공동주택관리정보시스템 운영 관리규정

제1장 총 칙

제1조(목적) 이 규정은 「공동주택관리법」제88조 및 「공동주택관리법 시행령」제93조에 따라 공동주택관리정보시스템(K-apt)의 구축ㆍ운영 등에 필요한 사항을 정함을 목적으로 한다.

제2조(정의) 이 규정에서 사용하는 용어의 뜻은 다음과 같다.

1. “공동주택관리정보시스템(K-apt, 이하 ‘시스템’이라 한다)”이란 공동주택 관리와 관련된 정보를 전산화하고 통합ㆍ관리하기 위하여 「공동주택관리법」(이하 “법”이라 한다) 제88조제1항에 따라 구축한 시스템을 말한다.

2. “시스템 운영”이란 시스템의 구축, 운용, 개선, 폐지 등 운영 전반에 관한 사항을 총칭한다.

3. “전자입찰시스템”이란 「주택관리업자 및 사업자 선정지침」제3조제1항 제1호에 따른 전자입찰시스템을 말한다.

4. “공동주택관리정보”란 단지정보, 관리비정보, 유지관리이력정보, 입찰정보, 에너지사용정보, 회계감사보고서, 주택인도일 등 공동주택 관리와 관련하여 시스템에 등록ㆍ저장ㆍ관리되는 일체의 정보를 말한다.

5. “운영기관”이란 법 제89조제2항제8호에 따라 국토교통부장관이 시스템의 구축ㆍ운영을 위탁한 한국부동산원을 말한다.

6. “관리주체등”이란 법 제2조제1항제10호의 관리주체와 「집합건물의 소유 및 관리에 관한 법률」에 따른 관리단의 관리인을 말한다.

7. “시스템 가입자”란 시스템 이용을 위하여 아이디, 패스워드를 부여받은 관리주체등ㆍ입주자대표회의와 사업자등을 말한다.

8. “사업자등”이란 시스템에 가입을 한 주택관리업자 및 공사ㆍ용역 등 사업자를 말한다.

9. “백업(Back-up)”이란 프로그램 또는 전산자료가 파괴ㆍ변조될 경우를 대비하여 다른 전자매체에 복사 또는 관리하는 것을 말한다.

10. “장애(Incident)”란 프로그램에 의한 계획된 시스템의 기능저하, 오류, 고장 또는 예상하지 못한 원인으로 일어나는 시스템의 지연 또는 오작동 등을 말한다.

제3조(적용 범위) ① 공동주택관리정보의 통합관리ㆍ정보공유에 관하여는 다른 법령에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 이 규정을 적용한다.

② 전자입찰시스템의 운영ㆍ유지ㆍ개선 관리에 관하여는 「주택관리업자 및 사업자 선정지침」에 규정되어 있는 경우를 제외하고는 이 규정을 적용한다.

제4조(관련 규정 및 절차 등의 숙지) 사업자등이 시스템을 이용 시 공동주택관리법령 및 이에 따른 고시, 이용약관, 공지사항, 안내서 등을 숙지ㆍ준수하여야 하며, 이에 따르지 아니하여 발생하는 불이익에 대한 책임은 시스템 가입자에게 있다.

제2장 시스템 구축 및 운영

제5조(시스템의 설치ㆍ운영 등) ① 국토교통부장관은 시스템의 주전산기를 운영기관에 설치ㆍ운영할 수 있다.

② 운영기관의 장은 매년 12월말까지 다음 연도 시스템 운영ㆍ유지보수를 위한 운영계획을 수립하여야 한다.

제6조(업무범위) ① 운영기관이 수행하여야 할 업무는 다음과 같다.

1. 시스템의 운영ㆍ유지ㆍ개선 관리에 관한 사항

2. 시스템의 이용 및 아이디, 패스워드 발급에 관한 사항

3. 시스템의 보안 관리에 관한 사항

4. 공동주택관리정보의 수집ㆍ관리에 관한 사항

5. 시스템 이용에 대한 교육에 관한 사항

6. 그 밖에 시스템 및 공동주택관리정보에 관하여 국토교통부장관이 필요하다고 인정하는 사항

7. 기타 제1호부터 제6호까지에 딸린 사항 또는 관련 업무

② 운영기관의 장은 시스템을 효율적이고 안정적으로 수행할 수 있도록 운영관리자를 지정하고, 필요한 인력을 확보하여야 한다.

제7조(서비스 운영 중단) ① 운영기관의 장은 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우에는 시스템 서비스의 전부 또는 일부를 중단할 수 있다.

1. 시스템 기능 개선을 위해 점검이 필요한 경우

2. 장애 복구 등을 위해 서비스의 제공을 중단할 필요가 있는 경우

3. 천재지변으로 서비스를 중단할 필요가 있을 경우

4. 기타 시스템 전산자료 등을 보호하기 위해 서비스 중단이 불가피하다고 판단되는 경우

② 제1항제1호의 경우는 업무에 지장이 없는 시간대에 수행하여야 하며, 서비스의 전부 또는 일부가 중단될 경우 운영관리자는 사전에 중단사유, 중단시간 등의 안내정보를 시스템에 게시하여야 한다.

③ 전자입찰시스템 다운 등 운영관리자가 통제할 수 없는 시스템 장애로 전자입찰시스템 운영이 중단된 경우, 운영관리자는 관리주체등 또는 입주자대표회의와 협의하여 전자입찰업무를 처리할 수 있다.

④ 운영관리자는 제3항의 장애로 입찰관련 서류의 접수나 입찰진행이 불가능한 경우에 사실을 인지하는 즉시 공지하고, 별표 1에 따라 입찰서 제출 마감일을 일괄 연기하여야 하며, 연기한 내용을 공지하여야 한다.

⑤ 사업자등은 제4항에 따른 공지 내용을 확인하여야 한다

⑥ 제4항에 따라 입찰 중에 시스템 장애발생으로 입찰이 연기된 경우, 시스템 장애발생 이전에 이루어진 입찰은 연기된 입찰에 유효하게 접수된 것으로 보며 다시 제출할 수 없다.

제8조(유지보수 용역) ① 운영기관의 장은 시스템의 안정적인 운영 및 성능관리를 위하여 외부 전문 업체와 별도의 유지보수 또는 관리에 관한 용역계약을 체결할 수 있다.

② 제1항에 따라 용역계약을 체결한 경우 운영기관의 장은 시스템의 효율 및 응답속도 등을 최적의 상태로 유지하기 위하여 유지보수 업체에게 주기적으로 성능 분석을 실시하도록 하고, 발견된 문제점을 조치하거나 개선하도록 하여야 한다.

제9조(정보제공 변경) ① 운영기관의 장은 관련 법령의 개정으로 업무범위가 변경되거나 이용자 편리성 제고 및 운영의 효율성을 위하여 필요한 경우 새로운 정보를 제공하거나 제공 형식을 변경하여 시스템을 운영할 수 있다.

② 운영기관의 장은 이용자로부터 새로운 정보 제공 또는 제공 형식 변경 등의 요구가 있을 때에는 이를 검토하여 반영할 수 있다.

제10조(예산 지원) 국토교통부장관은 시스템의 개선 및 운영과 관련하여 필요한 예산을 운영기관에게 지원할 수 있다.

제3장 시스템 가입자 관리 등

제11조(시스템 이용 신청) ① 관리주체등은 공동주택의 사용검사일(「건축법」에 의한 사용승인일을 포함한다) 또는 법 제10조의2제1항에 따른 의무관리대상 공동주택 전환신고가 수리된 날로부터 60일 이내에 별지 제1호 서식(전자문서를 포함한다. 이하같다)에 따라 시스템 이용 신청을 하여야 한다.

② 제1항에 따른 시스템 이용 신청은 공동주택단지별로 하여야 한다. 다만, 다음 각 호의 경우에는 각 호에서 정하는 방법에 따른다.

1. 법 제8조제1항에 따라 공동관리를 하는 경우에는 하나의 관리주체로 시스템 이용 신청

2. 법 제8조제1항에 따라 주택단지를 구분관리 하는 경우에는 각각의 관리주체별로 시스템 이용 신청

③ 입주자대표회의는 전자입찰시스템을 이용하기 위하여 별지 제1호서식에 따라 시스템 이용 신청을 할 수 있다.

④ 운영관리자는 제1항부터 제3항까지에 따라 신청한 서류를 확인하여 이상이 없는 경우에는 즉시 아이디와 패스워드를 부여하여야 한다.

⑤ 국토교통부장관 또는 운영기관의 장은 제1항에 따른 기간 내에 시스템 이용 신청을 하지 않은 공동주택단지의 관리주체등에 대하여 시스템 이용 신청을 촉구하는 등 필요한 조치를 취할 수 있다.

제12조(시스템 이용 변경) ① 관리사무소장 또는 입주자대표회의 회장이 변경된 경우, 변경된 관리사무소장 또는 입주자대표회의 회장은 시스템에 변경 등록을 하고, 그 자격을 증명할 수 있는 서류를 운영기관의 장에게 제출하여야 한다.

② 운영관리자는 제1항에 따라 제출한 서류를 확인하고 필요한 조치를 취하여야 한다.

제13조(사업자등의 시스템 이용) ① 사업자등이 전자입찰시스템을 이용하기 위해서는 시스템에 가입을 하여야 한다.

② 운영관리자는 제1항에 따라 제출한 서류를 확인하고 가입을 승인하거나 서류의 보완을 요청하는 등 필요한 조치를 취할 수 있다.

③ 사업자등은 시스템 가입 시 제공한 정보가 변경되는 경우, 시스템에서 해당 정보를 변경하여야 한다.

제14조(시스템 탈퇴) ① 의무관리대상 공동주택의 관리주체등은 다음 각 호의 경우 외에는 시스템에서 탈퇴할 수 없다.

1. 철거ㆍ멸실 등으로 공동주택의 전부가 없어진 경우

2. 법 제10조의2제4항에 따라 의무관리대상 공동주택 제외신고가 수리된 경우

② 입주자대표회의 또는 사업자등은 언제든지 시스템을 탈퇴 할 수 있다. 다만, 입주자대표회의 또는 사업자등의 탈퇴는 이미 성립된 전자입찰에는 영향을 미치지 않는다.

제4장 정보의 공개 및 관리 등

제15조(정보의 공개) ① 의무관리대상 공동주택의 관리주체는 다음 각 호의 정보를 시스템에 공개하여야 한다.

1. 「공동주택관리법 시행령」(이하 “영”이라 한다) 제23조에 따른 관리비등(잡수입을 포함한다. 이하 같다)의 내역

2. 입찰공고 및 선정결과 내용 등 입찰정보

3. 영 제32조 및 「공동주택관리법 시행규칙」제10조제2항에 따라 공용부분에 관한 시설의 교체 및 유지보수, 하자보수 등을 한 경우 그 실적

4. 그 밖에 다른 법령에서 정하는 내용

② 제1항제1호의 경우 의무관리대상 공동주택의 관리주체는 입주자등에게 관리비 등을 부과한 달을 기준으로 다음 달 말일까지 공동주택단지별 관리비 등의 내역을 시스템에 공개하여야 한다.

③ 300세대 이상인 공동주택(300세대 미만인 의무관리대상 공동주택에서 입주자등의 10분의 1이상이 연서하여 요구한 경우 또는 입주자대표회의에서 의결하여 요구한 경우를 포함한다)의 감사인은 법 제26조제6항에 따라 회계감사 완료일부터  1개월 이내에 회계감사의 결과를 시스템에 공개하여야 한다.

④ 관리주체등은 사업주체로부터 주택인도증서를 인계받은 날로부터 30일 이내에 인도일을 시스템에 공개하여야 한다.

⑤ 운영기관의 장은 제1항제1호의 관리비 미입력단지가 발생할 경우에는 해당 지자체에 통보하여 관리비 입력을 촉구할 수 있다.

⑥ 관리비 등 공개 단가 산정 시 면적 기준은 「주택공급에 관한 규칙」제21조제5항에 따른 주거전용면적으로 한다.

⑦ 운영기관의 장은 정보수요의 충족을 위해 제6항의 주거전용면적 외의 기준에 의한 관리비 단가를 추가 공개할 수 있다.

제16조(사유입력 등) 관리주체등은 제15조제1항부터 제5항까지에 따라 정보공개를 하는 경우, 다음 각 호에 해당하면 그 사유를 입력하여야 한다.

1. 제15조제1항제1호에 따라 시스템에 입력한 관리비 등의 정보를 수정하는 경우

2. 그 밖에 입력정보 신뢰성 확보를 위하여 필요한 경우

제17조(정보제공) ① 운영기관의 장은 공동주택관리의 효율성을 제고하기 위하여 관리비 비교 등 각종 통계정보를 관련기관이나 단체 등에 제공할 수 있다.

② 운영기관의 장은 시스템에서 공개되는 공동주택관리정보를 관련기관이나 단체 등에 제공하기 위해서는 국토교통부장관과 협의하여야 한다.

제18조(멸실 등에 대한 처리) ① 운영기관의 장은 철거ㆍ멸실 등으로 공동주택의 전부 또는 일부가 없어지거나 법 제10조의2제4항에 따라 의무관리대상 공동주택 제외신고가 수리된 경우 해당 공동주택의 관리주체등 또는 입주자대표회의에 부여한 아이디와 패스워드를 사용하지 못하도록 하고, 해당 공동주택의 공동주택관리정보를 공개하지 않도록 하는 등 필요한 조치를 취할 수 있다.

② 제1항의 경우 운영기관의 장은 해당 공동주택의 공동주택관리정보를 공동주택의 전부가 없어진 날 또는 법 제10조의2제4항에 따라 의무관리대상 공동주택 제외신고가 수리된 날로부터 10년간 보관하여야 한다.

제19조(행정사항) ① 국토교통부장관 및 운영기관의 장은 공동주택관리정보 공개업무의 원활한 수행을 위하여 필요한 자료를 관련 기관ㆍ단체 등 관계기관에 필요한 정보 제공 등의 협조를 요청할 수 있다.

② 운영기관의 장은 효율적인 정보 공개 및 신뢰도 향상을 위하여 관계기관, 관리주체등에게 홍보 및 교육을 할 수 있다.

③ 운영기관의 장은 이 규정외에 시스템의 운영에 관한 세부사항을 국토교통부장관과 협의하여 정할 수 있다.

제5장 보안 및 정보보호

제20조(보안) ① 운영기관의 장은 시스템에 의하여 관리되는 전산자료 및 데이터베이스의 위조ㆍ변조ㆍ훼손ㆍ멸실 또는 전자적 침해행위의 방지를 위한 보안대책을 수립하고, 운영관리자로 하여금 이를 점검하도록 하여야 한다.

② 해킹 등 사이버테러에 대비하기 위하여 운영관리자는 분기별로 비밀번호(password)를 변경 하는 등 시스템 보안을 위해 필요한 조치를 하여야 한다.

③ 운영기관의 장은 시스템 가입자가 조회할 수 있는 정보를 시스템 구축 취지에 부합하는 필요한 범위로 한정하여 시스템을 설정ㆍ운영하여야 한다.

제21조(백업) ① 운영기관의 장은 전산자료의 파괴ㆍ변조에 대비하여 정기적으로 관련 자료를 백업하여야 한다.

② 제1항의 백업자료는 도난ㆍ훼손ㆍ멸실되지 않도록 유지 관리하여야 한다.

제22조(장애복구) ① 운영기관의 장은 장애가 발생한 경우에는 장애요인에 대하여 필요한 조치를 취하고, 장애발생 및 복구사항을 별지 제2호서식의 장애일지에 기록 유지하여야 한다.

② 운영기관의 장은 이용자로부터 시스템 또는 전산자료의 이상 상태를 통보 받거나 이상이 발견된 경우에는 즉시 점검하고, 장애발생시 신속히 복구하여 이용자의 불편을 최소화하여야 한다.

제23조(정보보호 등의 의무) ① 운영기관의 장은 「개인정보보호법」등에 따라 시스템에 입력된 제반 자료에 대한 정보보호 활동을 이행하여야 한다.

② 운영관리자(용역계약 등에 따라 해당업무를 수임한 자 또는 그 사용인을 포함한다)는 정당한 이유가 있는 경우를 제외하고, 직무상 알게 된 개인정보에 관한 사항을 누설하거나 타인의 정보를 제공하는 등 부정하게 사용하여서는 아니 된다.

③ 운영기관의 장은 제2항에 따른 비밀 준수 의무자에 대하여 별지 제3호서식의 보안각서를 작성ㆍ제출하도록 하여야 한다.

제6장 보 칙

제24조(재검토기한) 국토교통부장관은 「훈령ㆍ예규 등의 발령 및 관리에 관한 규정」에 따라 이 고시에 대하여 2022년 1월 1일 기준으로 매3년이 되는 시점(매 3년째의 12월 31일까지를 말한다)마다 그 타당성을 검토하여 개선 등의 조치를 하여야 한다.

부 칙 <제2016-580호, 2016. 9. 2.>

제1조(시행일) 이 고시는 발령한 날부터 시행한다.

부 칙 <제2019-737호, 2019. 12. 17.>

이 고시는 발령한 날부터 시행한다.

부 칙 <제2020-343호, 2020. 4. 24.>

이 고시는 발령한 날부터 시행한다.

부 칙 <제2021-1495호, 2021. 12. 30.>

이 고시는 2022년 3월 1일부터 시행한다.

[별표1]

전자입찰시스템 장애 발생 시 전자입찰 자동연기공고 기준

(제7조제4항 관련)

장애시간

장애시간은 운영관리자가 전자입찰시스템에 공지한 장애발생시각부터 장애복구 완료시각까지의 시간으로 한다.

2. 자동연기 대상

입찰서 제출 마감일시가 도래하지 않은 입찰 중 시스템에 장애가 발생한 입찰

3. 자동연기공고 기준

가. 입찰서 제출 마감일 당일에 장애가 발생하여 당일 13:00시까지 장애가 복구된 경우에는 입찰서 제출 마감일시에 변동이 없다.

나. 다음 1)부터 3)까지에 해당하는 경우에는 입찰서 제출 마감일시를 다음날 17:00까지로 연장한다.

1) 입찰서 제출 마감일 전일부터 입찰서 제출 마감일 당일 13:00시까지 장애가 발생된 경우

2) 입찰서 제출 마감일 당일 13:00시부터 15:00시 사이에 장애가 30분 이상 발생한 경우

3) 입찰서 제출 마감일 당일 15:00시 이후에 장애가 발생한 경우

■ 공동주택관리정보시스템 운영 관리규정 [별지 제1호서식] <개정 2021.12.30>
공동주택관리정보시스템 이용([ ]신규/[ ]재발급) 신청서
※ 색상이 어두운 칸은 신청인이 적지 아니하며, [ ]에는 해당되는 곳에 √표를 합니다.	(앞쪽)
접수번호	접수일시	처리기간	즉시
구분	[ ] 관리사무소장(관리인 포함) [ ] 입주자대표회의 회장
신청인	관리 사무 소장 (관리인)	성 명		생년월일
주 소	(연락처 : )
자격구분	[ ] 주택관리사 [ ] 주택관리사보 [ ] 해당없음
자격번호	제 호 (발급자 : )
취 득 일	년 월 일
입주자 대표회의회장	성 명		생년월일
주 소	(연락처 : )
임 기	년 월 일 ～ 년 월 일까지( 년)
단지 현황	단 지 명
단지주소	(전화 : )
세 대 수	세대	승강기 유무	대 또는 ( )
난방방식		사용검사일	년 월 일
관리방법	자치관리	자치관리개시(변경)일 : 년 월 일
위탁관리 (주택관리업자)	상호 : 주소 :
발급 사항	아이디 및 패스워드 : [ ] 아이디 / [ ] 패스워드
재발급의 경우 사유 :
「공동주택관리정보시스템 운영관리 규정」제11조제1항, 제3항에 따라 위와 같이 신청합니다.
년 월 일
신청인	(서명 또는 인)
한국부동산원장 귀하
첨부서류	1. 공동주택단지의 고유번호증 또는 사업자등록증 사본 1부 2. 주택관리사(보)자격증 사본 1부(주민등록번호 뒷자리 삭제) 3. 관리사무소장 배치 및 직인 신고증명서 또는 변경신고증명서 사본 1부 4. 사용검사 확인증․임시사용승인서 사본 또는 건축물대장 1부 5. 지방자치단체의 입주자대표회의 구성(변경) 신고 수리통지서 사본 1부 6. 그 밖에 신청자격을 증명할 수 있는 서류 각 1부	수수료 없음
210mm×297mm[백상지 80g/㎡]

(뒤쪽)
유의사항
1. 첨부서류 중 ‘공동주택단지의 고유번호증 또는 사업자등록증’, ‘사용검사 확인증․임시사용승인서 사본 또는 건축물대장’은 공통적으로 제출하여야 하는 서류입니다. 2. 첨부서류 중 ‘사용검사 확인증’·‘임시사용승인서’는 「주택법」 시행규칙 제21조 제2항에 따라 사용검사권자가 발급한 사용검사 확인증·임시사용승인서를 의미합니다. 3. 첨부서류 중 ‘관리사무소장 배치 및 직인 신고증명서 또는 변경신고증명서’는 「공동주택관리법」 시행규칙 제30조제5항에 따라 주택관리사단체에서 발급한 증명서를 의미하며, 관리사무소장(관리인)이 시스템 이용 신청을 할 경우 제출하여야 합니다. 4. 첨부서류 중 ‘지방자치단체의 입주자대표회의 구성(변경) 신고 수리통지서’는 입주자대표회의의 회장이 시스템 이용 신청을 할 경우 제출하여야 합니다. 5. 첨부서류 중 제2호, 제3호, 제5호의 서류가 없는 경우 그 밖에 신청자격을 증명할 수 있는 서류를 제출하여야 합니다.
처리절차
신청인				운영기관
	신청서 작성				▶	접수
						▼
	처리	◀				확인
210mm×297mm[백상지 80g/㎡]

[별지 제2호서식]  (제22조 제1항 관련)

공동주택관리정보시스템 장애일지

		결재	담당자	○○장	○○장
1. 발생일시	년 월 일 시 분
2. 복구일시	년 월 일 시 분(총 복구 소요시간: 분)
3. 발생원인
4. 발생내용
5. 복구 및 조치 내용

■ 공동주택관리정보시스템 운영 관리규정 [별지 제3호서식] <개정 2021.12.30>

보안각서

1. 기  관  명:

2. 담당부서명:

3. 성      명:                              (생년월일:               )

본인은 공동주택관리정보시스템을 구축 ㆍ 운영 ㆍ 관리함에 있어 직무상 취득한 개인정보에 관한 사항 등을 외부에 누설 또는 유출 ㆍ 도용하지 않을 것을 것이며, 관련 정보를 규정대로 해당 목적에만 사용하겠습니다. 만약 이를 위반하였을 경우에는 보안관련 제반 법규에 따른 처벌을 감수할 것을 서약합니다(다만, ｢부패방지 및 국민권익위원회의 설치와 운영에 관한 법률｣ 제55조에 따른 부패행위의 신고 및 ｢공익신고자 보호법｣ 제6조에 따른 공익신고 등의 경우 비밀준수 의무를 위반하지 않은 것으로 봄).

년     월     일

소속직원 성명                 (서명 또는 인)

한국부동산원장 귀하

210mm×297mm[백상지 80g/㎡]