기록관리기준표 보존기간 협의 방법 안내

□ 법적근거

○「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」제25조 및 동법 시행규칙 제16조

유형	기록관리기준 관리시스템	해당 기관	협의 요청 방법
			공문 발송	제출 방법
1	RMS – SDA(사용기관)	서울시·자치구 (업무관리시스템 사용기관)	불필요*	RMS 오프라인 신청, 서식파일 SDA탑재
2	RMS – SDA(미사용기관)	교육청	발송	RMS 오프라인 신청, 서식파일 공문발송

□ 기관별 협의 요청 방법

* 기관 필요 시 발송하며, 미발송 시 서울기록원 담당자에게 유선으로 시스템 접수 여부 확인, 결과공문은 서울기록원에서 발송

① 서울시·자치구(업무관리시스템 사용기관)

○ RMS에서 해당 단위과제 오프라인 신청파일 저장 후 SDA 업로드

- SDA주소: http://engine.archives.eseoul.go.kr/

※ 시스템 접속 시 Google Chrome 브라우저 사용을 권장

- RMS에서 다운받은 오프라인 신청파일(.txt)을 SDA에 업로드

․RMS

(신설) 기준관리>기록관리기준표>보존기간관리>기록원신청>오프라인(일괄)신청

(변경) 기준관리>기록관리기준표>보존기간관리>변경신청>오프라인(일괄)신청

․SDA : 기록관리>기록관리기준>단위과제접수>단위과제파일 업로드

- 보존기간 협의 절차 후 보존기간 확정 통보내역 파일을 RMS에 오프라인 반영

․SDA : 기록관리>기록관리기준>단위과제접수>통보여부(Y) 파일 다운로드

․RMS : 기준관리>기록관리기준표>보존기간 관리>단위과제 현황>오프라인반영

② 교육청

○ RMS에서 해당 단위과제 오프라인 신청파일 저장 후 공문 발송

- RMS에서 다운받은 오프라인 신청파일(.txt)과 제출서식을 공문에 첨부하여 제출

․(신설) 기준관리>기록관리기준표>보존기간관리>기록원신청>오프라인(일괄)신청

․(변경) 기준관리>기록관리기준표>보존기간관리>변경신청>오프라인(일괄)신청

- 보존기간 협의 절차 후 보존기간 확정 통보내역 파일을 RMS에 오프라인 반영

․RMS : 기준관리>기록관리기준표>보존기간 관리>단위과제 현황>오프라인반영

□ 보존기간 협의 및 이후 기관 조치사항

○ 단위과제 보존기간 검토 시 확인 사항

- (공통업무) ‘처리과 공통업무’ 및 ‘기관 공통업무’ 보존기간표의 보존기간 적용

- (고유업무) 처리과 및 기록관의 의견을 종합하여 최종 작성

․단위과제 기능유형, 업무 설명, 관련법 내 보존기간 명시 여부 반드시 검토

․여러 처리과에서 동일 단위과제ID 사용 시, 처리과 의견 종합되도록 협의

- (비밀의 경우) 신설·변경 단위과제에 비밀관련 정보가 포함된 경우 비밀업무 기록관리기준표를 작성하고, 비밀로 지정하여 별도로 관리하여야 함

․기록관은 비밀업무 단위과제의 보존기간 협의 신청서를 서면으로 작성하여 서울기록원에 제출

※ 서울기록원으로 제출한 자료의 예고문은 제출일로부터 1개월이 경과한 달의 말일에 파기되도록 작성

○ 서울기록원 보존기간 검토 의견에 대해 이견이 있을 경우 재협의 요청

- SDA 사용기관은 SDA 기관의견수렴/조정 기능을 이용하여 협의

※ ‘23. 10. 31.이후 신설․변경 단위과제 보존기간 협의는 발생 즉시 요청

○ 기록관리기준표 고시

- 고시 전 기관의 고시번호 부여 요청 절차에 따라 고시번호 부여

※「행정 효율과 협업 촉진에 관한 규정 시행규칙」제8조, 공고문서에는 연도표시 일련번호 부여

- ‘24년 기록물 정리기간 직후에 관보 또는 기관 홈페이지 등 정보통신망에 신설․변경된 단위과제를 고시하여야 함