서울시 기능분류모델(BRM) 및 기록관리기준표 정비

정비결과 시스템 탑재에 따른 조치사항 안내

(본부‧사업소 정비대상 부서용)

1		정비결과 시스템 탑재계획

1) 탑재내용 : 신 단위과제 및 단위과제카드 일괄등록

2) 추진일정 : ’14.12.19(금) 18:00~’14.12.21(일) 18:00

	< 단위과제와 단위과제카드 >
‣ 단위과제 : 정부기능분류체계(BRM)의 소기능을 세분화한 업무로 기능이나 절차가 비슷한 것끼리 묶어 하나의 단위과제 구성 ⇨ 신설・종료 시 BRM시스템을 통해 관리자(정보공개정책과) 승인 필요 ‣ 단위과제카드 : 단위과제를 처리절차나 대상에 따라 분류해야 할 필요가 있을 때 단위과제 하위에 1개 혹은 2개 이상을 생성 ⇨ 부서 과제관리자만 카드등록・종료 가능 <업무관리시스템 과제관리 화면>

3) 세부추진계획

작업일자	소요시간	내 용	수행주체
12.19(금)	~17:00	- 결재 및 접수진행중인 문서 처리완료	해당부서 전 직원
	18:00~ 24:00	- 구 단위과제 종료 승인	한국지역정보개발원 (정보공개정책과)
12.20(토)	10:00~14:00	- 신 단위과제 일괄탑재 및 승인	한국지역정보개발원 (정보공개정책과)
	15:00~18:00	- 신 단위과제명과 단위과제ID 매핑 - 신 단위과제카드와 신 단위과제ID 매핑 - 단위과제카드 일괄탑재 파일 생성	사업수행팀
12.21(일)	10:00~14:00	- 신 단위과제카드 일괄탑재	정보시스템담당관 (업무관리시스템)
	14:00~	- 탑재결과 확인	정보공개정책과 정보시스템담당관 한국지역정보개발원
12.22(월)	업무개시 전	- 단위과제카드별 업무담당자 등록	부서 과제담당자
	부서별 처리일정	구 단위과제카드 인계인수

2		부서 과제담당자 세부조치사항

1) ’14.12.19(금) 17:00시까지 : 결재 및 접수문서 처리완료(전 직원)

단위과제 카드 종료 전에 종료될 단위과제카드를 선택하여 기안이나 접수(선람)를 진행중인 문서의 처리를 완료하는 작업

- 업무관리시스템에서 단위과제카드 선택하여 결재 또는 접수진행 처리완료

- 18:00 부터 단위과제카드 사용 불가 (문서등록대장, 내 문서함의 문서 열람은 가능)

- 업무담당자 및 관리자 부재 시 신 단위과제카드 탑재 이후 문서 배부 권장

2) ’14.12.22(월) 업무개시 전 : 단위과제카드별 과제담당자 등록(부서 과제담당자)

새로 탑재된 단위과제카드에 과제담당자를 등록하여 부서원들이 카드를 사용할 수 있도록 하는 작업이며, 단위과제별로 등록함

▶ 등록대상 : 공통과제카드(전 부서원) / 고유과제카드(해당 업무담당자)

※ 공통과제카드 목록은 본 매뉴얼 P. 12 참고

① 단위과제카드 선택 > 표제부 > 과제담당자 선택하여 “저장”

② 공통 단위과제카드의 경우 “일괄지정”기능을 활용하여 부서원 전체를 한 번에 지정가능

3) 단위과제카드 인계‧인수처리(부서 과제담당자)

구 단위과제카드의 문서를 새로운 단위과제카드로 이동시키는 작업으로 조직개편 시 단위과제카드 인계인수 절차와 동일함

▶ 구 단위과제카드 → 신 단위과제카드 이동 시 : 이관 받을 부서로 “우리 부서” 선택

① 과제관리 > 과제카드관리함 > 단위과제카드 카드상태 “종료대기” 카드 선택 후 종료요청 버튼 클릭

※ 카드상태가 “진행중”인 카드를 선택하지 않도록 유의

② 과제관리 > 과제카드인계함 > 카드상태 “종료요청”된 단위과제 카드명을 선택(체크) > 이관처리 버튼 클릭

③ 대상부서 선택 > 이관받을 부서선택> 확인 버튼 클릭

※ 타 부서 선택 시 다른부서로 카드가 인계되므로 반드시 현재 부서 선택

④ 과제관리 > 과제카드인수함 > 카드상태가 “이관요청” 중인 단위과제카드 선택(체크) > 접수 버튼 클릭

⑤ 과제카드인수함에서 카드상태가 “이관접수” 중인 단위과제카드 선택하여 이관완료 버튼 클릭

⑥ 손모양을 클릭한 후 ‘신‧구 대조표’를 참조하여 이관대상카드를 찾아 선택하고 처리 버튼 클릭

⑦ 단위과제카드의 문서는 바로 새 단위과제카드에 반영되지 않고 다음날 새벽에 일괄처리되어 새로운 카드에 반영

⑦ 과제카드의 인계인수가 완료되면 과제카드인수함에서 카드상태가 “이관완료” 로 변경

별첨 1	자주 묻는 질문

[Q] 부서에서 접수 완료하지 못한 문서가 남아 있는지 확인하는 방법은?

[A] [문서함]>[미완료문서] 상세검색에서 진행 중인 문서가 남아 있는지 찾고자 할 때 “등록일자”의 시작일자와 종료일자를 선택하여 조회합니다.(단, 조회기간은 최대 1년)

[Q] 담당자가 결재나 접수(선람결재)를 완료하지 못한 문서는 어떻게 하나요?

[A] [문서함]>[미완료문서]와 [문서함]>[문서등록대장]에 같이 조회되는 경우가 해당됩니다.     결재완료가 되지 않으면 단위과제카드에 조회되지 않기 때문에 반드시 완료처리를 해야 합니다.

• 기안문서: ①기안자가 [결재]>[결재진행]에서 회수 또는 ②부서의 문서담당자가 [문서함]>   [미완료문서]에서 문서를 “회수”하고, 필요하면 기안자를 변경 합니다.

☞ 기안자 변경 방법은 [미완료문서]의“기안자 재지정”버튼 클릭하여 가능

• 접수문서: ①업무담당자가 결재처리하지 않은 경우에는 “결재경로변경”버튼을 이용하여     해당 문서를 회수하고 결재경로를 다시 지정합니다.

②업무담당자가 문서를 받아 접수 결재를 진행하고 있는 중이라면 결재선상의 업무관리자가 “재지정요청”하여 해당 문서를 부서의 문서담당자가 받아 [접수]>[접수대기]에서 업무담당자를 다시 지정합니다.

☞ 재지정요청 방법은 업무관리자가 [결재]>[결재대기]의 해당문서를 열고 문서처리 버튼을 클릭하면 처리구분의 “재지정요청” 선택 가능

[Q] 접수문서 업무관리자가 결재를 클릭하면 아래와 같이 뜨는데 조치하는 방법?

[A] 단위과제카드 [카드상태]가 “진행중”인지 먼저 확인해야 합니다. 단위과제가 종료되면 그 하위의 카드는 자동으로 “종료대기”로 전환되는데 이런 경우 [문서처리]가 되지 않습니다.

☞ 결재선상의 업무관리자가 [결재]>[결재대기]에서 해당 문서를 처리할 때 [처리구분]의 “재지정요청”을 선택하여 업무담당자 재지정 요청

[Q] (조직개편 등으로) 하나의 단위과제카드를 두 개 부서로 분할하여 이관하는 방법은?

[A] 업무관리시스템에서는 단위과제카드를 분할하는 기능을 지원하지 않습니다. 다만, 단위과제카드 분할이 필요한 경우, 새로운 단위과제카드를 생성하고 “과제변경”기능을 활용하여 문서를 새로운 카드로 이동시켜야 합니다.

☞ 단위과제카드 등록 방법은 [행정포털]>[도움말]>[자료실(매뉴얼)]의 “업무관리시스템      사용자 매뉴얼“ 참조

☞ 과제변경 방법은 [문서함]>[문서등록대장]에서 이동할 문서를 찾아 “과제변경”버튼 클릭하여 새로운 단위과제카드 선택

[Q] 단위과제카드가 없어 기안과 접수를 할 수 없는 경우는?

[A] 조치방법은 아래와 같습니다.

• 부서의 과제관리자 또는 해당 카드를 사용하는 부서원이 사용자를 각 과제카드의 [과제담당자]로 등록해줘야 함

• 과제카드의 [과제담당자]인 경우, [과제관리]>[나의과제]에서 단위과제카드를 클릭 => [표제부] 탭에서 [과제담당자] 메뉴의 [변경] 버튼을 클릭 => 사용자를 [과제담당자]에 추가 후 저장

☞ 사용자가 [내부관계자]에 등록되어 있으면 [내부관계자]에서 제외 후 [과제담당자]로 등록

[Q] 단위과제카드의 과제담당자를 부서원 전체로 일괄등록하려면?

[A] 부서원 전부를 과제담당자로 지정하려는 경우에는 아래 그림과 같이 [일괄지정] 버튼을 클릭합니다.

별첨 2	과공통일반 단위과제 및 단위과제카드 안내

부서 공통업무는 표준화된 단위과제 및 단위과제카드 사용

단위과제	보존기간	단위과제카드	포함 카드 예시
인사관리	준영구	인사계획및제도관리	인사제도관련 공문
		인사발령및전보	인사발령
		승진및근무성적평정	승진, 근무성적평정
		상훈관리	상훈, 표창
복리후생지원	5년	복리후생지원	의료비지원, 경조사비지원
교육훈련관리	3년	교육훈련관리	직원교육훈련관계철
		봉사활동관리	나눔과봉사, 공무원봉사활동
복무관리	3년	휴가관리	연가, 특별휴가
		출장관리	출장명령
		당직관리	당직 및 비상근무
		초과근무관리	초과근무명령및확인, 근무상황부철
		유연근무제관리	유연근무제
조직운영및사무분장	5년	조직운영및사무분장	조직관리운영, 업무분장
예산집행및회계관리	5년	일상경비관리	기관및부서운영업무추진비, 시책추진업무추진비, 정원가산업무추진비, 일상경비교부, 사무관리비, 출장여비, 특근매식
		예산및결산관리	예산편성관계철, 예산운영철, 결산보고
급여및수당관리	5년	급여및수당관리	여비및급량비관계철, 연말정산, 초단시간근로자관계철, 대학생아르바이트관계철, 공공근로관계철
업무계획및보고관리	5년	업무계획및보고관리	과별 업무계획보고
		회의관리	부시장단 연석회의, 주무팀장 회의관계철
공약및지시사항관리	10년	공약및지시사항관리	공약및지시사항
		부서장직접보고	부서장이 직접 기안 및 메모보고 시 사용
성과평가관리	5년	자체성과평가	BSC운영및관리
		정부합동평가	정부합동평가, 지자체합동평가
국회및시의회대응	3년	국회및시의회대응	시의회자료관계철, 국회관계철, 국정감사관계철
감사수감및결과조치	5년	감사수감 및 결과조치	감사일반, 감사수감 및 결과조치
		청렴도관리	청렴도관리
보안비밀	영구	보안비밀	전산보안, 일바보안, 비밀취급인가, 사이버보안, 비밀관리(비밀관리기록부)
비상대비	5년	을지훈련및충무계획관리	을지연습, 을지훈련 및 민방위업무
		재난 및 재해관리	재난대응
기록관리	5년	기록관리	기록관리
민원관리	10년	민원업무처리	일반민원, 시장에게바란다 관계철
		정보공개청구관리	정보공개
법무 및 규정관리	10년	법무 및 규정관리	법령개정관계철,법령개정의견조회철
홍보지원	3년	언론 및 홍보관리	보도자료관계철, 문화행사안내,지역축제홍보관련철
정보통신관리	3년	정보통신관리	정보통신관계철, 상용SW사용관련철, 불법SW점검철
공유재산관리	영구	공유재산관리	과에서 재산관리관으로서 직접 관리하는 부동산, 공영사업/시설에서 사용하는 기계 및 기구, 지상권/지역권/전세권/광업권과 그 밖에 이에 준하는 권리, 저작권/특허권/디자인권/상표권/실용신안권과 그 밖에 이에 준하는 권리, 유가증권, 부동산신탁의 수익권 등
물품구매및관리	5년	물품구매	물품구매
		물품관리	물품관리
일반업무관리	3년	일반업무관리	그 밖에 다른 카드에 속하지 않는 문서, 특정한 부서에서만 사용하는 공통업무 관련카드