2020 시청각 기록물 등 이관방법 안내서

□ 추진근거

○ 공공기록물 관리에 관한 법률 제19조(기록물의 관리)

- 각 부서 생산기록물은 정하는 기간 내 소관 기록관으로 이관하여야 함

○ 공공기록물 관리에 관한 법률 제23조(시청각 기록물의 관리)

- 업무수행과 관련하여 생산한 시청각기록물을 관할 영구기록물관리기관으로 이관하여야 함

○ 공공기록물 관리에 관한 법률 제24조(행정박물의 관리)

- 업무수행과 관련하여 생산․활용한 형상기록물을 관할 영구기록물관리기관으로 이관하여야 함

□ 이관대상(공공기록물법 제3조)

○ 시청각기록 : 업무 수행과정을 생산·취득한 시청각기록

(사진 또는 동영상)

○ 행정박물 : 업무수행과 관련하여 생산‧활용한 형상기록물로서 관인류, 견본류, 상징류, 상장․훈장류, 서울시장의 사무집기 등

□ 시청각기록 이관방법

○ 시청각기록 생산 및 이관 대상(공공기록물법 제17조 및 23조)

- 시청각 기록물의 경우 보존환경 기준이 일반 종이기록물과 상이하므로 생산 후 1년 이내 이관

유형	생산 및 이관 대상
1	지방자치단체장 등 주요직위자의 업무관련 활동과 인물사진
2	지방자치단체의 주요 행사
3	국제기구 및 외국과의 조약, 협약, 협정 등의 추진과 관련된 주요 활동
4	국가재정법 제38조제1항 및 같은법 시행령 제14조에 해당하는 대규모 사업, 공사
5	대규모의 토목, 건축공사 등의 실시로 본래의 모습을 찾기 어렵게 되는 사항
6	철거 또는 개축 등으로 사라지게 되는 건축물이나 각종 형태의 구조물이 사료적 가치가 높아 시청각기록물로 그 모습을 보존할 필요가 있는 사항
7	다수 시민의 관심사항이 되는 주요사건 또는 사고
8	증명적 가치가 높아 그 현장 및 현상을 시청각기록물로 보존할 필요가 있는 사항
9	국내 최초 출현물로서 사료적 가치가 높은 사항
10	기타 업무와 관련하여 시청각(사진필름류, 녹음동영상류) 형태로 생산한 기록물

○ 시청각 기록 이관방법

- (붙임2) 시청각기록물 이관목록 서식을 작성 후 기록관(정보공개정책과)로 공문 발송 후  이관 시행

□ 행정박물 이관방법

○ 행정박물 범위 및 이관 시기(붙임3 행정박물 이관 목록 서식 활용)

유형	범위	이관시기
관인류	기관장의 직인 등으로 활용이 종료된 것	신규관인제작, 명칭변경, 기관폐지 등으로 관인을 폐기하는 때
견본류	화폐, 우표, 훈·포장 등의 견본류 및 도안류	생산 후 60일 이내
상징류	업무와 관련하여 상징성을 지니는 현판, 기, 휘호, 모형, 의복, 공무용품 등의 상징물	명칭변경 등으로 신규상징물 제작시, 기관폐지 시
상·상패류	업무와 관련하여 기관이 수여받은 상장, 상패, 트로피, 메달 등	수상 후 1년 이내
사무집기류	시장 등 주요직위자가 업무수행에 사용하였던 사무집기류	해당 사무집기류 활용종료시
선물류	공직자윤리법 시행령 제29조 제2항에 해당하는 선물류	조사담당관 신고 후, 30일 이내
그 밖의 유형	영구기록물관리기관 장이 지정한 그밖의 유형	영구기록물관리기관 장이 정하는 시기

	선물류 신고절차
▸ 신고개요 : 외교 및 국제관례상 직무와 관련하여 외국(외국인)으로부터 선물을 받은 경우, 조사담당관에 신고하고 실물은 30일 이내 기록관(정보공개정책과)로 이관 ▸ 신고대상 : 선물의 시장가액이 10만원(미화100달러)이상의 선물 - 시장가액이 10만원 이상인 경우 : 조사담당관 즉시 신고 - 시장가액을 알 수 없는 경우 : 조사담당관의 선물평가단에서 선물가액을 평가하여 10만원 이상인 경우 신고

○ 행정박물 이관방법

- 이관목록을 기록관(정보공개정책과)으로 공문 발송 후 실물 이관 시행

- 행정박물 증정 행사관련 공문 또는 보도자료 있을시 함께 첨부

□ 각종 협약서의 이관

○ 각종 협약서의 이관 : (붙임4) 일반 종이기록물 이관 서식 활용

- 타 기관과의 협약은 우리시의 대외신뢰도 유지에 중요한 사항이므로 협약 완료 후 30일 이내 이관

○ 협약서 이관방법

- 이관목록을 기록관(정보공개정책과)으로 공문 발송 후 실물 이관 시행

- 협약식 추진 행사관련 공문 반드시 함께 첨부