등록번호

민원여권과-7651

주무관

민원행정팀장

민원여권과장

행정관리국장

등록일자

2017.5.10.

최성렬

하지현

엄영희

전결 05/10

박희균

결재일자

2017.5.10.

공개구분

대시민공개

협  조

2017년 이관대상 비밀기록물 이관 계획

행정관리국

민원여권과

2017년 이관대상 비밀기록물 이관 계획

「공공기록물 관리에 관한 법률」에 따라 각 부서에서 생산한 이관대상 비밀기록물을 기록관으로 이관하여 비밀기록물의 훼손 및 무단폐기를 방지하고 전문적이고 체계적인 비밀기록물관리를 도모하고자 함

Ⅰ		추진근거

□ 공공기록물관리에 관한 법률 제33조(비밀기록물의 관리)

□ 공공기록물관리에 관한 법률 시행령 제68조(비밀기록물의 이관)

□ 공공기록물관리에 관한 법률 시행령 제70조(해제된 비밀기록물의 정리)

□ 기록관리 공공표준 NAK/S 20:2016(v1.2) 비밀기록물 관리

□ 보안업무규정 및 보안업무규정 시행규칙

□ 2017년도 기록관 운영 종합계획 (민원여권과-1481, 2017.01.24.)

Ⅱ		추진개요

□ 추진기간 : 2017. 5. 11.(목) ~ 31.(월) [약3주간]

(※ 부서별 세부일정은 이관목록 취합 후 추후 통보)

□ 대상부서 : 비밀기록물 생산부서

□ 이관장소 : 본청 지하 1층 기록관 (종합문서고)

□ 이관대상

О 일반문서로 재분류한 경우

О 예고문에 의하여 비밀 보호기간이 만료된 경우

О 비밀기록물 생산 후 30년이 지난 경우

		이관사유 발생 시 이관				보존기간 30년 이상 기록물
	처리과		⇒	기록관			⇒	국가기록원
	■ 일반문서로 재분류한 경우 ■ 예고문에 의하여 비밀 보호기간이 만료된 경우 ■ 생산 후 30년이 지난 경우				■ 일반문서로 재분류하거나 비밀 보호기간이 만료된 기록물 중 보존기간이 30년 이상인 기록물 ■ 생산 후 30년이 지난 비밀기록물

□ 이관절차

О 이관대상 기록물 목록 조사 : 전 부 서

О 이관대상 기록물 확정 통보 : 기 록 관

О 이관대상 기록물 인계 인수 : 이관대상부서 → 기 록 관

□ 추진일정

목록 조사	--------------------	전 부 서	․ 비밀관리기록부에 기입된 비밀기록물 중 이관 대상 기록물(대외비 포함)-원본(생산) 대상
	5월 19일까지
↓	※ 사본(접수) : 비밀 해제 시 부서 자체 파기
이관대상 확정 통보	--------------------	기 록 관	․ 목록 검토 및 미흡 처리과 자료보완 요구 ․ 미흡 처리과 보완조치 완료 후 이관대상 확정 통보
	5월 26일까지
↓
이관준비	--------------------	이관대상부서	․ 비밀관리기록부 이력기재 ․ 비밀기록물 재분류 표시
	5월 30일까지
↓
인계 ․ 인수	--------------------	이관대상부서 → 기 록 관	․ 이관 일정에 맞추어 기록관 이관(이관 시 이관 목록 제출) ․ 별도 서가(이중캐비닛) 관리 ․ 향후 보존기간 경과 후 기록물평가심의회 상정
	5월 31일까지

Ⅲ		세부추진계획

□ 목록 조사 (전부서)

О 비밀관리기록부에 기입된 비밀기록물 중 이관대상 기록물(대외비 포함) 목록 작성

О 생산(원본) 기록물만 포함, 접수(사본)기록물은 목록 조사 제외

□ 이관대상 확정 통보 (기록관)

О 이관대상 제출 목록 검토 및 미흡 처리과 자료보완 요구

О 미흡 처리과 보완조치 완료 후 이관대상 비밀기록물 확정 통보

□ 이관 준비 (이관대상부서)

(1) 일반문서로 재분류 또는 예고문에 의하여 비밀 보호기간이 만료된 경우

О 비밀관리기록부 이력기재

- 비밀관리기록부의 해당란을 2개의 적선으로 삭제

- 삭제 사유를 “처리방법”에 명시

- “확인”란의 “근거”에 기록관 이관, 이관일자 기재

- “확인”란의 “처리자(인)”에 인계자명 기재

(재분류된 비밀기록물의 비밀관리기록부 기재방법 예시-[붙임2.] 참조)

О 비밀기록물 재분류 표시

- 비밀기록물 원본의 비밀등급 표시는 대각선으로 줄을 쳐서 삭제

- 재분류근거를 첫 면의 적당한 여백에 기입하고 날인

(재분류 표시된 비밀기록물 예시-[붙임3.] 참조)

- 비밀기록물 원본 첫 페이지 우측 상단 여백에 「공공기관의 정보공개에 관한 법률」 에 따른 공개여부를 기입하고, 비공개 대상정보를 포함하는 경우에는 괄호, 즉 ‘(   )’를 표시하고 그 안에 비공개 근거를 기입

(비공개 근거-[붙임4.] 참조)

(2) 생산 후 30년이 지난 경우

О 비밀관리기록부 이력기재

- 비밀관리기록부의 해당란을 2개의 적선으로 삭제

- 삭제 사유를 “처리방법”에 명시

- “확인”란의 “근거”에 기록관 이관, 이관일자 기재

- “확인”란의 “처리자(인)”에 인계자명 기재

(재분류된 비밀기록물의 비밀관리기록부 기재방법 예시-[붙임2.] 참조)

О 비밀기록물 봉인

- 비밀기록물 원본은 기록물건별 또는 철별로 봉투에 넣어 봉인

(비밀기록물 봉인봉투 규격 예시-[붙임5.] 참조)

- 문서형태 이외의 비밀기록물을 이관 시에는 그 내용이 노출되지 않도록 완전히 포장하여야 하며, 비밀이 충분히 보호될 수 있도록 조치

□ 인계 ․ 인수 (이관대상부서 → 기록관)

О 부서별 이관 일정에 맞추어 기록관(종합문서고) 이관

О 이관 시 이관 목록 제출

Ⅳ		행정사항

□ 이관대상 비밀기록물 목록 작성 및 제출 ------------------ 전부서

О 제출기한 : 2017. 5. 19.(금)

О 제출방법 : [붙임 1.] 서식 제출

О 서식변경 불가 및 해당사항이 없는 경우 “해당사항 없음” 으로 표기하여 제출

□ 비밀기록물(원본) 처리과 무단파기 불가 ------------------ 전부서

붙임  1. 이관대상 비밀기록물 목록 조사 서식

2. 재분류된 비밀기록물의 비밀관리기록부 기재방법 예시

3. 재분류 표시된 비밀기록물 예시

4. 비공개대상정보 유형

5. 비밀기록물 봉인봉투 규격 예시

[붙임 1.] 이관대상 비밀기록물 목록 조사 서식

처리과명 : 이관연도 :										인계자 직급 및 성명 : 인수자 직급 및 성명 :
연번	이관 부서	생산 부서	관리 번호	단위과제	제목	생산 연월일	비밀등급	보호기간	보존기간	기록물형태	쪽수	재분류					보호 조치 여부
												재분류 일자	등급변경	공개구분	비공개 근거	공개제한 쪽표시
	(1)	(2)	(3)	(4)	(5)	(6)	(7)	(8)	(9)	(10)	(11)	(12)	(13)	(14)	(15)	(16)	(17)

(1) ‘이관부서’는 해당 기록물을 이관하는 부서명 기재

(2) ‘생산부서’는 해당 기록물을 생산한 부서명 기재

(3) ‘관리번호’는 비밀관리기록부의 관리번호 기재

(4) ‘단위과제’는 해당 기록물이 속하는 단위과제명 기재

(5) ‘제목’은 비밀기록물 원본 제목 기재

(6) ‘생산연월일’은 기록물의 생산된 연월일을 “YYYY.MM.DD." 형식으로 기재

(7) ‘비밀등급’은 비밀등급(Ⅰ, Ⅱ, Ⅲ등급 등) 기재

(8) ‘보호기간’은 예고문에 표기된 보호기간 기재

(9) ‘보존기간’은 1년/3년/5년/10년/30년/준영구/영구 중 택일하여 기재함

(10) ‘기록물형태’는 일반문서, 도면류, 사진·필름류, 녹음·동영상류, 카드류 중 택일하여 기재함

(11) ‘쪽수’는 첨부물을 포함한 기록물건의 총 쪽수 기재

(12) ‘재분류일자’는 비밀기록물을 재분류한 최종 일자 기재

(13) ‘등급변경’은 보호기간이 30년 이상 책정된 기록물 중 비밀로 분류하는 기록물에 한하여 최종 비밀등급을 기재함, 비밀이 해제된 기록물은 “해당없음” 기재

(14) ‘공개구분’은 비밀이 해제된 기록물에 대하여 공개/비공개/부분공개를 택일하여 기재함

(15) ‘비공개근거’는 (15) 항목에 비공개 또는 부분공개 선택 시 공공기관의 정보공개에 관한 법률 제9조 제1항 각 호(1~8호) 중 택일하여 기재함

(16) ‘공개제한쪽표시’는 (15) 항목에 부분공개 선택시 해당 페이지를 기재함

(17) ‘보호조치여부’는 기록관으로 이관 이후 보호조치가 필요한 기록물인지 여부를 ○, × 로 기재함

[붙임 2.] 재분류된 비밀기록물의 비밀관리기록부 기재방법 예시

비밀관리기록부
처리과명 :																보관책임자 :
관리 번호	생산·접수			문서 번호	비밀 등급	형태	건명	사본 번호	예고문	보존 기간	보관 장소	처리방법				확 인
	년월일	생산처	수신처 (처리 담당)									등급 변경	파기	보호 기간 만료	일반 재분류	근거 (처리일자)	처리자 (인)
														○		기록관 이관 (2017.05.24.)	인계자 홍길동 (인)

[붙임 3.] 재분류 표시된 비밀기록물 예시

[붙임 4.] 비공개대상정보 유형

구분 번호	대 상 기 록 물	분 류 근 거
1	다른 법률 또는 법률에서 위임한 명령(국회규칙·대법원규칙·헌법재판소규칙·중앙선거관리위원회규칙·대통령령 및 조례로 한정한다)에 따라 비밀이나 비공개 사항으로 규정된 정보	공공기관의 정보 공개에 관한 법률 제9조 제1항 제1호
2	국가안전보장·국방·통일·외교관계 등에 관한 사항으로서 공개될 경우 국가의 중대한 이익을 현저히 해칠 우려가 있다고 인정되는 정보	위 법률 제9조 제1항 제2호
3	공개될 경우 국민의 생명·신체 및 재산의 보호에 현저한 지장을 초래할 우려가 있다고 인정되는 정보	위 법률 제9조 제1항 제3호
4	진행 중인 재판에 관련된 정보와 범죄의 예방, 수사, 공소의 제기 및 유지, 형의 집행, 교정(矯正), 보안처분에 관한 사항으로서 공개될 경우 그 직무수행을 현저히 곤란하게 하거나 형사피고인의 공정한 재판을 받을 권리를 침해한다고 인정할 만한 상당한 이유가 있는 정보	위 법률 제9조 제1항 제4호
5	감사·감독·검사·시험·규제·입찰계약·기술개발·인사관리에 관한 사항이나 의사결정 과정 또는 내부검토 과정에 있는 사항 등으로서 공개될 경우 업무의 공정한 수행이나 연구·개발에 현저한 지장을 초래한다고 인정할 만한 상당한 이유가 있는 정보	위 법률 제9조 제1항 제5호
6	해당 정보에 포함되어 있는 성명·주민등록번호 등 개인에 관한 사항으로서 공개될 경우 사생활의 비밀 또는 자유를 침해할 우려가 있다고 인정되는 정보. 다만, 다음 각 목에 열거한 개인에 관한 정보는 제외 가. 법령에서 정하는 바에 따라 열람할 수 있는 정보 나. 공공기관이 공표를 목적으로 작성하거나 취득한 정보로서 사생활의 비밀 또는 자유를 부당하게 침해하지 아니하는 정보 다. 공공기관이 작성하거나 취득한 정보로서 공개하는 것이 공익이나 개인의 권리 구제를 위하여 필요하다고 인정되는 정보 라. 직무를 수행한 공무원의 성명·직위 마. 공개하는 것이 공익을 위하여 필요한 경우로서 법령에 따라 국가 또는 지방자치단체가 업무의 일부를 위탁 또는 위촉한 개인의 성명·직업	위 법률 제9조 제1항 제6호
7	법인·단체 또는 개인(이하 "법인등"이라 한다)의 경영상·영업상 비밀에 관한 사항으로서 공개될 경우 법인등의 정당한 이익을 현저히 해칠 우려가 있다고 인정되는 정보. 다만, 다음 각 목에 열거한 정보는 제외 가. 사업활동에 의하여 발생하는 위해(危害)로부터 사람의 생명·신체 또는 건강을 보호하기 위하여 공개할 필요가 있는 정보 나. 위법·부당한 사업활동으로부터 국민의 재산 또는 생활을 보호하기 위하여 공개할 필요가 있는 정보	위 법률 제9조 제1항 제7호
8	공개될 경우 부동산 투기, 매점매석 등으로 특정인에게 이익 또는 불이익을 줄 우려가 있다고 인정되는 정보	위 법률 제9조 제1항 제8호

[붙임 5.] 비밀기록물 봉인봉투 규격 예시

구분	품명	규격(mm)	재질	색상
대	고급봉투(특호)	390X295	레자크지 200g	하늘색
중	행정봉투(4호)	330X240	크라프트지 100g	황색
소	행정봉투(3호)	250X190	크라프트지 100g	황색