(구)방대한 자료? 검색활용팁만 있다면 문제없어요~
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정보소통광장은 서울시의 방대한 행정정보를 담고 있습니다.
이런 방대한 행정정보 속에서 원하는 정보를 찾는게 사막에서 바늘 찾는 것이 되지 않도록! 시민분들의 불편함을 최소화하고 정보탐색을 보다 쉽게 하기 위하여 상세검색이 적용되었습니다.
이번 편은 상세검색에 대하여 알아보겠습니다 ^^
목차
1. 상세검색 이용방법
2. 상급결재자 문서만 소팅
3. PPT등 특정 파일유형 소팅
1. 찾고자 하는 문서가 있다면? 상세검색을 이용하세요
정보소통광장에서 제공하는 정보가 너무 많아서 검색하기가 힘드셨나요?
이제 방대한 행정정보 중 내가 찾는 정보를 좀더 쉽게 찾을 수 있도록 상세검색을 제공합니다. 상세검색은 메인화면, 통합검색, 결재문서 목록화면에서 이용하실 수 있습니다.
☞ 메인화면 : 명확한 목적을 갖고 특정 정보를 찾을 경우 메인에서 바로 상세검색을 이용하세요.
☞ 통합검색 화면 : 정보소통광장의 모든 콘텐츠를 대상으로 상세검색을 할 수 있습니다.
☞ 결재문서 목록 화면 : 서울시 모든 행정정보를 담고 있는 결재문서를 대상으로 상세검색을 할 수 있습니다.
상세검색 항목 살펴보기상세검색의 주요 옵션은 화면에 따라 조금씩 차이가 있지만 통합검색의 경우 ①검색어~⑦공개여부까지 약 7개의 항목으로 내가 원하는 정보에 대한 범위를 특정할 수 있습니다.
①검색어 : 찾고자 하는 정보를 의미하는 검색어를 입력하여 검색을 합니다.
- 전체검색 : 제목, 내용, 부서, 작성자, 첨부파일 명 등 모든 항목에 대하여 검색어를 찾습니다.
- 제목,내용 : 정보의 제목과 내용(문서설명)에서만 검색어를 찾습니다.
- 부서 : 부서명을 검색어와 비교하여, 일치하는 값을 찾습니다.
- 작성자 : 작성자명을 검색어와 비교하여, 일치하는 값을 찾습니다.
- 키워드 : 키워드를 검색어와 비교하여 동일 키워드를 가진 정보를 찾습니다.
- 첨부파일명 : 첨부파일명을 검색어와 비교하여, 일치하는 값을 찾습니다.
- 문서번호 : (정보공개정책과-12345)등 공문에서 사용되는 문서번호와 일치하는 값을 찾습니다.
② 기간선택 : 정보소통광장에 등록된 일자에 대하여 선택된 기간(시작일~종료일)의 범위에서만 정보를 찾습니다.
③ 분류선택 : 정보소통광장의 정보구조(메뉴)의 특정 범위를 선택하여 해당 범위내에서만 정보를 찾습니다.
④ 파일유형 : 파일의 유형(포멧)을 선택하여 검색할 수 있습니다.
⑤ 범위선택 : 정보의 생산기관을 특정하면 해당 기관에서 생산된 정보만을 찾습니다.
※결재정보에서만 검색됩니다.
⑥ 결재자 : 결재문서의 최종결재자의 범위를 선택하면, 해당 범위에서만 정보를 찾습니다. ※결재정보에서만 검색됩니다.
⑦ 부서선택 : 특정 부서를 선택하여, 해당부서에서 생산된 정보를 대상으로 검색합니다.
⑧ 공개여부 : 행정정보의 특성상 공개, 부분공개, 비공개 문서가 있습니다. 이 옵션을 선택하면 공개된 문서 혹은 비공개된 문서에서만 찾을 수 있습니다.
정보소통광장은 하루 약 2만여건 이상의 행정정보가 등록되는 콘텐츠 사이트입니다. 이 때문에 특정 정보를 찾고자 할 때 전체 영역을 검색하면 그만큼 정보 찾기가 어려워 질 수 있습니다. 명확한 목적에 따른 정보를 찾는다면 상세검색으로 검색하려는 정보의 범위를 조정하여, 원하는 정보를 좀더 쉽고 빠르게 찾을 수 있습니다.
또한 시장이나 부시장의 결재문서만을 모아서 직접 보는 등 서울 시정의 핵심사항을 갈무리하는데도 상세검색을 활용하실 수 있습니다. 상세검색을 통하면 이슈가 된 사항만이 아닌 서울시정 전반에 대한 계획과 정책의 진행과정을 파악하기가 용이합니다.
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2. 상급 결재자의 문서만을 보고 싶다면?
서울시에서 공개하는 행정정보는 기관의 특성상 굵직한 정책 의사결정 사항 혹은 핵심 참고사항의 경우 결재자가 상급일 경우가 많습니다. 이러한 점에 착안하여 2014년 10월부터 제공되는 서비스에는 시장단(단체장), 국장급, 과장급의 결재자를 선택할 수 있도록 제공하고 있습니다.
또한 공개, 부분공개, 비공개를 선택할 수 있는 옵션도 함께 제공되어 보다 편리하게 문서를 찾아볼 수 있습니다.
☞ 공개 : 결재문서 본문 파일과 첨부파일이 모두 공개되며, 원문파일 및 PDF파일(국장급 이상)의 다운로드가 가능합니다.
☞ 부분공개 : 결재문서 본문 파일만 공개되며, 딸린 첨부파일들은 파일명만 공개됩니다. 결재문서 본문에 대하여 원문파일 및 PDF파일(국장급 이상)의 다운로드가 가능합니다.
☞ 비공개 : 결재문서의 제목만 볼 수 있으며, 열람이 필요할 경우 정보공개청구를 통하여 열람신청을 할 수 있습니다.
상급결재자는 시장단(단체장)으로 표기되어 있는데, 시장단은 서울시장과 행정1부시장, 행정2부시장, 정무부시장 등 부시장 이상을 의미합니다. 상대적으로 상급결재권자의 결재문서가 중요하거나 핵심 의사결정사항인 경우가 많고, 정보의 중요도가 상대적으로 높은 항목일 가능성이 있으므로, 더 큰 부가가치를 이끌어 낼 수 있는 씨앗이 될 수 있습니다.
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3. 서울시의 PPT문서로 더 좋은 PT만들기
정보소통광장의 취지 중 하나는 단순히 행장의 투명성 향상에만 있는 것은 아닙니다.
서울시에서 생산된 정보는 공공저작물로써의 의미를 함께 지니고 있고, 공공저작물의 원문파일을 통하여 재가공할 수 있다면 사회경제적 가치가 매우 큰 공유경제의 토대가 될 수 있기 때문에, 정보소통광장에서는 파일의 원문도 함께 제공하고 있는 것입니다.
일례로 서울시에서 제작된 PPT를 보고 싶다면 상세검색 옵션에서 [파일유형]을 통하여 검색하고, 이를 활용할 수 있습니다. 파일 유형에 PPT를 선택하고, 시장단 혹은 국장급 결재자를 선택한 뒤, 공개문서로 검색을 하면 중요도가 높은 행정정보에 딸린 PPT를 볼 수 있습니다.
위의 이미지는 실제로 정보소통광장에서 위와같이 검색하여 확인한 화면입니다. 서울 페스티벌 2014 축제조직위원회의 제2차 회의에 대한 첨부자료(PPT)인데, 단순 정보 취득에서 벗어나 PPT안의 데이터를 재가공하여 신속하게 나만의 PPT에 관련 내용을 넣을 수 있습니다. 재가공이 가능한 공공저작물을 통하면 나의 작업시간이 훨씬 줄어 들 수 있겠죠?
이러한 파일유형 검색은 PPT와 같은 프레젠테이션 문서 뿐만 아니라 스프레드시트(엑셀), 워드프로세스 파일(HWP, DOC), 이미지 및 압축파일들을 검색할 수 있으므로, 유용한 정보를 열람하는데 그치지 않고 정보를 재가공, 재생산하는 등 가치를 높이는 작업을 더 쉽게 할 수있음을 잊지말아주세요.
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