문서번호	전시과-3006
결재일자	2015.4.15.
공개여부	대시민공개
방침번호

				시 민
주무관	전시과장	학예연구부장		서울시립미술관장
한문희	임근혜	선승혜		04/15 김홍희
협 조	총무과장		김정회
	교육홍보과장		유수기

기획전시 개막행사 안내서 지침

2015. 4.

서울시립미술관

(전 시 과)

☞ 해당사항이 있는 부분에 ‘ ■ ’ 표시하시기 바랍니다. (※ 비고 : 필요시 검토내용 기재)
구 분	사전 검토항목 점검 사항	검토완료	해당없음	비 고
시민 참여	● 시민 의견 반영 및 사업 참여 방안을 검토하였습니까? 예) 청책토론회, 설문조사, 시민공모 등	□	■
전문가 자문	● 관련 전문가 의견을 반영하였습니까? 예) 자문위원회 개최, 타당성 검토, T/F 운영 등	□	■
갈 등	● 이해 당사자 간 갈등발생 가능성을 검토하였습니까? 예) 주택가 공공주차장 조성, 택시 불법영업 단속 등	□	■
사회적 약자 배려	● 사회적 약자에 대한 배려를 검토하였습니까? 예) 여성, 아동, 장애인, 한부모 가정 등	□	■
선거법	● 공직선거법에 저촉 여부를 검토하였습니까? 예) 홍보물 배포, 표창수여, 경품지급, 기부행위 등	□	■
안전	● 시민 안전 위험요인과 안전대책을 검토하였습니까? 예) 장소·시설물 점검, 안전관리 인력확보 등	■	□
타 기관	● 타 기관 협의·협력(타 자원 활용 등)을 하였습니까? 예) 중앙부처, 타 지자체, 투자·출연기관, 민간단체 등	□	■
홍 보	● 사업홍보 방안을 검토하였습니까? 예) 보도자료, 기자 설명회, 현장 설명회 등	■	□
바른 우리말	● 서울시 행정 순화어 목록을 확인하였습니까? 예) 별첨, 첨부 ⇒ 붙임, 가이드라인 ⇒ 지침 등	□	□

기획전시 개막행사 안내서 지침

기획전시 개막식의 원활한 진행을 위하여 그간 개막행사에서 문제가    제기된 사항에 대하여 공유, 개선하고, 실무자의 업무 효율성을 높이고자 「기획전시 개막행사 안내서」를 수립(공유) 하고자 함

Ⅰ		사전 검토사항

구 분		내 용
행사규모		∘ 전시의 성격, 목적, 참석인사 및 예산확보 등을 종합 고려 후 결정
행사일시		∘ 전시 시작일로 정하되, 서울시 및 서울시 의회의 일정(총무과 협조)을 고려 하여 결정(관장, 비서실, 총무과에 행사일시 공지)
행사장소		∘1층 로비, 전시실 내부, 혹은 옥외 등 수용가능인원, 무대설치, 참석 주빈, 주차 협의, 수용능력 등을 고려, 우천 시는 우산, 우산거치대 등 검토 <총무과 협조>
참석주빈		∘전시의 성격, 규모 등에 따라 주요인사 결정(주요 인사 행동계획도 작성) ⇒ 주요인사 도착방법, 주빈의 역할, 행사 종료 후 의전 등 종합 고려
초청규모		∘전시 규모에 따라 관련 있는 인사를 우선적으로 초청
관련행사		∘본 행사 이외의 다과회, 축하공연, 전시관람, 작가와의 대화 등
필요예산		∘행사 전반의 준비에 따른 필요경비 확보 등
행사협의		∘행사 관련부서(총무과, 교육홍보과 계획 검토)와 사전 협의 후 행사계획 수립
좌석배치		∘전시의 성격, 참석대상자, 행사 중 할 일 등을 감안 하여 좌석 배열

Ⅱ		행사 준비

□ 일반적인 준비사항

◇ 식순, 시간계획, 안내문          ◇ 진행문안(사회자카드)

◇ 식장 배치도, 좌석 배열도        ◇ 초청장     ◇ 기념품(도록 등)

◇ 직원 및 안내원 배치(업무분담 및 교육)

◇ 주차 및 안내계획                ◇ 안전점검 및 대책(소방 등)

◇ 주변 환경 정리정돈(청소 등)      ◇ 냉․난방 대책

◇ 장애인 편의시설 착안            ◇ 기록요원(사진기사 등)

□ 초청작업

◇ 초청범위 결정(전시의 규모에 따라 시장 참석 여부 등 확인)

◇ 초청인사 명단 작성(직위는 공식직위 사용-약칭은 실례)

- 일반 초대자(교육홍보과)

- 주요 초청인사 최종 확인(행사담당자)

◇ 초청장(우편/전자우편/문자) 및 기타 유인물(필요시 명찰, 주차증, 안내문 등) 제작

◇ 초청장 발송(우편:10일전, 전자우편:7일전, 문자:1일전)

◇ 참석여부 확인

(시장, 축사 인사할 주요인사 등에 대하여는 사전 확인 및 기록 철저)

◇ 인사말 요청 자에 대해서는 사전 작성․검토

□ 행사(장) 준비

◇ 연설문(필요한 경우 축사 등), 행사진행문(사회자)

◇ 안내문 등 유인물(도록, 리플릿, 봉투 등)

⇒ 외국인의 경우 영문 초청장 및 안내문 별도작성, 통역준비

◇ 좌석명패 및 명찰(필요시)

◇ 안내판(행사장 방향표시 등)

◇ 마이크, 확성기(필요수량 등 파악 - 총무과 협조)

◇ 탁자 및 의자(필요시)

◇ 강연대

□ 부대행사 준비

◇ 식전후행사 유무 : 부대행사 내용에 따라 별도 계획 수립시행

◇ 전시설명 : 설명담당 및 동선, 인원 고려

◇ 다과회(케이터링)

- 참석인원, 예산, 계절, 장소 등을 고려하여 메뉴 결정

- 다과회장 위치는 동선에 주의하여 결정

◇ 다과회 외에 저녁만찬 준비

- 인원 파악해서 예약, 연락처, 장소 지도 제작 및 배포

- 안내요원 배치

Ⅲ		기타 준비사항

□ 행사계획 보고서 작성

◇ 행사진행순서(시간대별–행사개요 포함)

◇ 주요참석 인사 명단

◇ 주빈(시장 등)이 하실 일

◇ 행사장 주빈(시장 등) 동선 안내도

◇ 초청인사 좌석 배열도 및 행사장 전체 좌석 배치도

◇ 기타 행사관련 참고자료

□ 행사 전 검토․착안사항

√ 행사의 일정 선정은 적정한가?

- 본청 및 시의회, 국가의 다른 일정과 겹치지 않고 사회 분위기에

적합한가?(정부의 주요정책 발표, 주요사건사고 등)

- 일기, 기후는 영향이 없는가

- 행사진행 전체 소요 시간은 적정한가(사전 사후행사 포함)

√ 행사의 장소 선정은 적정한가?(전시장내부, 로비 등)

- 수용가능인원, 무대설치, 참석주빈, 주차수용능력 등

- 주요인사 좌석설치 여부 및 위치배열 적정여부

- 단상설치 필요여부, 부대행사와의 동선 연결 등

√ 초청인사는 적정하게 선정 되었는가?

- 초청 인원이 지나치게 많거나 적지 아니한가

- 전시의 성격에 비추어 유관인사 및 시민이 골고루 초청 되었는가

- 초청장은 최소 1주일전에 도착할 수 있도록 발송 하였는가

- 버스 등 단체이동, 개별도착 등 교통수단 고려여부

√ 유관부서와의 충분한 사전협의는 이루어 졌는가?

- 시설, 장비 유지관리 부서(총무과)와 협의여부

- 홍보 계획과 보도자료 배포 협의(교육홍보과)

- 내빈안내, 질서유지를 위한 업무분장 여부(총무과, 전시과)

- 외국인을 초청할 경우 통역 준비 여부

- 시의회 상임위원회와 사전협의․통보 여부

√ 행사진행 계획은 적정하게 이루어 졌는가?

- 사회자 및 통역 지정 적정 여부, 충분한 사전 리허설 여부

- 주요내빈 소개 순서는 적정한가

(소개시 누락, 착오가 없도록 참석여부 확인 철저)

- 참석인사의 좌석배열과 예우 등은 적정한가

- 단상설치 필요여부 결정

- 주요내빈 선정은 전시 성격에 맞게 적정히 선정되었는가

- 주요내빈에 대한 예우조치는 하고 있는가

- 기타 주요내빈에 대한 배려는 있는가

- 사회카드나 식전후 안내 말씀은 준비되었는가

- 오․만찬이나 다과회 행사는 필요한 것인가

- 음향시설은 점검 되었는가, 냉난방 및 조명은 적당한가

- 행사유인물(도록, 팜플렛 등)을 준비하였는가

- 주요내빈의 주차 장소는 준비되었는가

- 주요내빈 의전을 위한 담당자가 구체적으로 지정되었는가

(주요 인사에 대한 차량 번호 등 사전 파악 여부)

- 전기, 통신, 조명 등 예비요원은 대기하고 있는가

- 우천시 대비 계획 수립여부(우산, 우산거치대 등)

Ⅳ		일정별 체크리스트

일 시		내 용	담당부서
D-30		∘전시 개막식 날짜 및 일시, 장소 결정 (관장님,총무과,비서실 일정 조정 및 주지시킬 것)	전시과
D-25		∘초청 인사 리스트 업 - 총무과(시의회, 본청 등 관공서) - 전시과(전시관련, 미술계 인사) - 교육홍보과(기자, 대사 등 외교 관련 인사)	총무과 전시과 교육홍보과
		∘시장님 참석여부 결정 및 시장 비서실 일정 확인 - 시장님 참석시 : 행정포털 연설문 관리 시스템에 전시개요, 시장님하실일, 축사등록 (필요시 시장비서실, 본청 총무과 행사개요 송부) - 시장님 축사 통역이 필요한 국제 행사의 경우 : 시장님 전담 통역 주무관에 협조요청(국제교류담당관)	전시과
		∘대사 등 외교 인사 방문 요청시 초청 이메일 송부 ∘통역 필요시 통역사 섭외	교육홍보과 전시과
D-20		∘케이터링 및 만찬여부 확정	전시과
		∘기자간담회 개최여부 확정	교육홍보과
D-15		∘초청장 인쇄 및 납품 후 우편발송	전시과
		∘마이크, 음향, 연단, 주차권 협조요청	총무과
		∘행사 당일 사진 및 동영상 촬영 일정 확인	교육홍보과
D-7		∘개막식 개최 계획 방침수립 – 최종 VIP인사 포함	전시과
		∘이메일 초청장 대량 발송	교육홍보과
D-2		∘개막행사 업무 분장 및 공유	전시과, 각부서
D-1		∘마이크, 음향, 동선, 주차권 최종 확인 ∘문자메시지 발송	총무과, 전시과 교육홍보과
행사당일		∘업무분장 공유 및 리허설	전시과, 전부서

Ⅴ		행정사항

□ 주관부서(전시과)의 협조요청 및 업무분장에 따라 해당과는 행사에 적극 협조