문서번호	동물기획과-5688
결재일자	2015.10.12.
공개여부	부분공개(6)
방침번호

				시 민
주무관	주무관	동물기획과장
조신일	권영택	10/12 김태원
협 조

2015 AZEC 개최준비 주간보고회 결과보고

2015. 10.

서 울 대 공 원

(동물원 동물기획과)

☞ 해당사항이 있는 부분에 ‘ ■ ’ 표시하시기 바랍니다. (※ 비고 : 필요시 검토내용 기재)
구 분	사전 검토항목 점검 사항	검토완료	해당없음	비 고
시민 참여	● 시민 의견 반영 및 사업 참여 방안을 검토하였습니까? 예) 청책토론회, 설문조사, 시민공모 등	□	□
전문가 자문	● 관련 전문가 의견을 반영하였습니까? 예) 자문위원회 개최, 타당성 검토, T/F 운영 등	■	□
갈 등	● 이해 당사자 간 갈등발생 가능성을 검토하였습니까? 예) 주택가 공공주차장 조성, 택시 불법영업 단속 등	□	□
사회적 약자 배려	● 사회적 약자에 대한 배려를 검토하였습니까? 예) 여성, 아동, 장애인, 한부모 가정 등	□	□
선거법	● 공직선거법에 저촉 여부를 검토하였습니까? 예) 홍보물 배포, 표창수여, 경품지급, 기부행위 등	■	□
안전	● 시민 안전 위험요인과 안전대책을 검토하였습니까? 예) 장소·시설물 점검, 안전관리 인력확보 등	■	□
타 기관	● 타 기관 협의·협력(타 자원 활용 등)을 하였습니까? 예) 중앙부처, 타 지자체, 투자·출연기관, 민간단체 등	■	□
홍 보	● 사업홍보 방안을 검토하였습니까? 예) 보도자료, 기자 설명회, 현장 설명회 등	□	□
바른 우리말	● 서울시 행정 순화어 목록을 확인하였습니까? 예) 별첨, 첨부 ⇒ 붙임, 가이드라인 ⇒ 지침 등	■	□

2015 AZEC 개최준비 주간보고회 결과보고

2015 AZEC을 개최함에 있어 원내 직원 관심유도와 업무공유를 통해 주기적 업무 점검과 성공적 국제회의 준비에 만전을 기하고자 함

Ⅰ		회의개요

□ 회 의 명 : 2015 AZEC 개최 대행용역 착수보고회

□ 일    시 : '15. 10. 7.(수) 14:20~15:30

□ 장    소 : 동물교실

□ 보 고 자 : ************

□ 회의진행

❍ 주요 안건

- 행사 전반적인 개요 소개 ㈜쇼엑서스 최양범 대리

- 행사 준비 로드맵, 타임스케쥴, 업무분장 등 점검

- 현 시점에서 가장 시급한 홍보방안과 효과적인 대응

- 현 시점에서 준비해야 할 업무의 점검과 보완

❍ 의견제시, 질의응답

□ 참 석 자

**************

**************************************

*******************************************

********************************

******************

Ⅱ		회의내용

□ 행사개요 소개

❍ 발 표 : 행사계획 (쇼엑서스 최양범 대리)

❍ 내 용 : 행사 일정, 세부업무, 준비사항 등

□ 금회 주요 논의사항

❍ 국제회의 전반적인 내용을 파악하고 공유할 수 있는 행사 개요 발표

❍ 어떤 방법으로 추진하며 시기별 일정과 준비사항을 일목요연하게 파악할 수 있는 로드맵과 타임스케쥴 발표, 이와 관련된 세부 업무분장 제시

❍ 현 시점에서 가장 시급한 홍보방안과 대안 그리고 준비사항 점검

□ 발표내용

❍ 개회 D-61로 현시점에서 가장 시급한 것은 최대한 많은 분에게 행사를 정확히 알리고 참여를 독려하여 참여율을 제고하는 홍보가 필요함

- 홍보 메일발송 현재 1,000명 완료, 예상참여자 명단 DB화

- 지금까지 무작위로 홍보했다면 이제부터 개인별로 참여독려 메일발송

❍ 이제 주간 점검과 보고회를 통해 행사 준비 점검과 보완 등을 통해 성공적인 국제회의 완성도 제고가 필요함

- 개최와 종료시까지 준비해야 할 업무 등 로드맵으로 작성

- 시기별 업무를 일목요연하게 볼 수 있는 타임스케쥴 작성

- 로드맵과 타임스케쥴에 근거한 세부 업무분장과 인력배치 필요

❍ 행사 홍보가 가장 시급한 당면 과제로 현재까지 무작위 이메일 발송으로 홍보와 참여 독려를 했다면, 이제 한분한분 우리 공원 역량을 발휘하여 참여 가능자에게 공손히 참여를 독려하는 이메일을 각자 보내어야 함

- 이메일, 포스터, 안내장, 쇼셜네트워크 전방위 홍보, 보도자료, 기획기사

- 2015 공식 홈페이지 오픈 보도자료 10. 10일자 매스컴 홍보

- 기타 홍보 방안으로 서울시 전광판, 팝업창 교류 등

❍ 행사개요 발표 주요사항

- VIP 및 발표자 관리(영접, 원고 수합, 서비스 제공 등)

- 현장답사(회의장, 기자재 등 파악), 결과보고(행사종료 5일이내)

- 정산보고, 원고 및 발표자료 수합

- 10. 11일까지 참여자 홍보(이메일) 완료

- AZEC 추진상화 점검 및 검토(보고회 주 1회 실시)

□ 의견제시 및 검토

❍ 동물원장

- 쇼엑서스와 공원 측 업무주관 명확히, 쇼엑서스가 주관이 되어 이제 빠르게 진행할 것을 요청-쇼엑서스 주관 추진

- 점검사항 세분화하여 관련 업무 관련자 모두 공유, 타임스케쥴, 세부업무에 따른 업무분장 분명히, 매주 목록 점검과 공유

- 컨퍼런스 종료 후 어떤 결과 및 성과를 도출할지 목표와 목적을 분명히 할 것

- 워크숍 및 발표 등 주제에 적절한 내용 안배가 되도록 해외 홍보 지속적으로 추진, 부족시 발표 후보군 발굴 철저

- 발표자와 발표내용을 사전에 섭외하도록 강조, 해외 및 국내 발표 비율(70:30)을 적절히 안배하여 선정(11월 선정위원회 구성 선정 및 배열)

- 과거 AZEC, SEAZA 관련 회의에 참석한 분들이 참여할 수 있도록 목록을 발굴하여 참여 독려 및 권유가 가장 바람직한 홍보로 봄

- 환영, 환송 만찬 장소, 호텔 등 철저히 사전 답사하여 준비 강조

- 등록기간 마감이 11월 15일자는 늦으므로 앞으로 당길 것 요청

- 정규등록 200,000원에서 20% 할인된 160,000원 조기등록 신설과 조기등록마강 10월 31일자로 정하여 조기등록 유도

- 참여율 제고를 위해 매주 금요일 점검, 1차 전체 홍보 2차 개인 홍보

- 홍보 해외 홍보 철저히 준비 광고방안(Newsletter 등) 모색 등

❍ 김보숙팀장

- 배너 등 디자인 마무리 최대한 빨리 홍보방안 강구와 추진이 필요

- 빠른 시간내 환영만찬 장소 섭외 완료

- 4일차 국립수목원 생태탐방은 소요시간이 부족할 것으로 예측되어 취소요망(피로도 축적, 12월 조기 일몰 고려, 조기 귀경요망)

- VIP룸, 사무국 사무실 현재 미확보 상태(인재개발원 확인)

- 아라호 사전 점검 철저(취소 플랜B 사전 마련 필요)

- 2일차 KAZA 회원 100명 참석 예정으로 국내 각 유관기관 방문 섭외는 과한 대응으로 판단되어 추진 고려

❍ 조신일주무관

- 이메일 홍보 주력, 서울대공원, 서울시 등 공지사항 공지

- 쇼셜네트워크, 전광판 광고 등 실시

- 총무과 홍보팀에게 동영상, 만화 등으로 홍보 극대화방법 요청

- 현 시점이 D-60일로 참여자 독려의 최적기임

- 우선 참여자는 주제에 따른 발표자료를 준비, 각 기관에서 참여승인과 금전적 지원을 받아야 하므로 우리 공원 각 기관 섭외담당자가 각 유관기관에 직접 방문하여 1~2명씩이라도 섭외하여 참여자를 확보해야 할 것으로 판단함

Ⅲ		정리 및 답변

□ 섭외 담당자 기관방문에 대한 의견

❍ 현재 이메일, 홈페이지 홍보상태에서 국내외 참여에 대한 의견을 주신 기관이나 개인이 저조(외국 10여명, 국내 전무), 단지 KAZA회원 70명 참석할 예정이라는 김보숙팀장 의견으로는 약 200명이 참석할 수 있는 국제회의 인원을 확보하는데 어려움이 있을 것으로 보임

❍ 따라서 섭외담당자가 반드시 각 기관 직접 방문하여 기관별 1~2명이라도 인원을 확보하는 것이 국내 인원 확보를 보장받을 것으로 보이고, 이외에도 워크숍, 컨퍼런스 등에 참여하여 지속적인 홍보방안을 강구하여 추진해야 할 것으로 판단함

❍ 조기등록은 마감일 10월 31일, 조기등록비 160,000원 결정하여 안내

□ 주간보고회 주요내용 정리

❍ 국제회의 추진은 쇼엑서스가 주관이 되어 추진

❍ 매주 정기적인 주간보고회 개최

❍ 홍보방법 외국, 국내 구분 추진

- 국내 : 안내문, 포스터, 뉴스레터, 기관 공문발송, 팝업창 교류, 전광판

- 외국 : 개인메일, 집중공략 대상 선정, 지속적인 메일 발송

❍ 로드맵 및 타임스케쥴에 의한 매주 구체적인 세부사항 점검

❍ 조기등록 및 조기등록비 결정(마감일 10.31자, 조기등록비 160,000원)

❍ 현장답사로 환영만찬, 아라호 점검 철저와 확정, 국립수목원 방문 삭제

❍ 주제에 적절한 발표 내용 유도와 내외국인 발표자 안배(70:30)

❍ 기타 홍보방법 모색(전광판, 지하철 광고 등 홍보팀과 협의 추진)

❍ 호텔이용에 불편히 없도록 사전 철저한 점검

□ ㈜쇼엑서스 주간보고회 사전 준비 철저

❍ 회의일자 이전 회의안건, 추진실적, 추진계획, 협조사항 등 회의준비

❍ 주간보고회 결과 보고(회의 도출안건과 방안, 향후 추진 계획 등)

Ⅵ		행정사항

□ 총무과

❍ 세부업무 분장 분석으로 효율적인 업무분장 및 인력배치 추진

□ ㈜쇼엑서스

❍ 회의 홍보 및 준비 철저와 국제회의 개최 주관업무 철저히 시행 요청

□ 회의모습

주간보고회 행사개요 발표	주간보고회 발표 경청
주간보고회 의견제시 및 검토	주간보고회 의견제시 및 검토

붙 임 용역사 ㈜쇼엑서스 회의 정리 1부. 끝.