문서번호	정보공개정책과-22612
결재일자	2017.10.19.
공개여부	부분공개(5,6,7)
방침번호

		시 민
주무관	기록관리팀장	정보공개정책과장
김진성	김종필	10/19 조영삼

2017 서울시 특수유형 기록물 전수조사 사업

중간보고회 결과 및 월간보고(9월)

2017. 10

2017 서울시 특수유형 기록물 전수조사 사업

중간보고회 결과 및 월간보고(9월)

『서울시 특수유형 기록물 전수조사 사업』 중간보고회의 결과와 9월 월간보고 내용을 아래와 같이 보고함

□ 중간보고회 개요

○ 일  시 : 2017.10.13.(금) 15:00~16:10

○ 장  소 : 신청사 7층 공용회의실

○ 참석자 : 총10명(정보공개정책과 6, 수행업체 4)

- 정보공개정책과 : 조영삼(과장), 김종필(기록관리팀장), 조진숙, 이세진, 정슬희,

김진성

- 수행업체 : 한국문헌정보기술㈜ 박석훈 부사장, 김화경 QM, 박상욱 PM, 이강현 PL

□ 중간보고회 순서

시 간	내 용	진행
15:00~15:05	개 회	김진성 주무관
15:05~15:20	사업수행방안 및 향후일정	박상욱 PM
15:20~16:10	질의 및 응답	참석자

□ 중간보고회 주요 질의응답 및 의견

○ 전자파일로 발행되는 웹 간행물의 경우에는 발간번호 부여가 쉽지 않을 것으로 보임. 이 경우 기록으로 획득하기 위해 전수조사 하여 나중에 등록하는 방법으로 해야만 하는가. (향후 거의 대부분) 웹 발간 방식이나 파일 발간 방식으로 바뀔 가능성이 높기 때문에 관리 방안을 고민 할 필요가 있음.(조영삼 과장)

○ 시정홍보물심의시스템 관련하여 홍보물은 각 부서에서 최종본 파일을 보유하고 있는 것인가?(조영삼 과장)

- 각 부서의 담당자가 직접 보유하거나, (긴급히 처리하는 경우)인쇄소 같은 제작자만 보유하고 담당자도 보유하지 못한 경우가 있음. 홍보물의 심의를 최종본으로 하는 것이 아닌 계획안과 시안으로 하기 때문에, 최종 파일은 홍보물심의시스템에 없는 상황, 최종파일을 기능상 등록할 수 있지만 용량 제한 및 숙지 미숙 등의 사유로 거의 등록하고 있지는 않음.(김진성 주무관)

- 프로세스를 규정화할 필요가 있음. 홍보물 심의규정이나 기록관 운영규정에 절차화 시키는 방안을 고민해 볼 것(조영삼 과장)

- 해당 규정에 넣지 않더라도 (시청각물, 간행물 관리업무의) 매뉴얼화 하여 홍보물 심의 여부를 시민소통담당관에 확인 후 심의 받은 홍보물을 포착하여 (해당 생산)부서에 접촉하여 최종본을 받는 방안이 있을 것으로 보임(이세진 주무관)

○ 교통방송의 경우 레코드 그룹을 달리 하는 방법과 같이 특수 관리가 필요한 것으로 보임. 그것들까지 SDA에서 전부 감당하기 어려우므로 대안을 찾아야 함(조영삼 과장)

- 교통방송은 방송파일은 전부 보관하는지? 아니면 선별해서 보관하는지?(이세진 주무관)

- 현재 제작되는 방송파일은 전부 보관 하고 있음(김진성 주무관)

- 교통방송의 데이터 이관과 관련하여 SDA팀과 논의할 필요가 있음. 현재는 SDA에서 감당하기 어려울 것임.(조영삼 과장)

- 민영방송도 장기보존에 관한 고민을 할 것으로 생각함(이세진 주무관)

- 방송국은 장기보존 포맷 자체를 별도로 사용하며, 하드디스크 대신 비용대비 효과가 좋은 테이프형 저장매체를 사용하고 있는 것으로 알고 있음(김진성 주무관)

- 교통방송에서 서울시로 이관을 해도 방송에 필요하므로 파일을 삭제하기는 어려울 것으로 보임. 여러 방법론 중에서 실제 파일은 교통방송에 있고 관리권한만 SDA에서 가지고 있는 것도 하나의 방안이 될 수 있을 것으로 보임. 이 파일들을 물리적으로 이관해온다면 현재 교통방송에서 가지고 있는 분량만큼의 디스크가 필요하며 매년 생산량을 감당하기 어려울 것으로 보임(박석훈 부사장)

○ 특수유형 기록물 관리 도구 및 방안 장단점 분석을 보면 현재 제안된 3안 모두 애매한 것으로 보임. 1안의 경우 업무관리 시스템은 표준으로 정해진 것이고 첨부파일 용량도 한계가 있음. 현재 관련 표준에서는 매체의 정보를 등록하는 것이지 시청각기록(전자파일) 자체를 등록하라는 것이 아님.(이세진 주무관)

- 따로 무언가를 한다. 이런 것을 생각하지 말고 디지털 관리라고 하는 전체 큰 틀에서 볼 것. 시설을 새로 만든다. 물리적으로 이관한다. 이런 것 보다는 전자적인 기록 관리에 대한 흐름에 맞춰 연구할 필요가 있음.(조영삼 과장)

- 이것을 이관해서 우리가 보존하는 것이 제일 안전하다 이런 관점보다는, 전자기록물에 대해서 관리 행위를 하기 위해 ‘어떤 절차를 설정,운영해야 하는지’에 대해서 초점을 두어야 할 것으로 보임(이세진 주무관)

□ 추진실적(누계)

○ 수행인력 추가 투입 (상근 5인, 비상근 3인)

○ 부서별 방문/서면조사

- 중점조사 부서 : 67개 완료

- 서면조사 부서 : 43개 완료

○ 특수유형기록물 시스템/홈페이지 조사

- 시청각기록 시스템 및 홈페이지 : 9개 / 53개 완료

- 웹간행물 : 홈페이지 116개 - 웹간행물 421개 완료

□ 향후 계획

① 부서별 방문/서면조사 및 시스템/홈페이지 조사 완료(10월 말)

② 조사결과 정리 및 현행 관리체계 분석 => 완료보고서

③ 개선 방안 정리 작성 => 완료보고서

붙임 1. 중간보고 발표자료 1부.

2. 중간보고 회의록 1부.

3. 9월 월간보고 1부.

4. 9월 수행인력 근무기록부 1부.

5. 9월 수행인력 입금내역 1부. 끝.