문서번호	총무과-7578
결재일자	2015.6.16.
공개여부	대시민공개
방침번호

			시 민
★주무관		총무과장	한성백제박물관장
전태진		김영선	06/16 이인숙
협조
	주무관		김인철

한성백제박물관

2015년 개인정보파일 일제 정비 계획

2015. 6.

한성백제박물관

(총 무 과)

2015년 개인정보파일 일정 정비 계획

우리 박물관 각 부서에서 보관 및 운용 중인 개인정보파일을 전수 조사하여 정확한 현황을 파악하고 적정하게 처리하여 효율적인 개인정보 관리에 만전을 기하고자 함.

Ⅰ				추진개요

추진 근거

○ 서울시 개인정보파일 일제정비 실시

[정보통신보안담당관-9311호(2015.5.19.)]

추진 배경

○ 우리 박물관이 보유하고 있는 개인정보파일 중 과다보유, 불필요한         파일을 정비하여 개인정보 처리의 적정성과 투명성 확보

○ 개인정보의 열람, 정정·삭제 및 처리정지 요청 등 정보주체의 권리         보장을 위해 우리 박물관이 보유한 개인정보파일 일제정비 필요

※ 개인정보보호법 제32조(개인정보파일의 등록 및 공개)

주요 정비 내용 및 정비 절차

○ 주요 정비 내용

- 개인정보파일 전수조사를 통해 과다운용, 보유기간 경과 및 처리 목적           달성 파일의 파기

- 업무용 PC 등에 보관된 개인정보(파일)의 파기 또는 보안조치(암호화)

- 미등록 파일 또는 등록제외 파일의 일괄조치 등

○ 정비 절차

- 부서별 개인정보파일 및 PC내 개인정보(파일) 전수조사

- 부서내부 검토회의 통한 지속운용 필요성, 최소수집원칙 준수 여부,            등록항목의 적정성 등 검토

- 검토결과에 따른 후속조치

· 정당 운용파일은 보유근거, 정보주체 수 등 등록항목 확인 후 등록

· 과다운용, 보유기간 만료, 처리목적 달성 등 운용 불필요한 경우 파기

Ⅱ				부서별 전수조사

파일 보유 현황 전수 조사

○ 각 부서는 자체적으로 개인정보파일 보유 현황 조사 및 정비를 실시

- 향후 주기적으로 목적달성이나 보유기간 변동 여부 등을 정기적으로            전수 조사하여 불필요한 파일을 과다보유하는 경우가 없도록 조치

- 특히, 관행적으로 수집·보유하거나 과다하게 수집·보유하는 행위 금지

○ 각 부서가 업무용으로 운용하는 개인정보파일에 대하여 전수조사를         실시 후 등록 대상 여부를 구분

- 등록 대상파일이 기 등록되어 있는 경우 ⇒ 변경등록 절차에 따라 정비

· 특히, 개인정보 항목, 개인정보(파일)에 대한 접근권한 및 공유범위, 운영목적,            보유기간, 정보주체 수는 반드시 재검토하여 최소범위로 조정

- 등록 대상파일이 미 등록되어 있는 경우 ⇒ 신규등록 절차에 따라 정비

· 등록 대상파일에 불필요한 개인정보, 보유기간 과다 설정 등 파일별, 등록항목별            모든 항목에 대해 적정성 여부를 검토 후 등록

· 특히, 개인정보(파일)에 대한 접근권한 및 공유범위, 운용목적, 보유기간,             정보주체 수는 반드시 재검토하여 최소범위로 조정

· 1개의 파일에 등록대상과 등록제외 대상이 혼재되어 있는 경우, 등록 대상과            제외 대상을 구분하여 각각 파일을 생성 분리 관리

○ 개인정보파일 표준목록이 제공되는 기관은 표준목록을 참고하여 정비

※ 붙임 “참고서식” 참조, 개인정보정보파일의 등록·변경 시 개인정보종합            정보시스템(http://intra.privacy.go.kr)에서 조회 가능

업무용 PC 전수 조사

○ 개인정보 탐지 프로그램(PC스캔)을 활용하여 업무용 PC에 개인정보         또는 개인정보파일이 있는지 전수 조사(총무과에서 일괄 조사)

○ 취급권한이 없는 자가 업무용 PC 등에 개인정보(파일)을 참고용으로         보유하고 있는 경우 파기 절차에 따라 즉시 파기

○ 목적을 달성하였거나 보유기간이 경과하여 파기한 개인정보파일          자료를 참고용으로 보유하고 있는 경우 파기 절차에 따라 즉시 파기

○ 업무 추진에 따라 지속적으로 운용이 필요하거나 타 법령 등에서          보존을 요구하는 경우에는 암호화 등 적절한 보안조치를 취하여 보존

※ 파기 및 암호화는 각 PC사용자가 일괄조사 결과를 확인·검토하여             처리기한 내 자체 조치

Ⅲ				개인정보파일 등록 및 변경

등록(변경)의무자

○ 공공기관의 장은 개인정보파일을 운용하는 경우 행정자치부장관에게         그 사실을 등록하여야 함

- 각 부서에서 등록할 개인정보파일을 총무과(개인정보보호담당자)로            등록 요청

○ 등록된 사항에 변경이 있는 경우에도 역시 그 내용을 등록하여야 함

	등록대상 공공기관의 범위(표준지침 제53조)
1. 중앙행정기관(대통령 소속 기관과 국무총리 소속 기관을 포함한다) 및 그 소속 기관, 지방자치단체 2. 「국가인권위원회법」에 따른 국가인권위원회 3. 「공공기관의 운영에 관한 법률」에 따른 공공기관 4. 「지방공기업법」에 따른 지방공사 및 지방공단 5. 특별법에 의하여 설립된 특수법인 6. 「초·중등교육법」,「고등교육법」및 그 밖의 다른 법률에 따라 설치된 각급 학교

등록(변경)사항

○ 다음 각 호의 사항을 모두 등록하여야 함

	파일 등록사항(법 제32조제1항, 영 제33조)
1. 개인정보파일의 명칭 2. 개인정보파일의 운영 근거 및 목적 3. 개인정보파일에 기록되는 개인정보의 항목 4. 개인정보의 처리방법 5. 개인정보의 보유기간 6. 개인정보를 통상적 또는 반복적으로 제공하는 경우에는 그 제공받는 자 7. 개인정보파일을 운용하는 공공기관의 명칭 8. 개인정보파일로 보유하고 있는 개인정보의 정보주체 수 9. 해당 공공기관에서 개인정보 처리 관련 업무를 담당하는 부서 10. 영 제41조에 따른 개인정보의 열람 요구를 접수ㆍ처리하는 부서 11. 개인정보파일의 개인정보 중 법 제35조제4항에 따라 열람을 제한하거나 거절할 수 있는 개인정보의 범위 및 제한 또는 거절 사유

○ 다음 사유에 해당하는 경우에는 개인정보파일을 등록하지 않음

	파일 등록 제외사항(법 제32조제2항)
1. 국가 안전, 외교상 비밀, 그 밖에 국가의 중대한 이익에 관한 사항을 기록한 개인정보파일 2. 범죄의 수사, 공소의 제기 및 유지, 형 및 감호의 집행, 교정처분, 보호처분, 보안관찰처분과 출입국관리에 관한 사항을 기록한 개인정보파일 3. 「조세범처벌법」에 따른 범칙행위 조사 및 「관세법」에 따른 범칙행위 조사에 관한 사항을 기록한 개인정보파일 4. 공공기관의 내부적 업무처리만을 위하여 사용되는 개인정보파일 5. 다른 법령에 따라 비밀로 분류된 개인정보파일

※ 공공기관 내부 업무처리를 위한 개인정보파일 예시

․ 임직원 전화번호부, 비상연락망, 인사기록파일 등

․ 요금정산, 회의참석자 수당지급, 자문기구운영 등을 위한 개인정보파일

※ 다른 법령에 따른 비밀 개인정보파일 예시

․ 「공공기록물관리에관한법률」제33조(비밀 기록물의 관리)

․ 「보안업무규정」제4조(비밀의 구분)

○ 다음의 경우에도 개인정보파일을 등록하지 않음

- 법 제58조제1항에 따라 적용이 제외되는 개인정보파일

· 공공기관이 처리하는 개인정보 중 「통계법」에 따라 수집되는 개인정보

· 국가안전보장과 관련된 정보 분석을 목적으로 수집 또는 제공 요청되는 개인정보

· 공중위생 등 공공의 안전과 안녕을 위하여 긴급히 필요한 경우로서 일시적으로         처리되는 개인정보

- 그 외에 등록의무 적용이 제외되는 개인정보파일

· 영상정보처리기기(CCTV) 개인영상정보

· 자료물품 또는 금전의 송부, 1회성 행사 수행 등의 목적만을 위하여 운용하는         경우로서, 저장하거나 기록하지 않고 폐기할 목적으로 수집한 개인정보파일 등

등록(변경) 절차

○ 개인정보파일을 운용하는 각 부서의 개인정보취급자는 해당 공공기관의         개인정보보호책임자에게 개인정보파일 등록을 신청하여야 함

- 각 부서에서 등록할 개인정보파일을 총무과(개인정보보호담당자)로            등록 요청

○ 등록 신청을 받은 개인정보보호책임자는 등록·변경 사항을 검토하고         그 적정성을 판단한 후 행정자치부에 개인정보파일을 등록하여야 함

- 지방자치단체의 소속기관, 기타 공공기관은 상위 관리기관에 등록·변경           사항의 검토 및 적정성 판단을 요청한 후, 상위 관리기관의 확인을 받아           행정자치부에 등록하여야 함

등록(변경) 시한

○ 개인정보파일을 운용하는 공공기관의 장은 그 운용을 시작한 날부터 60일         이내에 행정자치부령으로 정하는 바에 따라 행정자치부장관에게 등록사항의         등록을 신청하여야 함

○ 등록 후 등록사항이 변경된 경우에도 또한 같음

Ⅳ				개인정보파일 파기

파기 기준

○ 보유기간의 경과, 개인정보파일의 처리목적 달성 등 개인정보파일이         불필요하게 되었을 때에는 지체없이(5일 이내) 파기하여야 함

○ 다만, 다른 법령에 따라 보존하야야 하는 경우에는 파기하지 않고,         그 법령에 따라 보존하여야 함

	보존의무를 규정하고 있는 법례 예시
1. 주민등록법 : 주민등록 자료(영구) 2. 전자상거래 등에서의 소비자보호에 관한 법률 및 시행령 · 소비자의 불만 또는 분쟁처리에 관한 기록(3년) · 대금결재 및 재화 등의 공급에 관한 기록(5년) · 계약 또는 청약철회 등에 관한 기록(5년) 3. 의료법 시행규칙 : 환자명부(5년), 진료기록부(10년), 처방전(2년) 4. 통신비밀보호법 및 동법시행령 : 통신사실 확인자료(12개월)

※ 개인정보(파일)을 파기하지 않고 보관하여, 법을 위반할 경우 3천만원 이하의     과태료가 부과됨(법 제21조, 제75조)

파기 방법

○ 개인정보(파일)가 복구 또는 재생되지 아니하도록 파기하여야 함

- 전자적 파일 형태 : 복원이 불가능한 방법으로 영구 삭제

※ 복원이 불가능한 방법 : 사회 통념상 현재 기술에서 적절한 비용이 소요되는              방법(표준지침 제11조제2항)

- 기록물, 인쇄물, 서면 등 : 파쇄 또는 소각

파기 절차

○ 개인정보파일의 보유기간, 처리목적 등을 반영한 개인정보 파기계획         수립·시행

- 시행령 제30조제1항에 따른 내부관리계획에 개인정보 파기계획을 포함           하여 시행 가능

- 정당한 사유가 없는 한 보유기간 종료일 또는 개인정보의 처리가 불필요한           것으로 인정되는 날부터 5일 이내에 파기하여야 함

《파기 절차도》

개인정보 취급자 (각 부서)		개인정보보호책임자 (박물관장)
개인정보파일 파기요청서 제출 (별지 제4호)	⇒	파기 검토
개인정보파일 파기	⇐	승인
개인정보파일 삭제 요청 (intra.privacy.go.kr)	⇒	파기결과 확인 후 개인정보파일 파기 관리대장 작성(별지 제5호) 공개된 개인정보파일 등록 삭제

Ⅴ				추진 일정

세부 추진 일정

○ 자체 정비계획 수립 .......................................... ~ 6.16

○ PC 개인정보전수조사 및 통보 .......................... ~ 6.19

○ 부서별 개인정보전수조사 실시 ......................... ~ 6.22

○ 개인별 PC 개인정보 정비(파기, 암호화)........... ~ 6.23

○ 개인정보종합지원시스템 등록(의뢰).................. ~ 6.24

○ 정비결과(붙임1) 총무과로 공문제출.................. ~ 6.25

붙임 : 1. 정비결과 회신서식 1부.

2. 참고 서식 1부.

3. 개인정보파일 등록 매뉴얼 1부.  끝.