문서번호	민원여권과-5634
결재일자	2017.3.2.
공개여부	대시민공개

★주무관	민원행정담당	민원여권과장	행정국장
김희경	최종인	이남수	03/02 이준기
협 조

2017 종이기록물 폐기 계획

2017. 3.

행 정 국

민원여권과

2017 종이기록물 폐기 계획

보존기간이 만료된 종이기록물에 대해 적법절차에 따라 전문요원 심사 및 평가심의회를 거쳐, 구청내 현장 파쇄(폐기)함으로써 보안성

확보 등 우리구 종이기록물 관리에 만전을 기하고자 함.

Ⅰ		추진 근거

공공기록물 관리에 관한 법률 제27조 및 시행령 제43조(기록물의 폐기)

성북구 기록관 운영규칙 제15조 ~ 제25조(기록물 평가 및 폐기)

2017년도 기록물관리 기본계획(행정국장방침, 민원여권과-1888호,2017. 1. 20)

Ⅱ		필 요 성

보존가치가 소멸한 기록물을 폐기함으로서 보존서고의 수용력 증대

기록관리전문요원의 심사 및 평가심의회 개최 등의 절차를 거쳐 폐기함으로써       기록물의 멸실 및 무단폐기 방지

폐기대상 기록물에 대한 평가심사로 중요기록물의 보존기간 등에 대한       재분류를 통하여 기록물 정보자원화

Ⅲ		폐기 절차

기록물 폐기 절차도

⓵ 폐기목록제출		⓶ 평가심의서 작성		⓷ 전문요원 심사
(생산부서)		(민원여권과)		(민원여권과)

⓸ 평가심의서 보완·재검토		⓹ 평가심의회 개최		⓺ 폐기 등 시행
(생산부서, 민원여권과)		(민원여권과)		(민원여권과)

□ 종이기록물 폐기대상 목록제출

제출기한 : 2017. 3. 10(금)

작성방법 : 기록물 실물과 정확히 대조하여 보존기간 만료문서에 대한                 기록물철 목록작성 및 폐기관련 부서의견 기재

폐기대상

- 처리과에 보존된 보존기간 10년이하 기록물중 2016. 12. 31일자로 보존기간이         경과된 기록물(보존기간 30년 이상 기록물은 중앙기록물관리기관에서만        폐기 가능)

- 보존기간은 철 생산년도 다음해 1월 1일부터 기산

<예> 2012년 생산되고 보존기간 3년이면 다음해인 2013년부터

기산하여 2015년까지가 보존기간이므로 2016년부터 폐기 가능함

※ 올해 폐기 가능한 문서

보존기간	10년	5년	3년	1년
생산년도	2006년	2011년	2013년	2015년

작성방법 : 기록물 실물과 정확히 대조하여 보존기간 만료기록물에 대한                    기록물철 목록작성 및 폐기관련 부서의견 기재

- 평가심의서 항목 기재 방법(각 항목 빠짐없이 기입 - 한 항목이라도                 누락시, 심의서에서 제외)

가. 일련번호 : 해당 기록물의 연번 기입

나. 처리과명 : 현재부서명 기입

다. 기록물철 제목 : 폐기대상 기록물의 철 제목

라. 생산연도 : 해당 기록물의 생산연도 기입

마. 보존기간 : 1, 3, 5, 10년 중 기입

※ 보존기간책정기준 및 성북구 분류기준표 참조하여 책정

(기록관리시스템 공지사항에 게시되어 있음)

바. 수량 : 해당 기록물의 수량(권수)

사. 보존장소 : 해당 기록물이 현재 보존되어 있는 장소

아. 처리과 의견 : 폐기로 기입

자. 사유 : 보존기간 만료

기록관(종합서고)보존 폐기대상 기록물 의견조회 : 2017. 3. 16(목) ~ 17(금)

- 해당부서만 별도 공문 발송 예정

□ 기록관리전문요원 폐기목록 심사

심사기간 : 2017. 3. 13(월) ~ 4. 10(월)

심사내용 : 소관부서의 의견을 검토하여 기록물 평가심의서 작성

※ 평가심의서 기록물평가심의위원 배부 : 2017. 4. 11(화)

□ 기록물평가심의회 개최

개최일시 : 2017. 4. 18(화) 15:00 예정

심의내용 : 기록물 폐기심의 대상에 대한 폐기・보존기간 재책정

심의위원 : 5명

□ 기록물 평가심의회 결과통보

통보일자 : 2017. 4. 20(목)

통보내용 : 기록물 폐기 심의결과에 따른 폐기 및 보존기간 재책정 통보

□ 기록물 폐기 시행

폐기일시 : 2017. 4. 27(목) ~ 28(금) 예정

폐기장소 : 구청 주차장 옆 광장

폐기방법 : 현장파쇄

Ⅳ		세부추진일정

폐기대상 기록물 목록 조사 및 처리과 의견조회: 2017. 3. 10(금)

기록물관리전문요원 심사 및 기록물평가심의서 작성 : 2017. 3. 13(월) ~ 4. 10(월)

기록물평가심의위원에 평가심의서 배포 : 2017. 4. 11(화)

기록물평가심의회 개최 : 2017. 4. 18(화)

기록물평가심의회결과 통보 : 2017. 4. 20(목)

폐기기록물 수집용 마대 배부 : 2017. 4. 21(금)

폐기기록물 수집 및 폐기 : 2017. 4. 27(목) ~ 28(금)

Ⅴ		행정 사항

전 부서에서는 기록물평가심의서를 2017. 3. 10(금)까지 제출

기간내에 제출하지 않는 부서는 폐기의향 없는 것으로 간주

폐기기록물 수집장소 사용에 협조 - 행정지원과

일시 : 2017. 4. 27(목) ~ 28(금)

장소 : 주차장 옆 구청 광장

폐기기록물 수집용 마대 배부

일시 : 2017. 4. 21(금)

장소 : 민원여권과

붙 임 : 2017 기록물 평가심의서 1부.  끝.