붙임1		개인정보파일 세부 정비/등록 방법

□ 개  요

1. 필요성

○ 공공정보의 개방·공유 확대 등 정부3.0의 성공적 추진을 지원하기 위해 공공기관이 보유하고 있는 개인정보파일 일제정비 필요

- 개인정보 침해요소에 대한 선제적 보호조치 및 안전한 활용기반 마련

○ 공공기관이 보유·처리하는 개인정보파일의 적정성과 투명성을 제고하여 개인정보의 열람, 정정‧삭제 요청 등 정보주체의 권리행사 보장

- 과다보유, 기간경과 및 불필요한 파일 파기, 신규파일 등록 등 현행화

2. 주요 용어 정의

○ 개인정보파일의 개념

- 개인정보를 쉽게 검색할 수 있도록 일정한 규칙에 따라 체계적으로 배열하거나 구성한 개인정보의 집합물

- 데이터베이스 기준이 아닌 개인별 업무분장 또는 정보시스템에서 처리하는 단위업무 수준

< 예시 >

데이터베이스		도출 가능한 단위업무 (개인정보파일)
지방세 납부 대상자 DB	☞	지방세 고액 납부자 명단 지방세 체납자 명단 과태료 부과 대상자 명단 과태료 체납자 명단 등

○ 개인정보파일의 운용 개념

- 기관의 업무를 추진하기 위해 수집한 개인정보를 집합물의 형태(개인정보파일)로 생성, 보유, 이용·제공, 파기(삭제) 등을 하는 행위

3. 등록 의무자

○ 공공기관의 장은 개인정보파일을 운용하는 경우 안전행정부장관에게 그 사실을 등록하여야 함

- 개인정보파일을 운용하는 공공기관의 개인정보보호책임자가 등록함

- 민간부문의 기업․단체 등은 개인정보파일 등록의무가 적용되지 않음

○ 등록된 사항에 변경이 있는 경우에도 역시 그 내용을 등록하여야 함

	등록대상 공공기관의 범위(법 제32조, 표준지침 제53조)
1. 중앙행정기관(대통령 소속 기관과 국무총리 소속 기관을 포함한다) 및 그 소속 기관, 지방자치단체 2. ｢국가인권위원회법｣에 따른 국가인권위원회 3. ｢공공기관의 운영에 관한 법률｣에 따른 공공기관 4. ｢지방공기업법｣에 따른 지방공사 및 지방공단 5. 특별법에 의하여 설립된 특수법인 6. ｢초·중등교육법｣, ｢고등교육법｣및 그 밖의 다른 법률에 따라 설치된 각급 학교 ※ 국회, 법원, 헌법재판소, 중앙선거관리위원회 및 그 소속기관은 해당 기관 규칙에 따름

4. 등록사항

○ 다음 각 호의 사항을 모두 등록하여야 함

	파일 등록사항(법 제32조제1항, 영 제33조)
1. 개인정보파일의 명칭 2. 개인정보파일의 운영 근거 및 목적 3. 개인정보파일에 기록되는 개인정보의 항목 4. 개인정보의 처리방법 5. 개인정보의 보유기간 6. 개인정보를 통상적 또는 반복적으로 제공하는 경우에는 그 제공받는 자 7. 개인정보파일을 운용하는 공공기관의 명칭 8. 개인정보파일로 보유하고 있는 개인정보의 정보주체 수 9. 해당 공공기관에서 개인정보 처리 관련 업무를 담당하는 부서 10. 영 제41조에 따른 개인정보의 열람 요구를 접수ㆍ처리하는 부서 11. 개인정보파일의 개인정보 중 법 제35조제4항에 따라 열람을 제한하거나 거절할 수 있는 개인정보 12. 개인정보 영향평가를 실시한 경우 그 결과

○ 다음 사유에 해당하는 경우에는 개인정보파일을 등록하지 않음

	파일 등록 제외사항(법 제32조제2항)
1. 국가 안전, 외교상 비밀, 그 밖에 국가의 중대한 이익에 관한 사항을 기록한 개인정보파일 2. 범죄의 수사, 공소의 제기 및 유지, 형 및 감호의 집행, 교정처분, 보호처분, 보안관찰처분과 출입국관리에 관한 사항을 기록한 개인정보파일 3. □조세범처벌법□에 따른 범칙행위 조사 및 □관세법□에 따른 범칙행위 조사에 관한 사항을 기록한 개인정보파일 4. 공공기관의 내부적 업무처리만을 위하여 사용 되는 개인정보파일 5. 다른 법령에 따라 비밀로 분류된 개인정보파일

※ 공공기관 내부 업무처리를 위한 개인정보파일 예시

•임직원 전화번호부, 비상연락망, 인사기록파일 등

•요금정산, 회의참석자 수당지급, 자문기구운영 등을 위한 개인정보파일

※ 다른 법령에 따른 비밀 개인정보파일 예시

•「공공기록물관리에관한법률」 제33조(비밀 기록물의 관리)

•「보안업무규정」 제4조(비밀의 구분)

○ 다음의 경우에도 개인정보파일을 등록하지 않음

- 헌법기관의 개인정보파일(제32조제6항, 표준지침 제54조제1호) : 국회, 법원, 헌법재판소, 중앙선거관리위원회 및 그 소속 기관의 개인정보파일 등록 및 공개에 관하여는 소관 규칙에 따름

- 법 제58조제1항에 따라 적용이 제외되는 개인정보파일 : ① 공공기관이 처리하는 개인정보 중 「통계법」에 따라 수집되는 개인정보파일, ② 국가안전보장과 관련된 정보 분석을 목적으로 수집 또는 제공 요청되는 개인정보파일, ③ 공중위생 등 공공의 안전과 안녕을 위하여 긴급히 필요한 경우로서 일시적으로 처리되는 개인정보파일

- 그 외에 등록 의무가 적용 제외되는 개인정보파일 : ① CCTV 개인영상정보 파일, ② 자료․물품 또는 금전의 송부, 1회성 행사 수행 등의 목적만을 위하여 운용하는 경우로서, 저장하거나 기록하지 않고 폐기할 목적으로 수집한 개인정보파일 등

5. 등록(변경) 절차

○ 개인정보파일을 운용하는 공공기관의 개인정보취급자는 해당 공공기관의 개인정보 보호책임자에게 개인정보파일 등록을 신청하여야 함

○ 등록 신청을 받은 개인정보 보호책임자는 등록․변경 사항을 검토하고 그 적정성을 판단한 후 안전행정부에 개인정보파일을 등록하여야 함

- 중앙행정기관 및 지방자치단체의 소속기관, 기타 공공기관은 상위 관리기관에 등록․변경 사항의 검토 및 적정성 판단을 요청한 후, 상위 관리기관의 확인을 받아 안전행정부에 등록하여야 함

- 교육청 및 각급 학교 등의 개인정보 보호책임자는 교육부에 등록․변경 사항의 검토 및 적정성 판단을 요청한 후, 교육부의 확인을 받아 안전행정부에 등록하여야 함

※ 개인정보파일 등록 화면 예시

6. 등록 시한

○ 개인정보파일을 운용하는 공공기관의 장은 그 운용을 시작한 날부터 60일 이내에 안전행정부령으로 정하는 바에 따라 안전행정부장관에게 등록사항의 등록을 신청하여야 함

○ 등록 후 등록사항이 변경된 경우에도 또한 같음

※ 금번 정비는 개인정보종합시스템 기능개선(‘13.11)에 따른 개인정보파일 등록사항 일제정비 및 개인정보 과다보유·오남용 근절을 위하여 6월 말까지 별도 실시함

□ 파일 보유 현황 정비

1. 주요 정비내용 및 정비절차

○ 주요 정비 내용

- 전수조사를 통한 과다운용, 보유기간 경과 및 처리목적 달성 파일의 파기

- 개인정보보호시스템 개인정보파일 등록화면 변경사항* 일제 정비

* ‘개인정보의 항목’ 설정 및 ‘타 정보시스템과의 연계여부’ 설정기능 신설

- 업무용 PC 등에 보관된 개인정보(파일)의 파기 또는 보안조치

- 미등록 파일 또는 등록제외 파일의 일괄 조치 등

○ 정비 흐름도

○ 정비 절차

- 중앙행정기관, 광역자치단체 주관으로 자체 정비 계획을 수립하여 정비

- 부서별 개인정보파일 및 PC내 개인정보(파일) 전수조사

- 정보보호 책임자 주재의 기관내부 검토회의를 통하여 지속 운용 필요성, 최소수집 원칙 준수 여부, 등록항목의 적정성 등 검토

- 검토 결과에 따른 후속조치

ㆍ정당한 운용파일은 보유근거, 기간, 정보주체 수 등 등록항목 확인 후 등록

ㆍ과다운용, 보유기간 만료, 처리목적 달성 등으로 운용이 불필요한 경우 삭제 및 파기

2. 파일 보유현황 전수 조사

○ 중앙행정기관 및 광역자치단체 자체적으로 개인정보파일 보유 현황조사와 정비계획을 수립하여 정비를 실시

- 향후 목적달성이나 보유기간 변동 여부 등을 정기적으로 전수 조사하여 불필요한 파일을 과다 보유하는 경우가 없도록 조치

- 특히, 관행적으로 수집‧보유하거나 과다하게 수집‧보유하는 행위 금지

- 조직개편, 전보 등으로 기관 명칭, 업무 담당부서, 열람 요구 접수‧처리부서가 변경될 경우 수시 점검하여 현행 관리

○ 각 부서가 업무용으로 운영하는 개인정보파일에 대하여 전수조사를 실시 후 등록대상 여부를 구분

- 등록 대상파일이 기 등록되어 있는 경우 ⇒ 변경등록 절차에 따라 정비

ㆍ개인정보 항목, 개인정보(파일)에 대한 접근권한 및 공유범위, 운영목적, 보유기간, 정보주체 수는 재검토하여 최소 범위로 조정

ㆍ특히, 개인정보파일 등록시스템 기능개선 항목(개인정보 항목 설정 및 타 정보시스템 연계여부)은 모든 개인정보파일 수정변경 조치

- 등록 대상파일을 등록하지 않은 경우 ⇒ 신규등록 절차에 따라 정비

ㆍ등록 대상파일에 불필요한 개인정보 항목, 보유기간 과다 설정 등 파일별·등록항목별 모든 항목에 대해 적정성 여부를 검토 후 등록

ㆍ1개의 파일에 등록 대상과 등록제외 대상이 혼재되어 있는 경우, 등록 대상과 제외대상을 구분하여 각각 파일을 생성하고 분리 관리

- 등록 제외 대상이 등록된 경우 ⇒ 등록된 파일에서 삭제

- 별도의 근거 없이 개인용 또는 참고용으로 보유하고 있는 개인정보(파일)은 파기 절차에 따라 즉시 파기

○ 개인정보파일 표준목록이 제공되는 기관은 표준목록을 참고하여 정비

< 표준목록 제공기관 >

구분	기관명	표준목록 수
지방자치단체	지방자치단체(공통)	540개
중앙행정기관	교육부	38개
	국가보훈처	45개
	병무청	98개
	안전행정부	424개

※ 개인정보파일의 등록ㆍ변경 시 개인정보종합정보시스템에서 기관별로 조회 가능

3. 업무용 PC 전수 조사

○ 개인정보 탐지 프로그램 등을 활용하여 업무용 PC에 개인정보 또는 개인정보파일이 있는지 전수 조사

○ 취급권한이 없는 자가 업무용 PC 등에 개인정보(파일)을 참고용으로 보유하고 있는 경우 파기 절차에 따라 즉시 파기

○ 목적을 달성하였거나 보유기간이 경과하여 파기한 개인정보파일 자료를 참고용으로 보유하고 있는 경우 파기 절차에 따라 즉시 파기

○ 업무 추진에 따라 지속적으로 운용이 필요하거나, 타 법령 등에서 보존을 요구하는 경우에는 안전성 확보조치 등 적절한 보안조치를 취하여 보존

3. 개인정보보호 담당자 현행화

○ 개인정보보호 담당자 및 취급자 등이 변경된 경우, 공인인증서를 재발급 받아 담당자를 재등록하여야 함

○ 조직개편에 따라 공인인증서(GPKI)를 재발급 받은 기관도 재등록 대상임

○ 담당자·취급자 재등록 시 최상위 기관의 개인정보 담당자부터 등록 후 취급자를 등록하여야 함

※ 개인정보보호종합지원시스템(intra.privacy.go.kr)에서 등록신청 및 권한변경 신청

4. 일제정비 추진 일정 등

○ 세부 추진 일정

- 기관별 세부 정비계획 수립 : '14. 4. 18.까지

- 개인정보파일 전수조사 실시 : '14. 5. 19.까지

- 내부 검토회의 실시 : '14. 5. 26.까지

- 개인정보종합시스템 등록 : '14. 6. 25.까지

※ 기관별 추진일정은 자체계획에 따라 일부 변경될 수 있으나, '14.6.25.까지 정비를 완료토록 계획 수립

○ 개인정보보호종합지원시스템(intra.privacy.go.kr) 부하 분산을 위하여 등록일정을 아래와 같이 분산

구 분		등록/변경 일자
중앙행정기관 및 지자체(2,308개 기관)		5. 27 ~ 6. 3
교육부, 교육청, 각급 학교 (13,443개 기관)	서울/경기지역 및 각 대학	6. 4 ~ 6. 9
	인천/대전/강원/충북/충남지역	6. 10 ~ 6. 15
	부산/대구/울산/경북/경남지역	6. 16 ~ 5. 21
	교육부, 광주/전북/전남/제주/세종지역	6. 22 ~ 6. 25

○ 정비 결과는 '14. 6. 30 까지 중앙행정기관 및 광역자치단체에서 취합하여 공문으로 안전행정부에 제출

※ 최종 등록마감 이후에는 등록이나 수정 불가(시스템 폐쇄)

※ 붙임 2 정비결과 회신 서식 참조

□ 파일 세부 항목별 정비/등록 방법

※ 정비 필요 사항(문제점)은 기 등록된 자료의 주요 오류사항으로 동일한 오류가 발생하지 않도록 등록 시 주의 요망

등록사항(항목)		정비 필요 사항(문제점)	정비/등록 방법
개인정보파일을 운용하는 공공기관의 명칭		•약칭을 기재하여 일반인이 알기 어려움	•공식적 전체 명칭을 기록
		•정부조직개편으로 조직코드 및 명칭이 변경됨	•안전행정부에서 일괄 정비한 내용이 정확한지 확인 * 부정확할 경우 연락 후 조치 •조직 명칭이 파일 명칭, 항목 내용 등에 포함된 경우 파일 명칭, 항목 내용 등을 수정한 후 (변경)등록
		•정부조직개편 등으로 1개의 개인정보파일이 2개 이상의 기관으로 분리됨	•최초 등록한 기관이 기존 파일을 삭제하고, 분리된 기관별로 업무에 따라 파일을 정비하여 각각 신규 등록
		•정부조직개편 등으로 2개 이상 기관에서 유사한 개인정보파일을 이관 받은 경우	•이관 받은 파일을 병합하여 1개의 파일로 신규 등록하고 이관 받은 파일은 삭제
부서명		•정부조직개편 등으로 부서 명칭이 변경됨	•현행 부서명으로 (변경)등록
취급담당자		•전보 등으로 취급담당자가 변경됨	•현행 담당자로 (변경)등록
개인정보파일의 명칭		•불명확한 명칭 기재로 내용 파악이 어려움 * 예시 : 회원관리, 등록관리, 대상자관리, 00시스템 등	•소관 단위 업무명 등으로 명확하게 기재 * 예시 : 000홈페이지 회원관리, 000교육생 등록관리, 000대상자 관리 등
		•동일 업무에 대해 기관별 파일 명칭이 상이	•지자체, 학교 등 전국 단일 공통업무 수행기관은 개인정보파일 표준목록에 따라 정비 * 예시 : 시군구 개인정보파일 표준목록 - 지역산업 : 석유판매업관리, 도시가스업관리 등 - 농촌 : 농지원부 관리, 농지취득처분 관리 등 * 시스템 등록 화면 우측상단의 ‘공통 파일목록에서 검색’ 활용
개인정보파일의 운영 근거		•운영 근거를 기재하지 않음 •운영 근거를 불명확하거나 포괄적인 근거를 기재 * 예시 : 업무필요, 업무추진, 홍보, 해당법령, 자체계획 등	•개인정보를 수집‧보유하는 근거(근거 법령과 해당 조항, 정보주체의 동의, 관련 업무명 등)를 기재 * 예시 : 건축법 제00조, 정보주체의 동의, 0000 홍보계획 등
		•고유식별정보, 민감정보에 대한 보유근거를 기재하지 않음	•고유식별정보, 민감정보에 대한 보유근거를 기재 * 예시 : 주민번호 - ○○법 ○조
		•법령 개정, 업무 종료 등으로 운영 근거가 없어짐	•파기 절차에 따라 파기
		•등록 제외대상임에도 잘못하여 등록함	•등록 제외대상 여부를 재확인 후 등록 자료에서 삭제
개인정보파일의 운영 목적		•운영목적을 기재하지 않음 •운영목적을 파일 명칭과 동일하게 기재함	•운영목적을 명확하게 기재 * 예시 : 건축물 심의 결과 통보, 000 관련 정책 홍보 등
개인정보파일에 기록되는 개인정보의 항목		•항목의 일부만 설정	•파일에 포함된 개인정보 항목을 모두 설정 * 예시 : 성명, 주소, 휴대폰번호, 집전화번호, 연령(5개 항목 모두 체크)
		•파일 중에 일부 불필요한 항목이 발생하였으나 계속하여 그대로 보유	•목적달성, 업무환경 변화에 따라 사용하지 않거나 불필요한 항목은 삭제
		•한번 수집된 주민등록번호 등 고유식별번호, 민감정보를 관행적으로 계속 보유	•수집 근거가 명확하지 않은 경우 모두 삭제
개인정보의 처리방법		•처리방법을 기재하지 않거나 ‘기타’로 기재	•개인정보의 처리방법을 알 수 있게, 구체적으로 기재
개인정보의 보유기간		•보유기간을 기재하지 않음 •보유기간을 자의적으로 판단하여 과다하게 장기간으로 설정 * 예시 : 근거도 없이 영구, 준영구 등으로 설정	•개별 법령에 근거가 있는 경우 그에 따라 산정 •법령에 보유기간이 없는 경우, 개인정보보호책임자와 협의하여, 기관장 결재를 통하여 산정 * 표준지침 별표1의 ｢개인정보파일 보유기간 책정 기준표｣, ｢공공기록물 관리에 관한 법률 시행령｣의 ｢기록물관리기준표｣를 상회할 수 없음 •정책고객, 홈페이지 회원 등 홍보 및 대국민서비스 목적의 외부고객 명부는 2년 주기로 재동의 •전체 개인정보가 아닌 개별 개인정보의 수집부터 삭제까지의 주기로 보유목적에 부합된 최소기간으로 설정
		•보유기간이 경과함	•파기 절차에 따라 파기
		•파일 중 일부 항목은 보존하여야 함에도 일괄 파기	•다른 법령에 의하여 보존이 필요한 일부 항목은 다른 항목 분리하여 저장‧관리(등록)하고, 보존이 불필요한 항목은 삭제
개인정보를 통상적 또는 반복적으로 제공하는 경우	제공받는 자	•제공하면서도 미기재 •제공받는 자를 일부만 기재	•제공받는 자를 모두 기재 * 통상적 또는 반복적은 1년에 1회 이상 제공하는 경우임
	근거	•근거 미기재	•제공하는 근거를 기재
	개인정보의 범위	•개인정보의 범위를 미기재	•제공하는 개인정보 항목을 모두 기재
개인정보파일로 보유하고 있는 개인정보의 정보주체 수		•정보주체 수를 기재하지 않거나 임의로 기재함 * 예시 : 0, 1, 9,999,999 등	•개인정보파일에 기록된 정보주체의 수를 산출해 정확하게 기재
		•지방세 체납자 중 일부가 완납하여 체납자가 아님	•완납한 정보주체 수는 체납자 명단에서는 제외되어야 하므로 해당 내용을 삭제하고 정보주체 수 조정(수정 내용에 대해서는 변경 등록) * 완납자 명단이 다른 법령에 따라 일정기간 보존하여야 할 경우에는 별도 구분하여 보존
타 정보 시스템과의 연계 여부		•기재하지 않음	•연계여부 설정 및 연계되어 있는 개인정보 건수 입력
해당 공공기관에서 개인정보 처리 관련 업무를 담당하는 부서	범위	•범위를 기재하지 않거나 ‘기타’ 등으로 기재	•공동사용 부서별로 업무 취급 범위를 명확히 기재
	공동사용부서	•공동사용 부서를 기재하지 않거나 일부만 기재함	•공동사용 부서를 모두 나열하여 기재
		•조직개편 등으로 부서명이 변경됨	•현행 부서명으로 (변경)등록
개인정보의 열람 요구를 접수‧처리하는 부서		•기재하지 않음 •알아볼 수 없게 약칭으로 기재	•법 제35조에 의거 정보주체가 본인의 개인정보를 열람, 정정‧삭제, 처리정지 등을 요청할 수 있도록 지정된 부서를 기재
		•조직개편 등으로 부서명이 변경됨	•현행 부서명으로 (변경)등록
개인정보파일에서 열람을 제한하거나 거절할 수 있는 개인정보의 범위 및 그 사유	개인정보의 범위	•범위를 기재하지 않거나 불명확하게 기재 * 예시 : 타인 열람 제한, 있음 등	•개인정보파일에서 열람 등이 제한되는 개인정보 항목을 모두 기재
	사유	•사유를 기재하지 않거나 불명확하게 기재 * 예시 : 타인 열람 제한, 있음 등	•열람을 제한하는 사유를 명확히 기재 - 법률에 따라 열람이 금지되거나 제한되는 경우 - 다른 사람의 생명ㆍ신체를 해할 우려가 있거나 다름 사람의 재산과 그 밖의 이익을 부당하게 침해할 우려가 있는 경우 - 다음 업무를 수행할 때 중대한 지장을 초래하는 경우 ㆍ조세의 부과ㆍ중수 또는 환급에 관한 업무 ㆍ학교 등 교육기관에서 성적평가 또는 입학자 선발에 관한 업무 ㆍ학력ㆍ기능 및 채용에 관한 시험, 자격 심사에 관한 업무 ㆍ보상금ㆍ급부금 산정 등에 대하여 진행 중인 평가 또는 판단에 관한 업무 ㆍ다른 법률에 따라 진행 중인 감사 및 조사에 관한 업무

□ 개인정보(파일) 파기 방법

1. 파기 기준

○ 보유기간의 경과, 개인정보(파일)의 처리목적 달성 등 개인정보(파일)가 불필요하게 되었을 때에는 지체 없이(5일 이내) 파기하여야 함

- 개별적으로 보관하던 자료도 모두 삭제하여야 함

○ 다만, 다른 법령에 따라 보존하여야 하는 경우에는 파기하지 않고, 그 법령에 따라 보존하여야 함

<보존의무를 규정하고 있는 법례 예시>

ㆍ주민등록법 : 주민등록 자료(영구)

ㆍ전자상거래 등에서의 소비자보호에 관한 법률 및 시행령 :

소비자의 불만 또는 분쟁처리에 관한 기록(3년)

대금결재 및 재화 등의 공급에 관한 기록(5년)

계약 또는 청약철회 등에 관한 기록(5년)

ㆍ의료법 시행규칙 : 환자명부(5년), 진료기록부(10년), 처방전(2년)

ㆍ통신비밀보호법 및 동법시행령 : 통신사실 확인자료(12개월)

○ 개인정보(파일)을 파기하지 않고 보관하여, 법을 위반할 경우 3천만원 이하의 과태료가 부과됨(법 제21조, 제75조)

2. 파기 방법

○ 개인정보(파일)가 복구 또는 재생되지 아니하도록 파기하여야 함

- 전자적 파일 형태 : 복원이 불가능한 방법으로 영구 삭제

※ 복원이 불가능한 방법 : 사회 통념상 현재 기술 수준에서 적절한 비용이 소요되는 방법(표준지침 제11조제2항)

- 기록물, 인쇄물, 서면 등 : 파쇄 또는 소각

3. 파기 절차

○ 개인정보파일의 보유기간, 처리목적 등을 반영한 개인정보 파기계획 수립·시행

- 시행령 제30조제1항에 따른 내부 관리계획에 개인정보 파기계획을 포함하여 시행 가능

- 정당한 사유가 없는 한 보유기간 종료일 또는 개인정보의 처리가 불필요한 것으로 인정되는 날부터 5일 이내에 파기하여야 함

※ 파기 절차도