‘21년 서울시 공사·공단, 출자·출연기관 대상

기록물 관리 주요업무 안내

너

기록물 관리 유의사항 안내

【공통사항】

◇ 공사·공단/출자·출연기관의 기록물 폐기는 공공기록물법 상 절차에 따라 수행되어야 함

[공공기록물법 상 필수절차]

⑴ 사전절차 : ① 기록물 생산량/보유량 확인 ② 기록관 설치 여부 확인*

⑵ 폐기절차 : ① 부서의견조회 ② 전문요원 심사* ③ 기록물평가심의회 심의

＊ 기록관 설치 대상 기관은 기록물관리 전문요원 미배치 시 폐기 시행 불가(‘21년~)

- 기록물관리 전문요원이 배치된 기관(총6개) 외는 서울기록원의 기록관 설치 대상 확인 등 별도 안내 전 까지는 폐기 시행 보류

⇒ 주요업무 □, □ 일정에 따라 순차적으로 업무 진행 예정

【출자·출연기관】

◇ ‘21년 서울시 출자·출연기관의 기록물 관리 업무 시작

- 서울시 출자·출연기관(총20개)은 공공기록물법에 따라 기록물관리 업무를 수행*할 의무가 생김

＊「서울시 기록물 관리 조례」제2조2 신설(‘20.12.31.시행)

◇ 출자·출연기관은 기록물 관리 업무 “주관 부서”, “기관 담당자”를 최우선적으로 지정하고 업무 진행

⇒ [붙임1]과 국가기록원「2020년 공공기관 기록물관리 지침」P.14 참조

참고자료

공사·공단/출자·출연기관 기록관리 현황표(‘20.10.기준)

유형	기관	기록관리전문요원배치	서고 유무	법규	전자시스템
					기록관리 시스템	기록생산 시스템
공사·공단	서울교통공사	배치	◯	◯	◯	전자문서시스템
	서울시설공단	배치	◯	◯	-	전자문서시스템
	서울특별시 농수산식품공사	-	◯	-	-	전자문서시스템
	서울주택도시공사	배치	◯	◯	◯	전자문서시스템
	서울에너지공사	배치	-	◯	◯	전자문서시스템
	서울물재생시설공단 (‘21.1.신설)	서면 조사 미실시
출자·출연	서울의료원	배치	◯	◯	-	전자문서시스템
	서울연구원	-	◯	-	-	행정정보시스템
	서울산업진흥원	-	-	-	-	행정정보시스템
	서울신용보증재단	배치	◯	◯	-	전자문서시스템
	세종문화회관	-	◯	-	-	전자문서시스템
	여성가족재단	-	-	-	-	행정정보시스템
	서울복지재단	-	-	-	-	전자문서시스템
	서울문화재단	-	-	-	-	전자문서시스템
	서울시립교향악단	-	-	-	-	업무관리시스템
	서울디자인재단	-	◯	-	-	전자문서시스템
	서울장학재단	-	-	-	◯	전자문서시스템
	평생교육진흥원	-	-	-	-	전자문서시스템
	서울관광재단	-	◯	-	◯	행정정보시스템
	서울특별시50플러스재단	-	-	-	-	전자문서시스템
	서울디지털재단	-	◯	-	-	전자문서시스템
	서울특별시120다산콜재단	-	-	-	-	전자문서시스템
	서울특별시 공공보건의료재단	-	-	-	-	전자문서시스템
	서울기술연구원	-	◯	-	-	업무관리시스템
	서울시 사회서비스원	-	-	-	-	전자문서시스템
	서울시 미디어재단 tbs	-	-	-	◯	행정정보시스템

‘21년 기록물 관리 주요 업무

※ 업무별 별도 공문 시행 예정

□ ‘21년 기록물 관리 업무는 국가기록원 기록관리 지침을 바탕으로 수행

- 서울기록원이 별도 안내하는 업무(생산현황통보, 간행물 등) 외에는 국가기록원의 기록관리 지침을 참고하여 업무 수행

- ’20년 국가기록원 지침*으로 우선 업무 수행하며 추후 기록관리 지침(‘21년 개정판) 시행 시 공문 발송 예정

* 국가기록원 홈페이지>기록관리업무>기록관리표준>지침및매뉴얼>「2020년 공공기관 기록물관리 지침」(‘21년 국가기록원 지침은 6월 이후 수립 예정)

□ 공사·공단, 출자·출연기관 기록물 관리 현장방문 조사 추진

- 서면 조사서(기록물량, 서고시설 등 조사)를 바탕으로 공사·공단 및 출자·출연기관 기록관리 현장실사 예정(‘21. 4월~)

□ 기록물생산현황 통보 대상 기관 지정(고시) 추진

- 기관 기록물 관리 현황(서면/현장) 조사를 바탕으로 생산현황 통보 대상 기관 지정* 추진(‘21. 4월)

- 지정된 기관은 기록물생산현황(전자·비전자, 회의록, 시청각기록물 등)통보를 별도 안내 절차에 따라 업무 수행(‘21. 5월~)

* 서울기록원이 지정 고시한 투자·출연기관은 기록물 생산현황통보의 의무를 가지게 됨(공공기록물법 시행규칙 제27조)

□ 기록관 설치 대상 기관 지정(고시) 추진

- 기관 기록물 관리 현황(서면/현장) 조사를 바탕으로 기록관 설치 대상 기관 지정* 추진(‘21.하반기 중)

* 서울기록원이 필요하다고 인정한 공공기관은 기록관 설치 의무를 가지게 됨(법 시행령 제10조), 기록관 설치에 따라 시설/장비, 전문요원 배치 등의 의무를 갖게 됨

□ 간행물 관리 추진

- 국가기록원에서 진행하던 간행물 발간등록번호 부여 업무를 ‘20년1월 1일부터 서울기록원에서 추진 중

- 간행물 발간등록번호 부여와 납본 절차는 아래 [붙임2]의 ’간행물 관리‘ 내용으로 업무 수행

□ 기록물 관리 실무 지원 프로그램 운영

- ’21년 서울기록원 기록물 관리 설명회 실시(‘21. 3. 24.)

- 헬프데스크 등 기록물 관리 실무 지원(상시)

- 신규지정 공공기관 기록관리 업무 설명회 실시(국가기록원, 6월 중)

- 국가기록원 ‘21년 기록관리 교육(기본교육, 사이버교육 등) 활용

붙임 1

기록물관리 시작하기

담당부서 : 기록정책과(02-350-5616)

□ 공공기록물 관리에 관한 법률 개요

○ 「공공기록물 관리에 관한 법률」은 공공기관의 투명하고 책임 있는 행정 구현 및 안전한 공공기록물 보존·활용을 위해 2000년부터 시행되었으며, 2006년에 전자기록관리 환경에 맞추어 전부 개정됨

○ 기록관리 목적, 원칙, 의무, 기록물관리기관의 기능, 처리과 및 기록관, 영구기록물관리기관에서 수행해야 하는 기록관리 업무 및 절차 등 규정

※ 법은 국가기록원 홈페이지(국가기록원→정책안내→법령자료→국내법령), 국가법령정보센터 홈페이지 등에서 확인 가능

□ 기록관리 체계 구축 및 업무 수행을 위한 절차

○ 준비단계

- 기록관리 체계 구축 및 업무 수행 준비 절차

- 기록물관리 부서 및 담당자 지정

·공공기관의 장은 기록물관리 업무 주관 부서와 담당자 지정 필요

※ 기록물관리 부서는 총무부서, 정보관리 부서 등 기관별로 기록관리 업무 수행이 효과적인 부서를 판단하여 지정

·기록물관리 부서 지정은 해당 부서에 기록물관리 업무 기능 부여를 의미하며, 직제 규정 등에 ‘기록물관리 총괄 및 기록관 운영’ 등을 명시하는 것임

·기록물관리 담당자 지정은 인사명령 또는 업무분장 문서 등을 통해 해당 업무와 역할을 부여하는 것을 의미

·기록물관리 담당자는 「공공기록물 관리에 관한 법률」을 숙지하고 법에 따라 해당 기관이 기록물관리 업무를 수행할 수 있도록 주관

○ 기록관리 업무담당자별 역할 및 책임

구분	각 부서(처리과)		주관부서(기록관)	기관 전산담당자
	처리과 업무담당자(기안자)	처리과 기록물관리책임자	기록물관리 전문요원 (기관담당자)
생산 · 접수	- 기록물 생산 및 접수 (각종문서, 회의록 및 조사·연구·검토 기록물, 시청각기록물 등) - 기록물 속성정보(비밀여부, 공개여부 등)를 부여하여 생산·접수 - 비전자기록물 색인목록 작성 관리	- 주요기록물(회의록 및 조사·연구·검토 기록물, 시청각기록물 등) 생산현황 파악 및 점검	- 기관 내 주요 기록물 생산 현황 파악 및 점검
등록	- 생산·접수 기록물을 등록 대장에 등록(기록물 속성 정보도 함께 등록) 관리 - 등록 누락 기록물 등록	- 처리과 내 등록누락 기록물 및 기록관리 속성정보 누락 기록물 등록 사항 모니터링	- 기록물 등록사항 지도점검 및 등록 누락 기록물 등록 사항 모니터링 - 이관기록물 중 미등록 기록물 기록관리시스템에 등록
기록관리기준표 관리	- 단위과제 신설 및 단위과제별 유관 정보 생성	- 처리과 내 단위과제별 기록관리기준표(보존기간, 보존기간 책정 사유 등) 작성	- 기관 전체의 기록관리 기준표 신설 및 변경내역 취합·검토 - 서울기록원으로 신설 및 보존기간 변경 단위과제 협의 (지정기관)	- 기록관리기준표의 업무관리시스템(생산시스템) 입력 및 반영 시 기술지원
편철 및 보관	- 생산·접수 전자기록물 편철 - 종이문서 진행문서파일 편철 및 보관	- 처리부서 기록물 편철 및 보관사항 확인·점검	- 기관 내 주요기록물 생산현황 파악 및 점검
정리 및 생산현황통보	- 등록 누락 기록물 등록 및 편철 - 등록기록물의 기록물철명 및 건명 일치여부 확인 - 기록물철과 기록물의 생산년도 일치여부 확인 - 기록물의 접근권한, 공개여부, 비밀여부 등의 속성정보 확인 - 전년도 생산·접수 기록물 내역 확인	- 처리부서 기록물 정리사항 주관 및 편철 확정 - 처리과별 기록물 생산현황 취합·검토 - 기록관에 전년도 기록물 생산현황 통보	- 처리과의 기록물 정리 사항 지도·점검 - 처리과 생산현황 통보 내역 취합·확인 - 서울기록원에 기록물 생산 현황 통보(지정기관)	- 전자기록물 생산·접수통계 추출 지원
이관	- 이관기록물 목록 작성 및 기록물 속성(일반비밀)별로 이관 상자편성 - 기록물 접근권한, 공개여부, 비밀여부 등의 속성정보 재분류	- 이관기록물 목록 및 실물 대조 - 기록물의 접근권한, 공개여부, 비밀여부 등 속성정보 재분류 내역 확인 및 확정 - 기록관으로 기록물 이관	- 이관기록물의 목록 및 실물대조 등의 품질검사 - 기록물의 접근권한, 공개여부, 비밀여부 등의 속성정보 재분류 사항 지도 및 점검 - 서울기록으로 기록물 이관(서울기록원 이관 지정 시)	- 전자기록물 이관 기술지원 - 저장매체에 전자기록물 이관규격대로 저장 - 바이러스 검사 등
간행물 관리	- 간행물 발간등록번호 부여 (서울기록원 신청 또는 기록관 신청)	- 처리부서 간행물 취합 - 기록관으로 간행물 송부	- 간행물 송부(국가적으로 보존가치가 높은 간행물에 한해 서울기록원 및 국가기록원 각 3부씩)
행정박물 및 선물류 관리	- 생산 또는 활용 종료된 행정박물 생산·접수	- 처리부서 행정박물 취합 및 등록 - 기록관으로 행정박물 및 선물 이관	- 처리과로부터 이관 받은 행정박물 및 선물 검사·검수·보존 처리 - 공직자윤리법에 따른 선물류 이관(인사혁신처)
평가 · 심의	- 생산기록물의 평가의견 제시	- 처리부서 평가의견 취합 - 기록관으로 처리부서 평가 의견 송부	- 처리과 평가의견 수렴 및 기록물관리 전문요원에 의한 심사 - 기록물평가심의회 개최 - 30년 이상 기록물 폐기 시 서울기록원과 협의 - 폐기 집행

- 기록관리 현황 파악 및 기록관 설치 의무 여부 확인

·기록물관리 부서장은 관리 대상 기록물 생산량과 보유량 파악

① 공공기관은 기관에서 보유하고 있는 기록물 현황을 파악하여 기록관 설치 의무 여부를 확인하여야 함

② 연간 기록물을 1천권(전자문서의 경우 10건을 1권으로 환산)이상 생산하거나 보유하고 있는 기록물 5천권 이상인 경우에는 기록관 설치 및 기록물관리 전문요원 배치가 의무 사항임

③ 기준에 충족하지 못하는 기관의 경우에는 해당 공공기관의 장이 지정하는 부서에서 기록물관리 담당자가 기록관리 업무를 주관하도록 조치하여야 하며, 전문요원 배치는 의무사항은 아니나, 체계적·전문적인 기록관리 업무를 위해 배치를 권고함

※ 이 경우 기록물관리 담당자는 「공공기록물 관리에 관한 법률」에 따른 기록물관리 전문요원의 업무를 수행하여야 하며, 국가기록원의 기록관리교육 과정을 이수하여야 함. 업무의 연속성을 위해 잦은 보직교체는 지양

관련근거 : 「공공기록물 관리에 관한 법률」제13조, 제41조, 시행령 제10조, 제78조, 제79조

·기록물관리 부서장은 기록관 설치와 기록물관리 전문요원 배치 의무 확인

붙임 2

간행물 관리

담당부서 : 기록정책과(02-350-5616)

□ 관련 근거

○ 「공공기록물 관리에 관한 법률」 제22조(간행물의 관리)

○ 같은 법 시행령 제55조(간행물의 관리)

○ 같은 법 시행규칙 제36조(간행물 발간등록), 제37조(간행물의 분류)

□ 간행물 관리 개요

○ 간행물의 정의

- 간행물은 기관의 정책수행과정과 결과를 효과적으로 내부직원 및 일반시민에게 전달하기 위해 발간하는 자료

- 책자, CD, 전자파일 등의 형태로 생산되고 문서와 달리 여러 부 간행되며 발간형태에 따라 단행본과 연속간행물로 구분함

- 발간 시 발간관련 결재문서와 원고는 일반문서로 등록하고, 제작된 간행물은 간행물 발간등록번호를 부여받고 일정부수를 납본해야 함

	< 간행물 유형 예시 >
연감백서류, 통계집류, 사업보고서·용역보고서·연구조사보고서, 사료집, 연혁집, 연설·강연집, 목록집, 법규집 등

○ 간행물의 중요성

- 간행물은 기관의 업무수행 및 그 결과를 체계적으로 정리한 것으로, 공공기관이 예산을 투입하여 생산·배포하는 공식자료임

- 간행물을 통해 시민은 서울시정의 현실을 올바르게 파악할 수 있으며, 공공기관은 정책수행과정 및 결과를 공개적으로 시민에게 설명하고 알릴 수 있음

- 또한 각종 통계자료의 경우 조사·연구의 기초 자료로 활용되며, 장래 공공기관 정책 입안 및 주요 행정자료로 이용할 수 있음

- 간행물은 학술적·사료적·행정적으로 가치 있는 자료가 많아 체계적으로 수집·정리하여 대시민 열람서비스 체계를 갖출 경우 유용한 활용이 예상됨

□ 간행물 관리절차

○ 간행물 발간등록번호 신청 및 확인

[간행물 발간등록번호 신청 프로세스]

- 간행물 발간등록번호 신청 ※ 반드시 간행물 인쇄 전 발간등록번호 신청

· 기관별 간행물 발간등록번호 신청방법

기 관	신청방법
공사·공단 및 출자·출연기관	- [참고1] 간행물 발간등록번호 신청서식을 작성하여 공문 발송 ※ 수신처 : 서울기록원 기록정책과(간행물 발간등록번호 담당)

· [참고 1] 간행물 발간등록번호 부여 신청서 항목 내용

신청서 작성 항목	내용
신청구분	- 신규신청, 추가/변경신청 중 선택 ※ 최초 발간등록번호 신청 시 신규신청으로 하며, 제목·발행기관·발간주기 등 변경 사유 발생 시 반드시 변경 신청
발행기관 정보	- 발행기관, 발행부서, 전화번호 필수 작성 · *발행기관 : 간행물 발행기관 작성 · *발행부서 : 발행부서 정보 작성 · *전화번호 : 발행부서 담당자 전화번호 작성 · 팩스번호 : 발행부서 담당자 팩스번호 작성
간행물 정보	- 간행물 제목, 발간주기, 발간용도, 발간매체, 내용요약 필수 작성 · *간행물 제목 : 간행물 제목 작성 · *발간주기 : 간행물 발간주기 작성 (단행본, 일간, 주간, 격주간, 순간, 월간, 격월간, 계간, 반년간, 연간, 격년간, 3년간, 4년간, 5년간, 부정기 중 택 1) · *발간용도 : 발간용도 작성 · *발간매체 : 발간매체 작성 (책자, 전자파일, 책자&전자파일 중 택 1) · *내용요약 : 간행물의 내용을 요약하여 작성 · 간행물 형태 : 간행물의 페이지 수, 크기 정보 작성 · 문의 및 건의사항 : 발간번호 발행 담당자에게 문의사항이 있을 시 작성
저작물 이용 및 공개 구분	저작물 이용동의 및 공개구분 선택 · 저작물 이용동의 : 동의, 미동의 중 택 1 · 저작물 공개구분 : 공개, 부분공개, 비공개 중 택 1 ※ 미동의 및 부분공개/비공개 선택 시 사유 작성

- 간행물 발간등록번호 확인

· 기관별 간행물 발간등록번호 확인방법

기 관	확인방법
공사·공단 및 출자·출연기관	- 서울기록원 담당자가 간행물 발간등록부여 내역을 공문으로 발송

○ 간행물 발간등록번호 표기

- 간행물 발간등록번호 신청·확인 후 간행물 앞표지 좌측 상단에 아래와 같이 표시

<간행물 발간등록번호 표기 방법>

	↕2cm		※ 표기 방법 준수
↔	발 간 등 록 번 호	↕2cm
	51********-*******00
1cm
	← 4.5cm →

※ 상업적 출판 등 특수한 발간의 경우 예외적으로 뒤표지에 발간등록번호 표기 가능

- 발간등록번호는 한글표기가 원칙이지만 영문 또는 한자표기 가능

· 영문표기 시 : Government Publications Registration Number

· 한자표기 시 : 發刊登錄番號

※ ‘간행물 등록번호’ 등의 유사명칭을 사용할 수 없고, 영문이나 한자표기 시에도 제시된 명칭 외 다른 명칭을 사용할 수 없음

○ 공공누리(Korea Open Government License) 적용

- 공공누리는 「저작권법」 제24조의 2 시행으로 국가·지자체에서 생산된 간행물에 마크를 표기하여 허락 없이 이용가능한 저작물임을 표시하는 역할

※ 단, 저작재산권 전부를 보유 또는 공공누리 부착에 대한 양도/포괄적 동의가 선행된 간행물만 부착

- 공공누리는 저작물별로 적용된 유형별 이용조건에 따라 저작권침해의 부담 없이, 무료로 자유롭게 이용 가능

공공누리 마크 및 유형
이용허락 유형	공공누리 표시	이용허락범위
[제1유형] 출처표시		· 출처표시 · 상업적, 비상업적 이용가능 · 변형 등 2차적 저작물 작성 가능
[제2유형] 제1유형+ 상업적 이용금지		· 출처표시 · 비상업적 이용만 가능 · 변형 등 2차적 저작물 작성 가능
[제3유형] 제1유형+변경금지		· 출처표시 · 상업적, 비상업적 이용가능 · 변형 등 2차적 저작물 작성 금지
[제4유형] 제1유형+ 상업적 이용금지+ 변경금지		· 출처표시 · 비상업적 이용만 가능 · 변형 등 2차적 저작물 작성 금지

- 간행물 발간 시 공공누리 유형을 확인 후 간행물 표지 우측 상단에 표기

※ 공공누리 마크 다운로드 : 공공누리 사이트(http://www.kogl.or.kr) 접속 - 공공누리 소개 - 공공누리 유형안내

※ 주의사항 : 공공누리 유형마크 다운로드 후 사용 시 지정된 유형마크 파일명 변경을 금지

○ 간행물 납본

- 「공공기록물관리에 관한 법률」제22조 2항에 따라 간행물 발간 시 서울기록원과 국가기록원으로 납본·송부하여야 함

제22조 2항 …간행물을 발간하였을 때에는 지체 없이 그 간행물 3부를 각각 관할 기록관 또는 특수기록관과 관할 영구기록물관리기관 및 중앙기록물관리기관에 송부하여 보존·활용되도록 하여야 한다.

- 서울기록원 납본

· 납본 전 아래서식을 작성하여 서울기록원으로 공문 발송 후 납본 (공사공단·출자출연기관은 서울기록원으로 공문 발송)

연번	발행기관	주관부서	간행물명	발간등록번호	납본 부수
					인쇄본	전자파일
예시) 1	서울기록원	기록정책과	~결과보고서	발간등록번호 입력	3	1

· 서울기록원 공문 발송 시 작성 양식

공개/비공개 여부		비공개 사유	비공개 기간	기타
인쇄본	전자파일
공개	공개	비공개 시 사유 입력	비공개 기간 입력	기타사항 입력

기 관	납본방법
공사·공단 및 출자·출연기관	- 납 본 처 : 서울기록원 <서울특별시 은평구 통일로62길 7(녹번동) 서울기록원 기록정책과 간행물 담당자 앞 (우03371)> - 납본수량 : 인쇄본 3부 및 전자파일 1부 (CD·USB·행정메일 중 택 1) - 납본기한 : 간행물 발간 후 15일이 경과하기 전

· 납본 방법

※ 전자파일은 PDF(A)-1 형식을 권장 (PDF 등 타 형식 제출도 가능)

- 국가기록원 송부

· 송부 전 아래서식을 작성하여 국가기록원으로 공문 발송 후 간행물 송부

연번	발행기관	주관부서	간행물명	발간등록번호	송부 부수(책자)
1	서울특별시 ~

※ 발행기관 명기 시 앞에 ‘서울특별시’ 반드시 입력

기 관	송부방법
공사·공단 및 출자·출연기관	- 납 본 처 : 국가기록원 (042-481-1706/1715) <대전광역시 서구 청사로 189(둔산동 920) 국가기록원 행정기록관 정부간행물 담당자 앞 (우35208)> - 납본수량 : 인쇄본 3부 (인쇄본만 납부) - 납본기한 : 간행물 발간 후 15일이 경과하기 전

· 송부방법

○ 서울기록원은 「공공기록물관리에 관한 법률」제22조에 의거하여 간행물 납본여부를 정기적으로 확인하고 관리할 예정임

□ 간행물 생산현황 통보

○ 전년도 생산된 간행물 생산현황(발간등록번호 생략대상 포함)을 ‘기록물 생산현황 통보 서식’에 따라 작성하여 각급 기록관에 통보(매년 5월 31일까지)

참고1	간행물 발간등록번호 부여 신청서

(*) 필수입력사항

*신청구분	☑ 신규신청 □ 변경신청
*발행기관		*발행 부서				*전화 번호
*제 목
*발간주기	예시) 단행본, 월간, 연간 등			*용 도		예시) 용역보고서, 연구보고서, 백서, 통계집 등
*발간매체	예시) 책자, 전자파일, 책자&전자파일
페이지수	Page			크 기		○○○㎝ × ○○○㎝ ※소수점은 올림 (예 21.3㎝→22㎝)
*내용요약
문의 및 건의사항
*저작물 이용동의	동의 ☑				동의안함 □
	※ 비동의 사유 :
	서울기록원은 공공기관이 생산한 간행물의 안전한 보존과 기록정보의 효율적 활용을 위하여 보존매체 수록 및 인터넷 열람 서비스를 실시하고자 합니다. 이와 같은 서비스를 제공하기 위해서는 저작권법에 의거하여 각급 저작기관(자)으로부터 저작물의 이용허락을 받아야 하므로 반드시 선택하여 주시기 바랍니다.
*저작물 공개구분	공개 ☑		부분공개				비공개 □
	※ 공개제한 구분 : [ 1호□ 2호□ 3호□ 4호□ 5호□ 6호□ 7호□ 8호□ ] 공공기관의 정보공개에 관한 법률 제9조 제1항 중에 해당되는 호를 선택함 ※ 부분공개 범위/비공개 사유 : [ ] 부분공개 되는 특정 쪽 수 및 부분/비공개사유를 작성함 (100자이내) ※ 부분공개/비공개 기간 : [ 년 월 ~ 년 월 ] 시작기간은 실제 간행일로 기입하며, 종료기간은 최대 30년 이내까지 가능함
	서울기록원은 수집된 간행물을 대상으로 일반인에게 열람 서비스를 제공하고자 합니다. 공공기관의 정보공개에 관한 법률에 의하여 공개제한사유에 해당되는 간행물은 비공개 사유(100자 이내)와 비공개 기간을 적어주시기 바랍니다.

참고2	간행물 발간등록 생략대상 유형

발간형태별

유형	구분	형태	사례
소책자	수첩류	메모형 수첩, 포켓식	고혈압건강수첩, 당뇨건강수첩 등
	팸플릿, 리플릿	50쪽 미만 자료	행사안내, 소식지 등
	지침서, 핸드북	특정업무에 대하여 핸드북 형태로 제작한 지침서	업무담당자 실무지침서, 전화친절대응, 간단매뉴얼 등
만화	만화자료	정책이나 국민의 일상관련 문제를 알기 쉽게 만화로 작성	만화로 읽는 시정 등

유형	구분	형태	사례
홍보 자료	일반국민 홍보용	국민의 일상과 관련해서 알기 쉽게 홍보하기 위한 자료	알기 쉬운 열린교육, ○○의 명품요리 : 요리책자, ○○로 떠나는 가을여행 등
	소식지, 안내지	지역 및 기관의 동향, 행사소식 등을 안내하기 위해 작성	방사선보건, ○○도서관 이용안내 등
교육 자료	장학자료	장학지도, 장학교재	교육과정에 의한 장학자료
	학습교재	색칠, 붙이기, 한자연습, 학습자료 등 학습내용을 연습 또는 일기식으로 기록하는 자료	신문교육활용자료, 국어과 학습부진아 지도자료, 유아과학 활동자료 등
	교육원 발간교재	교육원 발간교재 및 활동자료	외국어교육교재, 직무연수 교재 등
	사용자 매뉴얼	시스템 사용 매뉴얼	○○프로그램 사용매뉴얼 등
	영농교재	농어민을 상대로 농수산물을 수확하기 위한 교육교재	농업기술센터 교육교재 등
	교과서	초·중·고등학교 각 과목별 교과서	초·중·고등학교 교과서
공보 자료	보도자료	대부분 인터넷에도 게재하며 간단히 프린트하여 발행	생산물가 동향, 서울시 소비자물가 등
행사 결과물	문집, 수기집, 글 모음집	독서회, 수기공모전 및 학습 결과물로 참가자의 글을 모아 발간	사랑의 편지 공모전 모음집 등
	사례집	민원 등의 결과물로 만들어진 각종 사례집	청소년 유해음반 심의 사례집, 대학생 청렴홍보단 활동 우수사례집 등
일반 문서류	인쇄물	인쇄물을 단순히 철한 것	○○준비상황 보고서, 확대간부회의 서류 등

2. 수록내용별

※ 이 외에 상급기관이나 타 기관에서 생산된 간행물을 가공하여 발간한 간행물은 생략대상에 포함

※ 발간등록번호 생략대상 간행물은 서울기록원 및 국가기록원으로의 납본·송부를 생략함

· 발간등록 생략 대상은 납본 되더라도 영구 보존 및 열람 등으로 활용되지 않을 수 있음

· 다만, 각 기록관 및 특수기록관에서는 사료적 가치 등을 고려하여 자체적으로 별도 등록·관리할 수 있음

자주 묻는 질문(FAQ)

1. 간행물 발간등록번호가 부여되는 데 소요되는 기간은?

- 신청일로부터 1일 ~ 2일 정도 소요되나 부득이한 경우 부여 및 확인이 지연될 수 있으니 인쇄 의뢰 3~4일 전 신청하시길 바람

2. 기관에서 발간한 간행물은 모두 간행물 발간등록번호를 부여 받아야 하는지?

- 홍보지, 팸플릿/리플릿 등 단순 내용이 담긴 발간물은 발간등록번호를 부여 받지 않아도 됨

3. 기존에 발간등록번호를 부여받았는데 또 신청해야하는지?

- 연속간행물일 경우 한번 발간등록번호를 부여 받으면 간행물의 제목·발간주기·기관명 등이 바뀌지 않는 한 계속 같은 번호를 사용함

- 단행본일 경우에는 발간등록번호를 새롭게 부여받아야 함

4. 여러 권으로 나눠서 발간되는 간행물(단행본)의 경우 별도의 발간번호를 신청해야 하는지?

- 같은 제목의 간행물로서 다권본 또는 합집으로 발간되는 것이라도 단행본으로 간주하여 별도의 발간등록번호를 부여받아야 함

- 발간등록번호 신청 시 제목을 공통된 제목과 소제목 또는 부제목을 추가로 표기하여 신청하면 됨

- 다만, 같은 간행물인데 분량이 많아서 또는 세부 주제별로 구분하기 위해 2권 이상으로 분리한 것이라면 공통된 대제목으로 한 번호를 신청해야 함

5. 신청양식의 저작물 이용 동의는 무엇을 뜻하는지?

- 저작물 이용 동의는 발간등록을 신청하는 간행물의 인터넷 원문서비스를 제공 여부에 대한 동의를 뜻함

- 원문서비스를 제공하기 위해서는 저작권법에 의거하여 각급 저작기관(자)로부터 저작물의 이용허락을 받아야 함

6. 발간한 간행물에 개인정보(또는 민감한 사안)가 들어 있어서 열람·공개할 수 없는데 해당 간행물도 발간등록을 해야 하는지?

- 정보공개법에 의해 공개가 불가한 간행물은 부분공개 또는 비공개 대상임

- 비공개(부분공개 동일) 간행물은 발간등록번호 신청 시, ① 비공개 여부, ②비공개 호수(1~8호), ③ 비공개 사유 작성, ④ 비공개 기간을 작성해야함

※ 비공개 기간 : 시작기간은 실제 간행일로 기입, 종료기간은 최대 30년 이내까지 가능

- 단, 비밀로 생산된 간행물의 경우에는 간행물이 아닌 비밀기록물로 취급하고 비밀관리절차에 따라 관리해야 함

7. 올해부터 간행물을 인쇄본이 아닌, 전자간행물로 제작하기로 했는데 이 경우에도 간행물을 보내야 하는지?

- 전자간행물도 발간등록번호를 부여받은 후 송부해야 함

- 단, 수록매체 없이 전자파일형태로 제작된 경우에는 CD·DVD와 같은 매체에 수록하여 2점을 송부 혹은 이메일에 첨부하여 간행물 담당자에게 송부

※ CD·DVD 매체 송부 시 케이스에 발간등록번호 부착 요망

8. 기관에서 원고를 작성 후, 출판사에 위탁 출판하는 형식으로 제작·발행되는 판매용 간행물인데, 이런 경우에도 간행물을 보내야 하는지?

- 판매용으로 제작되는 간행물도 기관이 발간 주체인 경우에는 마찬가지로 발간등록번호를 부여받은 후 송부해야 함

- 단, 판매용은 발간등록번호 신청 시 저작물 이용동의 여부에서 ‘비동의’로 체크