문서번호	민원여권과-7214
결재일자	2017.5.17.
공개여부	부분공개(5)
방침번호

주무관		민원행정팀장		민원여권과장		행정관리국장
정현철		백인숙		이미란		05/17 박기웅
협조
	계약팀장		문철수
	일자리지원팀장		홍혜영

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2017년 종이기록물 전산화사업 추진계획

(민원여권과)

사 전  검 토 사 항

::: 해당사항에 ☑ 표시하시기 바랍니다.
항 목		검 토 여 부
사업구분		신규사업 □ 공약(약속)사업 □ 계속사업 ☑ 인센티브/공모사업 □
소통분야 고려사항		●	구민		:		유 □ ( ) 무 ☑
		●	전문가		:		유 □ ( ) 무 ☑
		●	이해당사자		:		유 □ ( ) 무 ☑
여성친화 도시		성 평 등 □ 안 전·편 의 □ 가 족 · 공 동 체 회 복 □ 여 성 참 여 □
기타 고려사항		일 자 리 □ 환경영향 □ 안 전 □ 유지비용 □ 바른 공공언어 ☑
		성 인 지 □ 취약계층 □ 장 애 인 □ 디 자 인 □ 갈등발생 요인 □
타자원 활용		●	중앙부처	:		유 □ ( ) 무 ☑
		●	서울시	:		유 □ ( ) 무 ☑
		●	기업	:		유 □ ( ) 무 ☑
		●	민간단체	:		유 □ ( ) 무 ☑
언론홍보 계획		기획보도 □ 보도자료 □ SDTV □ 성동뉴스레터 □ 성동구소식지 □
		기 고 문 □ 전자행정서비스 □ S N S □ 기타 (리플릿 등) □ 없 음 ☑
	● 홍 보 제 목 :
	● 중점 홍보사항 - -
	※ 우리 구만의 차별화된 사업내역과 중점 부각하여 홍보할 사항을 중심으로 ‘홍보제목’을 선정하여 간결하게 기재하시기 바랍니다.

2017년 종이기록물 전산화사업 추진 계획

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수기로 생산하여 기록관(종합문서고)에 보존·관리 중인 준영구 이상의 중요 종이기록물의 마모, 훼손, 멸실 등에 대비하여 전산화 작업을 추진함으로써 종이기록물의 열람 및 검색을 편리하게 하고, 법적 요건을 갖춘 체계적인 기록물관리를 하고자 함.

Ⅰ		추진근거

ⅠⅠ ⅠⅠ

□ 『공공기록물 관리에 관한 법률』 제6조(기록물의 전자적 생산·관리) 및      제21조(중요기록물의 이중보존)

□ 「서울특별시 성동구 기록관 운영규칙」 제28조(주요기록물의 전자화)

Ⅱ		사업개요

□ 대상기록물: 700권(약 140,000면)

※ 준영구 이상 기록물: 18,736권

□ 사업내용: 기록관(종합문서고) 보관 중인 준영구 이상의 종이기록물 전산화 작업

□ 추진방법

○ 작업인력 및 장비: 자체

- 작업인력: 시간선택제임기제공무원 2명 및 공공근로 일부

- 장비: 문서스캐너 2대, 도면스캐너 1대, 공정관리 S/W, 컴퓨터 등

공정관리 S/W: 기록물 전산화를 가장 효율적으로 관리하기 위한 S/W로 전산화를 총괄적으로 관리하는 소프트웨어

○ 장비 유지보수 및 기술지원: 위탁

- 장비 유지보수: 문서 및 도면 스캐너, 공정관리 S/W 유지보수

- 기술지원: 기록관리시스템(RMS)에 작업파일 업로드

RMS(Record Management System): 기록관리 업무를 지원하는 전산시스템

Ⅲ		2016년 주요성과와 반성

□ 추진기간: 2016.5.30. ~ 2016.12.31.

□ 사업예산: 18,919천원(구비)

□ 추진실적: 846권/4,265건 정리(누계: 6,770권/881,847면)

□ 문제점과 대책방안

문제점	대책
작업 진행 중 기록물 유실 및 훼손 발생 위험	작업 전 공정에 대한 철저한 교육 실시
작업 인력 부족에 따른 업무 효율성 저하	공공근로 등을 통한 부족한 인력 일부 수급

Ⅳ		세부추진계획

□ 추진방향

○ 기 구축된 보유장비 및 인력을 바탕으로 기록물 전산화 자체사업 추진

○ 장비 유지보수 및 기술지원 위탁을 통한 고품질의 DB구축

□ 추진기간: 2017.3.2. ~ 2017.12.31.

□ 추진일정

○ 2017.3.2. ~ 2017. 5.: 기록물 사전조사 (기실시)

○ 2017.5.1.: 시간선택제임기제공무원 2명 채용 연장

○ 2017.5.: 장비 유지보수 및 RMS 기술지원 [수의계약]

○ 2017.6. ~ 2017.12.: 기록물 DB구축 공정별 작업 수행

○ 2017.12.: 사업완료보고

□ 자체사업 세부공정

기록물 사전조사	➡	기록물 정리 및 보수	➡	기록물 분류	➡	면표시 부여	➡	스캔 및 보정
보존가치 평가를 통해 대상 기록물 선별		기록물건을 원인, 과정, 결과별로 분류 및 노후화된 기록물 보수		최초 생산부터 년,월,일 순으로 정리		넘버링기로 기록물 우측 하단에 표시		스캐닝 후 원본과 대조하여 이미지 보정
색인입력	➡	시스템 업로드	➡	재편철	➡	보존상자 편성	➡	서가배치
철, 건 단위로 필수항목 입력		스캐닝된 이미지와 색인데이터 기록관리시스템 등록		항균표지로 교체, 색인지 삽입후 재편철		상자표지 작성 후 보존상자 편성		보존상자에 서가 위치정보 표시 후 서가배치 및 정돈

항목	수량	소요금액	비고
장비 유지보수 및 RMS 기술지원	1식	19,000천원	- 공정관리 S/W, 문서스캐너(2대), 도면스캐너(1대) 유지보수 - 2017년 사업분 기록관리시스템(RMS) 업로드 - 자체사업 사업관리 및 기술지원을 위한 2개월 상주 - 기록물 DB구축 전문업체의 월 1회 정기방문
총 소요금액		19,000천원

□ 전산화 자체사업 운영을 위한 위탁 세부 내용

Ⅴ		소요예산

구 분		산 출 내 역	예산액
2017년	계		20,505
	사무관리비	보존상자, 표지, 넘버링기 등 소모품 일체	1,463
	공공운영비	공정관리 S/W 및 문서,도면 스캐너 유지보수비	3,438
	전산개발비	기록관리시스템 업로드 및 공정관리교육	15,604

Ⅵ		기대효과

□ 중요기록물의 전자적 관리로 훼손·멸실 방지 및 보존성 향상 도모

□ 기록물의 체계적인 관리 및 효율적인 열람·검색을 통한 행정서비스 향상

Ⅶ		행정사항

□ 공공 인력 지원 ------------------------------------------ 일자리정책과

□ 장비 유지보수 및 자체사업 기술지원 위탁 계약 ------------- 재무과

붙임: 장비 유지보수 및 자체사업 기술지원 설계내역서 1부. 끝.