문서번호	소방행정과-11630
결재일자	2014.7.28.
공개여부	대시민공개
방침번호

			시 민
담당자	행정팀장	소방행정과장	소방서장
김현석	김덕봉	이동선	07/28 현진수

동대문소방서 회의문화 개선 방안

2014.  7. 28.(월)

동 대 문 소 방 서

(소방행정과)

작 성 자	소방행정과장 : 이동선 ☎ 2214-1995 행정팀장 : 김덕봉 ☎ 2243-0071 담당 : 김현석 ☎ 2243-0071

::: 해당사항이 없을 경우 ‘무 ■’ 표시하시기 바랍니다.
검토항목	검 토 여 부 (■ 표시)
시민참여 고려사항	●	시민	:	유 □	(		)		무 ■
	●	이해당사자	:	유 □	(		)		무 ■
	●	전문가	:	유 □	(		)		무 ■
	●	옴 브 즈 만	:	유 □	(		)		무 ■
법령및기타 고려사항	●	법령규정	:	교통 □ 환경 □ 재해 □
				기타 □	(	예시 : 일상감사 대상여부 등	)		무 ■
	●	기타사항	:	고용효과 □ 노동인지 □ 균형인지 □
				홍보 □ 취약계층 □ 성인지 □ 빗물순환 □
				장애인 □ 디자인 □ 갈등발생 가능성 □
				유지관리 비용 □ 바른 우리말 □				무 ■
타자원의 활용	●	중앙부처	:	유 □	(		)		무 ■
	●	민간단체	:	유 □	(		)		무 ■
	●	기업	:	유 □	(		)		무 ■
관 계 기 관 및 단체 협의	●	관계기관	:	유 □	(		)		무 ■
	●	민간단체	:	유 □	(		)		무 ■
	●	시산하기관	:	유 □	(		)		무 ■
언론홍보 계획	●	홍보계획	:	보도자료 □ 기자설명회 □ 현장설명회 □ 기획보도 □
				기고문 □ 기타 □ ( ) 없음 ■

동대문소방서 회의문화 개선 방안

잦은 회의로 인한 업무효율성 저하 및 회의자료 작성으로 인한 업무부담 가중 등 기존의 회의문화를 개선하여 직원 편의를 증진하고 조직 구성원 모두가 행복과 일이 균형을 이루는 밝고 활기찬 직장분위기 조성을 위한 『시민만족』 소방 혁신과제 추진을 위한 자체 실행방안 보고 임.

1		관련근거

□ 서울시 소방행정과-18534(2014.7.24.)호 “회의문화 개선과제 실행 설명회 및 소품 배부 계획 알림”

□ 서울시 소방행정과-17685(2014.7.16.)호 “『시민만족』 소방 혁신과제 실행계획 알림”

□ 소방행정과-5639(2014.4.9.)호 “동대문소방서 조직문화 개선 추진계획”

2		추진방향

□ 조직문화 변화 촉진 및 직원편의 증진을 위한 구체적 실행과제 도출

□ 구체적 실행과제를 적극 수용할 수 있는 공감대 형성

□ 지속적인 모니터링을 통한 제도의 정착과 조직변화 촉진

3		현실태 및 문제점

□ 안건 없는 정례성의 잦은 회의로 업무효율성 저하

○ 관성적 회의로 인한 업무스트레스나 시간 낭비 발생

□ 회의자료 작성 및 보고에 소요되는 시간 과다 소요

□ 실제 회의 시 1시간을 초과하는 회의 빈번(결재지연, 업무공백)

4		세부 실행계획

□ 스마트회의 3원칙 : ① 회의자료 사전공지 ② 회의는 1시간 이내 ③ 회의결과 공유

○ 회의자료 사전공지

- 회의 자료, 의제, 시간계획 사전 공지(문서 또는 메모보고 활용)

- 회의시간의 효율적 활용을 위해 개회시작과 마감시간을 사전에 지정

- 우리 서 회의 없는 날 지정 운영

▸ 일과시간 후, 금요일 오후, 공휴일 익일(오전)

○ 회의 시간은 1시간 이내 원칙

- 회의시간 지킴이 지정, 운영 : 회의 주관부서 팀장

- 회의실에 회의용 알람시계 비치, 잔여시간 안내시스템 마련

※ 소품 구성 : 모래시계, 타이머시계, 벨, 수납 함(4종 1세트)

○ 회의결과 정리·공유

- 회의자료 및 회의 중 검토사항에 대한 결과는 정리하여 전 직원이 공유

□ 회의운영 관련 업무부담 경감(격의 없는 무자료 회의)

○ 모든 회의(위원회 등 포함)에 펜 접시, 메모지 등 비치 금지

○ 회의실에 자유 좌석제 실시 : 회의실 입장 순 착석

- 서열별 좌석 지정 폐지 및 명패 비치 지양, 회의복장 자유화

- 차와 커피는 스스로 준비

○ 보고자료 간소화 및 회의자료 미 배포 : 빔프로젝트 등 활용

○ 형식 및 장소의 다양화 추진

- 회의의 목적, 주제 및 여건을 감안 캔·호프미팅, 옥상정원 회의 등 개최

※ 캔·호프미팅 : 구성원들이 간단한 음료·주류를 통해서 속마음을 터놓고 하나의 주제를 가지고 자유롭게 토론하는 회의

5		행정사항

○ 각 부서에서는 세부 실행계획 적극 추진 및 우수사례 발굴 제출

첨  부 : 우수사례 제출서식 1부.  끝.

붙 임

【혁신사례, 수기 서식】

제목(○○과, ○○안전센터)

추진개요	○ 추진목적 :
	○ 기관명/부서명 : ○ 일 시 :
활동내용	※ 주요 활동에 대한 소개 및 사진자료 첨부
활동효과	※ 부서에 미치는 긍정적인 효과 등 ※ 한계, 문제점, 개선방안 등