- 서울기록원 개관 준비를 위한

기록관리 부서 협업 워크숍 결과 보고

2018. 6.

서울기록원

(기록정책과)

서울기록원 개관 준비를 위한

기록관리 부서 협업 워크숍 결과 보고

기록관과 아카이브 기능의 유기적 연계와 적극적 협조체계를 구축하기 위해 기록관리 부서 직무 워크숍을 개최하고 그 결과를 보고함

1		행사개요

□ 일    시 : 2018. 5. 24.(목) 14:00~20:00

□ 장    소 : 서울혁신센터 공유동 다목적홀(2층)

□ 참석대상 : 총 22명(서울기록원, 정보공개정책과 기록관리팀 직원)

□ 주요내용 : 서울기록원 및 정보공개정책과 주요업무 추진현황 공유, 아카이브 및 기록관 업무프로세스 및 협조체계 논의 등

2		행사일정

시간	시간	세부내용	장소
14:00~14:10	10′	∙ 개회 및 인사말	서울 혁신 센터
14:10~15:10	60′	∙ 정보공개정책과 주요업무 추진현황 공유
15:10~16:10	60′	∙ 서울기록원 주요업무 추진현황 공유
16:10~16:20	10′	∙ 휴식
16:20~17:30	70′	∙ 아카이브 및 기록관 업무프로세스 및 협조체계 논의
17:30~18:00	30′	∙ 폐회
18:00~20:00	140′	∙ 서울기록원-정보정책과 간담회	인근식당

3		논의결과

1. 기록물 이관

□ 비전자기록물 이관

논의사항	① 기록물 이관 준비에 따른 역할분담 - 서울기록원 : 전체 이관 계획 및 서고운영계획 수립 - 정보공개정책과 : 이관 전 대상 선별, 정리, 검수 ※ 용역대상 : 이관 준비 및 이송(정보공개정책과), 기록물 인수 후 정리(서울기록원) ② 이관 전 우선 보존처리 대상 기록물 식별 가능 여부 - 정수점검(2년 주기) : 목록-실물대조 위주로 점검 - 상태점검 : 미실시, 우선 보존처리 대상 확인 불가능 ③ 보존기간 30년인 기록물에 대한 이관 시행 여부 - 청도문서고의 해당 기록물은 모두 이관(보존기간 30년: 32권) ④ 이관 전 보존기간 재평가 실시 여부 - 목록 기준의 재평가도 사실상 불가능하다고 판단되며 현재 보존기간대로 이관을 진행하는 것이 현실적 ⑤ 이관대상 기록물의 전자화 여부 - 청도문서고 M/F 기록물: 전자화(DB구축) 여부와 상관없이 모두 이관 - 본청 및 서소문 서고 기록물 : 전자화(DB구축) 완료 기록물만 우선 이관 ⑥ 개관전 행정박물 이관 가능 여부 - 행정박물은 정식개관(’19.4월) 전에 우선적 이관이 필요 - 행정박물 대상량은 1000점 정도이며. 본청 서고에 보관되어 있어 개관 전 이관 추진 가능
추후 논의 사항	① 매년 정기이관 대상 기록물의 선정 기준 - 정기이관 대상 기록물 기준에 대해서 추가 논의 필요 ② 이관대상 기록물의 전자화 추진 - 청도문서고 M/F의 스캔작업을 비롯하여 서고별 이관 대상 기록물의 전자화 추진 부서에 대한 추가 논의 필요 ③ 청도서고의 폐쇄 문제 - 서고 건물에 대한 것은 비용, 운영직원 수, 자치구 기록물에 대한 평가 등을 시행 후 추가 논의 필요

□ 전자기록물 이관

논의 사항	① 전자기록물 이관 규격 지정 선행 필요 - 서울기록원에서 먼저 이관규격을 확정하는 것이 필요하며 정보공개정책과는 그 규격 따라 이관파일 생성하는 방안으로 추진해야 함 ② 전자기록물 이관 사업 진행 시기 - 서울기록원 디지털아카이브 사업 계약 후 진행 ③ 전자기록물 이관대상 - 전자기록물 외 전자화(DB구축) 기록물을 포함하여 이관 - 이관 후 비전자 원본 기록물과 전자화 기록물 검수 실시(서울기록원)
추후 논의 사항	① 데이터세트, 웹기록물 관리 및 이관 문제 - 서울기록원과 정보공개정책과가 함께 행정정보데이터세트 등의 이관 절차, 기술적 관리 방안 마련 필요 - 서울기록원에서 기록관 단계에서 적용할 수 있는 관리대상 데이터세트의 포착 및 선별 가이드 라인 등을 제시할 필요가 있음 - 서울기록원에서는 3년 정도 SDA 안정화 업무에 집중, 대통령기록관 등 타 기관의 연구결과 벤치마킹 고려 - 추후 진행 계획, 예산 편성 시기 등 구체적 논의 필요

2. 기록물 보존 및 활용

□ 기록물 보존처리

논의 사항	① 기록물 보존처리 계획 및 방안 - 현재 시점에서 개관 직후 서울기록원의 기록물 보존처리 가능량 예측 불가 - 우선 청도서고 기록물은 보존처리가 시급 하지 않은 것으로 판단 - 이관계획 추진 경과에 따른 보존처리 계획 수립 필요

□ 기록물 활용

논의 사항	① 기록물의 공개 값 여부와 이관 - 비전자기록물 중 전자화(DB구축)된 기록물은 공개 값 존재 - 법에 규정한 대로 기록관 단계에서 공개구분 된 기록물을 이관하는 원칙 준수 ② 정보소통광장과 SDA 서비스 역할 정립과 상호 연계방안 - 정보소통광장과 SDA의 기록물은 생산 시점이 다르며 시민의 입장에서는 다양한 검색 서비스 필요 - 검색 서비스와 관련하여 정보공개정책과와 서울기록원의 유기적 협조와 사업화 및 기술적 방법 공유 필요
추후 논의 사항	① 이관 후 사본기록물의 RM 단계의 활용 문제 - 기록물 이관 후 사본 파일을 RMS에 남겨도 RMS와 SDA의 주 이용자가 다르기에 큰 문제가 없을 것으로 예상 - 추후 다시 논의 필요 ② 서울기록문화관과 서울기록원 전시공간의 관계 - 서울기록문화관을 서울기록원의 홍보공간으로의 활용계획 없음 - 서울기록문화관을 광장전시, 기획전시 공간 등, 활용 가능성 논의 예정 - 정보공개정책과에서 2019년 관련 예산 배정 필요

3. 기록물 통계 작성·관리 및 기록관리기준표 관리

□ 기록물 통계 작성·관리

논의 사항	① 기록물 생산현황통보 업무에 대한 방법 및 역할 - 현재 SDA에 국가기록원 SORA와 같은 생산현황통보 기능 미 구현 - 서울기록원이 별도로 통계작성 절차 추진 시 관할 공공기관의 이중적 업무 부담을 최소화하고 현행 기록물 생산현황통보 개선을 위한 적극적인 의견개진 필요 ② 기록물 생산현황통보 시 중앙기록물관리기관과 지방기록물관리기관의 역할 - 법상 생산현황통보 서식은 중앙기록물관리기관이 정하게 되어있는 상황을 고려하여 지방기록물관리기관인 서울기록원이 추진할 수 있는 방식과 절차 마련

추후 논의 사항	① 기록관리기준표 관리를 위한 역할 분담 및 BRM 관련 논의 - 법으로 정해진 RM/AM의 역할 분담으로 진행 - 서울기록원이 자치구의 BRM 담당자를 기록연구사로 지정해달라는 권고는 가능, 이행여부는 불투명 - BRM의 관리권한에 따른 기록관과 서울기록원의 역할 등은 추후 세부 논의 필요

□ 기록관리기준표 관리

4. 기록물 수집, 생산의무기록물 관리, 지도·감독 및 교육

□ 기록물 수집

논의 사항	① 수집기록물의 저작권 관리방안 - 공공저작물 관련은 정보공개정책과 정보소통혁신팀에서 포괄적으로 관리, 기록원에서 인터넷으로 서비스 시 정보소통혁신팀에 통보 후 마크 부착 - 시민기록물 중 저작권이 있는 것을 수집할 시는 관련 메타데이터 관리가 필요하며 저작인격권 등의 협의안 마련 필요 ② 주요 정책관련 인물중심 기록화 수집 방안 - 업무관리시스템의 미사용, 개인적인 기록관리 등의 문제로 시장단 기록물의 관리는 현재 어려운 상태 - 조례에 시장단 기록의 보존기간 항목 포함, 퇴직공무원 기록물 수집방안 마련 등의 여러 방책 필요 - 연간세부정책을 따로 세워서 진행 필요
추후 논의 사항	① 수집업무에 대한 RM/AM의 담당 역할 정립 - 기록관은 처리과 기록물 이관이 주요과업이며, 별도의 수집은 진행하지 않음 - 서울시 처리과 대상 기획수집에 필요한 협조체계는 추후 논의 필요

□ 생산의무 기록물(회의록, 조사연구검토서 등) 관리

논의사항	① 회의록, 조사연구검토서 등 생산의무 기록물의 관리 - 법 개정안에서 생산의무기록물에서 조사연구검토서 빠질 예정 - 서울시의 회의록 작성대상은 서울시 조례에 강력하게 규정되어 있음

논의 사항	① 지도·감독 및 교육 등에서의 업무 역할 정립 - 기록관리담당자 실무교육은 정보공개정책과에서 아카비스트 대상의 전문가 교육과 일반인 대상 교양교육은 서울기록원에서 추진 - 서울기록원은 관할 소속기관 기록관단위 기록관리 현황을 지도‧점검하고 본청은 사업소로 운영되는 서울기록원 운영상의 관리감독을 수행

□ 기록물관리 지도·감독 및 교육

5. 기타

논의 사항	① 정보공개정책과와 서울기록원의 부서간 소통 방안 논의 - 메모보고 공유(사업내용, 정책추진), 수시연락, 연석회의 개최 필요

4		참석자명단

연번	팀명	직급	성명	연락처	비고
1		정보공개정책과장	임진희	2133-5698
2	기록관리팀	기록관리팀장	김종필	2133-5692
3	기록관리팀	전산6급	조진숙	2133-5694	통합RMS운영
4	기록관리팀	기록연구사	이세진	2133-5696	기록관리
5	기록관리팀	행정7급	허옥재	2133-5598	중요기록물 정리사업, 간행물
6	기록관리팀	시설관리9급	최지현	2133-5682	서울기록문화관
7	기록관리팀	사무운영8급	정상진	2133-1625	M/F사본발급 등
8	정보소통혁신팀	정보소통혁신팀장	강남태	2133-5670
9	정보소통혁신팀	전산7급	김우성	2133-5673	정보소통광장 운영
10	정보공개지원팀	정보공개지원팀장	이희옥	2133-5678

□ 정보공개정책과

연번	팀명	직급	성명	연락처	비고
1		서울기록원장	조영삼	2133-4300
2	기록정책과	기록정책과장	김은실	2133-4301
3	기록정책과	전산6급	김승희	2133-4306	전자기록물관리
4	기록정책과	기록연구사	임태원	2133-4308	서울기록화사업
5	기록정책과	학예연구사	김성미	2133-4305	홍보, 소장기록물연구
6	기록정책과	기록연구사	우혜린	2133-4307	기록관리 정책기획
7	기록정책과	기록연구사	박지현	2133-4310	기록물이관, 정리
8	보존서비스과	보존서비스과장	원종관	2133-4302
9	보존서비스과	사서6급	윤현숙	2133-4314	기록정보서비스 정책수립
10	보존서비스과	공업연구사	이영훈	2133-4312	기록물 보존·복원
11	보존서비스과	전산7급	김을지	2133-4313	영구기록관리시스템
12	보존서비스과	학예연구사	고아름	2133-4315	전시, 교육프로그램

□ 서울기록원

5		행사사진

6		향후계획

□ 논의사항을 반영한 업무 계획 수립 및 시행

□ 추후논의 사항에 대한 지속적인 협의 진행