2024 기록물 이관방법 안내서

1		이관개요

□ 추진근거

ㅇ 공공기록물 관리에 관한 법률 제19조(기록물의 관리)

- 각 부서 생산기록물은 정하는 기간 내 소관 기록관으로 이관하여야 함

ㅇ 동법 시행령 제32조(기록물의 이관)

- 기록물 생산 2년 범위 내 기록물철단위로 기록관으로 이관

ㅇ 동법 시행령 제43조(기록관 소관기록물 평가 및 폐기)

- 기록관 보존기록물 중 보존기간이 경과한 기록물의 절차에 따른 평가․폐기

ㅇ 동법 시행령 제68조(비밀기록물의 이관)

- 각 부서 보유 비밀기록물의 예고문에 따라 이관사유 발생시 기록관으로 이관

□ 추진방향 및 주요내용

ㅇ 활용도 높은 기록물의 우선적인 원문DB구축

- 보존기간 준영구 이상 기록물 중 활용도 높은 기록은 우선 대상으로 선정

- DB구축 완료기록물은“기록관리시스템”을 통해 원문 열람 및 출력가능

ㅇ 보존기간이 경과한 기록물도 이관 후에 폐기가 가능

- 공공기록물법 시행령 제43조에 따라 이관된 기록물 평가·폐기가 가능

- 부서에서 보유한 상태에서는 기록물 평가·폐기 불가

ㅇ 이관절차 간소화 및 행정지원 등을 통한 부서부담 최소화

- 기록물 표지교체 등은 생략하고 이관목록제출 및 문서고 입고로 이관완료

- 1천권이상의 대량이관 시 기록물 이송만 행정지원(포장은 부서에서 수행)

ㅇ 다른 기관(타 지자체, 기관 등)으로 기록물 이관필요시 기록관과 협의

- 소관업무의 타 지자체 업무이관(관리대상 민간법인의 주소지 이전 등)으로 기록물 이관 필요시 반드시 서울특별시 기록관(정보공개담당관)과 사전협의

2		이관대상 및 절차

□ 이관대상(공공기록물법 제3조)

ㅇ 일반문서 : ~2021년까지 생산·접수된 기록물

ㅇ 행정박물 : 업무수행과 관련하여 생산‧활용한 형상기록물

※ 관인류, 견본류, 상징류, 상장․훈장류, 서울시장의 사무집기 등

ㅇ 시청각 : 업무 수행과정을 생산·취득한 시청각기록(사진 또는 동영상)

ㅇ 비밀기록 : 일반문서로 재분류, 비밀보호기간 만료, 생산후 30년이 지난 경우

□ 일반기록 이관방법

ㅇ 기록물 이관시기 : 보존기간 기산일로부터 2년 이내(~’20년 기록물)

※ 보존기간 기산일 : 2017년 생산된 기록물의 기산일 → 2018.1.1.

ㅇ 기록물 이관목록 작성(이관부서)

1) 기록물철단위로 이관목록 1줄씩 기재(동일제목의 기록물철 반복하여 기재)

- 기록물 묶음이 하나의 기록물철이며, 보존상자 단위로 기재 금지

- 기록물 정리(표지교체, 면표시 등)는 안해도 되지만, 이관목록은 반드시 제출

ㅇ 기록물 이관상자 포장(이관부서)

1) 이관상자 옆면에 부서명-일련번호 기재(예시 : 행정국 총무과-1, 행정국 총무과-2)

- 이관상자 1개 적재용량 : 기록물철 15권, 보존상자 4개 포장 가능

- 이관상자 수령처

▸ 본관문서고(서울도서관 지하4층, 2133-5587)

▸ 서소문문서고(서소문1동 지하1층, 2133-1625)

<기록물 편철정리용품>

진행문서파일		보존용표지		보존상자		이관상자

2) 연번 순서대로 기록물을 상자에 담고, 목록에 이관상자 번호 기재

<이관목록 작성 및 상자번호 부착 예시>

이관목록 작성	상자번호 부착

ㅇ 기록물 이관목록 공문제출(이관부서→정보공개담당관)

- 기록물 이관목록을 첨부하여 기록물 이관요청 공문 발송

ㅇ 지정서고로 기록물 이송(이관부서)

- 이관일정 : 부서의 이관현황에 따라 별도 협의

- 이관방법 : 이관부서에서 문서고로 직접 이송

※ 1천권 이상 대량이관 시 기록물 이송지원 가능(예산 소진 시 이송지원 불가)

ㅇ 기록물 검수 및 인계인수 통보(정보공개담당관→이관부서)

- 기록물 검수 : 기록물 목록과 실물 일치여부, 이관대상 적합여부 등

- 기록물 목록 불일치 또는 정리불량 등에 대해서는 이관부서에 보완요구

- 기록관 검수완료 시 수정된 최종 이관목록으로 인계인수 통보

	기록물 이관 유의사항 및 부적정 사례
▸ 이관대상이 아닌 일반자료 또는 복사본의 이관 금지 - 전자문서 출력사본, 각종 출력물(법령자료, 뉴스기사 등) - 업무매뉴얼, 간행물(백서 등) 등의 참고용 제본자료 - 제안서평가자료, 용역보고서의 경우 보존용 1부만 이관 ▸ 이관목록의 불성실한 작성 - 기록물철 여러 권을 이관목록 엑셀 한줄로 기재 : 예시 000업무 관련철 5권 - 기록물철 제목을 실물과 이관목록에 서로 다르게 기재 ▸ 부적절하게 편철한 기록물의 이관 - 문서를 클리어 파일이나 결재판에 넣은 상태로 이관 - 보조금 신청서 등 낱장기록을 편철하지 않고 보존상자에 넣어서 이관 ▸ 기록물 검수 시 기록물 목록 불일치 또는 정리불량 등 미비사항이 확인되는 경우, 해당 이관부서에서는 보완 후 재이관하여야 함(공공기록물 관리에 관한 법률 시행령 제35조)

□ 행정박물 이관방법

ㅇ 행정박물 범위 및 이관 시기(붙임3 행정박물 이관 목록 서식 활용)

유 형	범 위	이관시기
관인류	기관장의 직인 등으로 활용이 종료된 것	신규관인제작, 명칭변경, 기관폐지 등으로 관인을 폐기하는 때
견본류	화폐, 우표, 훈·포장 등의 견본류 및 도안류	생산 후 60일 이내
상징류	업무와 관련하여 상징성을 지니는 현판, 기, 휘호, 모형, 의복, 공무용품 등의 상징물	명칭변경 등으로 신규상징물 제작시, 기관폐지 시
상·상패류	업무와 관련하여 기관이 수여받은 상장, 상패, 트로피, 메달 등	수상 후 1년 이내
사무집기류	시장 등 주요직위자가 업무수행에 사용하였던 사무집기류	해당 사무집기류 활용종료시
선물류	공직자윤리법 시행령 제29조 제2항에 해당하는 선물류	조사담당관 신고 후, 30일 이내
그 밖의 유형	영구기록물관리기관 장이 지정한 그밖의 유형	영구기록물관리기관 장이 정하는 시기

	선물류 신고절차
▸ 신고개요 : 외교 및 국제관례상 직무와 관련하여 외국(외국인)으로부터 선물을 받은 경우, 조사담당관에 신고하고 실물은 30일 이내 기록관(정보공개담당관)으로 이관 ▸ 신고대상 : 선물의 시장가액이 10만원(미화100달러)이상의 선물 - 시장가액이 10만원 이상인 경우 : 조사담당관 즉시 신고 - 시장가액을 알 수 없는 경우 : 조사담당관의 선물평가단에서 선물가액을 평가하여 10만원 이상인 경우 신고

ㅇ 행정박물 이관방법

- (붙임3) 행정박물 관리대상 선별 체크리스트 및 행정박물 이관목록 작성 후 정보공개담당관에 공문 발송(담당자와 협의)

- 이관대상으로 지정된 경우, 본관문서고와 일정협의하여 행정박물 실물 인계

□ 시청각기록 이관방법

ㅇ 시청각기록 생산 및 이관 대상(공공기록물법 제17조 및 23조)

- 시청각 기록물의 경우 온습도 환경에 민감하여 생산 후 1년 이내 이관

유형	생산 및 이관 대상
1	지방자치단체장 등 주요 직위자의 업무 관련 활동과 인물사진
2	외국의 원수·수상, 그 밖에 주요 외국인사의 주요 동정 중 대한민국과 관련되는 사항
3	지방자치단체의 주요 행사
4	국제기구 및 외국과의 조약, 협약, 협정 등의 추진과 관련된 주요 활동
5	국가재정법 제38조제1항 및 같은법 시행령 제14조에 해당하는 대규모개발사업
6	대규모의 토목, 건축공사 등의 실시로 본래의 모습을 찾기 어렵게 되는 사항
7	철거 또는 개축 등으로 사라지게 되는 건축물이나 각종 형태의 구조물이 사료적 가치가 높아 시청각기록물로 그 모습을 보존할 필요가 있는 사항
8	다수 시민의 관심사항이 되는 주요사건 또는 사고
9	증명적 가치가 높아 그 현장 및 현상을 시청각기록물로 보존할 필요가 있는 사항
10	국내 최초 출현물로서 사료적 가치가 높은 사항
11	기타 업무와 관련하여 시청각(사진필름류, 녹음동영상류) 형태로 생산한 기록물

ㅇ 시청각 기록 이관방법

- (붙임4) 이관목록 작성 후 기록관(정보공개담당관)으로 공문 발송 후 이관 시행

□ 각종 협약서 이관방법

ㅇ 각종 협약서의 이관 : (붙임2) 일반 종이기록물 이관 서식 활용

- 타 기관과의 협약은 우리시의 대외신뢰도 유지에 중요한 사항이므로 협약 완료 후 30일 이내 이관

ㅇ 협약서 이관방법

- 이관목록을 기록관(정보공개담당관)으로 공문 발송 후 실물 이관 시행

- 협약식 추진 관련 공문 반드시 함께 첨부

□ 비밀기록물 이관방법

ㅇ 비밀기록물 이관 대상 및 시기(붙임5 비밀기록물 이관 목록 서식 활용)

유형	이관 대상	이관 시기
1	일반문서로 재분류한 경우	재분류한 일자가 속한 년도의 다음년도 (2023.6.30 일반문서로 재분류 → 2024년 이관)
2	예고문에 의하여 비밀보호기간이 만료된 경우	보호기간 만료일자가 속한 년도의 다음년도 (2023.12.31까지 → 2024년 이관)
3	생산 후 30년이 경과한 경우	생산 후 30년이 지난 다음년도 (1993년 생산 비밀 → 2024년 이관)

ㅇ 이관방법

- (붙임5) 비밀기록물 이관목록을 작성 후 기록관(정보공개담당관)으로 공문 발송

- “비밀관리기록부”에 기록관 이관, 이관일, 인계자명을 기재한 후, 비밀기록 개별 건별로 보호조치(봉투에 담아 봉인)하여 기록관 이관 시행

	비밀기록물 이관 시 유의사항
▸ 공공기관에서 생산·보유하는 비밀기록물 원본을 적용대상으로 함 ▸ 대외비기록물은 비밀이 아닌 일반기록물로서 「공공기록물관리에 관한 법률」에 따라 등록·관리하여야 하며, 다만 보호기간 내에서만 「보안업무규정 시행규칙」제16조에 의하여 일반 기록물과 별도의 방법으로 관리

3		기록물 열람·활용

ㅇ 이용자격 : 서울특별시 및 소속기관 직원

- 자치구 및 타 기관 공무원의 경우 해당부서 공무원 동행하여 열람만 가능

ㅇ 이용방법 : 열람 및 사본발급, 대출

- 서고 담당자 안내에 따라 기록물 열람 및 복사

- 7일간의 범위 내에서 기록물 대출(1회 연장가능)

- 기록물 전시, 감사 등을 이유로 장기대출이 필요한 경우 공문으로 요청

ㅇ 기록관리시스템을 통한 열람

- 보존기록물 중 전산화된 기록물은 원문열람 가능

- 기록관리시스템에서 조회되지 않는 경우 문서고로 문의

- 고시, 공고, 시보 등의 스캐닝 원문은“특수기록물”을 통해 검색․열람

※ 행정포털 > 업무데스크 > 기록관리시스템(자동 로그인)

참고		자주 묻는 질문

생산된 지 2년이 되지 않은 기록물은 이관할 수 없나요?

공공기관에서 생산·접수된 기록물은 보존기간 기산일(생산년도의 다음해 1월1일)부터 2년의 범위내에서 처리과에서 보관한 후 기록물철 단위로 기록관으로 이관하도록 하고 있습니다.

공공기록물법에서의 기록물 이관은 2년 경과가 아닌 2년 내 이관으로 규정하고 있기 때문에 생산 후 2년이 되지 않은 기록물의 조기이관도 가능합니다.

※ 관련근거 : 공공기록물 관리에 관한 법률 시행령 제32조(기록물의 이관)

이관한 기록물을 다시 돌려받을 수 있나요?

공공기관의 기록물은 처리과에서 기록관으로 이관하는 것만 규정하고 있으며, 부서로 다시 재이관하는 규정은 없습니다.

따라서, 이관된 기록물은 원칙적으로 처리과로 다시 반환될 수 없습니다.

다른 기관으로 기록물을 이관하거나 인수받을 때는 어떻게 하나요?

소관업무의 타 지자체 업무이관(관리하는 민간법인의 소재지 이전 등)으로 기록물 이관 또는 인수받아야 하는 경우 각 기관의 기록관에서 대응하고 있습니다.

다른 기관과의 기록물 인수 또는 이관이 필요한 경우 정보공개담당관(2133-5694)으로 문의하여 주시기 바랍니다.

이관된 기록물은 모두 스캔하여 기록관리시스템에서 볼 수 있나요?

기록관으로 이관된 기록물 중 보존기간 30년이상 활용도가 높은 기록물을 선별하여 매년 15,000권 가량 정리사업을 추진합니다.

중요기록물 정리사업(3월~11월)을 통해서 스캔된 기록물은 기록관리시스템에서 열람활용이 가능합니다.

기록물 이송은 반드시 1천권 이상의 기록물에 대해서만 지원하나요?

네. 그렇습니다.

대량이관에 따른 부서 업무부담을 경감하는 차원으로 1천권 이상의 대량이관에 대해서만 기록물 이송을 지원하고 있습니다.

기록물 정리 및 포장은 이관부서에서 완료하여야 하며 문서고로 이송하는 절차만 지원이 가능합니다.

해당연도의 기록물 이송예산 소진 시 지원이 마감될 수도 있습니다.

낱장으로 접수받은 문서가 있는데 보존상자에 담아서 이관해도 될까요?

기록물은 기록물철 단위로 이관하도록 하고 있습니다.

보존상자는 보존용표지를 사용하여 편철한 기록물철을 담는 용도일 뿐, 기록물철이 아니기 때문에 보존상자 단위로 이관하시면 안됩니다.

이관기록물 검수과정에서 기록물 정리상태나 이관목록에 미비사항·오류사항이 있는 경우 처리과는 이를 보완하여 이관하셔야 합니다.

※ 관련근거 : 공공기록물 관리에 관한 법률 시행령 제35조(처리과 기록물 인수)