서울기록원 민간기록물 수집 및 보존에 관한 규정

제정 2023. 7. 12.

서울기록원(기록정책과), 02-350-5613

제1장 총 칙

제1조(목적) 이 규정은 「공공기록물 관리에 관한 법률」과 「서울특별시 기록물 관리에 관한 조례」(이하 “조례”라 한다)에 따른 서울기록원의 민간기록물 수집 및 보존 업무에 필요한 사항을 규정함을 목적으로 한다.

제2조(정의) 이 규정에서 사용하는 용어의 정의는 다음과 같다.

1. “민간기록물”이란 조례 제2조 제5호의 자료를 말한다.

2. “수집”이란 서울기록원장이 민간기록물을 기증, 위탁, 사본수집, 구술채록, 기록생산 등의 방법으로 취득하는 것을 말한다.

3. “기증”이란 개인 또는 단체가 소유하고 있는 기록물의 소유권 및 저작권 등 권한 일체를 서울기록원에 무상으로 양도하는 것을 말한다.

4. “위탁”이란 개인 또는 단체가 소유하고 있는 기록물을 공적인 목적으로 협약 등에 따라 일정기간 서울기록원장이 관리 및 활용하는 것으로 소유권은 그 개인 또는 단체가 갖는 것을 말한다.

5. “사본수집”이란 개인 또는 단체가 소유하고 있는 기록물을 서울기록원장이 복사, 스캐닝, 촬영, 복제 등을 통해 사본으로 수집하는 것을 말한다.

6. “구술채록”이란 면담을 통해 개인의 경험과 기억을 영상, 음성, 문자 등의 기록으로 남기는 작업을 말한다.

7. “기록생산”이란 보존할 가치가 있는 대상을 사진ㆍ영상 촬영, 녹음, 문서화 등의 방법으로 서울기록원이 직접 기록화하여 남기는 것을 말한다.

제3조(수집대상) 민간기록물 수집은 다음 각 호에 해당하는 기록물 중 별표의 기준에 따른 보존가치가 높은 기록물을 대상으로 한다.

1. 서울시의 정책, 사업, 행사 또는 시민의 관심이 높았던 사건, 사고, 인물 등과 관련된 기록물

2. 시민의 생활ㆍ문화ㆍ경제 등과 관련된 기록물

3. 그 밖에 역사적 가치가 높거나 소장기록물의 완성도 보완을 위하여 수집이 필요한 기록물

제2장 수집체계 및 절차

제4조(서울기록관리위원회) 조례 제12조에 따른 서울기록관리위원회(이하 "위원회”라고 한다)는 민간기록물 수집ㆍ보존과 관련하여 다음 각 호의 사항을 자문한다.

1. 민간기록물 수집계획의 수립

2. 수집범위 및 주제선정에 관한 사항

3. 특정 수집대상에 대한 가치평가

4. 기증, 위탁, 사본수집, 구술채록, 기록생산 등에 의한 수집 여부

5. 그 밖에 민간기록물 수집, 조사 및 활용 등에 관한 사항

제5조(기증신청) ① 민간기록물을 기증하고자 하는 자(이하 "기증자”라고 한다)는 별지 제1호 서식의 기록물 기증신청서를 작성하여 서울기록원장에게 제출하여야 한다.

② 서울기록원장은 기증신청 기록물이 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우에는 기록물 기증신청서 접수를 아니 할 수 있다.

1. 소장 경위나 출처, 소유권 등이 분명하지 않은 경우

2. 도난 등 불법적인 행위와 관련 있는 경우

3. 자체관리 또는 다른 기관에서의 관리가 더 적절하다고 판단되는 경우

4. 시와 관련하여 보존할 가치가 낮다고 판단되는 경우

제6조(기증협약) ① 기록물 기증신청서를 접수한 서울기록원장은 위원회의 자문을 거쳐 기증을 받을 필요가 있다고 인정하는 경우에는 기증자와 별지 제2호 서식의 기록물 기증협약서를 작성하여 기증협약을 체결한다.

② 제1항의 기록물 기증협약서에는 기증기록물에 대한 소유권 및 활용에 관한 사항이 포함되어야 한다.

③ 기증은 무상을 원칙으로 하고, 기록물 소유권에 대한 입증은 기증자의 책임으로 한다.

제7조(위탁신청) ① 민간기록물을 위탁하고자 하는 자(이하 "위탁자”라고 한다)는 별지 제3호 서식의 기록물 위탁신청서를 작성하여 서울기록원장에게 제출하여야 한다.

② 서울기록원장은 위탁신청 기록물이 제5조 제2항 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우에는 기록물 위탁신청서 접수를 아니 할 수 있다.

제8조(위탁협약) ① 서울기록원장은 기록물 위탁여부 결정과 관련하여 필요한 경우 위원회의 자문을 실시할 수 있으며, 위탁보존이 결정된 때에는 위탁자와 별지 제4호 서식의 기록물 위탁협약서를 작성하여 위탁협약을 체결한다.

② 제1항의 기록물 위탁협약서에는 위탁기간, 위탁기록물의 공개, 활용, 복제 등 관리조건에 관한 구체적인 사항을 협의하여 포함하여야 한다.

제9조(위탁기록물의 반환) ① 위탁자는 기록물을 위탁기간 만료 전에 회수하고자 하는 때에는 별지 제5호 서식의 위탁기록물 반환신청서를 제출하여야 한다.

② 위탁기간의 만료 또는 위탁자의 반환요청에 따라 기록물을 반환할 때에는 위탁자로부터 별지 제6호서식의 반환증을 받아 보관한다.

제10조(사본수집) ① 서울기록원장은 필요한 경우 민간기록물을 복사, 스캐닝, 촬영, 복제 등의 방법으로 사본수집할 수 있다.

② 서울기록원장은 사본수집을 할 경우 사용권한 또는 이용제한에 관한 사항 등을 소유하거나 관리하는 자(이하 “소장자”라 한다)와 협의하고 별지 제7호 서식의 기록물 사본수집 협약서를 제출받아야 한다.

제11조(구술채록 등) ① 서울기록원장은 기증, 위탁, 사본수집 등의 방법으로 수집할 수 없거나 기수집된 기록물을 보완할 필요가 있는 경우 구술채록을 하거나, 직접 기록을 생산하여 수집할 수 있다.

② 서울기록원장은 구술채록 및 기록생산에 응하는 자(이하 “구술자 등”이라 한다)와 구술기록(생산기록)의 사용권한 및 제한사항 등을 협의하고 별지 제8호 서식의 구술(기록생산) 동의 및 이용허가서를 제출받아야 한다.

제12조(수집기록화) 민간기록물의 수집 절차를 진행할 때에는 기록 소장자 등 수집 출처에 대한 정보와 수집 절차 진행사항, 대상 기록물의 특징 등의 사항을 기록으로 작성하여 관리하여야 한다.

제3장 관리, 보존 및 활용

제13조(관리 및 보존) ① 서울기록원장은 수집된 민간기록물이 파손, 분실, 도난되지 않도록 안전하고 효율적으로 관리하여야 한다.

② 수집이 완료된 민간기록물은 서울기록원 디지털아카이브 시스템에 등록하여 관리하여야 한다.

③ 민간기록물은 공공기록물과 구분하여 별도의 보존서고 공간을 확보하여 보존하여야 하며, 분류 및 서가 배열방법, 반출 및 열람 등은 공공기록물의 관리체계를 준용한다.

제14조(활용 등) ① 서울기록원장은 민간기록물 수집 시의 협약 범위 내에서 서울기록원 홈페이지를 통한 기록정보 제공, 콘텐츠 개발 및 편찬, 전시ㆍ교육ㆍ문화프로그램 운영 등의 방법으로 수집된 민간기록물을 적극 홍보하고 시민의 공동기억으로 활용될 수 있도록 노력하여야 한다.

② 서울기록원장은 민간기록물 수집 시 시민 참여를 독려하기 위해 필요한 경우 공모전이나 이벤트 등의 참여행사를 운영할 수 있다.

③ 서울기록원장은 기증자, 위탁자 등 민간기록물 수집에 기여한 자에게 감사장 또는 감사패 수여 등을 통하여 적절한 예우를 할 수 있다.

부 칙

제1조(시행일) 본 규정은 공포한 날부터 시행한다.

제2조(경과조치) 이 규정 시행 전에 수집·관리된 민간기록물은 이 규정에 따라 수집·관리된 민간기록물로 본다.

[별표] 민간기록물의 수집 및 보존가치 평가기준

[별지 제1호 서식] 기록물 기증신청서

[별지 제2호 서식] 기록물 기증협약서

[별지 제3호 서식] 기록물 위탁신청서

[별지 제4호 서식] 기록물 위탁협약서

[별지 제5호 서식] 위탁기록물 반환신청서

[별지 제6호 서식] 반환증

[별지 제7호 서식] 기록물 사본수집 협약서

[별지 제8호 서식] 구술(기록생산) 동의 및 이용허가서

[별표]

민간기록물의 수집 및 보존가치 평가기준(제3조 관련)

기 준	설 명
①적격성	수집대상(제3조 각 호)에 해당되는 정도
②보완성	공공기록물의 결락 보완 및 기(旣) 수집물과의 연계 정도
③진본성	내용 및 형태가 생산 당시 원본 또는 진본성을 유지한 정도
④희소성	전체적으로 희소한 정도
⑤최초성	처음 기록되었거나 처음 발생한 사건과 관련된 정도
⑥대표성	서울을 대표할 만한 인물, 사건, 정책에 관련된 정도
⑦정보성	정보의 내용이 정확하고 풍부하며 완결성이 있는 정도
⑧증명성	행정행위의 책임규명 또는 법적 증거력 정도
⑨활용성	열람, 전시, 학술연구, 교육 등의 활용도 정도
⑩보존성	기록물의 형태, 재질, 비용 면에서 수집보존에 적합한 정도
⑪확장성	향후 가치있는 민간기록물의 추가적인 수집 연계 가능성이 있는 정도
가중치	종합적으로 판단했을 때 특별한 수집가치가 있는 경우

[별지 제1호서식]

기록물 기증신청서(제5조 제1항 관련)

기증

신청자

성명(단체명)

(단체의 경우 대표자)   직위 및 성명

생년월일(사업자등록번호)

주소

전화번호

전자우편

기증신청

기록물

기록물명

형태

생산기간

수량

(권·건·점)

기록물 설명

「서울기록원 민간기록물 수집 및 보존에 관한 규정」제5조 및 제6조에 따라 위 기록물의 소유권, 저작재산권(2차 저작물 작성권 포함) 등 일체의 권한을 서울기록원에 영구히 기증하고자 하며, 기증 이후 위 기록물이 서울기록원의 운영 정책에 따라 활용되는 것에 동의합니다.

년     월     일

신청자

(서명 또는 인)

서울기록원장

귀하

신청자

구비서류

1. 기증신청기록물 목록

2. 위임장(기증신청자가 소유자 본인이 아닌 경우)

개인정보 수집 ㆍ 이용 동의

수집 및 이용목적	수집항목(개인정보)	보유 및 이용기간
기록물 기증 신청을 위한 기증신청자 인적사항 자료 수집	성명, 주소, 생년월일, 전화번호, 전자우편	기증 확정시 : 준영구 기증이 확정되지 않은 경우 또는 기증신청 취소시 : 1년

※ 수집 및 이용에 대해 동의를 거부할 권리가 있으나 미동의시 기록물 기증이 제한될 수 있습니다.

개인정보 수집 및 이용에 대한 동의 : □ 동의함      □ 동의하지 않음

신 청 자               (서명 또는 인)

[별지 제2호 서식]

기록물 기증협약서(제6조 제1항 관련)

제1조(목적) 이 협약서는 「서울기록원 민간기록물 수집 및 보존에 관한 규정」에 따라 서울기록원에 기록물을 기증하려는 자(이하 “기증자”라 한다)와 서울기록원 간에 기록물 기증에 관하여 필요한 사항을 정함을 목적으로 한다.

제2조(기증기록물) 이 협약서에 따라 기증자가 서울기록원에 기증하는 기록물 및 수량은 아래와 같다.

기록물명 :

수    량 : 총          (권·건·점)이며, 붙임의 기록물 목록과 같다.

제3조(권리이전) ① 기록물의 기증과 동시에 소유권, 저작재산권(2차 저작물 작성권 포함)을 비롯한 일체의 권리는 서울기록원에 귀속된다.

② 기증기록물의 소유권 입증 책임은 기증자에게 있다.

③ 서울기록원은 기증기록물을 더 이상 보존하지 아니하려 할 경우 기증자와 협의하여야 하며, 기증기록물을 기증자에게 반환할 수 있다.

제4조(활용) 기증기록물의 공개 범위, 시기, 방법은 서울기록원의 공개정책에 따라 정해지며, 서울기록원은 기증기록물을 전시, 연구, 교육, 발간, 열람, 복제 등 공익 목적으로 활용한다.

제4조(특별협약조건) 기증자와 서울기록원은 협의를 통해 기증기록물에 대한 권리, 관리조건, 활용 등에 대하여 다음과 같이 협약서의 내용을 달리 정할 수 있으며, 기증자와 서울기록원은 추가·변경된 협약조건을 준수하여야 한다.

제5조(협약서 교환) 기증자와 서울기록원은 이 협약서 2부를 작성하여 각 1부씩 보관한다.

년        월        일

(1/2)

(기증자)				(기증받는자)
성명 (단체명) (대표자)	(서명/인)			기관명	서울기록원장 (직인)
주소				주소	서울특별시 은평구 통일로62길 7
전화번호				전화번호	(02) 350-5613
전자우편

※붙임 : 기증기록물 목록

연번	기록물명	생산시기	형태	수량	입수경위	비고

(2/2)

[별지 제3호서식]

기록물 위탁신청서(제7조 제1항 관련)

위탁

신청자

성명(단체명)

(단체의 경우 대표자)   직위 및 성명

생년월일(사업자등록번호)

주소

연락처

전자우편

위탁기간

부터                      까지

위탁 사유

위탁신청

기록물

기록물명

형태

생산기간

수량                                                  (권·건·점)

기록물 설명

「서울기록원 민간기록물 수집 및 보존에 관한 규정」 제7조에 따라 위 기록물을 서울기록원에 위탁보존 신청하며, 위탁기간 중 위 기록물이 서울기록원의 운영 정책에 따라 전시, 연구, 교육, 발간, 열람, 복제 등의 공익 목적으로 활용되는 것에 동의합니다.

년     월     일

신청자

(서명 또는 인)

서울기록원장

귀하

신청자

구비서류

1. 위탁신청 기록물 목록

2. 위임장(신청자가 소유자 본인이 아닌 경우)

개인정보 수집 ㆍ 이용 동의

수집 및 이용목적	수집항목(개인정보)	보유 및 이용기간
기록물 위탁 신청을 위한 신청자 인적사항 자료 수집	성명, 주소, 생년월일, 전화번호, 전자우편	위탁보존 확정시 : 준영구 위탁보존이 확정되지 않은 경우 : 1년

※ 수집 및 이용에 대해 동의를 거부할 권리가 있으나 미동의시 기록물 위탁신청이 제한될 수 있습니다.

개인정보 수집 및 이용에 대한 동의 : □ 동의함      □ 동의하지 않음

신 청 자                   (서명 또는 인)

[별지 제4호 서식]

기록물 위탁협약서(제8조 제1항 관련)

제1조(목적) 이 협약서는 「서울기록원 민간기록물 수집 및 보존에 관한 규정」에 따라 서울기록원에 기록물을 위탁하려는 자(이하 “위탁자”라 한다)와 서울기록원 간에 기록물 위탁에 관하여 필요한 사항을 정함을 목적으로 한다.

제2조(위탁기록물) 이 협약서에 따라 위탁자가 서울기록원에 위탁하는 기록물의 수량은 아래와 같다.

기록물명 :

수    량 : 총             (권·건·점)이며, 붙임의 기록물 목록과 같다.

제3조(위탁기간) ① 위탁기록물의 위탁기간은                 부터                    까지로 한다.

② 제1항의 규정에 의한 위탁기간을 갱신하고자 하는 경우에는 위탁기간 만료 2개월전까지 협의하여 정한다. 다만, 기간내 협의가 없는 경우에는 최초 위탁기간동안 자동 연장된다.

제4조(소유권) ① 위탁기록물의 소유권은 위탁자에게 있고, 서울기록원은 위탁자의 소유권이 훼손되지 않도록 노력하여야 한다.

② 위탁기록물의 소유권 입증 책임은 위탁자에게 있다.

제5조(보존관리) 서울기록원은 위탁기록물의 안전한 보존을 위하여 적정 온·습도 유지, 파손·도난 등의 방지 등에 필요한 조치를 하여야 한다.

제6조(활용) 위탁자는 위탁기록물의 공개 범위, 시기, 방법에 관한 사항을 서울기록원에 위임하며, 위탁기록물이 위탁기간 동안 서울기록원의 운영 정책에 따라 전시, 연구, 교육, 발간, 열람, 복제 등 공익 목적으로 활용됨을 확인하고 이에 동의한다.

제7조(특별협약조건) 위탁자와 서울기록원은 협의를 통해 위탁기록물에 대한 권리, 관리조건, 활용 등에 대하여 다음과 같이 협약서의 내용을 달리 정할 수 있으며, 위탁자와 서울기록원은 추가·변경된 협약조건을 준수하여야 한다.

(1/2)

제8조(면책) 서울기록원은 다음 사항에 해당하는 위탁기록물에 대하여는 책임지지 아니한다.

1. 천재지변 및 전쟁 등의 불가항력에 의하여 원본기록물에 손실이 발생하였을 경우

2. 원본기록물 자체의 결함이나 노화로 인한 훼손이 발생하였을 경우

제9조(반환신청) 위탁자는 기록물의 반환을 원하는 경우 서울기록원에 위탁기록물 반환신청서(별지 제5호 서식)를 제출하여 서울기록원으로부터 위탁한 기록물을 반환받을 수 있다.

제10조(협약서 교환) 위탁자와 서울기록원은 이 협약서 2부를 작성하여 각 1부씩 보관한다.

년        월        일

(위탁자)				(위탁받는자)
성명 (단체명) (대표자)	(서명/인)			기관명	서울기록원장 (직인)
주소				주소	서울특별시 은평구 통일로62길 7
전화번호				전화번호	(02) 350-5613
전자우편

※붙임: 위탁기록물 목록

연번	기록물명	생산시기	형태	수량	입수경위	비고

(2/2)

[별지 제5호서식]

위탁기록물 반환신청서(제9조 제1항 관련)

신청자

성명

생년월일

주소

전화번호

반환

신청

기록물

기록물명

기록물 종류

수량

(권·건·점)

회수 사유

위 기록물을 「서울기록원 민간기록물 수집 및 보존에 관한 규정」 제9조 제1항에 따라 반환 신청합니다.

년     월     일

신청자

(서명 또는 인)

서울기록원장

귀하

신청자

구비서류

1. 위탁증서

2. 위임장(신청자가 소유자 본인이 아닌 경우)

개인정보 수집 ㆍ 이용 동의

수집 및 이용목적	수집항목(개인정보)	보유 및 이용기간
기록물 반환 신청을 위한 신청자 인적사항 자료 수집	성명, 주소, 생년월일, 전화번호	3년

※ 수집 및 이용에 대해 동의를 거부할 권리가 있으나 미동의시 기록물 반환 신청이 제한될 수 있습니다.

개인정보 수집 및 이용에 대한 동의 : □ 동의함      □ 동의하지 않음

신 청 자               (서명 또는 인)

[별지 제6호 서식]

반 환 증(제9조 제2항 관련)

기 록 물 명 :

수       량 :

「서울기록원 민간기록물 수집 및 보존에 관한 규정」 제9조 제2항에 따라 아래의 기록물을 이상없이 반환받았음을 확인합니다.

붙임: 반환기록물 목록 1부

년        월     일

성    명 :               (서명 또는 인)

생년월일 :

연 락 처 :

주    소 :

서울기록원장 귀하

※붙임 : 반환기록물 목록

연번	기록물명	생산시기	형태	수량	비고

[별지 제7호 서식]

기록물 사본수집 협약서(제10조 제2항 관련)

제1조(목적) 이 협약서는  「서울특별시 기록물 관리에 관한 조례」 및  「서울기록원 민간기록물 수집 및 보존에 관한 규정」에 따라 기록물 소장자와 서울기록원 간에 기록물 사본수집에 관하여 필요한 사항을 정함을 목적으로 한다.

제2조(대상기록물) 이 협약서에 따라 서울기록원이 사본수집하는 기록물 수량 및 수집방법은 아래와 같다.

기록물명 :

수    량 : 총             (권·건·점)이며, 붙임의 기록물 목록과 같다.

수집방법 :                             (복사, 스캐닝, 복제, 촬영 등)

제3조(소유권) 사본수집 대상 기록물의 소유권은 소장자에게 있으며, 제작한 기록물 사본(사본수집 기록물)의 소유권은 서울기록원에 있다.

제4조(활용) 소장자는 사본수집 기록물의 공개 범위, 시기, 방법에 관한 사항을 서울기록원에 위임하며, 사본수집 기록물이 서울기록원의 운영 정책에 따라 전시, 연구, 교육, 발간, 열람, 복제 등 공익 목적으로 활용됨을 확인하고 이에 동의한다.

제5조(특별협약조건) 소장자와 서울기록원은 협의를 통해 사본수집 기록물에 대한 권리 및 활용 등에 대하여 다음과 같이 협약서의 내용을 달리 정할 수 있으며, 서울기록원은 추가·변경된 협약조건을 준수하여야 한다.

제6조(협약서 교환) 소장자와 서울기록원은 이 협약서 2부를 작성하여 각 1부씩 보관한다.

년        월        일

(1/2)

(소장자)				(수집하는자)
성명 (단체명) (대표자)	(서명/인)			기관명	서울기록원장 (직인)
주소				주소	서울특별시 은평구 통일로62길 7
전화번호				전화번호	(02) 350-5613
전자우편

※붙임 : 사본수집 기록물 목록

연번	기록물명	생산시기	형태	수량	사본매체	비고

(2/2)

[별지 제8호 서식]
구술(기록생산) 동의 및 이용허가서(제11조 제2항 관련)
구 분	□ 구술채록 □ 기록생산
구술자 등	성명				생년월일
	주소
	전화번호			전자우편
구술자 등 요구사항
위임내용	이 구술기록(생산기록)은 서울기록원의 소장자료로서 서울기록원의 운영 정책에 따라 전시, 연구, 교육, 발간, 열람, 복제 등의 공익적 사용에 활용될 수 있음 공개의 범위, 시기, 방법에 관한 사항을 서울기록원에 위임함
구술면담자 (기록생산자)	성명				소속
구술 (기록생산) 내용	주제
	내용
[개인정보 수집·이용 및 초상권 활용 동의] 1. 수집 및 이용목적 : 구술채록 및 기록생산을 위한 구술자 등 인적사항 자료 수집 2. 수집항목 : 성명, 주소, 생년월일, 전화번호, 전자우편, 본인 촬영·녹음·녹취 기록물 3. 보유 및 이용기간 : 동의철회시까지 4. 귀하는 개인정보 수집 및 이용에 대해 동의를 거부할 권리가 있으나 미동의시 구술채록(기록생산)이 제한될 수 있습니다. 위와 같이 개인정보를 수집·이용하는데 동의하십니까? [ ] 동의 [ ] 미동의 5. 또한, 위와 같이 귀하를 촬영·녹음하여 촬영·녹음·녹취 기록물 등 기록물을 생산·활용함으로써 초상권을 활용하는데 동의하십니까? [ ] 동의 [ ] 미동의
본인은 서울기록원에서 수행하는 구술채록(기록생산)에 동의하며, 본 구술기록(생산기록)에 대한 공개 및 이용에 관한 권한을 서울기록원에 위임합니다.
년 월 일
구술자 등			(서명 또는 인)
서울기록원장		귀하