2023년 제1차 서울기록원

기록물평가심의회 회의록

	<회의개요>
□ 일 시 : 2023.8.9.(수), 14:00 ~ 16:00 □ 장 소 : 서울기록원 5층 회의실 □ 참석위원 - 박희용 위원장, 김혜영 위원, 현문수 위원, 윤정훈 위원, 최아름 위원(서면) ※ 배석 : 김희진 간사 □ 진행순서 ① 개회 및 심의회 안내 ② 참석위원 소개 ③ 보존기간 만료 기록물의 보존가치 평가심의 ④ 보존기간 만료 마이크로필름 기록물의 평가심의 여부 ⑤ 폐회 □ 상정안건 - 안건1 : 보존기간 만료 기록물의 보존가치 평가심의 - 안건2 : 보존기간 만료 마이크로필름 기록물의 평가심의 여부 □ 회의결과 - 안건1 : 원안 가결(서울기록원 심사 의견에 따름) - 안건2 : 차기 심의회 안건상정

□ 위원 발언 내용

<박희용 위원장>

❍ 서울기록원 기록물평가심의회 7분 중 4분이 참석하시고, 1분은 서면으로 참석하여 성원이 되었으므로 심의회를 시작함. 오늘 심의회는 두 가지 안건으로 보존기간이 만료된 하천 정비 관련 기록물의 보존가치 평가 심의와 보존기간이 만료된 마이크로필름 기록에 대한 평가심의 여부임.

- (김희진 간사) 보존기간 30년이 만료한 기록은 1969년부터 1992년까지 건설기획국 치수과에서 생산 및 접수한 기록으로 총 17철 29권 296건임. 모두 일반문서류 종이 기록이며, 대상 기록 중 메타데이터 평가 결과 폐기 권고 기록에 대해서 전문가 자문회의를 통해 실물 기록을 검토하고, 그 결과를 바탕으로 평가검토서를 작성함.

<박희용 위원장>

❍ 자문위원에 대한 리스트가 있는가? 고정 자문위원이 있는가?

- (윤정훈 위원) 이번 평가분야에 맞춰 서울연구원의 하천 관련 연구위원과 대통령기록관의 기록연구사, 총 두 분에게 자문을 받음.

<박희용 위원장>

❍ 오늘 참석하지 못한 ○○○ 위원님은 전부 가결로 의견을 주심. 다른 위원님들도 배부된 평가검토서와 기록 등을 확인하고 의견 주시길 바람.

<○○○ 위원>

❍ 기록 실물 중 샘플을 볼 수 있는가? 분야별 기록 내용은 동일한가?

- (김희진 간사) 각 분야 별로 구조는 비슷하지만 세부 내용은 다름.

<○○○ 위원>

❍ 공유수면매립, 하천점용(한강) 분야만 준영구로 보존기간이 재책정되었는데 준영구인 이유가 있는가?

- (김희진 간사) 다른 분야 기록철들의 경우 주민들의 의견서 등 역사적인 가치가 있는 기록이 포함되었으나 두 개 분야의 경우 공유수면매립 면허 신청, 하천점용 허가 신청 등의 행정문서이기 때문에 준영구로 책정함.

<○○○ 위원>

❍ 도면의 경우 이미지로 스캐닝하는 게 아니라 데이터화 및 관련 툴을 사용하여 디지털화 하는 방식인가?

- (김희진 간사) 이미지로 스캐닝함.

<○○○ 위원>

❍ 요즘처럼 비가 많이 올 때는 어떻게 대처했었는지 이런 기록이 중요할 것 같음. 어떤 식으로 주민들의 의견에 반응하고 개선되었는지 과정을 추적하는 연구도 재밌을 것 같음. 기록물은 OCR을 통해 인식하고 검색이 가능한가?

- (김희진 간사) 그렇게까지는 되지 않음.

<○○○ 위원>

❍ 이런 기록은 서울기록원 뿐만 아니라 시민들에게 공개되었음 좋겠음. 서울의 개발을 보여주는 중요 기록으로 서울기록원의 위상을 높일 수 있는 기록으로 보임. 이런 기록들은 홈페이지 등을 통해 콘텐츠화 하여 공개했으면 함.

- (윤정훈 위원) 시민들에게 알리는 과정이 필요할 것으로, 조직의 인력과 예산 등을 고려하여 순차적으로 진행할 계획. 현재는 전시 및 카탈로그 사업 등을 진행하여 주제별, 영역별 관련 기록물을 발굴하여 콘텐츠화 하고 있음. 위원장님이 말씀하신 것처럼 소중한 기록물을 수면 위로 발굴하여 홈페이지 공개 등을 진행해 보겠음.

<○○○ 위원>

❍ 영구기록물관리기관의 평가는 보수적으로 할 필요가 있음. 기록물을 폐기하는 것이 긍정적인 게 아니고, 어떻게 잘 보존하고 어떻게 콘텐츠를 발굴해야 하는가가 더 고민할 지점임. 그래서 보존기간을 모두 상향하여 재책정함.

<박희용 위원장>

❍ 안건1에 대해 의결하고자 함. 윈안 대로 의결하고자 하는데 이의가 있는가?

<○○○ 위원>

❍ 역사적으로 중요하기도 하지만, 그 지역에서 개발, 보수 등 공사가 계속해서 진행될 때 이런 기록들이 굉장히 중요한 기초자료가 될 것이라고 생각함. 따라서 평가검토서에 작성된 서울기록원 의견에 따라 보존기간을 상향하여 재책정하는 것에 적극 찬성함. 당시의 개발 역사를 보여주는 소중한 자료임.

<○○○ 위원>

❍ 당연히 보존기간을 상향해야 할 것 같음. 자료가 워낙 좋고 서울의 기반 시설에 대한 발전과정을 볼 수 있는 아주 희귀하고 소중한 자료임. 보존기간 상향에 적극 찬성함.

<박희용 위원장>

❍ 그럼 첫 번째 안건에 대해서는 원안대로 가결하는 것으로 함. 심의의결서 작성하는 동안 자유롭게 발언의 시간을 갖고자 함.

<○○○ 위원>

❍ 평가검토서 서식과 관련하여 의견이 있는데, ‘평가분야’ 항목이 어떻게 선정되었는지, 어떤 기준으로 유형화가 되었는지 궁금함.

❍ 그리고 평가검토서의 내용이 이 자체로도 보고서로 공개가 되겠으나 향후 누적되면 굉장히 좋은 자료가 될 것. 추후 평가도구를 개발할 때 타 기관보다 풍부한 내용을 담게 될 것으로 평가도구를 개발하는 기초자료로도 활용할 수 있을 것으로 보임. 또한 검토서 안의 내용으로는 실물 자문회의의 의견이 나타나는데 자문회의록을 간단히 첨부하여 심의위원에게 공유해주시는 것도 도움이 될 것 같음.

❍ 그리고 평가검토서에 ‘당시 기록건을 30년으로 추정했던 것 같다’는 의견이 적혀있는데, 이와 관련한 정보가 남아있지 않을 것 같지만 해당 의견의 근거가 될 정보가 빠지지 않도록 보고서에 남겨주셨으면 함.

- (윤정훈 위원) ‘평가분야’에 대해서는 아직 분류체계 등의 부분까지는 되어있지 않고 앞으로의 서울기록원의 과제라고 생각함. 현재의 평가분야는 평가 대상을 기준으로 작은 묶음 정도라고 보면 될 것임. 이런 묶음들을 하나하나 상위로 가면서 바텀업 방식, 상향식, 하향식 이런 부분들을 감안하여 정립하도록 하겠음. 다른 케이스지만 서울기록원의 S-NAP이라는 서사기반 수집실행지침이 있음. 여기서 수집주제를 나눈 부분이 있는데, 그것과 직접 매칭하지는 않았지만 일단은 묶음을 보여주기 위한 약간 철의 한 단계 위 정도로 인지하시면 될 것 같음. 이런 부분들은 계속해서 보완하도록 하겠음. 자문회의록은 참고하여 배치하도록 하겠음.

<김희진 간사>

❍ 두 번째 안건은 보존기간이 만료된 마이크로필름 기록물의 평가심의에 관한 것임. 현재 서울기록원에서 보유한 기록물 중 보존기간 30년이 만료된 동종대량 기록물이 있음. 그중 토지이동결의서의 경우 1976년부터 1999년에 생산된 813개 마이크로필름 기록철의 보존기간이 만료됨. 원본 종이기록의 경우 준영구로 책정되어 있음.

❍ 토지이동결의서의 경우 영구보존 지적기록물로 보존기간을 상향해야 하는 필요성은 분명하고, 원본인 준영구 기록물도 사실 보존기간을 상향하여 재책정할 필요가 있음. 다만 정보공개 담당 주무관님께서 말씀해주시길 마이크로필름의 경우 품질의 편차가 있음. 손가락이 찍혀있는 예도 있고 기록 내용이 식별되지 않는 경우도 존재함. 따라서 정보공개 청구가 있을 때 원본을 새로 스캔해서 나가는 경우가 다수 존재한다는 것.

❍ 이러한 품질 이슈가 있는 마이크로필름의 평가심의에 대해 어떻게 진행하면 좋을지 위원분들께서 자유롭게 의견을 제시해주시길 바람.

- (윤정훈 위원) 공공기록물법 시행령 제29조(보존매체 수록)를 보면 보존기간 30년 이상은 마이크로필름으로 보존매체에 수록하라고 명기됨. 그러나 해당 마이크로필름을 촬영했을 때는 공공기록물법 개정 이전으로 청도문서고에서 보존 당시 촬영한 것. 따라서 원본과 마이크로필름의 보존기간이 상이함. 그래서 보수적으로 보존기간이 긴 쪽에 맞춰 보존기간을 재책정할 필요가 있을 것 같음.

<○○○ 위원>

❍ 마이크로필름으로 보존하는 것은 일제시기부터 이어지지 않았을까 싶음. 건축, 도시 등을 연구하는 사람들에게는 사료같은 자료임.

<○○○ 위원>

❍ 국가기록원도 가장 많이 정보공개 청구가 들어오는 게 지적도 같은 토지, 재산 등과 관련된 부분임.

<○○○ 위원>

❍ 마이크로필름은 기본적으로 30년 이상 된 기록들인가?

- (김희진 간사) 다 보존기간이 만료된 기록임.

- (윤정훈 위원) 현재 공공기록물법 취지는 30년 이상 보존해야 하는 원본 비전자 기록을 더 오랫동안 보존하기 위해 마이크로필름화 하라는 것인데, 마이크로필름의 보존기간을 30년으로 한다는 것이 모순임.

<○○○ 위원>

❍ 마이크로필름은 별도 공간에서 보존하는 것인지 관리 비용 등의 문제는 없는가?

- (윤정훈 위원) 마이크로필름 서고가 별도로 존재함. 다행히 마이크로필름의 경우 보통 17~19℃에서 보존함. 물리적인 별도 서고가 존재하는 만큼 기본적인 비용은 들겠지만 다른 사진 필름류에 비해 운영비용은 많이 들지 않음. 사진 등은 거의 영하의 환경에서 보존해야하고 별도 공조시설 등을 만들어야 하는데 마이크로필름은 항온항습기로 온습도 조절이 가능함.

<○○○ 위원>

❍ 예전에 만든 마이크로필름은 상영이 잘 되는가?

- (윤정훈 위원) 일단 마이크로필름 자체가 장기보존이라는 장점은 있지만 실제 판독해서 열람할 수 있는 것은 별도 장비가 없으면 어려움. 그러나 해당 장비를 시중에서 구입하기도 쉽지 않음. 따라서 요즘은 장기보존의 의미는 있으나 서비스하기에는 어려운 부분이 있어 디지털화 하는 경우가 많음.

<○○○ 위원>

❍ 스캔 등을 통해 디지털화하면 그것으로 서비스까지 가능한데 굳이 마이크로필름으로 보존해야하는 필요성이 있는가?

- (윤정훈 위원) 공공기록물법 시행령 제29조에 따르면 원본을 폐기하고 보존매체를 수록하는 부분 등 세 가지가 있음. 예를 들어 마이크로필름을 보존하고 원본은 폐기할 수 있음.

<○○○ 위원>

❍ 그러나 현행 법이 너무 보존에만 집중되어 있고 이용에는 어려운 부분이 있는 것 같음. 이런 걸 맞춰가야 할 필요가 있는데, 향후 이용이나 서비스 등을 활성화시키기 위해서는 앞으로 마이크로필름화하는 것보다 디지털화가 더 중요할 것 같음.

- (윤정훈 위원) 다행히 기록물 이관 시 기록관 단위에서 장기보존 기록의 경우 DB구축, 디지털화 사업 등을 통해서 진행하고 있으며, 실제 여기 있는 기록도 대부분 디지털화 되어 있음. 또 마이크로필름 자체를 디지털화하는 경우도 있음.

<○○○ 위원>

❍ 언제 촬영한 마이크로필름인가?

- (김희진 간사) 정확한 촬영일자는 알 수 없으나, 원본 기록 및 촬영한 기록에 나타난 생산연도와 마이크로필름 철에 기재된 생산연도가 다른 것으로 보아 마이크로필름 철에 기재된 생산연도가 촬영연도인 것 같음.

<○○○ 위원>

❍ 토지이동결의서 원본 자체도 준영구가 아니라 영구로 보존기간이 상향되어야 할 것 같음.

❍ ○○○ 위원님이 말씀하신 것처럼 마이크로필름을 어떤 지위로 생산하고 관리할지에 따라서 결정이 달라질 것 같음. 종이기록과 마이크로필름 중 어느 쪽이 더 오래 살아남을지 모르기 때문에 양쪽으로 분산하여 한쪽에 문제가 있으면 다른 쪽을 통해 매체화 하는 등의 대비가 필요할 것 같음. 그래서 원본보다 낮은 보존기간인 채로 두는 것은 안 될 것 같음.

❍ 마이크로필름을 보존용으로 원본기록과 이중으로 보존하겠다고 결정하더라도 품질 문제 때문에 기존 기록을 폐기하고 다른 기록으로 대체할 때는 그에 대한 평가 기준이 필요할 것. 마이크로필름에 대한 평가여부에 앞서 내부에서 이중보존 전략으로 마이크로필름화를 계속 고수할 것지부터 다시 검토할 필요가 있어 보임.

<○○○ 위원>

❍ 이용이나 서비스 측면에서는 마이크로필름이 적절하지 않은 부분이 있지만 보존 측면에서는 시행령에도 규정하고 있음. 그리고 마이크로필름 보존에 비용이 많이 들지 않는 것 같음.

❍ 별도 기준을 세우거나 평가심의를 하기보단 원본기록과 동일하게 보존기간을 가져가게 되면 관리상으로도 편리하지 않을까 싶고, 보존가치 면에서는 영구로 재책정되어야 할 것 같음.

<○○○ 위원>

❍ 나중에 평가심의를 통해 원본 기록은 영구가 되어야 할 것 같음.

❍ 나중에는 종이문서를 마이크로필름화 안 하고 다른 방식으로 디지털화 할 것임. 그럼 마이크로필름을 그렇게 큰 가치를 갖이 않을 것 같음.

❍ 그러나 그렇다고 해도 마이크로필름 자체의 시대적인 중요성과 가치 등이 있을 것임. 나중에 필름 전문가에게 검토를 받아보고 다시 논의하는 자리를 가졌으면 함.

<○○○ 위원>

❍ 보존도 결국엔 어느 시점에 활용할 것을 염두에 두고 보존하는 것인데, 전혀 읽을 수 없는 상황이라면 이중보존 매체전략을 재검토해봐야 하는 것 아닌가?

- (윤정훈 위원) 그건 공공기록물법 개정의 영역임. 마이크로필름이 검증된 장기보존 방법이라는 것 때문에 붙잡고 있는 것인데 그런 부분도 국가 차원에서 고민할 필요가 있을 것.

<○○○ 위원>

❍ 만약 폐기한다면 다시 매체화를 하는가?

- (윤정훈 위원) 아직 그런 내부정책은 없고, 폐기는 복원되지 않는 방식으로 하므로 폐기가 결정되었는데 다시 마이크로필름 촬영하는 것은 충돌되는 부분이 있을 것 같음. 내부정책에 대해 고민해볼 것.

<○○○ 위원>

❍ 국가기록원 등 다른 기관에서 어떻게 진행하는지 참고해볼 필요. 마이크로필름의 이용 가치가 떨어지는데 보존에 대해 어떤 의견을 가지고 있는지 참고하면 좋을 것.

<박희용 위원장>

❍ 두 번째 안건에 대한 위원님들의 최종의견은 어떤가?

<○○○ 위원>

❍ 원본이 준영구이므로 준영구에 따라 상향해야 할 것 같음.

<○○○ 위원>

❍ 다음에 전문가 의견을 더 들어보고 결정해야 하는 건 어떤가?

<위원들 동의함>

<박희용 위원장>

❍ 그럼 ‘차기 심의회 안건 상정’으로 두 번째 안건 마무리하겠음.

❍ 최종적으로 안건1은 원안 가결, 안건2는 ‘차기 심의회 안건 상정’으로 결정하겠음.

❍ 이상 2023년 제1차 서울기록원 기록물평가심의회를 마치도록 함.  끝.