문서번호	민원여권과-6397
결재일자	2017.4.26.
공개여부	부분공개(5)
방침번호

주무관		민원행정팀장		민원여권과장		행정관리국장
정현철		백인숙		이미란		04/26 박기웅
협조
	전산운영팀장		황한규

★ ◉

2017년 기록물 정리 및 생산현황통보 계획

(민원여권과)

사 전  검 토 사 항

::: 해당사항에 ☑ 표시하시기 바랍니다.
항 목		검 토 여 부
사업구분		신규사업 □ 공약(약속)사업 □ 계속사업 ☑ 인센티브/공모사업 □
소통분야 고려사항		●	구민		:		유 □ ( ) 무 ☑
		●	전문가		:		유 □ ( ) 무 ☑
		●	이해당사자		:		유 □ ( ) 무 ☑
여성친화 도시		성 평 등 □ 안 전·편 의 □ 가 족 · 공 동 체 회 복 □ 여 성 참 여 □
기타 고려사항		일 자 리 □ 환경영향 □ 안 전 □ 유지비용 □ 바른 공공언어 ☑
		성 인 지 □ 취약계층 □ 장 애 인 □ 디 자 인 □ 갈등발생 요인 □
타자원 활용		●	중앙부처	:		유 □ ( ) 무 ☑
		●	서울시	:		유 □ ( ) 무 ☑
		●	기업	:		유 □ ( ) 무 ☑
		●	민간단체	:		유 □ ( ) 무 ☑
언론홍보 계획		기획보도 □ 보도자료 □ SDTV □ 성동뉴스레터 □ 성동구소식지 □
		기 고 문 □ 전자행정서비스 □ S N S □ 기타 (리플릿 등) □ 없 음 ☑
	● 홍 보 제 목 :
	● 중점 홍보사항 - -
	※ 우리 구만의 차별화된 사업내역과 중점 부각하여 홍보할 사항을 중심으로 ‘홍보제목’을 선정하여 간결하게 기재하시기 바랍니다.

2017년 기록물정리 및 생산현황통보 계획

hs

2016년에 생산·접수된 기록물 및 2016년 이전 생산·접수된 미정리 기록물에 대하여 관련 규정에 맞도록 정리하고, 생산현황 통계 자료를 작성하여 국가기록원으로 통보하는 등 체계적인 기록물 관리 및 기록정보의 효율적 활용에 기여하고자 함.

Ⅰ		추진근거

ⅠⅠ ⅠⅠ

□ 『공공기록물 관리에 관한 법률』 및 같은 법 시행령, 시행규칙

□ 「2017년 기록물관리지침」 (국가기록원, 2016.12)

Ⅱ		추진개요

□ 추진기간: 2017. 4. 28. ~ 8. 31.

□ 추진대상: 2016년 생산·접수 기록물

※ 2016년 이전 생산·접수된 미정리 기록물 포함

□ 추진방법: 2017년 기록물관리지침에 의거

[ 기록물 정리 및 생산현황 통보 개요 ]

국가기록원	-----	∘기록물관리지침 수립ㆍ시행
⇩
기록관	-----	∘기록물 정리 및 생산현황통보 계획 수립ㆍ시행 ∘기록관리시스템(RMS) “취합대상 처리과 설정”
⇩
처리과	-----	∘기록물 정리 ∘비전자기록물 현황 및 생산현황통보 서식 작성 제출
⇩		5월 31일(수)까지
기록관	-----	∘부서별 비전자기록물 현황 취합 ∘생산현황 확인 및 통보 서식 취합 하여 국가기록원 통보
⇩		8월 31일(목)까지
국가기록원	-----	∘생산현황 통보 사항 취합 ∘향후 이관 Data 활용 및 기록물 이관 중장기계획 반영

Ⅲ		세부추진계획

□ 기록물 정리 ------------------------------------------------------ 처리과

내용	구분
◦ 업무관리시스템의 문서등록대장에 등록되지 않은 기록물이 있는지 여부를 확인하여 추가 등록 - 대면결재, 민원신청서, 회계기록 등 종이로 생산된 기록물 누락여부 확인 후 누락사항 추가 등록	공통 (전자기록물) (비전자기록물)
◦ 업무관리시스템 문서등록대장의 등록사항과 실제 기록물이 일치하는지 여부를 확인한 후 미비사항 보완
◦ 대통령 관련 기록물, 특수규격기록물, 비밀기록물, 개별관리기록물, 저작권 보호 대상기록물 등 해당여부 확인하여 문서등록대장의 특수기록물란에 해당항목을 모두 표시
◦ 업무관리시스템 문서등록대장상의 쪽수와 실제 기록물의 쪽수가 일치 되는지 여부를 확인한 후 기록물철 단위의 면표시를 최종적으로 확정·표기	비전자기록물 [붙임1] 2017년 기록물 관리지침(처리과의 기록물관리) 참고
◦ 기록물철 안에 남아있는 철침 등 이물질을 제거
◦ 기록물철의 색인목록과 실제 편철상태가 일치하는지 여부를 확인
◦ 업무관리시스템 정리 - 생산자(문서관리카드, 메모보고): 본인 생산문서의 문서카드 관리정보 수정(열람범위 재조정·공개여부 재분류), 과제가 미분류된 메모보고에 대한 단위과제 지정 [붙임2] 기록물의 공개여부(비공개대상정보) 참고 - 과제카드담당자(단위과제카드): 내용 및 취지, 과제이력 보완, 열람범위 재조정 - 진행 중인 문서 유무 확인 및 처리(발송 및 담당자 확인)	업무관리시스템(전자기록물)

□ 기록물 생산현황 작성 및 제출 ---------------------------------- 처리과

□ 제출대상

○ 전자문서, 비전자문서 [문서(대장)포함, 도면, 카드] 생산․보유 현황

○ 조사․연구․검토보고서 생산현황 [기록물관리법 시행령 제17조 관련]

○ 회의록 생산현황 [기록물관리법 시행령 제18조 관련]

○ 시청각기록물 생산․보유현황 [기록물관리법 시행령 제19조 관련]

○ 비밀기록물 생산현황 [기록물관리법 시행령 제71조 관련]

○ 행정박물 생산현황 [기록물관리법 제24조 관련]

○ 간행물 생산현황 [기록물관리법 제22조 관련]

□ 제출방법

구분			제출방법
서식 1	비전자기록물		처리과 작성 → 기록관 제출
	전자기록물		전산정보과 작성 → 기록관 제출
서식 2	비전자기록물	처리과 보유	처리과 작성 → 기록관 제출
		기록관 보유	기록관 작성
	전자기록물	업무관리시스템	전산정보과 작성 → 기록관 제출
		기록관리시스템	기록관 작성
서식 3 ~15			처리과 작성 → 기록관 제출

○ [붙임3] 예시파일에 따라 작성하여 기록관(민원여권과) 제출

○ 전 부서(동) 서식 변경 불가 및 해당사항이 없을 경우 “해당없음” 표기 제출

□ 기록물 생산현황 통보 ------------------------------------------- 기록관

□ 생산현황 취합

○ 전 부서(동)에서 제출한 생산현황 목록 취합 및 검증

□ 국가기록원 제출(통보)

○ 업무관리시스템 생산현황 통보

- 업무관리시스템 ➡ 기록관리시스템(RMS) ➡ 중앙영구기록관리시스템

○ 2017년 기록물 생산현황 통보 서식 및 국가기록원 제출

- 서식 1~15 목록 취합 후 국가기록원 기록물 생산현황 통보시스템 제출

(http://sora.archives.go.kr)

Ⅳ		행정사항

□ 전자기록물 생산현황 작업 협조 -------------------------- 전산정보과

○ [서식1] 업무관리시스템 전자문서 생산현황(2016.1. ~ 2016.12.) 작성

○ [서식2] 업무관리시스템 전자문서 보유현황(2014.1. ~ 2016.12.) 작성

□ 비전자기록물 생산 및 보유현황 작성 ------------------------ 전 부서

○ [서식1 ~ 1-1] 비전자기록물 생산현황 및 목록(2016.1. ~ 2016.12.) 작성

○ [서식2 ~ 2-1] 비전자기록물 보유현황 및 목록( ~ 2016.12.) 작성

○ [서식3 ~ 서식15] 작성

붙임: 1. 2017년 기록물 관리지침(처리과의 기록물관리) 1부.

2. 기록물의 공개여부(비공개대상정보의 유형) 1부.

3. 기록물 생산현황 통보서식 1부. 끝.