자치단체 물품 재물조사

새올 물품관리시스템 재물조사 (RFID) 매뉴얼

재물조사 처리 순서도(요약본)

1. 보유현황 기준자료 생성

○ 메뉴 : 물품관리→보급관리→재물조사현황→보유현황기준자료관리→장부값기준자료생성

2. 재물조사표 출력

○ 메뉴 : 물품관리→보급관리→재물조사현황→재물조사표→ 부서 선택 후 검색→재물조사표 출력

3. 재물조사 실사

○ RFID 리더기를 통해 재물조사 실사를 진행(본청 일괄자료 입력등록 완료)

4. 전자태그 미발행된 물품에 대하여 ‘2016 재물조사필’ 라벨 부착

○ 메뉴 : 보급관리→재물조사결과관리→조사필라벨관리 : 출력구분을 보관장소별수량,

RFID 발행분 제외에 체크, 입력항목란에 기관(해당과(동)명), 조사자 직급, 성명 입력․출력

5. 재물조사결과 등록

○ 메뉴 : 보급관리→재물조사결과→재물조사결과관리→재물조사기초자료생성

※ 초과품, 부족품과 2016불용예정물품은 검색하여 수정버튼->재물조사 수정화면으로 이동

(초과품, 부족품은 재물조정 승인받은 경우에만 수정입력)

6. 부서별 재물조사결과 취합

○ 메뉴 : 보급관리→자치단체재물현황→부서별재물관리→기초자료생성

○ 반드시 기초자료 생성을 마쳐야 재물조사가 종료(새올 물품관리시스템상 취합가능)

※ 재무과에 통보 후 수정사항이 발생한 경우는 ‘재물조사결과등록’ 수정 후

기초자료생성을 다시 해야지만 반영됨(재무과에 사전 연락 후 수정할 것)

→ 본 내역의 기안전송은 “보급관리>재물조사결과>재물조사결과현황” 메뉴에서 가능함

7. 재물조사표, 초과(부족)품, 부서별 집계표 공문 및 출력하여 날인 후 재무과 제출

○ 메뉴(재물조사표) : 보급관리→재물조사현황→재물조사표->인쇄기준‘실사값’으로 조회 후 출력                          또는 수기작성한 재물조사표 제출

○ 메뉴 : 보급관리→재물조사결과→재물조사결과현황->재물조사계획조회, 년도 2016로 조회 ->            출력구분란 선택(초과(부족)품,부서별 집계표)하여 출력

○ 초과(부족)품 없는 부서는 초과(부족)품 제출 불요

☞ 1번~7번 : 전 부서(동)에서 할일임

□ 시스템적 재물조사 흐름

1.  보유현황기준자료 생성

- 수 행 자 : 각 부서담당자 나 사업소 총괄담당자 (자치단체총괄담당자 가능)

- 새올위치 : 보급관리 > 재물조사현황 > 보유현황기준자료관리

- 설명

· 위에 설명한 재물조사계획수립 시 입력 된 ‘기준일’을 기준으로 각 부서별로 당시 보유현황의 자료를 생성하게 됩니다. 기준일 당시 보유현황이기 때문에 현재 보유현황과는 다른 자료입니다. 다시 생성할 수 있으며, 재생성 시 이후 작업한 자료는 모두 삭제됩니다. 이후 실사를 하게 됩니다. RFID시스템이 도입되어 있다면 병행할 수도 있습니다.

- RFID 관련

· 기준일 기준 보유현황자료가 생성되면 재물조사를 하게 되는 기준이 서게 된 것으로서 이 기준자료를 RFID리더기로 알려 주어야 합니다. 이를 위하여 동기화를 진행해야 합니다. 방향은 서버 → 단말기.

· RFID리더기를 사용하여 물품의 태그를 읽습니다. 종료 후 또 동기화를 합니다. 방향은 단말기 → 서버. 한 부서가 종료되면 다른 부서도 진행합니다.

· 정상적으로 읽혀서 정상적으로 동기화 되었다면 해당 물품은, 화면 ‘태그발행/재물조사’라는 항목부분에 ‘발행/조사완료’라 표현됩니다. ‘발행/미완료’로 표현된다면 태그는 발행된 상태이나 이번 재물조사시에 태그가 읽혀지지 않았다거나 그 내용이 동기화 되지 않았다는 뜻입니다. ‘미발행’은 관련하여 RFID태그가 발행되지 아니한 상태입니다. 이곳의 미발행 상태를 발행 상태로 변경하기 위하여 태그를 신규로 발행하였다면 보유현황기준자료는 다시 생성해야 합니다.

2.  재물조사결과 등록 (재물조사결과 일괄생성)

- 수 행 자 : 각 부서담당자 나 사업소 총괄담당자 (자치단체총괄담당자 가능)

- 새올위치 : 보급관리 > 재물조사결과 > 재물조사결과관리

- 설명

· RFID를 적용하였거나 그렇지 아니하였거나 결과정보 일괄생성은 필수 입니다. 이후 재물실사 시에 나타났던 초과품 이나 부족품 및 불용대상이었던 자료를 검색하여 수정합니다.

- RFID 관련

· 정상적으로 읽혀서 정상적으로 동기화 되었다면 해당 물품은 화면에 보이는 ‘RFID조사현황’라는 항목부분에 ‘조사수량’에 숫자가 표현됩니다.

3.  부서별 재물조사결과 취합 (부서(동))

- 수 행 자 : 각 부서담당자 나 사업소 총괄담당자 (자치단체총괄담당자 가능)

- 새올위치 : 보급관리 > 자치단체재물현황 > 부서별재물관리

- 설명

· 위에서 언급한 재물조사 결과 자료를 부서단위로 통계를 생성합니다. 재물조사결과를 취합하는 것임으로 결과입력이 종료된 후 본 작업을 합니다. 다음 단계의 취합자료로 사용됨으로 매우 중요한 작업입니다.

4.  자치단체 통계 취합 및 상위기관 보고 (재무과)

- 수 행 자 : 자치단체 물품업무 총괄담당자

- 새올위치 : 보급관리 > 자치단체재물현황 > 자치단체재물관리

- 설명

· 본 자료는 상기 부서별 통계 취합 자료를 취합하는 것임으로 부서별 통계 취합이 완료 된 후 작업합니다. 취합 후 생성된 자료를 본 화면에서 상위기관에 연계합니다.

※ 주의

- 특정 단계의 자료를 삭제하거나 수정하게 되면 그 하위 단계의 자료가 모두 지워지게 될 수 있음으로 여파를 감안하며 삭제, 수정 작업을 진행 해야 합니다.

□ 새올 재물조사 화면설명

1.  보유현황 기준자료 생성

○ 메뉴 : “보급관리>재물조사현황>보유현황기준자료관리”

○ 권한 : 부서별 담당자

<< 처리방법 >>

① “보급관리>재물조사현황>보유현황기준자료관리” 메뉴로 이동

② ‘조사년도’ 항목에서 알맞은 재물조사계획을 선택한 후 ‘장부값기준자료 (재)생성’을 클릭하여 당시 보유현황을 기준으로 재물조사 기준자료를 생성합니다. 위는 생성한 후의 모습입니다. 최초 검색 시 아무것도 보이지 않는 것이 정상입니다.

③ 기준자료가 생성이 되면 재물조사목록표에서 해당 기준자료를 조회할 수 있습니다.

<그림 3> 보급관리>재물조사현황>보유현황기준자료관리

※ <주의> 기준자료를 다시 생성하게 되면 기존 생성된 자료는 삭제됩니다. 뿐만 아니라, 이후에 이루어진 ‘재물조사결과 입력’등의 자료도 삭제되오니 매우 주의하여 작업해야 합니다.

- 본 작업을 수행 후, 뒤늦게 알게 된 추가해야할 물품이나 처분해야할 물품의 정보가 있다면, ‘물품취득관리’ 나 ‘불용결정처리’,‘불용품처분관리’ 등에서 물품 대장을 추가하거나 없애게 됩니다. 이후, 이곳에서 기준자료를 재 생성해야 추가되거나 삭제된 대장이 반영되게 됩니다.

- 위에 설명한 재물조사계획수립 시 입력 된 ‘기준일’을 기준으로 각 부서별로 당시 보유현황의 자료를 생성하게 됩니다. 기준일 당시 보유현황이기 때문에 현재 보유현황과는 다른 자료입니다. 본 작업 이후 실사를 하게 됩니다. RFID시스템이 도입되어 있다면 병행할 수 도 있습니다.

<< RFID >>

- 기준일 기준 보유현황자료가 생성되면 재물조사를 하게 되는 기준이 서게 된 것으로서 이 기준자료를 RFID리더기로 알려 주어야 합니다. 이를 위하여 동기화를 진행해야 합니다. 방향은 서버 → 단말기.

- 동기화는 매우 많은 시간이 걸릴 수 있습니다.

- 이후 RFID리더기를 사용한 실사를 합니다.

- 태그가 두 번 이상 읽히는 것은 전혀 문제가 되지 않습니다.

- 다른 부서의 물품의 태그가 읽혔다하여도, 그 다른 부서도 재물조사를 해야한다면 전혀 문제되지 않습니다.

- RFID리더기를 사용하여 물품의 태그를 읽습니다. 읽기 종료 후 또 동기화를 합니다. 방향은 단말기 → 서버. 한 부서가 종료되면 다른 부서도 진행합니다.

- 정상적으로 읽혀서 정상적으로 동기화 되었다면 해당 물품은, 화면 ‘태그발행/재물조사’라는 항목부분에 ‘발행/조사완료’라 표현됩니다. ‘발행/미완료’로 표현된다면 태그는 발행된 상태이나 이번 재물조사시에 태그가 읽혀지지 않았다거나 그 내용이 동기화 되지 않았다는 뜻입니다. ‘미발행’은 관련하여 RFID태그가 발행되지 아니한 상태입니다. 이곳의 미발행 상태를 발행 상태로 변경하기 위하여 태그를 신규로 발행하였다면 보유현황기준자료는 다시 생성해야 합니다.

2.  재물조사표 출력

○ 메뉴 : “보급관리>재물조사현황>재물조사표”

○ 권한 : 부서별 담당자

<< 처리방법 >>

① 검색 후 “재물조사표 출력” 버튼을 클릭하여 조사표를 출력

② 각 품목별로 실사내역(활용품, 불용대상품 수량 및 불용대상품 발생 사유등)을 기입

<< RFID >>

- RFID로 진행하신다면 본 단계는 진행하지 않아도 되겠습니다.

3.  실사

<< 처리방법 >>

① 부서별 담당자들은 재물조사표를 통해 실사를 합니다.

② 태그 부착 물품의 경우, RFID 리더기를 통해 재물조사 실사를 진행합니다.

※ 리더기를 통한 재물조사 결과는 데이터 동기화 후, 시도 물품관리 시스템에 반영합니다.

<< RFID >>

- RFID로 진행하신다면 본 단계는 매우 간편할 수 있습니다.

- RFID리더기를 사용하여 물품의 태그를 읽습니다.

- 읽기 종료 후 또 동기화를 합니다. 방향은 단말기 → 서버. 한 부서가 종료되면 다른 부서도 진행합니다. 리더기가 여러대 존재한다면 동시에 진행하여도 무방합니다.

- 정상적으로 읽혀서 정상적으로 동기화 되었다면 해당 물품은, ‘보유현황기준자료관리’ 화면 ‘태그발행/재물조사’라는 항목부분에 ‘발행/조사완료’라 표현됩니다. ‘발행/미완료’로 표현된다면 태그는 발행된 상태이나 이번 재물조사시에 태그가 읽혀지지 않았다거나 그 내용이 동기화 되지 않았다는 뜻입니다. ‘미발행’은 관련하여 RFID태그가 발행되지 아니한 상태입니다. 이곳의 미발행 상태를 발행 상태로 변경하기 위하여 태그를 신규로 발행하였다면 보유현황기준자료는 다시 생성해야 합니다.

- 태그가 두 번 이상 읽히는 것은 전혀 문제가 되지 않습니다.

- 다른 부서의 물품의 태그가 읽혔다하여도, 그 다른 부서도 RFID로 재물조사를 해야 한다면 전혀 문제되지 않습니다.

4.  재물조사결과 등록

○ 메뉴 : “보급관리>재물조사결과>재물조사결과관리”

○ 권한 : 부서별 담당자 나 사업소총괄

<< 일괄생성 방법 >>

① 부서별 담당자는 재물조사 목록표(태그발행 물품이 경우, 리더단말기)로 실사를 마친 후 실사한 내역을 “보급관리>재물조사결과>재물조사결과관리” 메뉴를 통해 등록합니다.

- 부서별 담당자가 재물조사 내역을 시스템상에 직접 입력하는 작업을 줄이기 위해 “재물조사결과기초자료 생성” 기능이 존재합니다.

- ‘재물조사결과기초자료 생성’ 버튼은 보유현황기준자료를 기준으로 자료를 일괄 생성하는 반면, ‘재물조사결과 추가’ 버튼은 재물조사 결과를 물품별로 하나씩 입력하는 기능입니다.

<그림 6> 보급관리>재물조사결과>재물조사결과관리

② <그림 6> 재물조사결과관리 화면에서 “년도”, “부서”등의 항목을 입력 한 후 ‘재물조사결과기초자료 생성’을 클릭하면 “재물기초자료 생성처리” 화면(<그림 7>)이 나타납니다.

<그림 7> 보급관리>재물조사결과>재물조사결과관리 (일괄생성팝업)

③ <그림 7> 재물기초자료 생성처리 화면에서 ‘생성’ 버튼을 클릭하면 재물조사기초자료 생성이 완료되며 자동으로 본 화면은 사라집니다.

④ 재물조사 기초자료가 생성되었다면 장부값과 실사값이 다른 물품만 검색하여 수정하거나 장부에 존재하지 않는 초과품의 경우는 <그림 6>의 우측하단의 “재물조사결과 추가” 버튼을 클릭하여 입력 처리합니다

<그림 8> 보유현황 기준자료 생성 후 모습

- 조회된 내역 중 RFID 태그발행 품목은 리스트상에 RFID 조사현황이 표시됩니다.

※ 금액은 천원 단위이므로 주의 요망

<< 실사후 상황별 처리방법 >>

➝ 실사한 물품의 갯수와 장부(대장)에 개수가 같을 경우 처리

- 보통은 아무것도 할 필요가 없습니다. 불용대상이 있을 경우만, 수정화면에서 불용대상품 여부를 확인 후, 해당 항목의 수량 및 금액을 기재합니다.

➝ 실사한 물품의 갯수와 장부(대장)에 개수가 같지 않을 경우 처리

- <그림 6>의 재물조사결과 관리 화면에서 재물조사 기초자료 중, 장부값과 실사내역이 상이한 품목을 클릭하여 “재물조사결과 상세조회” 화면<그림 9>으로 이동하여 우측하단의 “수정” 버튼을 클릭하여 재물조사 수정화면<그림 10>으로 이동합니다.

- 입력이 불가능한 항목은 자동으로 산출되는 항목입니다, 재물조사결과 입력 시 과부족이 발생하는 경우, “과부족 내역” 부분의 내역을 입력해야 하며, 또한 불용품 내역이 존재하는 경우, “불용품 내역” 부분의 사유를 입력한 후, “저장” 버튼을 클릭하여 등록 처리합니다.

<그림 9> 보급관리>재물조사결과>재물조사결과관리 (상세화면)

<그림 10> 보급관리>재물조사결과>재물조사결과관리 (수정화면)

➝ 실사한 물품이 기준자료에 존재하지 않는 경우

- <그림 7>의 재물조사결과 관리 화면에서 우측하단의 “재물조사결과 추가” 버튼을 클릭하여 재물조사결과 등록 화면으로 이동합니다

- 물품번호 조회를 통해서 초과품의 물품을 검색한 후, ‘실사한 내역과 장부값 기준자료가 동일하지 않은 물품’ 부분을 참고하여 실사내역을 입력한 후, “저장” 버튼을 클릭하여 등록합니다.

<< RFID >>

- RFID를 적용하였거나 그렇지 아니하였거나 결과정보 일괄생성은 필수 입니다. 이후 재물실사 시에 나타났던 초과품 이나 부족품 및 불용대상이었던 자료를 검색하여 수정하는 것은 위에 설명 한 것과 동일합니다.

- 정상적으로 읽혀서 정상적으로 동기화 되었다면 해당 물품은 화면에 보이는 ‘RFID조사현황’라는 항목부분에 ‘조사수량’에 숫자가 표현됩니다.

5  부서별 재물내역 취합

○ 메뉴 : “보급관리>자치단체재물현황>부서별재물관리”

○ 권한 : 부서별 담당자 나 사업소총괄

<< 처리방법 >>

① 특정 부서가 재물조사를 완료하였다면 부서 담당자는 그동안 작업하였던 내용을 취합하여 통계를 생성해야 합니다.

<그림 11> 보급관리>자치단체재물현황>부서별재물관리

② “보급관리>자치단체재물현황>부서별재물관리” 메뉴로에서 해당 부서를 선택한 후, ‘기초자료생성’ 버튼을 클릭하여 부서의 재물조사결과를 취합합니다. 이때, 여러부서에 걸쳐 재물조사결과를 작성한 부서(예 : 지소를 가지고 있는 부서)와 같이 한번에 취합하여야 할 경우 ‘하위부서 포함’ 옵션을 체크한 상태에서 기초자료를 생성해야합니다. 이 경우 각각의 하위 부서별로는 별도로 기초자료를 생성할 필요가 없습니다.

- 위에서 언급한 재물조사 결과 자료를 기반으로 부서단위 통계를 생성합니다. 재물조사결과를 취합하는 것임으로 결과입력이 종료된 후 본 작업을 합니다. 다음 단계의 취합자료로 사용됨으로 매우 중요한 작업입니다.