지방기록물관리기관

운영 지원 관련 요청사항

2019. 2.

지방기록물관리기관 운영 지원 관련 요청사항

서울기록원이 개관을 앞둠에 따라 지방기록물관리기관으로서 효율적이고 체계적인 업무 추진을 할 수 있도록 협조를 요청드리고자 함

	서울기록원 요청사항
① 국가기록원 주관의 지방기록물관리기관과 관할 교육청의 기록관리업무 수행 및 협조 범위 논의 체계 구성(2~3월 중) ② 서울기록원 전자기록의 원활한 관리(이관 등)을 위해 문서보존포맷, 장기보존포맷, 데이터 연계규격, 무결성 검증 절차에 관한지침 시달 요청(3월 중) ③ 전자기록관리와 관련된 표준 개정 사안에 대한 조속한 검토 및 지속적인 지원

1		교육청 관련 업무사항

□ 현황 및 문제점

○ 교육청에 대한 영구기록물관리기관의 기록관리 업무 수행 범위와 방법 등 협의 필요

- 지방기록물관리기관 설치 후 개관을 앞두고 있는 시점에 지방기록물관리 업무의 안정화 기간까지 중앙기록물관리기관과의 협조 체계 필요

- 관련 법, 행정조직, 시스템, 기록물의 성격 등이 매우 상이한 기관으로 관할 공공기관으로 업무 수행 범위 논의 필요

□ 요청사항

○ 국가기록원 주관의 지방기록물관리기관과 관할 교육청의 기록관리 업무 수행 및 협조 범위 논의 체계 구성(2~3월 중)

작성자	서울기록원 원장 : 조영삼(350-5610) 기록정책과장 : 김은실(5611) 담당 : 우혜린(5614)

2		전자기록물 관리 관련 업무사항

□ 업무 추진방향

○ 최신 기록관리 패러다임과 연구 성과 등 기록관리 혁신의 방향성에 입각한 반영한 업무 프로세스 설계 및 디지털 아카이브 시스템 구축

□ 현황 및 문제점

○ `17~`19 3개년에 걸쳐 서울기록원 디지털 아카이브 구축 중

- ISO 14721, MoReq2010 등 선진 전자기록관리 표준과 마이크로서비스 아키텍처(MSA), 오픈소스SW에 기반한 시스템 설계 및 구현 중

- (문제점) 선진 기록관리 패러다임과 최신 기술 등 기록관리 혁신의 방향성을 일부 기록관리 법령 및 표준이 수용하지 못함

○ 개관을 앞두고 기록정보서비스를 위하여 기록물 이관을 추진 중

- 2019년도에 개관(5월)을 앞두고 청도문서고 기록물 이관 및 RMS로부터 기록 이관을 추진 중

- (문제점) BagIt을 통한 효율적인 이관을 추진 중이나 문서보존포맷, 장기보존포맷, 데이터 연계 규격, 진본성 검증 부분에서 현행 법령 및 표준과 저촉되는 부분이 존재

□ 협의 추진경과

○ 국가기록원과 기록관리 혁신과 법령 및 표준 개정을 전제로 상기 사항에 대한 협의를 진행(`18.4., 디지털 아카이브 미래모형 간담회)

○ 최근 공공 표준 개정에 대한 서울기록원의 의견을 정리하여 건의(‘18.12.)

□ 요청사항

○ 서울기록원 전자기록의 원활한 관리(이관 등)을 위해 문서보존포맷, 장기보존포맷, 데이터 연계규격, 무결성 검증 절차에 관한지침 시달 요청(3월 중)

○ 전자기록관리와 관련된 표준 개정 사안(붙임)에 대한 조속한 검토를 요청하며 관련하여 서울기록원과 내용을 적극 공유하고 지속적인 지원을 요청함

작성자	서울기록원 원장 : 조영삼(350-5610) 보존서비스과장 : 원종관(5621) 담당 : 임태원(5626)

붙 임		전자기록물 관리 관련 검토 요청 사항

1. 전자기록물 관리 현행 법령 및 표준 검토

□ 개요

○ 서울기록원은 최초 지방기록물관리기관으로서 새로이 지방기록물관리 체계를 정립하기 위하여 선진 기록관리 방법론을 도입하고, 최신 기술을 적용하는 등  테스트베드로서 다양한 시도를 하고 있음

○ 이에 서울기록원의 추진내용이 현행 법령과 표준에 일부 저촉되는 사항을 식별하여 제시함

□ 문제점

○ 개별 영구기록물관리기관의 권한과 자율성 제한

- 기록물 이관 및 생산현황통보, 발간등록번호, 전자기록생산시스템 구축·개선 시 사전 협의 등의 업무는 영구기록물관리기관으로서 수행해야 할 의무로 규정되어 있으나, 그 방식 및 규격, 지도·감독 등의 권한은 중앙기록물관리기관의 장에게 부여되어 있어 지방기록물관리기관의 특수성을 발휘할 수 없음

○ 중앙기록물관리기관 중심의 업무 체계

- 일부 표준 및 기술규격은 중앙기록물관리기관의 프로세스 중심으로 되어 있어 개별 영구기록물관리기관이 그대로 적용하기 곤란함

○ 최신 기록관리 패러다임과 기술의 발전 속도에 대한 대응

- 현 법령 및 표준에 특정 기술규격을 명시 또는 이를 준수하도록 함으로써 급변하는 기술발전 속도와 이에 따른 환경변화에 대한 대응이 어려움

□ 개정 필요 사항 검토

○ 새로 설립된 지방기록물관리기관이 고유의 환경과 여건에 적합한 업무 수행기반을 마련하고 온전히 기능할 수 있도록 일정 수준 이상의 권한과 자율성을 보장해야함

작성자	서울기록원 원장 : 조영삼(350-5610) 보존서비스과장 : 원종관(5621) 담당 : 임태원(5626)

2. 현행 법령과의 충돌 사항

□ 개요

○ 중앙기록물관리기관 이외의 영구기록물관리기관 신설과 지방자치의 기조에 맞추어 지방기록물관리기관의 권한 및 자율성 부여가 필요함

○ 특정 기술규격으로 제한된 내용에 대한 완화 필요

□ 지방기록물관리기관의 권한 및 자율성 부여

○ 이관 및 장기보존포맷 관련

⇒ (현행) 시행령 제32조제4항 “… 이관을 위한 전자매체, 포맷, 방식 및 데이터 규격은 중앙기록물관리기관의 장이 정한다.”
(개정) 시행령 제32조제4항 “… 이관을 위한 전자매체, 포맷, 방식 및 데이터 규격은 관할 영구기록물관리기관의 장이 정한다.”

○ 이관 및 생산현황통보 관련

⇒ (현행) 시행령 제34조 “… 기록물 이관 및 생산현황 보고시 중앙기록물관리기관의 장이 정하는 방식에 따라 목록 및 전자기록물 파일에 대한 전송정보 파일 생성 및 전송기능을 갖추어야 한다.”

⇒ (개정) 시행령 제34조 “… 기록물 이관 및 생산현황 보고시 관할 영구기록물관리기관의 장이 정하는 방식에 따라 목록 및 전자기록물 파일에 대한 전송정보 파일 생성 및 전송기능을 갖추어야 한다.”

○ 관할 공공기관의 전자기록시스템 기능개선 관련

⇒ (현행) 시행령 제34조의2 제1항 “… 전자기록생산시스템의 기록물관리 기능을 개선하려는 때에는 미리 중앙기록물관리기관의 장과 협의하여야 한다.”

⇒ (개정) 시행령 제34조의2 제1항 “… 전자기록생산시스템의 기록물관리 기능을 개선하려는 때에는 미리 관할 영구기록물관리기관의 장과 협의하여야 한다.”

⇒ (현행) 시행령 제34조의2 제2항 “… 이 경우 행정기관의 장은 중앙기록물관리기관의 장의 검토 결과를 반영하여야 한다.”

⇒ (개정) 시행령 제34조의2 제2항 “… 이 경우 행정기관의 장은 관할 영구기록물관리기관의 장의 검토 결과를 반영하여야 한다.”

⇒ (현행) 시행령 제34조의2 제3항 “중앙기록물관리기관의 장은 행정기관이 운영하는 … 시정을 요구할 수 있다.”

⇒ (개정) 시행령 제34조의2 제3항 “영구기록물관리기관의 장은 관할 공공기관이 운영하는 … 시정을 요구할 수 있다.”

○ 장기보존 및 검증체계 수립 시행 관련

⇒ (현행) 시행령 제46조 제5항 “중앙기록물관리기관의 장은 … 장기적으로 검증하기 위한 관리방안을 수립·시행하여야 한다.”

⇒ (개정) 시행령 제46조 제5항 “영구기록물관리기관의 장은 … 장기적으로 검증하기 위한 관리방안을 수립·시행하여야 한다.”

○ 관할 폐지기관의 기록 이관 관련

⇒ (현행) 시행령 제58조 제4항 “…폐지되는 공공기관의 장은 … 처리 결과를 중앙기록물관리기관에 통보하여야 한다.”

⇒ (개정) 시행령 제58조 제4항 “…폐지되는 공공기관의 장은 … 처리 결과를 관할 영구기록물관리기관에 통보하여야 한다.”

□ 특정 기술규격 완화 관련

○ 특정 기술규격 준수가 아닌 기능 요구사항 또는 품질을 명시할 필요가 있음

⇒ (현행) 시행령 제36조 제1항 “… 1년 이내에 중앙기록물관리기관의 장이 정하는 바에 따라 문서보존포맷 및 장기보존포맷으로 변환하여 관리하여야 한다.”

⇒ (개정) 시행령 제36조 제1항 “… 1년 이내에 중앙기록물관리기관의 장이 정하는 바에 따라 문서보존포맷 및 장기보존포맷으로 변환하여 관리할 수 있다. 다만, 관할 영구기록물관리기관의 장은 중앙기록물관리기관의 장과 협의하여 별도의 장기보존 정책을 수립하여 시행할 수 있다.”

⇒ (현행) 시행령 제36조 제2항 “… 제1항에 따른 장기보존포맷으로 변환하는 경우에는 행정전자서명 및 시점확인 정보를 부여하여야 한다.”

⇒ (개정) 시행령 제36조 제2항 “… 제1항에 따른 장기보존포맷으로 변환하는 경우에는 전자서명 및 시점확인 정보 등 진본확인을 위한 검증체계를 마련하여야 한다.”

⇒ (현행) 시행령 제36조 제3항 “… 관리정보 메타데이터를 추가한 장기보존포맷으로 재변환하여야 한다.”

⇒ (개정) 시행령 제36조 제3항 “… 관리정보 메타데이터를 추가한 장기보존 포맷으로 재변환하여야 한다. 관할 영구기록물관리기관이 별도의 장기보존 정책을 수립하는 경우에도 관리정보 메타데이터를 포함하여 관리될 수 있도록 해야 한다.”

⇒ (현행) 시행령 제40조 제3항 “… 이 경우 이관을 위한 전자매체, 포맷, 방식 및 데이터 규격은 중앙기록물관리기관의 장이 정하는 방식에 따라야 한다.”

⇒ (개정) 시행령 제40조 제3항 “… 이 경우 이관을 위한 전자매체, 포맷, 방식 및 데이터 규격은 관할 영구기록물관리기관의 장이 정하는 방식에 따라야 한다.”

3. 현행 표준과의 충돌사항

□ 개 요

○ 서울기록원이 추진하고 있는 내용과 충돌하는 주요 기록관리 공공표준은 이관 및 보존과 관련한 부분이며, 이와 관련하여 시스템 기능요건과 표준운영절차도 일부 수정될 필요가 있음

□ 이관 및 보존 관련

○ NAK 30:2008 전자기록물 문서보존포맷 기술규격(v1.0)

(문제점) 문서보존포맷을 PDF/A-1으로만 규정하고 있어 문서형식 이외의 기록을 포괄하지 못하고, 문서에 포함된 개체와 파일, 기능들이 소실되며, 포맷변환에 많은 시간과 예산이 소요됨

(개선방안) 문서보존포맷에 클라우드 온-나라 생산 및 유통포맷 중 하나인 ODF를 추가하여 대안을 마련할 필요가 있음

*ODF는 XML기반 개방형문서 포맷으로 원문의 포맷변환 없이 유통 및 재현될 수 있으며, 공개용 표준, 안정성, 상호운용성, 편재성 등 문서보존포맷 고려 요소를 충족함

⇒ ‘3. 용어정의’에 ‘3.11 ODF(Open Document Format)’를 추가할 필요가 있음(3page)

⇒ ‘5.4 문서보존포맷 규격’에 ODF 등 다른 문서보존포맷에 대한 규격을 추가하거나 ‘5.4.1 개요’에 ‘비고’를 추가하여 다른 문서보존포맷을 사용할 수 있도록 명시할 필요가 있음(7page)

⇒ ‘6 문서보존포맷 세부규격’에 ODF 등 다른 문서보존포맷에 대한 규격을 추가하거나 ‘6.1.1 일반 사항’에 ‘비고’를 추가하여 다른 문서보존포맷을 지정하여 사용할 수 있도록 명시할 필요가 있음(9page)

○ NAK 31:2017 전자기록물 장기보존포맷 기술규격(v2.1)

(문제점) NEO포맷은 Base64 인코딩에 의한 용량 증가와 변환 및 검수에 많은 시간이 소요되며, 재포맷 사유가 발생할 때마다 재포맷을 실시하여야 하고, 여타 시스템 오류 등으로 많은 문제점을 안고 있음에도 유일한 장기보존포맷으로 지정되어 다른 대안이 없는 상황임

(개선방안) 해외 아카이브에서도 많이 활용하는 *BagIt 등을 포함하여 여건에 맞는 장기보존포맷을 선택할 수 있도록 장기보존포맷의 정의를 확장하고, 개별 영구기록물관리기관의 장이 장기보존포맷을 지정할 수 있는 권한을 부여할 필요가 있음

* BagIt은 다양한 포맷의 전자기록 활용 및 보존을 위한 공개 패키지 규격으로 원문파일과 메타데이터, 체크섬을 구조화한 형태로 보존한다는 측면에서 장기보존포맷으로 적합하며, 전송포맷으로도 기능할 수 있음

Base64인코딩이 필요없고 생성·검증이 간단하여 시간과 예산 절감 가능

⇒ ‘1 적용범위’에 영구기록물관리기관의 장이 중앙기록물관리기관의 장과 협의하여 별도의 규격을 정할 수 있도록 명시할 필요가 있음(1page)

⇒ ‘3.12 장기보존포맷’의 정의를 확장하여 NEO포맷 이외에 다른 장기보존포맷(BagIt 등)을 수용할 수 있도록 할 필요가 있음(5page)

⇒ ‘4.3 장기보존포맷 구성요소’에 NEO포맷 이외의 다른 장기보존포맷 규격을 추가하거나 ‘비고’를 추가하여 해당 포맷의 규격에 따를 것을 명시할 필요가 있음(7~8page)

⇒ ‘4.4 장기보존포맷 유형’에 NEO포맷 이외의 다른 장기보존포맷 유형을 추가하거나 ‘비고’를 추가하여 다른 장기보존포맷 유형이 존재함을 명시할 필요가 있음(8~9page)

⇒ ‘5 장기보존포맷 세부 구성 요소’에 NEO포맷 이외의 다른 장기보존포맷 세부 구성 요소를 추가반영하거나 ‘비고’를 추가하여 다른 장기보존포맷 유형이 존재함을 명시할 필요가 있음(9~21page)

○ NAK 32-1:2011 전자기록물 전자서명 인증서 장기검증 기술규격(v1.1)

(문제점) 전자서명 인증서의 갱신 때마다 재포맷을 실시해야 하며, 폐기된 인증서도 지속적으로 관리해야하는 문제가 있음

(개선방안) ‘1 적용범위’에 ‘비고’를 추가하여 영구기록물관리기관의 장이 중앙기록물관리기관의 장과 협의하여 별도의 진본확인 체계와 규격을 정할 수 있도록 명시할 필요가 있음(1page)

○ NAK 32-2:2011(v1.1) 전자서명 장기검증 통합연계 API규격

(문제점) 전자서명 인증서의 갱신 때마다 재포맷을 실시해야 하며, 폐기된 인증서도 지속적으로 관리해야하는 문제가 있음

(개선방안) ‘1 적용범위’에 ‘비고’를 추가하여 영구기록물관리기관의 장이 중앙기록물관리기관의 장과 협의하여 별도의 진본확인 체계와 규격을 정할 수 있도록 명시

□ 데이터연계 규격

○ NAK 29-1:2017(v1.4) 기록관리시스템 데이터연계 기술규격-제1부:업무관리시스템과의 연계

(문제점) 현행 문서보존포맷과 장기보존포맷을 전제로 한 규격임

(개선방안) 개별 영구기록물관리기관이 문서보존포맷과 장기보존포맷을 별도로 지정하는 경우를 고려한 내용을 추가할 필요가 있음

○ NAK 29-2:2016(v1.2) 기록관리시스템 데이터연계 기술규격-제2부: 중앙영구기록관리시스템과의 연계

(문제점) 현재 중앙영구기록관리시스템(CAMS)로의 연계를 전제로하고 있음

(개선방안) 중앙기록물관리기관 이외에 개별 영구기록물관리기관으로의 이관을 고려한 개정이 필요함

⇒ 영구기록물관리기관이 문서보존포맷과 장기보존포맷을 별도로 지정하는 경우에 대한 내용을 추가할 필요가 있음

○ NAK 29-4:2013(v1.0) 중앙영구기록관리시스템 데이터연계 기술규격-제1부: 기능분류시스템과의 연계

(문제점) 현재 중앙영구기록관리시스템(CAMS)로의 연계를 전제로하고 있음

(개선방안) 중앙기록물관리기관 뿐만이 아닌 영구기록물관리기관로의 기록물 분류정보를 연계할 수 있도록 내용을 개정할 필요가 있음

□ 시스템 기능요건

○ NAK 6:2015 기록관리시스템 기능 요건(v1.2)

(문제점) 문서보존포맷과 장기보존포맷에 대해 단일한 포맷만을 규정하고 있으며, 포맷변환 및 전송방식도 중앙기록물관리기관의 사례를 명시하고 있음

(개선방안) 용어정의에서 문서보존포맷과 장기보존포맷의 정의를 확장하고 보존포맷변환과 전송규격에 대안을 마련할 수 있도록 아래와 같이 개정할 필요가 있음

⇒ ‘3.10 문서보존포맷’의 정의를 확장하여 PDF/A-1 이외에 다른 문서보존포맷(ODF 등)을 수용할 수 있도록 할 필요가 있음(5page)

⇒ ‘3.19 장기보존포맷’의 정의를 확장하여 NEO포맷 이외에 다른 장기보존포맷(BagIt 등)을 수용할 수 있도록 할 필요가 있음(6page)

⇒ ‘5 메타데이터’에 항을 추가하거나 비고를 통해 메타데이터 표준 이외의 메타데이터도 필요한 경우 내보내기 할 수 있도록 하여 영구기록물관리기관이 기록물 기술에 참고할 수 있게 하여야 함(12page)

⇒ ‘8.3.1’의 ‘비고2’를 추가하여 영구기록물관리기관의 장이 중앙기록물관리기관의 장과 협의하여 별도의 문서보존포맷과 장기보존포맷을 지정하고 포맷변환 절차를 규정할 수 있도록 내용을 반영해야 함(22page)

⇒ ‘9.3.5’의 ‘비고’에 관할 영구기록물관리기관으로 이관하는 경우를 추가해야 함(27page)

⇒ ‘9.3.7’의 ‘비고’에 관할 영구기록물관리기관으로 이관하는 경우를 추가해야 하며, 영구기록물관리기관이 지정하는 방식에 따라 <NAK/TS 5 전자기록물 온라인 전송을 위한 기술규격> 이외의 온라인 전송 방식도 허용할 수 있도록 명시할 필요가 있음(27page)

○ NAK 7:2015 영구기록관리시스템 기능 요건(v1.2)

(문제점) NEO만을 장기보존포맷으로 인정하고 있고, 장기보존포맷을 중앙기록물관리기관의 장이 지정하도록 되어 있어 개별 영구기록물관리기관의 여건과 현실이 반영되지 않고, 자율성이 보장되지 않음

(개선방안) 장기보존포맷의 정의를 확장하고 개별 영구기록물관리기관이 장기보존포맷을 지정할 수 있도록 아래와 같이 개정할 필요가 있음

⇒ ‘3.14 장기보존포맷’의 정의를 확장하여 NEO포맷 이외에 다른 장기보존포맷(BagIt 등)을 수용할 수 있도록 할 필요가 있음(5page)

⇒ ‘8.5. 포맷변환’ 서두에 문서보존포맷과 장기보존포맷을 별도로 지정한 경우 해당 영구기록물관리기관이 규정한 절차에 따를 수 있도록 분명하게 명시할 필요가 있음(27page)

□ 표준운영 절차

○ NAK 9:2015 영구기록물관리기관 표준모델 : 기능 및 업무절차(v2.0)

(문제점) 전자기록생산시스템 구축 및 기록물관리 기능 개선 시 중앙기록물관리기관의 장과 협의하는 것을 넘어 중앙기록물관리기관의 장이 정하는 바에 따라 구축·운영하도록 명시함으로써 개별 영구기록물관리기관의 자율성이 보장되기 힘듦

(개선방안) ‘6.2.1 관할 공공기관 기록물의 생산·관리’의 ‘비고1’ 각 단락에 ‘중앙기록물관리기관의 장’을 ‘영구기록물관리기관의 장’으로 변경하여 영구기록물관리기관의 장이 관할 공공기관 기록물관리를 온전히 지도·감독할 수 있도록 명시할 필요가 있음(15page)____보존기간 문제

○ NAK 10:2012 기록관 표준운영절차: 일반(v1.1)

(문제점) ‘3 용어정의’에서 문서보존포맷과 장기보존포맷에 대한 정의가 단일 포맷으로 규정되어 있어 대안을 선택할 여지가 없음

(개선방안) 아래와 같이 문구를 수정할 필요가 있음

⇒ ‘3.11 문서보존포맷’의 정의를 확장하여 PDF/A-1 이외에 다른 문서보존포맷(ODF 등)을 수용할 수 있도록 할 필요가 있음(4page)

⇒ ‘3.19 장기보존포맷’의 정의를 확장하여 NEO포맷 이외에 다른 장기보존포맷(BagIt 등)을 수용할 수 있도록 할 필요가 있음(5page)

⇒ ‘8.4 문서보존포맷 변환’에 ‘비고’를 추가하여 관할 영구기록물관리기관의 장이 중앙기록물관리기관의 장과 협의하여 별도로 문서보존포맷과 장기보존포맷 규격을 지정하고 보존포맷 변환 절차를 규정할 수 있도록 문구를 추가할 필요가 있음(22page)

⇒ ‘부속서 D 기록관 월별 업무일정’에 ‘중앙기록물관리기관’을 ‘영구기록물관리기관’으로 변경할 필요가 있음(32page)