문서번호	민원여권과-35062
결재일자	2016.9.21.
공개여부	부분공개

★주무관	민원행정담당	민원여권과장	행정국장
김희경	최종인	김송열	09/21 손정수
협 조

2016 기록물 전수조사 추진계획

2016. 9.

행 정 국

민원여권과

2016 기록물 전수조사 추진계획

기록물 전수조사를 통한 정확한 보존기록물의 수량 및 유형에 대한 현황을 파악하여 기록물의 유실 방지 등 보존대책을 강구하고, ‘17년 정부합동평가(‘16년 실적)에 대비하고자 함

Ⅰ		추 진 근 거

공공기록물 관리에 관한 법률 제13조(기록관)

□ 관할 공공기관의 기록물관리에 대한 지도·감독 및 지원

서울특별시 성북구 기록관 운영규칙 제42조(기록물 관리실태 점검 및 교육)

‘17년 정부합동평가(‘16년 실적)의 평가항목 중 보유기록물 전수조사 실적

Ⅱ		추 진 목 표

부서(동)별 보유기록물을 파악하여 중요기록물의 효율적인 관리체계 구축

기록관 보존서고(종합서고) 기록물의 정수점검을 통해 『공공기록물관리에 관한       법률』 에서 규정하는 관리 사항을 준수하고, 안정적인 기록물관리를 도모함

Ⅲ		보존기록물 현황

(2016. 8월 기준)

구분	총계(권)	영구	준영구	30년	10년	5년	3년	1년
총계(권)	241,741	75,039	30,802	14,430	35,872	72,539	12,480	579
문서․대장(권)	216,086	50,553	30,438	14,420	35,680	72,035	12,385	575
카드(권)	24,771	23,792	254	0	136	493	92	4
도면(권)	884	694	110	10	56	11	3	0

Ⅳ		추 진 절 차

- 자체 전수조사 실시 및 목록 제출 (전 부서) 보존 서고 정수점검 실시(민원여권과)		부서제출 기록물 현장 실사		자료 분석 및 결과보고
∥		∥		∥
2016. 9. 21 ~ 10. 10		2016. 10. 17 ~ 11. 17		2016. 12월 중

Ⅴ		전 수 조 사

기 간 : 2016. 9. 21(수) ~ 11. 17(목)

대 상 : 전부서(동)에 보관중인 기록물

방 법 : 단계별 추진

□ 1단계 : 부서별 보존 기록물 자체 점검 및 결과 제출

- 추진기간 : 2016. 9. 20(화) ~ 10. 10(월)

- 중점 조사항목

‧ 부서 서고 및 캐비닛에 보관중인 기록물 내역

‧ 서고․캐비닛 위치, 면적, 보관방법, 기록물 수량 등

‧ 2015년도까지 생산․접수된 비전자기록물(문서, 카드, 도면 등)

‧ 불필요한 전자기록물 보관여부(프린터 출력물 등)

- 조사양식 : 붙임1 전수조사 서식

□ 2단계 : 제출 기록물 목록 현장 대조 점검

- 점검기간 : 2016. 10. 17(월) ~ 11. 17(목)

- 점검방법 : 민원여권과 민원행정팀장, 기록물담당이 부서(동) 방문 점검

‧ 조사서식 보관위치에 해당 기록물이 있으면 조사결과에“0”표기

‧ 조사서식 보관위치에 해당 기록물이 없으면 조사결과에“누락”표기

‣ 추후 목록첨가 및 재작성하여 제출하도록 조치

- 부서별 점검 추진 일정 : 붙임2 참조

□ 3단계 : 기록물 전수조사 점검자료 대사 등 조치

- 추진기간 : 12월 중

- 전 부서 현장 점검자료 대사 후 자료일치

- 전 부서 기록물 목록 파악 및 중요기록물 이관 추진

- 전수조사 분석 및 결과 보고

Ⅵ		정 수 점 검

기 간 : 2016. 9. 21(화) ~ 10. 10(월)

대 상 : 기록관 보존서고(종합서고) 보존 기록물

방 법

□ 기 작성 관리되어온 목록으로 기록물 서가․층․열의 정확한 위치 파악 및

누락기록물 파악

□ 최종목록작성 등 자료일치

Ⅶ		행 정 사 항

전 부서(동) 2016 기록물 전수조사 결과(붙임1) 제출 : 2016. 10. 10(월)

전수조사 부서(동) 방문 시 자체서고 및 캐비닛 열람 협조

붙 임 : 1. 2016 기록물 전수조사 서식 1부

2. 부서별 점검 추진 일정 1부

3. 2016 기록관(보존서고) 정수점검서 1부.  끝.