2020 기록물 이관방법 안내서

1		이관개요

□ 추진근거

○ 공공기록물 관리에 관한 법률 제19조(기록물의 관리)

- 각 부서 생산기록물은 정하는 기간 내 소관 기록관으로 이관하여야 함

○ 동법 시행령 제32조(기록물의 이관)

- 기록물 생산 2년 범위 내 기록물철단위로 기록관으로 이관

○ 동법 시행령 제43조(기록관 소관기록물 평가 및 폐기)

- 기록관 보존기록물 중 보존기간이 경과한 기록물의 절차에 따른 평가․폐기

□ 추진방향 및 주요내용

○ 활용도 높은 기록물의 우선적인 원문DB구축

- 보존기간 준영구 이상 기록물 중 활용도 높은 기록은 우선 대상으로 선정

- DB구축 완료기록물은 “기록관리시스템”을 통해 원문 열람 및 출력가능

○ 보존기간이 경과한 기록물의 폐기는 이관된 기록물에 한하여 실시

- 공공기록물법 시행령 제43조에 따라 이관된 기록물에 대해서만 폐기가 가능

- 보존기간 경과 기록물은 문서고로 이관하여 폐기 실시

○ 이관절차 간소화 및 행정지원 등을 통한 부서부담 최소화

- 기록물 표지교체 등은 생략하고 이관목록제출 및 문서고 입고로 이관완료

- 서고폐지 및 1천권 이상의 대량이관 시 기록물 이송에 한해 행정지원

○ 다른 기관(타 지자체, 기관 등)으로 기록물 이관필요시 기록관과 협의

- 소관업무의 타 지자체 업무이관(관리대상 민간법인의 주소지 이전 등)으로 기록물 이관 필요시 반드시 서울특별시 기록관(정보공개정책과)과 사전협의

2		이관대상 및 절차

□ 이관대상(공공기록물법 제3조)

○ 일반문서 : 생산․접수한 유형에 관계없이 매체에 기록된 모든 정보자료

○ 행정박물 : 업무수행과 관련하여 생산‧활용한 형상기록물로서 관인류, 견본류, 상징류, 상장․훈장류, 서울시장의 사무집기 등

○ 시청각기록 : 업무 수행과정을 생산·취득한 시청각기록(정사진 또는 동사진)

□ 일반기록 이관방법

○ 기록물 이관목록 작성(이관부서)

1) 기록물철단위로 이관목록 1줄씩 기재(동일제목의 기록물철 반복하여 기재)

- 기록물 정리(표지교체, 면표시 등)는 안해도 되지만, 이관 목록은 반드시 제출

- 이관목록의 모든 항목은 필수항목이므로 빠짐없이 기재

○ 기록물 이관상자 포장(이관부서)

1) 이관상자 옆면에 부서명-일련번호 기재(예시 : 행정국 총무과-1, 행정국 총무과-2)

- 이관상자 1개 적재용량 : 기록물철 15권, 보존상자 4개 포장 가능

- 이관상자 수령처

▸ 본관문서고(서울도서관 지하4층, 2133-5587)

▸ 서소문문서고(서소문1동 지하1층, 2133-1625)

2) 이관목록의 연번 순서대로 기록물을 상자에 담고, 목록에 상자번호 기재

목록상의 기록물철별 이관상자번호와 이관상자에 부착된 상자번호 일치

<이관목록 작성 및 상자번호 부착 예시>

이관목록 작성	상자번호 부착

○ 기록물 이관목록 공문제출(이관부서→정보공개정책과)

- 기록물 이관목록을 첨부하여 기록물 이관요청 공문 발송

○ 지정서고로 기록물 이송(이관부서)

- 이관일정 : 부서의 이관현황에 따라 별도 협의

- 이관방법 : 이관부서에서 문서고로 직접 이송

※ 1천권 이상 대량이관 시 기록물 이송지원 가능(예산 소진 시 이송지원 불가)

○ 기록물 검수 및 인계인수 통보(정보공개정책과→이관부서)

- 기록물 검수 : 기록물 목록과 실물 일치여부, 이관대상 적합여부 등

- 기록물 목록 불일치 또는 정리불량 등에 대해서는 이관부서에 보완요구

- 기록관 검수완료 시 수정된 최종 이관목록으로 인계인수 통보

	기록물 이관 시 유의사항
▸ 이관대상이 아닌 기록물 - 배부용 도서(2020 예산편성지침 등) - 개인참고자료 (전자문서 출력물), 논문, 일반책자 등 ▸ 기록물 검수 시 기록물 목록 불일치 또는 정리불량 등 미비사항이 확인되는 경우, 해당 이관부서에서는 보완 후 재이관하여야 함(공공기록물 관리에 관한 법률 시행령 제35조)

□ 행정박물 이관방법

○ 행정박물 범위 및 이관 시기(붙임3 행정박물 이관 목록 서식 활용)

유형	범위	이관시기
관인류	기관장의 직인 등으로 활용이 종료된 것	신규관인제작, 명칭변경, 기관폐지 등으로 관인을 폐기하는 때
견본류	화폐, 우표, 훈·포장 등의 견본류 및 도안류	생산 후 60일 이내
상징류	업무와 관련하여 상징성을 지니는 현판, 기, 휘호, 모형, 의복, 공무용품 등의 상징물	명칭변경 등으로 신규상징물 제작시, 기관폐지 시
상·상패류	업무와 관련하여 기관이 수여받은 상장, 상패, 트로피, 메달 등	수상 후 1년 이내
사무집기류	시장 등 주요직위자가 업무수행에 사용하였던 사무집기류	해당 사무집기류 활용종료시
선물류	공직자윤리법 시행령 제29조 제2항에 해당하는 선물류	조사담당관 신고 후, 30일 이내
그 밖의 유형	영구기록물관리기관 장이 지정한 그밖의 유형	영구기록물관리기관 장이 정하는 시기

	선물류 신고절차
▸ 신고개요 : 외교 및 국제관례상 직무와 관련하여 외국(외국인)으로부터 선물을 받은 경우, 조사담당관에 신고하고 실물은 30일 이내 기록관(정보공개정책과)로 이관 ▸ 신고대상 : 선물의 시장가액이 10만원(미화100달러)이상의 선물 - 시장가액이 10만원 이상인 경우 : 조사담당관 즉시 신고 - 시장가액을 알 수 없는 경우 : 조사담당관의 선물평가단에서 선물가액을 평가하여 10만원 이상인 경우 신고

□ 각종 협약서의 이관

○ 각종 협약서의 이관 : (붙임2) 일반 종이기록물 이관 서식 활용

- 타 기관과의 협약은 우리시의 대외신뢰도 유지에 중요한 사항이므로 협약 완료 후 30일 이내 이관

○ 협약서 이관방법

- 이관목록을 기록관(정보공개정책과)으로 공문 발송 후 실물 이관 시행

- 협약식 추진 행사관련 공문 반드시 함께 첨부

□ 시청각기록 이관방법

○ 시청각기록 생산 및 이관 대상(공공기록물법 제17조 및 23조)

- 시청각 기록물의 경우 보존환경 기준이 일반 종이기록물과 상이하므로 생산 후 1년 이내 이관

유형	생산 및 이관 대상
1	지방자치단체장 등 주요직위자의 업무관련 활동과 인물사진
2	지방자치단체의 주요 행사
3	국제기구 및 외국과의 조약, 협약, 협정 등의 추진과 관련된 주요 활동
4	국가재정법 제38조제1항 및 같은법 시행령 제14조에 해당하는 대규모 사업, 공사
5	대규모의 토목, 건축공사 등의 실시로 본래의 모습을 찾기 어렵게 되는 사항
6	철거 또는 개축 등으로 사라지게 되는 건축물이나 각종 형태의 구조물이 사료적 가치가 높아 시청각기록물로 그 모습을 보존할 필요가 있는 사항
7	다수 시민의 관심사항이 되는 주요사건 또는 사고
8	증명적 가치가 높아 그 현장 및 현상을 시청각기록물로 보존할 필요가 있는 사항
9	국내 최초 출현물로서 사료적 가치가 높은 사항
10	기타 업무와 관련하여 시청각(사진필름류, 녹음동영상류) 형태로 생산한 기록물

○ 시청각 기록 이관방법

- (붙임4) 시청각기록물 이관목록 서식을 작성 후 기록관(정보공개정책과)로 공문 발송 후  이관 시행

3		기록물 열람·활용

○ 이용자격 : 서울특별시 및 소속기관 직원

- 자치구 및 타 기관 공무원의 경우 해당부서 공무원 동행하여 열람만 가능

○ 이용방법 : 열람 및 사본발급, 대출

- 서고 담당자 안내에 따라 기록물 열람 및 복사

- 7일간의 범위 내에서 기록물 대출(1회 연장가능)

- 기록물 전시, 감사 등을 이유로 장기대출이 필요한 경우 공문으로 요청