디지털아카이브시스템 고도화를 위한 사전 설문지

2020년 서울역사박물관 디지털아카이브시스템 기능 고도화 작업에 앞서, 부서별 요구사항을 수집하기 위한 사전 설문지입니다.

2013년 구축된 디지털아카이브 시스템을 사용하면서 불편하셨던 점이나, 개선이 필요한 점에 대한 의견을 주시면 기능개선에 반영토록 하겠습니다.

우리 박물관 소장 디지털자료의 보관 및 공유․활용을 위한 편리한 디지털아카이브시스템이 되도록 소중한 의견 부탁드립니다.

[공통]

1. 소속된 부서는 어디입니까?  (                전시과                     )

2. 서울역사박물관 디지털아카이브시스템을 사용하고 계신가요?

(1) 사용√                                       (2) 미사용

(2번항목 (1)번 답변 - 디지털아카이브시스템 사용)

3. 아카이브시스템을 사용하시는 이유는 무엇인가요?

- 보존 필요 자료들의 업로드와 다운로드

4. 아카이브시스템 사용 중 불편하신 점은 무엇인가요?

- 자료의 검색방법,

- 자료 업로드 시 자료가 들어있는 폴더가 통째로 업로드 되지 않고 매 폴더 생성하여 파일 업로드해야함(지나치게 번거로움)

5. 아카이브시스템에 추가 또는 개선되어야 할 기능은 무엇이라고 생각하시나요?

- 4번의 불편사항을 개선

- 데이터의 파일명 정리 또는 메타데이터 입력

- 폴더명 정리

(2번항목 (2)번 답변 - 디지털아카이브시스템 미사용)

6. 아카이브시스템을 사용하지 않는 이유는 무엇인가요?

7. 아카이브시스템을 앞으로 사용할 계획이 있으신가요?

8. 아카이브시스템에 추가 또는 개선되어야할 기능은 무엇이라고 생각하시나요?

[공통]

9. 아카이브시스템에 등록 또는 사용하기를 원하는 자료는 무엇인가요?

( 기 생산자료 등록, 이전자료 사용, 웹하드 형태로 이용                        )

<참고> 서울역사박물관 디지털아카이브 운영관리 규정 제5조에 따른 등록대상

분 야	등 록 대 상
발간물	원고, 발간물 수록사진, 최종 출판 결과물 등
전 시	패널, 네임텍, 리플릿, 포스터, 전시 사진, 전시 동영상, 동선 안내표, 초청장, 배너 등
교 육	교육활동지, 강의자료집, 교육활동사진, 강의영상, 강의보조자료 등
국제교류	각종 행사 자료집, 행사사진, 업무협약서, 초청장, 배너, 행사보조자료 등
홍 보	홍보간행물, 보도자료, 보도실적, 보도자료 수록사진 등
조사연구	문헌자료, 조사사진, 조사영상, 도면, 지도, 일러스트, 애니메이션, 녹취 음성파일, 녹취록 등
보존과학	사진, 동영상, 녹취 등
유 물	기증 행사 사진, 증서 등
운 영	건립자료, 건축도면, 책임운영기관 평가 자료 등

10. 현재 아카이브시스템의 파일 등록시 주로 등록하는 항목 및 등록하지 않아도 되는 항목은 무엇인가요?

<파일관리 - 파일>

①종류 ②매체형태 ③원본파일  ④서비스 파일 ⑤저작권, 사유 ⑥위치, 상세위치 ⑦원본형태 ⑧제작자

⑨제작일  ⑩입수형태 ⑪제공자 ⑫자료출처 ⑬보관위치 ⑭사업명 ⑮도서위치 ⑯장 ⑰쪽

<파일관리 - 메타데이터>

①제목 ②키워드 ③유물번호 ④음성파일 ⑤내용

10-1. 주로 등록하는 항목

- 파일 ( ③원본파일                                                     )

- 메타데이터 ( ①종류                                                       )

10-2. 등록하지 않아도 되는 항목

- 파일 (  2, 4, 13, 14, 15                                     )

- 메타데이터 (                                                             )

11. 아카이브시스템에 등록한 자료를 활용하는 방법 또는 추후 활용할 방안은 무엇인가요?

자료 검색, 대용량 파일 업로드 및 다운로드

12. 아카이브시스템에 등록한 자료를 다른 부서(직원)/시민에게 공개할 수 있나요?

(1) 공개 가능	(2) 공개 불가능√

(12번문항의 (1)번 답변) 12-1. 공개 가능한 자료와 이유는 무엇인가요?

(12번문항의 (2)번 답변) 12-2. 공개 불가능한 자료와 이유는 무엇인가요?

- 원본자료 소장처가 타기관인 경우, 저작권 문제 발생

13. 부서에서 관리하는 디지털 자료에 대한 관리체계가 있나요?

- 있음. 전시종료 후 공통된 폴더명에 생산자료 담아서 정리함

14. 부서에서 아카이브시스템에 자료 등록 시 추가로 필요한 (메타)정보가 있나요?

- 주로 폴더 검색

15. 등록되는 파일들간 연관성이 존재하나요? 존재한다면 어떻게 연관되나요?

- 주제별

16. 부서에서 현재 아카이브시스템에서 관리하지 않는 디지털 자료의 규모는 어느 정도인가요?

- 외장하드 4TB정도

17. 아카이브시스템에서 관리하지 않는 디지털 자료는 어떻게 관리하고 계신가요?

- 별도의 부서공용 외장하드에 저장

18. 아카이브시스템 기능 개선과 관련하여 자유로운 의견을 적어주세요.

사업종료 후 업그레이드 정례화(사용이 용이하게 개선되지 않을 경우, 이것의 업로드만으로도 과중한 업무량이 됨), 최근자료의 등록

<추가 의견> 아카이브시스템 사업을 수년째 하고 있지만 잦은 담당자의 교체(아카이브시스템 담당자 및 부서 사용자 모두) 및 정기 업로드 소홀로 추진한 노력대비 사업 실효성이 매번 없었음. 또 앞으로도 그러한 문제를 획기적으로 해결하기는 쉽지 않으면서 추진 부서나 각 부서의 업무부담만 가중 될 가능성이 높음. 한편 학예부의 각 부서에서는 현재 이동식 저장장치에 저장하여 활용하고 있는 부서별 아카이브 자료를 훼손 위험없이 (영구)보관하면서 업무에 활용할 저장공간이 필요한 것이 사실임.(전시, 간행물 발간 등 학예부서의 업무 특성상 고해상 이미지 보관등으로 많은 저장공간이 필요함)

이에 본 사업의 방향을 ① 이동장치를 대신하여 각 부서에서 부서의 특성에 맞게 자율적으로 사용하고 관리할 수 있는 서버내의 저장공간을 일정 마련해 주고, ② 나머지 사업비로는 현재 홈페이지에 서비스되고 있는 대시민공개 아카이브 자료들에 대한 서비스 품질 향상(우리 박물관의 대표유물, 주요자료 등의 해상도 제고, 사용자 편의 업그레이드 등)에 활용하는 방안을 제안함.