문서번호	정보공개정책과-26184
결재일자	2017.12.1.
공개여부	부분공개(5,7)
방침번호

		시 민
주무관	기록관리팀장	정보공개정책과장
김진성	김종필	12/01 조영삼

2017 서울시 특수유형 기록물 전수조사 사업

완료보고회 결과보고

행 정 국

(정보공개정책과)

2017 서울시 특수유형 기록물 전수조사 사업

완료보고회 결과보고

『서울시 특수유형 기록물 전수조사 사업』 완료보고회의 결과를 아래와 같이 보고함

□ 완료보고회 개요

○ 일  시 : 2017.11.29.(수) 10:00

○ 장  소 : 신청사 9층 공용회의실

○ 참석자 : 총10명(정보공개정책과 6, 수행업체 4)

- 정보공개정책과 : 김종필(기록관리팀장), 조진숙, 이세진, 정슬희, 김진성, 임태원

- 수행업체 : 한국문헌정보기술㈜ 박석훈 부사장, 김화경 QM, 박상욱 PM, 이강현 PL

□ 중간보고회 순서

시 간	내 용	진행
10:00~10:05	개 회	김진성 주무관
10:05~10:25	사업수행방안 및 향후일정	박상욱 PM
10:25~10:50	질의 및 응답	참석자

□ 완료보고회 주요 질의응답 및 의견

○ 개선안 제시 관련

- (별도의) 특수유형기록물 관리 시스템을 개발해도 부서에서 사용을 안 하게 되면 의미가 없음, 적극적인 관리 조치를 어떻게 해야 하는지에 대한 세부 내용이 있어야 함 (이세진 주무관)

- 예를 들어 간행물 발간등록 번호를 받는 것을 아무리 안내를 해도 안하는 경우가 많은 것처럼,  단순히 시스템에 등록을 잘해야 한다고 하는 것만으로는 충분한 관리방안이 되기에 부족한 것으로 보임(정슬희 주무관)

- 전산 분야는 예산 편성 시 정보화 사업 예비타당성조사를 받음. 그것을 받지 않으면 예산과에서 예산편성 자체가 안됨. 때문에 정보화 사업의 예비타당성조사를 해주는 부서는 서울시에서 일어나는 모든 정보화 사업에 대해서 알고 있음. 그 코스를 거쳐야 예산이 편성이 되는 것처럼 특수유형기록물 생산 프로세스를 정리하고 어느 단계에서 관리행위를 할것인지 정리하는 것이 필요함(조진숙 주무관)

- (보완하자면) 모든 프로세스가 아닌, 주요 특수유형 기록물 생산업무 프로세스를 정리 할 필요성이 있음.(이세진 주무관)

- 부서별 방문조사시 인터뷰가 되어 결과보고서에 있는 내용으로, 완료보고서에 포함하여 보완 하겠음(박상욱 대리)

- 전반적으로 특수유형 기록물 전수조사 자체에 의의를 두고 싶음. 좀더 보완이 가능하다면 각 부서에서 사용할 수 있는 등록/보관 가이드라인(업무지침) 정도가 있었으면 함(김종필 팀장)

- 그렇다면 모든 부서를 대상으로 하는 가이드라인보다 주요 생산 부서만 대상으로 하는 편이 더 실효적일듯함(이세진 주무관)

○ 디지털데이터 복구 관련

- 외장하드에 저장하고 있는 경우가 꽤 되는 것 같은데 만약 외장하드의 데이터가 유실된 경우, 최근에는 그것을 복구할 수 있는 기술이 있으므로 그런 케이스에 대한 대응방안이 포함되면 좋을 듯(수거해서 보관하다가 일괄적으로 복구하는 방법 등)(조진숙 주무관)

- (다만) 모두가 중요한 기록은 아닐 수 있으니 안에 들어있는 파일에 대한 내용과 맥락을 파악하고 복구 여부를 판단하는 방법도 있음(이세진 주무관)

○ 기록관 및 기록원 이관 관련

- 기록관을 경유하는 프로세스로 설계한 것인가?(이세진 주무관)

- 경유하는 것으로 설계함(박상욱 대리)

- 반드시 기록관을 거치지 않고 각 부서 시청각기록 시스템에서 바로 영구기록물관리시스템으로 이관할 수도 있지 않나?(조진숙 주무관)

- 현행 표준에서 기록관을 거치게 한 것은 기록원의 부담을 덜어주고자 한 것. 부서에서 정리하는 방식이 너무 제각각이다 보니, 기록관에서 정리를 하는 프로세스로 정한 것임. (이세진 주무관)

- 직원 자체는 기록관이 더 적을 가능성이 큰데 업무량이 과도해지지 않나?(조진숙 주무관)

- 기록원 입장에선 자치구, 출연기관 등을 포괄하다보니 (특수유형 기록물을) 바로 기록원으로 보내는 프로세스는 쉽지 않을 것 같고... 기록원 업무 프로세스 설계시 다시 논의해볼 필요가 있을 것 같음(이세진 주무관)

□ 향후 계획

○ 완료보고서 보완 및 산출물 일체 제출 후 준공검사

붙임 : 완료보고 발표자료 1부. 끝.