등록번호

민원여권과-3945

주무관

민원행정팀장

민원여권과장

행정관리국장

등록일자

2017.3.8.

최성렬

하지현

엄영희

전결 03/09

박희균

결재일자

2017.3.9.

공개구분

대시민공개

협  조

정보화관리팀장

이대일

2017년 기록물 정리 및 생산현황통보 계획

행정관리국

민원여권과

2017년 기록물 정리 및 생산현황통보 계획

2016년 생산․접수된 기록물 및 2016년 이전 생산․접수된 미정리 기록물에 대하여 관련규정에 맞도록 정리를 실시하고 생산현황 통계자료를 작성하여 국가기록원으로 통보하는 등 체계적인 기록물 관리 및 기록정보의 효율적 활용을 도모함

Ⅰ		추진근거

□ 공공기록물관리에 관한 법률 (법률 12844호, 2014.11.19.)

□ 공공기록물관리에 관한 법률 시행령 (대통령령 27460호, 2016.08.29.)

□ 공공기록물관리에 관한 법률 시행규칙 (행정자치부령 79호, 2016.08.29.)

□ 2017년 기록물관리지침 (국가기록원, 2016. 12.)

□ 2017년도 기록관 운영 종합계획 (민원여권과-1481, 2017. 1. 24.)

Ⅱ		추진개요

□ 추진기간 : 2017. 3. 8.(수) ~ 5. 31.(수) [약3개월]

□ 추진대상 : 2016년도 생산․접수된 기록물

(※ 2016년도 이전 생산․접수된 미정리 기록물 포함)

□ 추진방법 : 2017년 기록물 관리지침에 의거

< 정리 및 생산현황통보 개요 >

국가 기록원	……	ㅇ기록물관리지침 수립 ․ 시행
↓
기 록 관	……	ㅇ기록물 정리 및 생산현황통보 계획 수립․시행 ㅇ기록관리시스템 “취합대상 처리과설정”
↓
처 리 과	……	ㅇ기록물 정리 ㅇ생산현황통보 서식 작성 제출
↓		3월 31일(금)까지
기 록 관	……	ㅇ생산현황 확인 및 취합 - 인수일정 수립 - 검수, 인수 및 인수통보 - 생산현황 누락 처리과 학인 ㅇ생산현황 취합 후 국가기록원 통보
↓		5월 31일(수)까지
국가 기록원	……	ㅇ생산현황통보 접수 및 취합 - 향후 이관 Data 활용 - 기록물 이관 중장기계획 반영

Ⅲ		세부추진계획

1.		기록물 정리

구 분	내 용
공통 (전자기록물) (비전자기록물)	ㅇ 업무관리시스템의 문서등록대장에 등록 되지 아니한 기록물이 있는지 여부를 확인하여 추가 등록 - 대면결재, 민원신청서, 회계기록 등 종이로 생산된 기록물 누락여부 확인 후 누락사항 추가 등록 - 별도로 첨부하여 내부결재를 받았거나 별송으로 접수한 종이문서 형태의 붙임자료도 빠짐없이 분리등록
	ㅇ 기록물 건별 공개/비공개 여부 및 접근권한 재분류
	ㅇ 업무관리시스템 문서등록대장의 등록사항과 실제 기록물이 일치하는지 여부를 확인한 후 미비사항 보완
	ㅇ 특수규격기록물, 비밀기록물, 개별관리기록물, 저작권보호대상기록물 등 해당여부 확인하여 문서등록대장의 특수기록물란에 해당항목 표시
비전자 기록물	ㅇ 업무관리시스템 문서등록대장상의 쪽수와 실제 기록물의 쪽수가 일치되는지 여부를 확인한 후 기록물철 단위의 면표시를 최종적으로 확정·표기
	ㅇ 기록물철 안에 남아있는 철침 등 이물질을 제거
	ㅇ 기록물철의 색인목록과 실제 편철상태가 일치하는지 여부를 확인
업무관리 시스템 (전자기록물)	ㅇ 업무관리시스템 기록물 정리 - 생산자(문서관리카드, 메모보고) : 본인 생산문서의 문서카드 관리정보 수정(열람범위 재조정·공개여부 재분류), 과제가 미분류된 메모보고에 대한 단위과제 지정 - 과제카드담당자(단위과제카드) : 내용 및 취지, 과제이력 보완, 열람범위 재조정 - 진행 중인 문서 유무 확인 및 처리(발송 및 담당자 확인)

2.		기록물 생산현황 통보

□ 통보대상

О 전자문서, 비전자문서 [문서(대장포함), 도면, 카드] 생산 ․ 보유현황

О 조사 ․ 연구 ․ 검토보고서 생산현황 [기록물관리법 시행령 제17조 관련]

О 회의록 생산현황 [기록물관리법 시행령 제18조 관련]

О 시청각기록물 생산 ․ 보유현황 [기록물관리법 시행령 제19조 관련]

О 비밀기록물 생산현황 [기록물관리법 시행령 제71조 관련]

О 행정박물 보유현황 [기록물관리법 제24조 관련]

О 간행물 생산현황 [기록물관리법 제22조 관련]

□ 통보방법 및 내용

О 업무관리시스템 생산현황 통보

- 업무관리시스템 → 기록관리시스템 → 중앙영구기록관리시스템

О 2017년 기록물생산현황 통보 서식 국가기록원 제출

구분			제출방법
서식1	비전자기록물		전 부 서 작성 → 기 록 관 제출
	전자기록물		전산정보과 작성 → 기 록 관 제출
서식2	비전자기록물	(부서보유)	전 부 서 작성 → 기 록 관 제출
		(기록관보존)	기 록 관 작성
	전자기록물	(업무관리시스템)	전산정보과 작성 → 기 록 관 제출
		(기록관리시스템)	기 록 관 작성
서식3~15			전 부 서 작성 → 기 록 관 제출

- 전부서 서식변경 불가 및 해당사항이 없는 경우 “해당사항 없음” 표기 제출

- 서식1~15 목록 취합 후 국가기록원 기록물 생산현황 통보시스템 제출

(http://sora.archives.go.kr)

Ⅳ		추진일정

□ 2017. 3. 31. : 기록물 정리 및 각종 현황 제출 [전부서 → 기록관]

□ 2017. 5. 26. : 생산현황 취합 및 검수 [기록관]

□ 2017. 5. 31. : 기록물 생산현황통보 [기록관 → 국가기록원]

Ⅴ		행정사항

□ 전자기록물 생산현황통보 작업 협조 ------------------ 전산정보과

О [서식1] 업무관리시스템 전자문서 생산현황(2016. 1.~2016.12.) 작성․제출

О [서식2] 업무관리시스템 전자문서 보유현황(2012.10.~2016.12.) 작성․제출

□ 비전자기록물 생산 및 보유현황 작성 ----------------- 전  부  서

О [서식1] 비전자기록물 생산현황(2016. 1.~2016.12.) 작성․제출

О [서식1-1] 비전자기록물 생산목록(2016. 1.~2016.12.) 작성․제출

О [서식2] 비전자기록물 보유현황(       ~2016.12.) 작성․제출

О [서식3~서식15] 작성․제출

붙임  1. 서울특별시 중구 처리과 기록물 정리 지침

2. 2017년 기록물 생산현황 통보서식