월		6월			7월	8월	9월		10월
공개재분류 기준수립	4.28~6.16
대상기록물 분석	5.29~6.23
전자문서 공개검토	6.26-9.15
DB구축문서 공개검토	6.12~9.30
부서의견조회 및 확정	9.18~10.23

2		추진내용

□ 대상기록물 선정

○ 비공개 전자문서 공개재분류 : 92,932건

- 공개재분류 실효성을 위해 보존기간 30년 이상 생산문서 우선 선정

- 생산연도 1999~2010년 문서 (이미 재분류를 실시한 2009년 문서 제외)

○ DB구축문서 공개재검증 : 63,041건

- 준영구 이상 DB구축문서(원문스캔) 중 “공개”문서에 대한 공개재검증

- 생산된 지 30년 경과된 문서(~1986년)를 대상으로 실시

※ 30년 공개원칙 : 생산연도 종료 후 30년이 지나면 모두 공개하는 원칙(법35조)

□ 「서울시 기록물 공개재분류 기준」수립 : [붙임1]

○ 「2016 서울시 공개재분류 기준서」를 수정․보완하여 작성

- 비공개호수 1호, 비공개대상 위원회 정보를 확인하여 수정․보완

- 비공개 대상정보를 세분하고 비공개 대상정보 예시를 개조식으로 명시

□  대상기록물 분석 및 유형화

○ 본청은 재무국과 경영기획실 기록물이 50%이상을 차지했으며, 특히, 재무국 세무과 생산기록물이 39.34%로 가장 많았으며, 본부 및 사업소의 경우 소방서 기록물이 85%이상을 차지하였음

구 분	총 계	본청	사업소
대상건수(건)	92,932	48,450	44,482
비 율(%)	100%	52.1%	47.9%

○ DB구축문서는 공사 및 재개발사업 관련문서가 다수이며, 문화재과 기록이 약 40%이상에 해당하는 등 많은 비중을 차지함

구 분	계	일반문서	도면류	카드류
대상건수	63,041	57,575	5,437	29
비 율	100%	91.3%	8.6%	0.1%

※ 30년 공개원칙 : 생산연도 종료 후 30년이 지나면 모두 공개하는 원칙(법35조)

○ 효율적이고 일관적인 재분류를 위한 대상문서 유형화

- 처리과, 단위과제, 기록물철 등을 기초로 유사기록을 묶어 동일한 기준을 적용하기 위해 대상기록물을 유형화

- 비공개 전자문서는 22개 유형으로 분류하고 유형별로 동일한 공개재분류 처리기준을 적용함

□ 기록물 공개재분류 검토서 작성 : [붙임2]

○ 기록물 건별 검토서 작성

- 대상기록물 건별 내용을 확인하여 기록물 주요내용을 요약기술

- 기록물 공개여부를 재판단하고 검토사유를 구체적인 근거로 작성

- 부분공개의 경우, 비공개대상정보 및 공개제한부분 해당쪽수 구체적 기재

<공개재분류 기록물 건별 검토서 항목>

기록물정보							재분류결과
부서명	업무명	기록물철명	제목	생산일자	공개여부	비공개 호수	재분류결과	비공개호수	공개 제한부분	비공개 대상정보	기록물 주요내용	공개여부검토의견

□ 부서의견조회 및 공개재분류 확정

○ 부서의견조회 실시

- 주요내용 : 대상기록 생산부서를 대상으로 재분류 결과에 대한 의견조회

- 추진일정 : 2017.9.18.~10.13

- 대    상 : “공개”로 분류한 12,248건

- 추진방법 : 기록관 공개재분류 검토목록에 대한 부서 동의여부 확인

<비공개기록물 생산부서 의견조회 목록>

- 의견 제출이 없는 경우 하는 것으로 의견조회를 실시하였기 때문에 회신율은 46.1%로 다소 저조함

(단위 : 건)

조회대상	회신			의견없음
	계	동의	비동의
12,248	5,651(46.1%)	2,086(17.0%)	3,565(29.1%)	6,597(53.9%)

3		추진결과

□ 비공개 전자문서 재분류 결과

○ 대상문서 92,932건 중 56,346건인 60.6%가 공개로 전환됨(부분공개 포함)

- 개인정보가 일부 포함한 문서를 부분공개로 전환한 것이 대부분을 차지함

- 다만, 비공개 제한부분이 많아 공개실효성이 적은 경우 부분공개로 분류

대 상	재분류결과
	공개	부분공개	비공개
92,932	6,602(7.1%)	49,746(53.5%)	36,584(39.4%)

○ 재분류 결과 비공개호수는 1호 및 6호가 많으며 전체 96.1%에 해당

비공개호수	수량	비율	주요내용
1호 (다른법령상의 비밀․비공개정보)	19,265	22.3	지방세 기본법에 따른 체납관련사항, 아동학대 조사 및 상담내용
2호 (안보․국방․통일․외교관련정보)	320	0.4	시스템 사용권한, 비밀기록, 국가안보 관련정보
3호 (국민의 생명․신체․재산보호정보)	1,112	1.3	토지 소유권 이전 등기촉탁문서, 손실 보상금 관련 문서 등
5호 (내부검토과정의 정보)	112	0.1	회의록 등의 발언자명 등
6호 (이름․주민번호 등 개인식별정보)	61,241	70.9	소송이나 민원 문서의 개인정보
7호 (경영․영업상 비밀에 관한정보)	4,271	5.0	법인의 내부정보를 포함하고 있는 소송 등의 내용

○ 공개재분류 주요사례

- 금융자산 일괄압류, 다단계판매업자 등록사항 변경 등과 관련하여 비공개정보를 포함하지 않았음에도 업무의 민감도만으로 비공개를 사례가 다수임

- 또한, 일부 개인정보 등을 포함하고 있으나 공개할 부분과 구분이 가능한 문서의 경우 비공개에서 부분공개로 전환하였음

□ DB구축문서 공개검토 결과

○ DB구축문서 63,041건의 공개문서에 대한 재검토결과 41,772건(66.2%)이 공개로 유지됨

- 생산된 지 30년이 경과했지만 주요시설, 상하수도 관련 도면 등은 시민의 안전과 관련된 사항이므로 비공개 대상정보로 분류

대 상	재분류결과
	공개	부분공개	비공개
63,041	41,772(66.3%)	17,157(27.2%)	4,112(6.5%)

○ DB구축문서 재검토 결과 주요내용

- 개인정보를 포함하고 있는 문서는 재개발 및 토지매매, 소송관련 문서가 다수를 차지함

- 다중이용시설의 도면 등 시민의 안전과 관련된 기록도 선별하여 재분류함

○ 소송정보, 보상액 정보 등 민감정보는 30년 경과된 기록도 비공개로 결정

- 법 제35조에 따라 생산된 지 30년이 지나면 모두 공개하는 것이 원칙

- 개인의 재산권 등과 관련된 민감정보는 보수적으로 판단하여 비공개 적용

□ 기록관리시스템 재분류 결과 반영

○ 시스템 탑재 일정 : ’17.10.23~10.24

○ 기록관리시스템 반영내용

- 공개재분류 결과 기록물 건 상세정보 및 비공개호수 반영

- 공개재분류 현황결과, 기록 건 이력정보, 감사추적정보 반영

붙임 1. 2017 기록물 공개재분류 기준서 1부.

2. 2017 기록물 공개재분류 건별 검토서 1부.  끝.